房地產企業合同管理的問題及措施研究

孫慶文

（北京首開億信置業股份有限公司，北京 100072）

市場中企業之間的經營活動需要通過各式各樣的合同形式來進行。合同管理位于房地產交易的基礎地位，合同的訂立的好壞履行順暢，不僅體現了企業的商業信用、償債能力和競爭能力，更能體現整個企業的經營管理水平。隨著房地產企業業務的不斷開展，市場的不斷完善，對房地產開發企業的合同管理也有了更高的要求，合同訂立及履約階段管理也更加嚴格。

一、房地產企業合同管理概述

（一）房地產企業合同管理的概念

房地產企業合同管理是貫穿于企業工程建設初期到后期的經營過程中，房地產企業與各個參與該項目建設的單位簽訂各種各樣的合同。但每個合同標的的內容涵蓋不同，合同執行期限不同，付款的方式次數不同，雙方訂立的權利義務不同，訂立的違約責任及解決方法不同，合同的審批權限也有不同，所以要分類對各種合同進行歸檔管理及執行統計。房地產企業合同管理主要是指規章制度、人員培訓、合同審查履行和結算、糾紛處理等的管理。

（二）房地產企業合同管理的重要性

在市場經濟條件下，不管是規模大的企業，還是小型企業都會簽訂合同，可以說合同無處不在。房地產企業要正常運行，也離不開大大小小的合同，合同貫穿于企業每一項經營活動中。看一個企業管理的好壞可以從合同管理入手，而房地產企業的成本管理是整個企業的核心，對企業的收益會有很大影響。建立一套有效適用的合同管理體系，能通過對合同時效的管理，監控合同交付執行情況、付款的及時性，完善標準流程，及時提醒、督促跟進，提高各個環節交付及時率，提升合同整體完成效率。為了適應時代的發展，合同管理從手工管理發展到如今的電子化管理。通過電子合同管理系統平臺，創建適合本企業的合同管理組織流程平臺，對合同進行全程化、動態化、系統化地管理，合同信息及交付信息透明，實時掌握合同進展。通過對合同變更的監控，改善合同訂立及變更質量，提升執行能力，減少執行損失。通過系統平臺對合同整體運作流程上標準規范化，賬實保持一致，通過稽查、改善流程、建立控制點，可有效提升合同管理學相關流程的合規性。

二、房地產企業合同管理存在的問題

企業高效的合同管理體制可以給企業帶來財富，不良的合同管理體制則可能造成企業負擔較多的風險成本。企業管理組織制度的不完善，在企業經營過程中會給企業帶來一系列的無法預知的風險。

（一）合同管理制度不落實，合同管理重視不夠

目前，各個房地產企業很早都明白了成本管理對本企業的重要性，而且參考了國家及上級單位下發的制度編制本企業成本管理工作制度。但有的房地產企業雖然制定了完善的合同管理制度，也確定了合理的審批流程和職責劃分，在實際執行過程中未按照規定職責辦事。首先，審批流程沒有嚴格管理，審批權責劃分不明確，造成審批出現超權限事項。如合同審批金額的權限限制，達到某階段金額的合同應該由總經理簽字，達到某階段金額合同應該由董事長簽字確認等。其次，合同內容表述不嚴謹，給企業后期帶來風險事件。如合同沒有確認標的發生后的計量標準，導致后期執行時無據可依。最后，非法人代理法人簽訂合同，但無明確授權，合同簽訂是需要法人簽字確認的，如法人無法確認則由法人授權的代理人執行，但沒有提供紙質委托授權書。還有，對方單位未取得與合同要求相關的資質證明，或未經審核相關資料就簽訂合同。與房地產企業簽訂合同一般要提供最新的營業執照，安全生產許可證，企業資質證書等，這些證書在簽訂合同時都要在有效期內的，不能提供已經失效的證照。

（二）編碼混亂內容表述及信息不完整，文本不規范

房地產企業訂立合同格式條款多種多樣的，合同名目較多，編碼不能明確顯示所要確定的業態分析成本項目，造成成本統計數據不準確。企業簽訂合同必備的八個要素中，合同履行期限、違約責任、解決爭議的方法是企業容易忽略的要素。企業在合同洽商合同相關條款時，沒有采用標準合同文本，忽略了合同簽訂時應具備的必要信息，造成當事人主觀表達疏漏，不完整，容易發生異議和誤解、合同糾紛，使企業承擔不必要的風險。

