“互聯網+”背景下醫院人事檔案信息化管理分析

蘭婧潔

（烏蘭察布市中心醫院，內蒙古 烏蘭察布 012000）

一、引言

在醫院的日常管理工作中，檔案管理十分重要。醫院應當具備現代檔案管理意識，基于“互聯網+”制定適用于本院的員工記錄管理工作機制，保證醫院人員檔案的利用率。傳統人事檔案管理工作會出現收集效率不高、檔案不齊全的現象，而數字管理十分靈活，直觀性也更強。隨著我國醫療事業的持續發展，醫院人事檔案管理工作面臨著更高要求，需要充分把握醫院人事檔案管理的特征，不斷改進醫院人事檔案管理工作情況，將人事檔案管理促進醫院發展的積極作用充分發揮出來。

二、醫院人事檔案管理研究現狀

通過知網檢索可知，當前有關醫院人事檔案管理的文獻有791篇，涉及人事檔案管理的研究趨于成熟。深入了解醫院人事檔案管理的發展情況可知，其研究內容逐漸多元化。

劉凈凈（2020）通過研究“互聯網+”背景下公立醫院相關人事檔案管理的情況，論述了醫院人事檔案實現現代化管理的途徑。相關學者將醫院人事檔案劃分為人事檔案（收集歸檔醫院醫師的聘用信息、獎懲信息、晉升考核信息）、醫患關系檔案（收集歸檔醫院與患者的關系、醫師與患者的關系），對人事檔案進行精細化分類，反映出醫院的服務水平和醫療水平。

林海、谷慧敏（2020）研究了大數據背景下醫院人事檔案管理的狀況，指出目前相關工作人員管理理念滯后，相關管理制度不完善，缺乏專業的管理人員問題，會影響醫院管理的整體效果和醫院服務水平。

孫斌（2020）基于“互聯網+”探究了強化醫院人事檔案管理的策略，促使醫院人事檔案管理朝著更好的方向發展，提升檔案資源利用率。

醫院人事檔案管理系統在運行中，很容易出現網絡攻擊、病毒入侵等安全問題，導致檔案信息被盜取、檔案信息被損毀等，給醫院帶來較大損失，不利于醫院長久發展。醫院須樹立與時俱進的理念，提高檔案管理系統的安全水平。信息化時代，傳統模式已經無法適應醫院的總體發展，必須通過計算機記錄各項工作，優化醫院人事檔案管理工作效果。同時，醫院應加大技術方面的投入力度，改進相關管理技術，在相關管理中形成完善的規章制度，提升醫院檔案管理工作的規范性和高效性。

三、醫院人事檔案管理中的相關問題

（一）缺乏健全的人事檔案管理機制，檔案利用效率不高

在醫院管理中，各個醫院均制定了較為完善和健全的管理制度，其中包括醫療、行政、后勤等方面，而涉及人事檔案管理的制度較少。大部分醫院將主要精力放在醫療服務和醫療水平上，忽略了對人事檔案管理的投入，使得醫院人事檔案管理工作的開展受到了一定的影響。部分人員認為人事檔案管理不能對醫院的發展產生作用，將過多的資源投入人事檔案管理方面是一種浪費，這導致醫院人事檔案管理中的收集、整理等相關工作存在不足，無法保證檔案工作的整體效果。

同時，由于人事檔案管理不受重視，未能發揮現代信息技術的各項優勢，且相關管理人員缺乏主動學習的動力，無法讓醫院的人事檔案管理工作得到進一步改進。在醫院目標管理考核方案中，大多不具有人事檔案管理的內容，導致人事檔案歸檔難度大、收集利用率低、個別人員檔案缺失的現象頻頻出現。

（二）欠缺專業的人事檔案管理人員，檔案業務水平有限

醫院人事檔案欠缺專業的管理人員，檔案業務水平有限。管理人員欠缺相關知識，進修、學習的機會較少。相關人員的管理技能、水平僅停留在經驗方面，工作業務水平有限，且觀念、意識、管理技能和水平無法緊跟時代發展步伐。盡管計算機技術發展迅速，但醫院相關管理人員的專業水平明顯不高，且醫院檔案管理所多為調動人員，只具備基礎的計算機操作技術，數字檔案管理技術水平較低。

