高校教務管理能力現代化建設面臨的問題及對策①

池毓江

（龍巖學院，福建 龍巖 364000）

高校教務管理是“高等學校管理者運用一定的理論與方法，采用一定的措施和手段，對學校人才培養工作進行計劃、組織、指揮、協調、控制、監督、評價，引導和激勵組成成員實現學校人才培養目標的一種學校管理活動”。[1]高校的教務管理能力，不僅影響教學運行的順暢度，還影響學校人才培養目標的實現度，最終影響社會對學校的認可度。伴隨著教育理念的更新迭代和信息技術的飛速發展，傳統的高校教務管理理念與實踐掣肘著新時代對人才培養質量和規格的要求。準確識別并科學治理高校教務管理中存在的問題，主動進行教務管理與信息技術融合創新，不斷提高教務管理效能，努力實現教務管理能力現代化。

一、高校教務管理積弊之困——準確識變

（一）教務管理目標不夠清晰

新時代高等教育的目標是培養德、智、體、美、勞全面發展的社會主義建設者和接班人。高校肩負著“立德樹人根本任務”的光榮使命。有學者提出：“促進學生學習和進步是高等學校管理的首要和核心目的，源自教育立德樹人的根本任務。”[2]還有學者認為：“教育管理的目標就是教育目標的有效實施。”[3]教務管理目標要緊緊圍繞學校管理目標及教育管理目標展開定位，一所學校如果沒有明確的目標，就會迷失前進的方向。教務管理人員在繁雜瑣碎的工作中會無法思考教務管理工作目標，我們之所以對教務管理的目標聚焦不夠，忙碌于繁復的工作之中，是因為培養人的效益總是不那么直觀，功利和急切遮蔽了育人目標和信仰。一些教務工作者對教育目標的理解還停留在掌握知識和能力目標的理念上，認為培養人的任務在一線教學教師身上。教務管理目標不同于其他管理目標，教務管理目標的對象是人，教務工作是為了人的進步和成長，是為了塑造人的靈魂，是為了成全一個完整的人。如果沒有意識到教育目標是對人的德、智、體、美、勞全面素養的引領，注定無法讓清晰的教務管理目標進腦入心。

（二）教務管理模式不夠靈活

教務管理逐步從傳統模式向現代化模式轉變，一部分教務管理工作還是延續傳統的模式。從人事安排的角度看，高等學校校長全面負責教學、科研、行政管理工作，分管教學副校長具體負責教學管理相關工作，學校設立教務處長統籌全校的教務管理工作，教務處其他人員在處長領導下開展工作，二級學院配備教學秘書負責具體教務工作。從組織架構上看，當前我國高校的教務管理幾乎全是“金字塔構建模式”，即由頂層從上而下逐層分級，從決策層到教務處再到二級學院最后到系（教研室）。向上集中的模式有利于資源的統一調度，提高各項教學資源的利用率，但隨著辦學規模的擴大和精細化管理的要求，這種層級結構的管理弊病日益突出。在高校教務管理中，層級結構嚴重阻礙了教務管理效能：其一，層級結構容易滋生形式主義，極大地降低了管理服務效能；其二，層級結構的向上報批審查制約下一層級人員的主觀能動性，不利于激發活力、凝聚智慧；其三，層級結構的單向傳播性降低了信息傳遞的時效性，甚至信息傳遞時常被中斷。這種線狀的教務管理模式讓教務工作變得單一、僵化，重要決策到了執行層面易變形走樣。

（三）教務職員素養再生之困

不論是教育管理還是教務管理，教育教學理論與管理理論共同指導其工作。“管理功能的精髓則在于知人善任，激勵優秀人才。”[4]人是最不可控的因素，教務管理人員是完成好教務管理工作的先決條件，教務管理應看到每個人已具備的才能以及未來的可能性，并把不同的人匹配在合適的崗位上。當前高校正陷入人員素養參差不齊的困境。首先，缺乏終身學習的意識，教務人員本身也是接受過學校教育，大學畢業往往意味著學習的結束，只用已學知識投入工作中。其次，信息素養不高，“信息素養對于個人來說很重要，指的是一個人對于所需要的信息能夠意識到的能力，能夠采取一定的方式尋找到所需的信息，并進行正確的評價及有效的利用，最終能夠創造出新信息。”[5]作為一名高校教務管理人員，既要有信息意識，又要有信息獲取能力，更要有信息運用能力。最后，責任意識不強，缺少“一切為了師生發展服務”的責任意識，教務人員的換位思考能力不足，如果站在師生的角度想問題、辦事情，管理對象與管理者必然可以和諧發展。