（三）合同履行監管出現紕漏，電子系統如同虛設

第一，負責合同管理人員管理水平有限，合同管理制度及工作流程執行及管控力度不夠，監管不嚴謹，重視不足，導致合同未按合同約定履行，出現不必要的違約責任。房地產企業的合同一般執行期間較久，合同履行期間經辦人員變動較大，前后人員沒有進行妥當的交接手續，使當前經辦人對負責的合同履行資料丟失或不完整，無法及時查出合同履行情況。第二，開發商除了一些承包合同，銷售過程訂立的合同在后期執行過程中，為了簡化客戶的付款手續，節省了客戶的時間，未按照合同約定轉賬，或他人代客戶付款轉賬，或是現金轉入的，到后期如發生退款，就發生一系列的糾紛，將來配合某些事務財務公開時，會出現賬目不清，無據可考。第三，現在有些房地產企業雖然有電子登記合同系統，但因系統財務人員未參與，權限全放開，沒有設置管理職責，由各經辦人員自行管理，沒有牽制及復核，導致系統內登記信息時點混亂，信息資料出現重復登記、漏記、錯記的現象。合同執行也沒有完全按照合同條款執行，延遲或遺忘，導致合同簽訂與履約執行過程的嚴重脫節，出現違約，引起合同糾紛，加大企業合同風險成本。

（四）合同審批流程崗位職責不清，出現問題互相推諉

合同審批流程一般從經辦到總經理，各個崗位職責不同。對經辦人員來說，所管轄的合同要非常了解，合同內容要清楚，付款時點要非常明確，執行情況也要知道。但由于業務工作的原因主要經辦人員變動頻繁，經辦人員工作銜接手續不完備，造成現經辦人對經管合同情況不知曉，影響各部門工作效率。再有，有些企業已經使用電子合同登記系統，但系統內沒有對人員的職責權限進行明確劃分，互相牽制，更無登記復核，導致登記數據不完整、有缺失，合同履約實效記錄的準確性無法保證。以前的經辦人員經驗不足，在未查清合同執行情況的前提下再次付款，各部門又沒有起到監督核查的作用，導致付款手續顯示數據資料不準確，給全面盤查合同執行情況造成很大麻煩，影響了全盤各部門的工作效率。

三、加強房地產企業合同管理的措施

不完善的合同管理體制給企業帶來了重大損失，也引起了領導重視，房地產企業要守合同，重信用，強化合同管理，提供管理效率。

（一）完善合同管理制度及工作流程

合同管理涉及房地產企業與承包商或供應商雙方的權利和義務、工作范圍、進度控制、質量控制、成本控制、工程變更、支付、索賠、文檔管理、知識產權等內容。簽訂合同先要確定承包商或供應商資質是否符合開發該項目的要求，是否屬于正常經營的企業。企業從合同編制到履行應制定一整套合同洽談、編制、審核、審批、監督制度。合同審批工作流程要符合企業職責要求及簽批權限，合同審批流程應由企業專門的法務管理部門審核合同制定是否符合規范，合同內容是否為企業規避了風險，減少不必要的損失。房地產企業制定的成本管理制度是個框架性、原則性的規定，由于現在市場逐步與國際接軌，房地產領域的各項管理制度也要在企業不斷地發展中，不斷完善，有很多地方還需要依據各部門的需要進一步細化。同時，還要將這些合同管理制度、工作流程與整個項目的全過程成本管理有機結合起來，通過合同日常合同臺賬反映出來，達到信息共享的目的。

（二）規范合同文本，完善合同編號、合同內容以及合同信息

第一，我國市場經濟正處在高速發展的階段，為了簽訂雙方的共同利益，要不斷學習借鑒國際合同條款，保障房地產企業合同的有效管理和健康發展。同時要提升全社會的合同意識和風險防范水平，實行合同示范文本制度，防止當事人主觀上的疏漏，便于合同的正常履行，有效地防止合同訂立后糾紛的發生。第二，合同編號也是中大型企業比較重要的事情，各種編制方法都各有優缺點，但要找到一個比較適合企業的編號方法，一經確定，不能隨意改變。第三，要設立專門的法務管理人員對各類合同內容進行法務審核，合同中針對本企業的權利與義務要非常明確，規避不必要的風險。簽訂前要對合同內的要點、合同各類條款進行書面確認，維護公司利益，降低企業經營風險及造成的損失，使合同執行以及業務活動的正常進行。在合同履行期間，由于某些原因需要變更及解除的合同，須經雙方協商一致，重新達成書面補充協議加以確認。要定期組織相關部門對已簽訂的合同進行復查，重點查看合同對方單位、合同簽訂日期、法人簽字、經辦人簽字、電話、蓋章等。由于目前國內企業對合同文本重視程度還有待提高，房地產企業應有專門的部門對某一個階段的已簽訂合同進行全面的重新審查，保證已簽訂合同交易安全、權益維護與符合戰略，及時修正易出現糾紛的合同。

