檔案科技助推檔案管理現代化探討

時圣彥

（山東省單縣疾病預防控制中心，山東菏澤 274300）

1.檔案管理現代化的內涵

1.1 數字化檔案保存

檔案現代化管理最為核心的內容在于數字化檔案保存，在信息技術支持下應用檔案信息平臺能夠將傳統的紙質檔案轉變為數字化檔案，并以電子的方式對檔案進行保存。在數字化檔案保存模式下便于后續對檔案進行查閱與管理，為日后社會資源共享鑒定良好基礎。第一，若想實現檔案數字化保存需要對檔案進行全面的梳理、完善檔案目錄、建立相應的數據庫、制定明確的數字化檔案資源錄入標準與規范。第二，單位要建立具有專業性的檔案信息平臺，在健全完善的檔案數據處理系統中存儲、傳輸、共享檔案資源實，現以信息化數字化為支持的檔案資源管理模式。

1.2 科學化的檔案保護

檔案資源保護工作水平直接關系到企業信息的安全性，科學合理的檔案保護機制能夠確保單位檔案資源的完整性與安全性。在計算機技術廣泛應用的背景下要提高對電子檔案資源的保護工作的重視，在具體實踐過程中要應用現代化的載體，有效落實檔案存儲工作，如電子檔案、聲像檔案等，要對承載檔案信息的介質做好相應的保護工作，如光盤、硬盤、U盤等，針對不同載體要應用具有針對性的保存方式，避免受環境等因素影響對檔案造成損失與破壞確保檔案資源的完整性。

1.3 流程化的檔案管理

在具體開展檔案管理工作過程中需要考慮到2項工作內容，一是理論管理方式也就是檔案管理的具體方式方法與理論指導；二是相應的技術手段也就是網絡信息技術，只有將二者有機結合才能有效促進檔案管理工作趨向現代化方向發展。現代化科學化的檔案管理理論需要充分結合數字化檔案保存，并對檔案管理流程進行重新梳理，根據實際情況不斷完善檔案管理工作的具體操作流程建立，并不斷優化現代化檔案管理理論體系，從技術方面分析來看需要積極應用現代化管理技術與設備，以自動化程序化的方式推動檔案現代化管理。

1.4 標準化的檔案工作模式

在檔案管理工作過程中無論是收集與保存相關資源，還是后期維護使用都需要企業制定一套系統完善的管理標準，為檔案管理現代化方向發展奠定良好基礎。單位要根據自身的實際情況與發展需求，并結合檔案管理現代化的相關標準不斷改進并優化工作模式，基于檔案管理現代化發展目標對相關技術使用進行進一步規范，為檔案現代化發展奠定良好基礎，提供必要的依據，促進檔案管理工作與現代化技術有些結合。

2.檔案科技助推檔案管理現代化的可行性

2.1 國家對檔案科技發展的重視不斷提高

自上世紀中期開始我國便認識到檔案管理工作的重要性，改革開放后國家提出調整整頓總結提高的發展目標，指明了檔案管理工作的未來發展方向。在相關指導與要求下檔案管理工作的重要性也逐漸被人們所關注，為日后有效推廣并實施檔案管理工作奠定了良好基礎。

2.2 專業管理機構的建立

隨著國家檔案局的成立我國在檔案科學技術研究方面的投入也在不斷加大，各地也陸續建立檔案科技研究機構，為檔案事業科學技術水平提高奠定了良好基礎，為促進檔案現代化管理實現提供了條件。隨著發展的不斷深入當前我國各地檔案科技研究機構陸續興建，并與各地工作單位建立了合作關系，推動了相關單位檔案管理工作水平提高技術含量提升。

2.3 不斷加強檔案科技管理

近年來國家陸續出臺相關政策，國家相關部門制定了相應的管理辦法不斷加大對檔案科技工作的管理力度，這些管理辦法的出臺進一步推進了檔案科學技術工作發展，有效發揮出了現代化檔案管理工作的優勢，使諸多行業在檔案管理方面的工作水平與效率得以提升，使檔案管理工作陸續朝向規范化科學化的方向發展。