（四）教務管理效能提升無力

高校辦學不比辦企業，高校辦學無法直接產生社會效益和經濟效益，甚至對地方財政來說還是一種負擔。高校處在這種現實的尷尬境地，自身更要正視問題，主動對接地方產業發展，主動融入地方社會發展需求，主動思考教務管理應有的效能。忽視教務管理效能的教務管理十分不可取，一些高校不重視教務管理效能，尤其地方高校更沒有效能管理意識。一方面表現在教務工作按部就班，只完成領導交辦的事務，事情能拖就拖、能推就推，沒有做到急師生之所急、想師生之所想。另一方面表現在應付工作任務，沒人關心工作任務完成的質量，新時代高等教育改革的內在要求與教務管理效能的長期缺位之間的不適切，嚴重影響教務管理向現代化邁進。教務管理水平越現代化，它的效能就越高，完成的工作質量就越好。一所學校在擁有明確的教務管理目標、立體的教務管理模式以及高素養的教務管理人員的情況下，就要努力構建教務管理效益的評價標準，否則一切努力都會付諸東流。只有牢牢抓緊“效能”這只無形的手，才有可能實現高質量的人才培養。

二、當前高校教務管理問題應對之策——科學應變

（一）明確教務管理目標

教務管理目標就是培養人才，培養德、智、體、美、勞全面發展的高素質人才，而培養人才的主要途徑是通過教學活動。教學活動的有效開展關鍵在于教務管理，“教務管理內容面很廣，但教學計劃的管理是其核心內容，其他各項管理工作都是為完成教學計劃管理服務的，為它提供優化的客觀條件，充分調動各方面的積極性”[6]。由此可見，教務管理目標的核心就是對教學計劃的有效管理。第一，樹立以課程為中心的人才培養觀，建設更新、更多、更好的“金課”，淘汰低質、低效、低頭的“水課”，要緊緊抓住課程是人才培養的核心要素這個管理目標。圍繞課程的管理目標要抓住課程教學大綱、考核大綱、教材，教學大綱是課程的具體實施方案，考核大綱是對教學目標的檢驗，教材是課程內容的主要載體。教務管理目標就是進行教材管理，為師生提供教材信息服務；進行考核方式改革，考核就是評價，有什么樣的評價觀就有什么樣的考核觀；進行課程教學改革，把最前沿、最新研究融入教學大綱，切合人才培養目標。第二，樹立以人的共同成長為終極奧義的教育觀，堅持學生是主體的定位，堅持教師是主導的定位，堅持管理者是服務的定位，不但要為學生的學習成長注入最強大的師資隊伍，更要為學生的成人成才提供最優質的服務。在學生、教師、管理者之間躍升到人性互哺互育境界，構建和諧共生的教育生態。

（二）創新教務管理模式

構建以師生為中心的立體化教務管理模式，既是對傳統線性教務管理模式的創新改革要求，又是教務管理能力現代化的內在要求。它是以師生為圓心，以決策層、教務處、二級學院三者為動力，形成良性循環的教務管理體系，這種管理模式體現了各方的平等關系。“在高校內部自主管理和自由發展，既意味著人們對高校教務管理本真意義的理解，從管理者的一元話語向多話語的復歸；也意味著人們需要從‘管理關懷’和‘教育關懷’的角度重新審視自己的管理行為。”[7]以師生為中心的立體化教務管理模式，真正體現了一切依靠師生、從師生中來、到師生中去的教育管理情懷。教務管理現代化就是讓管理者與師生之間的不平等話語逐漸走向平等話語。新模式有利于：一是立體化的管理結構不再是層層堆疊，不同教育對象之間可以自由對話，如決策層可以直接把指令傳達給教務處、二級學院及一線師生，師生也能把信息同時反饋給決策層、教務處和二級學院。二是立體化的管理結構讓信息多節點傳達，不再因某個環節掉鏈而斷路，讓信息跑最短的路程，不再因上下長跑而走形變樣，讓信息高效地流動起來，不再因層層阻隔而緩慢低效。三是立體化的管理結構加強了部門之間、人與人之間的協作，有效調動了所有人的積極性，集體的智慧得到了凝聚。立體化教務管理體系與傳統教務管理體系比較圖如下：