醫院不重視人事檔案管理，相關的管理制度不完善，嚴重影響了檔案管理各項工作的效率和質量，甚至出現檔案管理混亂的情況。醫院在檔案管理制度建設方面投入的精力較少，建立的制度不完善，未能明確每一個崗位的工作職責，使得工作人員存在交叉工作和重復工作現象，且大多數檔案管理工作僅僅是簡單整理檔案和保存檔案。

（三）缺乏健全的人事檔案管理設施，信息化管理受限

缺乏健全的人事檔案管理設施，導致醫院人事檔案信息化受限。醫院檔案數字化模式缺少完善的硬件和軟件系統設施，數字化建設速度慢，技術力量、數據庫等較為脆弱，這些都是在進行檔案管理數字化建設過程中的難點。因此，必須加強對數字技術在檔案管理工作中的應用，建立健全人事檔案管理系統，使檔案管理工作朝著智能化、數字化、便捷化方向發展。

值得注意的是，由于數字技術不受地區、時間等限制，電子文檔不受載波限制，因時間和空間變化，數字化信息相關的內容、位置容易出現變化，所以在不具有相關安全對策的前提下，容易導致信息泄露，做好保密工作不容忽視。目前，相關的互聯網法律還不完善，檔案室應設立網關、防火墻、防病毒軟件等，維護電子檔案的安全性［1］。

（四）欠缺先進的人事檔案管理理念，人事檔案管理緩慢冗雜

醫院人事檔案管理欠缺先進的收集、歸檔理念，相關管理緩慢冗雜。大多數人事檔案管理人員缺乏認知，認為檔案可有可無，對檔案的關注度較低，導致醫院檔案收集的質量、效率較低，檔案不夠健全、完善，檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高。

四、基于“互聯網+”醫院信息化管理人事檔案的實現途徑

（一）建立信息化人事檔案管理機制

借助信息化平臺管理醫務人員的檔案，對人員基本信息、人事信息、工作經歷、家庭成員等全部檔案信息進行檢索和數據導入、導出，能夠大大提高檔案管理的工作效率。

為完善現有的檔案管理制度，發揮管理本身具有的引導、約束等作用，保證檔案管理順利進行，須明確相關人員的工作職責，建設檔案管理系統，在檔案管理的規章制度建設完成后，要嚴格執行，結合檔案工作情況對其進行調整，使檔案管理工作能夠更好地促進醫院發展。

在開展醫院人事檔案管理工作時，要求檔案管理人員保持良好的工作態度，深入了解檔案管理的具體內容，學習和運用現代化的信息技術手段，利用自身所學的新知識、新技術等不斷改進和完善檔案管理工作的各個方面，方便醫院有效利用檔案資源。對檔案進行規范化、標準化的管理，構建更為科學、合理的人事檔案管理系統，健全、完善人事檔案管理制度，是保障檔案管理工作順利開展的核心。各個醫院要參照具體情況，根據相關政策、法規，引入與人事檔案管理有關的數字化技術，從而制定更為先進、科學、合理的人事檔案管理制度［2］。

（二）進行人事檔案管理專業素質培訓

基于“互聯網+”進行人事檔案管理專業素質培訓，健全、完善人事檔案管理制度。人事檔案相關工作人員的總體素養會影響人事檔案的管理質量、水平。醫院人事檔案管理要想實現現代化升級，必須對人員進行專業素質培訓，更新在崗人員的人事檔案管理理念，增強人員的人事檔案管理業務意識，從而為醫院做好醫學研究與開發、提供更好的醫療服務夯實基礎。

相關人員應持續總結自身的工作情況，確保檔案管理工作的智能化、秩序化、數字化，革新員工檔案管理的工作方式，實現人才數字化培養。目前，醫院從事檔案管理工作的人員的學歷普遍較低，缺乏計算機技能，因此，想要應用數字化檔案管理模式，培養相關檔案管理專業人才是首要任務。