3.現代化檔案管理工作現狀

3.1 管理制度有待優化

從當前我國現代化檔案管理情況分析來看，不論實在對信息化檔案管理的安全防范意識方面還是在具體實踐工作方面都有待進一步優化。歸其根本原因在于，大多數單位的檔案管理人員在實際工作過程中都要要聽從單位領導的安排與管理，難以有效地遵循法律法規制度中的規定，嚴格規范開展檔案管理工作，并且在單位內部沒有實施信息化檔案管理中制定明確的法律法規。在這種落后陳舊的制度管理下，先進的檔案技術在檔案管理的過程中依舊存在不足之處，特別是大多數單位都沒有完全遵循信息化檔案管理規章制度，相關管理工作有待進一步規范。

3.2 執行能力有待提升

檔案管理人員自身的職業素養與專業能力，直接影響到現代化檔案工作質量與效率。但是從實際情況分析來看，單位在進行信息化檔案管理與檔案信息安全防范工作的過程中，缺乏對檔案管理工作人員的相關規定與要求，在應用信息化技術開展檔案管理工作的過程中經常表現出專業能力差，工作態度不積極的現象。有些單位中的高層領導者與管理者具備高水平的信息化檔案管理安全意識，重視檔案安全的防范工作，在實踐工作中基層的檔案管理人員常以應付了事的心理從事相關工作，在企業運營發展中產生的各種檔案信息資料，難以做到面面俱到的分析與處理，造成了信息化檔案管理風險上升。此外，通過對信息化檔案管理企業的工作狀況研究來看，絕大多數企業在檔案管理問題上都存在流于表面的現象，檔案管理人員在對檔案進行信息化管理的過程中容易忽視檔案內容的重要性。

3.3 安全風險較高

在計算機網絡技術高速發展并廣泛應用的背景下，在落實信息化檔案管理的過程中，對檔案資料的安全問題也有所重視，從目前情況分析來看，企業在信息化檔案管理的過程中，主要依靠對信息檔案進行逐層審批的方式，提升檔案管理的安全性，在具體的審批實踐中，要全面遵循相關的法律規定，確保信息化檔案管理工作的合理性與科學性。但是依舊存在對信息化檔案管理重視程度不高的企業，在進行信息化檔案管理的過程中，經常會受到人為因素的影響，導致檔案管理的安全性難以得到保障，有些企業自身的檔案保密能力十分低下，提升了信息化檔案管理的安全風險。有些企業在避免信息化檔案管理安全風險時會降低對社會人員檔案查詢服務的提供效率，影響信息化檔案管理的有序發展[1]。

4.檔案科技助推檔案管理現代化的相關策略

4.1 健全檔案制度

為了讓檔案科技在現代化檔案管理工作中發揮出更大的作用與價值，勢必要建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作現代化發展奠定良好基礎。第一，改革并創新原有檔案管理制度，針對現有機制存在的問題進行調整與變更。重要的是要改變陳舊落后的思想觀念，要積極推行創新理論；第二，信息化檔案管理要具備一定的流程與規模，在單位內部組織檔案工作人員參與到相關培訓與教育中，提升檔案管理人員的信息技術操作水平，讓檔案管理人員在日常工作中能夠靈活熟練的操作各種現代化技術與設備，將現代化檔案管理工作落實到實踐中，第三，要對引導檔案管理人員具備不斷學習、提升自身能力的意識，認清當前檔案管理工作的發展趨勢，在組織開展的各種培訓活動中，高層的領導者與管理者要積極聽取一線工作人員在日常檔案管理工作中總結的經驗與反應的問題，從而制定出切實有效的檔案管理辦法流程[2]。

4.2 建立檔案管理平臺

在實現檔案現代化管理過程中需要建立數字化檔案室，其功能作用不單純是將紙質檔案轉變為數字化檔案，而是借助數字化技術與設備實現對檔案信息的數字化搜集與管理。以檔案目錄數據庫與全文數據庫為核心，在網絡媒體的承載下將數字化檔案信息呈現到虛擬化的檔案系統中。在構建數字檔案室的過程中需要諸多部門共同參與配合，制訂相應的管理體制規范標準，提供信息化基礎設施落實檔案信息采集、歸納、數據錄入與管理等諸多環節，檔案工作模式的優化與創新有效落實現代化一體化管理工作體系。另外，需要應用數字化技術設備，為開展檔案管理現代化奠定良好基礎[3]。