（三）逐步提高教務職員素養

教務管理的復雜特質要求教務人員具備細致性、耐勞性、服務性、責任性，這直接決定了高校教務工作者要有較高的思想道德素養、業務素養、心理素養、溝通素養。第一，全面提高教務人員的思想道德素養。一方面認真學習國家有關教育的方針政策，堅持社會主義辦學方向，培養德、智、體、美、勞全面發展的社會主義建設者和接班人。另一方面主動提高個人的道德修養，從“管理即是服務”出發，充分理解服務育人的內涵，讓服務意識內化于心、外化于行。第二，全面提高教務人員的業務素養。教務人員必須掌握教學運行管理、學籍管理、考務管理等具體的業務知識，還應學習高等教育相關管理知識，加深對教務管理的認識和理解，更要培養教務業務創新素養。第三，全面提高教務人員的心理素養，教務人員在工作中需要面對性格迥異的師生，做好面對困難的心理準備，容師生之難言，納師生之異色。做到喜怒不形于色，好惡不言于表，待人和顏悅色，處事心態豁達。第四，全面提高教務人員的溝通素養，按照是否需要與人打交道的標準，教務管理工作可以分為兩種：一種是個體能夠完成的事務，如新生信息導入系統、成績錄入等。另外一種是必須通過團隊協作才能夠完成的任務，如制訂人才培養方案、排課等工作。教務管理工作看重的不是一個人能做什么，而是他能讓整個團隊發生什么樣的化學反應，教務管理更需要的是一名軍師，要讓團隊聚合能量，而這就需要極高的溝通藝術及素養。

（四）全面提升教務管理效能

“高校教務管理高效能就是指在教務管理過程中資源的消耗程度、工作效率與獲取的效果達到最佳匹配結果的狀態。”[8]首先，構建科學、系統的教務管理考核評價體系，尊重每一份勞動成果，嘉獎每一次工作改進創新，弘揚每一顆熱忱服務的心。考核指標設置要體現公開、公平、公正的原則，可以量化的考核指標一定要量化，如培養方案變更次數、調停課次數，定性化的考核指標一定要經得起時間的檢驗，必須集思廣益、反復研討、嚴謹周密。完滿的考核評價體系能夠激發教務人員的斗志，不斷提高教務管理效能。其次，樹立教務管理過程觀，每一項教務工作的過程順暢度直接影響教務管理效能。只要把工作過程理清、看細，問題的癥結就會明朗。最后，重視教務工作透明化，如教室的預約，從申請者發起到學院審核再到教務處審批，初步一看工作規范、合理，但深入細究就會發現，教室的預約經過了兩層的流轉，大大降低了管理效能。教務處層面審批的目的是讓教室合理、合規地使用，只要把教室審批權下放給學院，再結合教室預約信息透明化，依靠全校師生員工監督，既能規范教室管理，又能提高教室管理效能。

三、新時代高校教務管理破障之道——主動求變

（一）教務管理業務流程化

教務管理業務流程化是為了解決師生要辦什么、怎么辦的問題，并減少人為因素的干擾，使各項教務工作有條不紊地運行。“業務流程再造的關鍵是對現有業務流程進行梳理、分解、評價和重組，突出關鍵業務，減少沒有價值的業務，重新設計更加高效的業務流程。”[9]因此，業務流程化包含三個要點：第一，對業務進行分類。一類是日常教務管理業務，其特點是穩定性，這類業務流程要快速響應師生的需求，減少業務非必要流轉，簡化程序；另一類是個性化教務管理業務，其特點是不確定性，這類業務流程不可急于求成，要注重辦事的效益。第二，對業務流程進行設計。設計的要點包括：一是清晰描述業務含義，尤其是一些師生容易混淆的概念，如什么是學籍證明、在讀證明、在校證明、學歷證明。二是明確業務辦理材料，把辦理有關業務的材料逐條進行羅列，避免師生因為材料不齊全而無法辦理。三是明確業務辦理方式，哪些可以通過線上辦理，哪些是必須進行線下辦理，哪些可以代辦，哪些需要本人辦理。四是承諾業務辦理時限，可以馬上辦理的，當場辦結，對辦理時限較長的業務，需要及時跟師生做好溝通，做到信息渠道通暢。第三，對業務流程進行優化。既要反反復復研究業務，又要搭建師生評價反饋平臺，還要關注高等教育教學改革的最新變化。教務管理業務流程化是以提升全校師生的滿意度為前提，并實現教務管理的規范化，提高教務管理效能，促進教務管理能力現代化水平的提升。

