財務信息化趨勢下高校會計核算無紙化的實施路徑與挑戰

鐘 文

（華中師范大學，武漢 430079）

一、會計核算無紙化的政策背景

近年來，隨著會計信息化發展的逐步跟進，財會領域數字化轉型已刻不容緩。2015年12月，財政部與國家檔案局出臺的《會計檔案管理辦法》明確電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，并強調電子會計憑證入檔的要求。后續，國家逐步推行電子發票、財政電子票據、電子行程單等電子化財務原始票據，為會計核算電子化提供基礎。2020年財政部與國家檔案局聯合發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，要求通過信息化手段將會計電子化數據管理不斷滲透到報銷入賬的各個方面。財政部會計司出臺了《會計信息化發展規劃（2021—2025年）》，是在前期政策儲備和方案實施取得積極成果后，正式把會計信息化的地位提升到戰略層面，要求在未來很長一段時間，電子會計數據要逐步取代傳統的紙質會計數據，提升會計信息管理效率，積極推動會計數字化轉型，構建符合新時代要求的國家會計信息化發展體系，適應國家經濟數字化轉型的需要。

二、高校實施財務信息化的挑戰與機遇

隨著相關政策的出臺，企業、政府、事業單位等紛紛響應，結合各自財務管理特點，制定信息化發展要求，且有不少企業單位已經能實現全過程的會計電子化管理，極大提升了企業管理效益。而高等學校的財務管理因其自身的特點，會計信息化的推進過程緩慢，且在諸多環節上出現了難題，特別表現在會計核算過程中。

首先，高校報銷量大，原始財務票據多且種類繁雜。由于電子發票還未實現財務票據的全覆蓋，普通發票仍然占據高校財務報銷的絕大部分。而且，定額發票、航空運輸電子客票行程單、火車票、出租車票等其他形式的報銷票據，使得票據難以識別和分類管理，更難以形成統一標準的信息化票據管理方案。同時，高校財務報銷涉及全校師生，又用到各種經費項目，對于不同的經濟事項要求“一事一單”，使得報銷相對零散，無法批量處理同一類型的報銷事項。

其次，會計憑證和檔案較多，涉及的年份廣，雖然近年來會計憑證電子影像化在高校實施過程中取得了積極效果，但是往年查賬、科研項目結項審計、往來款清理等需要查閱會計檔案的事項大多會涉及陳年舊賬，經辦人查詢成本高，查閱困難大。

再次，高校財務管理一直存在路徑依賴，實施信息化的成本收益不匹配。由于傳統紙質化核算的方式并沒有操作上的難點，從制單、審核到檔案管理，紙質化處理方式清晰明了，有跡可循，審批也易于留痕。同時，會計人員年齡結構不平衡，能夠熟練掌握信息化要求的年輕人員較少，年長的會計人員更加熟悉紙質化的會計核算步驟，對會計信息化智能化的系統操作很難上手。繼續實施傳統形式會計處理的成本低于實現信息化的成本，且無紙化核算的收益表現并不明顯，會計人員的獲得感也不高。因此，高校會計人員不僅很難體會到信息化發展的緊迫性，更難以跟上信息化發展的要求。

最后，高校會計核算過程和審批流程的復雜性，導致財務報銷在各個層面上的電子化實施出現非均衡發展，很難保證整個核算環節對信息化要求的一貫性。會計電算化實施以來，會計分錄已基本可以實現系統選定，高校實施政府會計的預算分錄更可以由財務分錄對照一鍵生成，賬務處理難度相比以前極大降低。然而，前期的財務票據識別與錄入，網上報銷的填報與審批，報銷材料的電子化上傳并未跟上信息智能化要求，后期的會計檔案電子化儲存也未能體現整個報銷過程的全貌。

綜上，高校財務信息化推行中存在限制也面臨挑戰，但無論是政策要求還是業務需要，這是一道必須邁過去的坎。在高校核算會計向管理會計轉型的當下，以無紙化核算為切入點，逐步實現財務信息化，會給高校財務管理創造新的機遇，賦予新的動能。一是在無紙化實施后，煩瑣的財務數據和紙質材料可以通過信息化儲存，減少成本，為其報銷、查賬及業務查詢提供諸多便利；二是無紙化辦公下，無論是票據電子化還是會計憑證電子化都節約了大量紙張，減少了非必要的紙張浪費，適應了綠色環保的需要；三是無紙化財務報銷，減少了高校會計人員的簡單勞動，通過可視化、可追溯的信息化憑證管理系統，共享財務信息數據，提升了管理效率，節約了管理成本，并在此過程中培養具備信息化素養的會計人才。

三、高校會計核算無紙化的流程設計

會計核算作為財務工作和財務信息輸入的基礎端，是財務信息化建設的重要根基。在高校財務核算的過程中，票據識別與審核、財務業務的審批以及憑證及報表的輸出，均可以實現無紙化、電子化、智能化。高校財務核算從會計信息輸入、處理再到輸出形成一個環環相扣的鏈條，加上前端的網上申報、線上審批以及后端的會計檔案管理，共同構成了會計核算業務的全過程，流程如圖1所示。

圖1 會計核算無紙化流程設計

（一）財務信息收集、網上填報與線上業務審批

師生在相關票據和材料收集后，通過網上報銷系統填報經濟業務的具體內容，并上傳電子附件。項目歸口管理部門或領導，通過線上審批系統對其業務進行審批，最終形成經業務審批通過的電子報銷單。