4.3 加強現代化檔案管理質量建設工作

先要加強數字化檔案室的使用，為了發揮出數字化檔案室的優勢確保在單位運行發展過程中，全面應用數字化檔案發揮出檔案數據具備的智能化與集成化作用。在企業需要時及時提供相應的檔案信息，需要加大對數字化檔案是數據的檢查與監督力度，根據相關規范標準及時對數據進行維護與管理確保檔案內容能夠及時更新，避免出現片面無效是真的檔案數據信息。另外，針對存在較高價值對企業發展至關重要，但在短時間內難以轉化為數字檔案的傳統紙質檔案需要做好相關管理工作，將相關檔案資料納入到數字化檔案室中，以實物管理的方式保管相關檔案信息[4]。

4.4 提升責任意識

在當前檔案管理工作過程中普遍存在的工作效率低、工作質量不理想、執行能力差等問題都是由于檔案管理力度不足而導致的。因此，在檔案管理過程中，為了進一步提高工作人員的責任意識，要引用績效考核機制加大管理力度。通過獎罰分明的方式激勵員工提升自身的工作能力與工作效率。另外，為了加大對信息化檔案管理人員工作的監督力度，要通過健全的監督機制，提升信息化檔案管理工作責任的清晰度，在檔案管理工作人員中形成良性的工作競爭意識，調動員工的工作積極性。在應用信息技術實現并發展現代化檔案管理工作的過程中，勢必要重視做好檔案信息安全工作，而責任意識是解決安全隱患問題的核心基礎。提升檔案工作人員的責任意識，能夠讓員工積極主動地完成自己的本職工作，從根本上保證自身的工作質量與工作效率，員工本身也可以從工作中找到樂趣[5]。

4.5 規范管理流程

為了應用現代化科技技術與方式高效有序開展檔案管理工作，要制定規范的管理程序為檔案工作順利、科學、合理、規范開展提供依據，保證檔案信息內容的全面性與真實性，并在單位運營的過程中提高檔案利用質量與效率，為企業各項事業發展提供有價值的參考。要做好檔案分析與分類工作，檔案管理人員在對檔案資料進行分類時，要根據材料信息的具體內容做好檔案資料歸檔工作，并加強相關檔案之間的關聯性，按照檔案的具體類型細致劃分好具體的類別，確保在利用信息化軟件進行檔案檢索時能夠第一時間準確地搜索到檔案內容，從而不僅能夠節省檔案查詢者時間提升其工作效率，還能確保其不會在搜索時看到其他部門的保密檔案，在無形中能夠提升檔案的安全性，避免發生檔案泄密事件[6]。

4.6 加大檔案管理工作的資金投入力度

在借助數字化技術落實檔案管理現代化工作的過程中需要大量的資金支持，有關部門要認識到檔案信息化管理工作的重要性及發展趨勢應用信息化管理手段，及時應用數字化信息化管理模式改變傳統的檔案管理工作方式。在具體實踐過程中需要加大對檔案管理工作的投入力度在人才隊伍基礎設施，信息資源建設等諸多方面投入足夠的資源。但在檔案信息化建設過程中要提高對信息安全性的重視避免系統受到惡意攻擊。一旦檔案信息泄露則會造成嚴重的影響，需要在檔案信息安全管理方面加大投入力度，進一步強化信息安全建設提高信息化檔案管理工作的安全性，單位要讓在計算機網絡技術方面具備專業知識的人員通過設置防火墻、殺毒軟件等一系列操作，加大對檔案信息資源的保護力度。此外，要提高檔案管理人員的安全意識，通過組織開展培訓教育等工作，時任檔案工作管理人員能夠意識到自身工作的重要性并在后續工作過程中嚴格遵照相關規范與流程開展檔案管理工作，避免由于人為因素造成檔案都是或損毀等問題，在現代信息技術高速發展的時代背景下。各種存儲介質陸續誕生，電子檔案聲像檔案等通過U盤、光盤等各種載體形式逐漸成為當前檔案信息化建設中的重要內容，相關工作人員要嚴格按照規范要求對檔案數據進行定期備份，并對查閱使用檔案的人員進行身份認證做好安全防范措施，避免發生檔案資源流失遺失等問題，提高檔案信息資源的完整性與真實性[7]。

5.結語

檔案科技是促進檔案管理現代化發展的有效動力，落實檔案信息化建設也是檔案管理工作的必然發展趨勢有利于提高檔案工作的質量與效率，要積極利用檔案技術，促進我國檔案管理工作現代化發展。