（二）教務管理業務數據化

教務管理業務數據化是大數據教務管理從理念到實踐的落地，對教務數據進行挖掘是實現高校教務管理能力現代化的重要途徑，從而打破傳統的信息孤島效應，實現教務數據共享，提高教務管理效能。教務管理業務數據化就是借用互聯網對傳統教務的線下業務進行變革，實現業務的線上辦理。應從以下幾個方面做好教務管理業務數據化：首先，要制訂好教務數據標準，充分做好前期調研，厘清教務系統與人事、科研、財務等系統的關系，不但要做到數據輸入、輸出統一規范，更要做到數據的大聯動、大共享，真正讓數據動起來、跑起來。其次，做好教務數據采集，“通過多途徑、多方式、多節點采集數據是獲取海量數據的基本方式”[10]，尤其是要做好多節點采集數據，因為數據具有時效性特點，一個排課數據的變動，如果沒有及時更新、推送，就可能釀成一次教學事故。再次，做好教務數據存儲，使用多臺服務器進行數據異地備份，不僅可以避免數據丟失后無法修復，更是為了實現數據的可回溯，讓數據更加安全、可靠。最后，做好教務數據挖掘，從教務業務數據化升華到教務數據業務化，業務數據化和數據業務化是一個不斷螺旋提升的過程，數據業務化是業務數據化的質變。教務管理業務數據化的作用表現在：經過教務數據的不斷沉淀和堆積，對教務大數據進行挖掘和分析，為學生個性化學習提供精準指導，為教師有效教學提出改進意見和建議，為教育教學管理改革提供決策依據。

（三）教務管理業務信息化

提升教務管理信息化水平是一所高校教務管理能力現代化建設的重要抓手，當前高校信息化的軟硬件設施條件已經相當成熟，下一步關鍵是走向應用，教務管理業務信息化就是依托互聯網，對流程化、數據化后的教務管理業務進行整合創新。在教務管理業務與信息技術不斷融合的過程中，應從安全性、便捷性、效益性進行完善建設。首先，要加強網絡信息安全建設，網絡安全的風險正變得日益突出，信息安全關系到每一位師生的切身利益，尤其要注重保護師生的敏感信息，杜絕信息泄露和信息被篡改。其次，要全面深入調研，了解師生的真正需求，通過信息化應用，不但要解決好師生的普遍共性需求，更要用好大數據實現并滿足師生的個性化需要，為師生提供便捷性、個性化的服務。最后，在教務信息化項目建設過程中，要注重效益問題，努力提高信息化教學資源的利用率。教務管理業務信息化的優勢體現在：一是有利于實現信息的互通共享，提高教務管理效率。二是業務處理不再受時空的限制，隨時隨地可以發起和受理。三是每一項業務具有可追溯性，接受全體師生的監督。學校必須努力實現各項教務管理業務信息化，如學籍異動、成績管理等業務只需通過在線辦理，實現無紙化辦公，不斷提高教務管理水平和教務管理效能。總而言之，教務管理業務信息化能夠解決學生的痛點、教師的堵點、教育管理者的難點。

四、結語

當前，我國高校教務管理正處于從未有之大變局中，高等教育改革的深化倒逼教務管理能力現代化，教務管理能力現代化又不斷促進高等教育變革創新。在線教育教學、數字化教育教學、線上線下混合式教育教學，不斷對教務管理提出新的挑戰。高校教務管理在現代化發展過程中應做到教務管理理念、教務管理模式、教務管理方法、教務管理手段以及教務管理隊伍的現代化，并深刻把握教育發展方向，提高教育治理能力和水平，加快推進教育現代化，培養好德、智、體、美、勞全面發展的社會主義建設者和接班人，辦好人民滿意的教育。