要提升現有在崗人員的信息素養，做好網絡技術專業知識的相關培養。隨著信息時代的到來，醫院人事檔案管理員要具備全方位的檔案知識，還要具備相應的醫學知識、計算機知識、網絡知識，成為復合型人才。因此，醫院要大力普及人事檔案工作的重要性，增強相關人員的管理觀念和意識。同時，醫院領導要加強對人事檔案管理的關注，使其能大力支持人事檔案管理，從而由上到下形成良好的人事檔案管理觀念。總之，人事檔案的數字化管理對創新現代人事檔案管理模式非常重要，能夠推動醫院全面發展。

（三）健全人事檔案管理基礎設施

醫院必須建立完善的人事檔案數字化管理機制，配備健全的計算機設備，保證人事檔案管理工作高質高效。同時，結合醫院人事檔案管理實際，提高管理人員對硬件設施的操作水平。完善內部設施后，需要外部協助，包括打印設備、掃描設備、復印設備等，便利信息的輸入輸出和利用。借助信息化檔案管理平臺查詢人事文件的遺漏情況，可以直接將遺漏人員的信息輸入電腦中進行閱覽［3］。

健全人事檔案基礎設施，能夠減少工作人員在輸入和整理文件時產生的錯誤，還能提高文件利用率。數字技術的信息安全性高，不受時間和空間的限制，而完善硬件類設施則可以進一步保證信息的安全。基于此，必須構建醫院數字化檔案信息安全保障體系，使數字檔案具有完整性，可應用適當的信息安全技術，如防火墻、防病毒軟件、認證和認可技術等。此外，在日常工作中，要加強對高價值類文件的保護，這類價值高、機密性強的文件易被黑客攻擊，醫院更要提高警惕、注意防范。

（四）強化人員信息化管理的意識

信息化時代，要求檔案管理人員與時俱進，強化自身有關信息化管理的意識，充分發揮信息技術對醫院人事檔案管理的作用，提升醫院相關管理工作的效率和質量。

具體來講，可以將數字信息設備、信息管理系統等引入醫院人事檔案管理中，利用計算機技術收集醫院檔案資料，以最快的速度整合檔案資源。這樣既能夠提高檔案收集、檔案整理等工作的效率，也可以改進和完善檔案資料的檢索方式，即只需要在系統中輸入關鍵詞，就能夠獲得用戶需要的檔案文件，從而大幅提高醫院檔案資源的使用效率，降低醫院相關管理工作的成本投入。

各級醫院應當結合自身醫務人員的具體情況，制定適用于本院的人事檔案管理制度，切實強化相關人事檔案工作人員的信息化管理意識，提高醫院人事檔案的管理效率，推動醫院人事檔案管理現代化建設［4］。

隨著科技的不斷發展，醫院人事檔案管理工作必須與時俱進，引進專業的人事檔案管理人才，確保檔案管理的安全性、科學性。醫院應把人事檔案管理歸至工作日程，加大對相關管理人員的保障力度，按規定分配更為規范、標準的管理工作室。而檔案管理人員則應做好檔案信息安全管理，避免出現檔案泄漏及其他問題。

為推進檔案信息安全管理工作，要求檔案管理工作人員深入學習有關檔案信息安全管理的知識技能，以便在發生檔案信息安全問題時，能及時采取有效措施予以解決。此外，應用計算機、網絡能夠有效提高歸檔利用水平，通過系統網絡提供檔案在線查找與歸檔等方面的服務，為歸檔人員提供更多便利。

五、結語

在“互聯網+”背景下，借助信息化方法輔助醫院人事檔案管理工作，不僅能夠簡化工作流程，而且能夠避免不必要的人力資源浪費。傳統的人事檔案管理耗時長、所需人力成本高，而數字化檔案管理利用信息化手段，把傳統的紙張類資源逐步轉換成數字信息，實現隨時應用、高效共享，對檔案的現代化管理和使用具有重要作用。