（三）加強電子化管控監督合同，提高防范合同風險管理意識

房地產企業合同數量類型多，金額較大，涉及面廣，收付數量頻繁，做好合同日常登記并進行合同執行的動態更新尤為重要。隨著現代化進程的進一步完善，電子計算機的廣泛使用，推動現代化檔案管理、財務管理的迅速發展，對企業檔案管理以及財務管理工作提出了新的要求，合同管理是檔案管理非常重要的一部分，合同管理的好壞與財務管理密不可分，電子化合同管理已經勢在必行。有些房地產企業雖然已經電子化，但各級領導不重視，業務部門缺乏合同電子化管理的有效指導，以及合同管理人員業務知識的培訓，導致各部門經辦人員不清楚如何簽訂合規合法標準的合同，不知道如何管理自己辦理的合同。財務人員穿插到電子系統化管理合同，可以直接對合同訂立、變更及合同執行監督管控，確保合同管理系統平臺的合同支付信息與實際賬目一致，手續完備，提高防范合同風險管理意識，避免造成合同執行情況混亂，及時準確地統計合同履約過程中企業成本的增減變化及企業成本負債情況。

（四）完善工作職責審批權限，加大執行過程中的監管力度

簽訂一份合規合法標準的合同、管控簽訂合同的過程中，需要通過電子化合同審批流程加以控制。電子化合同審批流程要設置必要的審批節點，每個節點都要擔起工作職責，對經過流程的合同逐一審閱，逐一批示。電子合同管理系統要設置工作流程，按照流程對相關人員設置審核權限，不能出現一人合同登記、一個經辦的現象。從合同登記到合同執行要有財務人員參與監督，不能出現經辦人一人登記、沒有復核造成登記錯漏現象。權限明確崗位職責清晰是搞好合同日常管理的前提，是合同臺賬在日常管理中發揮作用的保證。合同臺賬的記錄是合同管理的基礎工作，是企業一個重要的管理職能。通過電子化控制管理合同，可以使合同臺賬統一性、規范性，達到管理模式化、系統化、規范化。在有效反映合同的所有電子信息和紙質信息的同時，及時準確的記錄合同執行信息，實現信息共享。電子化合同管理不僅進一步提高了各個部門的工作效率，規范了審批流程，也讓各審批人員在其授權范圍內的決定實現及其執行結果承擔責任，重復提現權利和責任的統一，實現了權責一致原則。但合同管理需要多部門配合，各自承擔相應責任，不斷優化流程節點，促進系統順暢運行。

（五）提高人員素質，提升工作效率

首先，各節點合同管理人員應具備一定的合同管理知識，熟悉企業合同管理流程及要求，能夠熟練引導各經辦人員按要求辦理。其次，設立專門的法務合同管理人員，負責組織合同管理人員的培訓工作，負責企業內部合同訂立監督與執行審核的管理，不斷學習新的房地產行業法律及法規、合同管理法律知識，互相研究探討，不斷吸取各方面的知識經驗提高人員合同管理水平，以便促進房地產開發企業合理合法地廣泛開展經營活動。積極學習借鑒國外成熟的合同管理經驗，不斷嚴格謹慎完善合同內容，減少合同履約過程中的爭議，提高合同管理水平。最后，合同管理人員必須明確自己的職責，具備較強的責任心。各個部門都要積極參與其中，共同配合完成合同管理方案，達到合同管理的最高要求，為社會經濟秩序的安全穩定發揮企業的作用。

四、結束語

房地產企業要嚴格執行公司相關的成本管理制度，加強項目成本管理、項目招采管理及項目責任書簽訂管理，加強成本優化與挖潛，及時做好項目結算，更進一步完善合同管理，加強執行過程各環節監控，加強法務管理，完備公司法務管理體系，處理好各種法律糾紛，加強合同管理人員素質培訓，提高全員合同管理水平。房地產企業必須重視合同，更要重視合同管理的洽談、草擬、簽訂、生效、合同履行，直至合同失效為止的全過程。通過合同電子化登記管理系統登記，以及合同系統登記流程人員權限職責管控，促進企業全面加強各部門合同審核管理登記的精細化，從而提高財務內控工作質量，推動公司整體向著和諧良好的方向發展。