（二）數據輸入與識別

電子報銷單、票據和相關附件材料打包投遞至財務處，并通過財務專用掃描儀對所有材料掃描與識別，形成電子化財務信息，上傳至會計核算賬務處理系統，分配給會計審核人員，并能夠有效讀取會計信息化數據。

（三）數據處理與審核

審核人員調出某一業務電子財務數據，查看并審核票據和附件材料是否符合財務報銷規定，業務審批是否合規以及特殊事項說明是否合理。審核通過后，經復核人員復審、出納人員對銀行信息審核，并通過網銀系統進行匯款，經層層審批后最終完成賬務處理。

（四）數據輸出與財務數據共享

會計檔案管理人員收集當日所有的會計憑證，核查所有財務審批的完備性后，輸出憑證匯總表、日賬務報表等，最終將處理完畢的會計憑證和報表等上傳至檔案管理系統，并同步到財務查詢系統，供報銷經辦人查閱，同時在財務內部管理系統中共享。

（五）檔案管理與監督

檔案管理人員對當日所有電子化的憑證和附件進行檢查，確保電子會計檔案真實、完整、安全、準確。稽核人員定期對會計檔案進行核查，確保賬務處理正確，符合審計要求。師生投遞至財務處的紙質材料，當日須同步收集與保管，確保與電子財務數據一致，加強對無紙化材料的風險監督。

四、高校實施會計核算無紙化的難點分析

（一）票據重復報銷

根據H高校的數據，電子發票和其他形式的票據重復報銷占預約單退回原因的約10%，報銷人多次打印電子發票等原始票據，給財務審核帶來非必要的麻煩。電子發票系統雖然可以識別發票號，避免發票重復入賬，但是隨著報銷票據電子化不斷普及，未來除了避免電子發票重復報銷，后續識別其他電子形式的發票或附件，仍然存在重復的問題。如何從源頭避免電子形式的材料重復提交，如何規避重復報賬，不僅考驗了財務識別系統，還考驗了監管風控。

（二）票據的真實性與全過程監控

任何電子化、影像化的票據或材料在無紙化核算系統的輸入、傳遞、輸出中應當保證其真實性和不可篡改性，嚴格控制任何對會計核算產生干擾的人為因素。當前，電子發票掃描的同時無法對其進行同步驗真。同時，其他形式的票據，火車票、飛機電子行程單、出租車票、定額發票等通常以紙質形式報銷的原始票據，若轉為電子附件，則除了對其真實性識別外，必須保留紙質形式會計檔案，并實時監督兩者的一致性，監控可能出現的重復遞交、篡改、錄入比對不一致的風險。因此，無紙化核算必然要求稽核人員和會計檔案管理人員加大監督力度，紙質檔案與電子檔案并行保存的模式仍然重要。

（三）說明材料的多樣性識別

根據H高校的報銷數據統計，含文字性說明、特殊情況說明、特定業務表單的報銷單占比超過30%，這意味著除了票據識別與讀取外，其他形式的審核材料或附件也需要財務識別系統有效讀取。然而，若這些材料不能與財務票據電子化同步，大量個性化的說明或表單的填寫，會極大影響電子附件信息審核的效率。

（四）退回重新審批的低效率

隨著科研經費“放管服”，高校報銷業務流程不斷趨于簡化，但是高校過緊日子的態勢仍然持續，對不符合財經法規、報銷規定的報銷材料依然需要予以退回。以H高校為例，每十份遞交至財務處的預約報銷單，就有一單要退回，那么，退單反饋機制的構建也對財務信息化系統提出要求。因經濟業務的不同、財經要求的不同或審批環節的不同，退單原因種類眾多且辨認退單原因的歸口節點也相對復雜。若不能精準反饋退單原因產生的環節，而退回到所有業務的起點，讓報銷經辦人再走一遍流程，重復遞交、重新審批，則會造成財務審核的低效率。

五、高校會計核算無紙化的實施路徑

（一）增加財務信息化全環節的人才儲備，與財務軟件服務商建立充分的聯系，保證財務系統有效運轉

高校財務崗位的設置，一直缺乏對信息化管理人員的重視和培養，甚至可能出現核算或預算人員兼職財務信息化崗的情況。隨著高校財務信息化要求的逐步深入，除了在“無紙化”核算環節體現，預算“一體化”、國庫支付與收入管理、電子財務檔案管理等環節也越來越需要信息化人員配備，逐步擺脫傳統模式，適應信息化發展需要。此外，真正的財務信息化人才必須同時具備專業的財務素養和財務系統操作能力，未來，在上述討論的每個環節上，甚至都應該安排一名專業的財務信息化人員，由點到面實現業財融合，挖掘信息化實行的創新路徑。同時，財務信息化的實現是基于財務軟件商提供的服務，隨著“線上”業務的拓寬、電子化要求的提高，軟件商也必須在新的環節上逐步升級跟進，一旦某環節成為障礙，整個財務系統都無法有效運轉。

（二）加強線上審批宣傳，擺脫傳統理念，培訓專門的報賬員進行紙質材料掃描錄入

高校報銷單的業務審批作為財務核算前端的最關鍵環節，必須跟得上信息化管理的要求。由于線上審批系統的便捷程度還無法讓傳統手工簽批和材料遞交的形式完全淘汰，高校師生和項目歸口管理人員也未意識到財務信息化要求的緊迫性，新的規定在大力宣傳或強制實施之前，經辦人員都會存在路徑依賴。因此，財務人員應該挖掘信息化實施給師生帶來的真實福利，尋找可能提升師生滿意度的環節，并以此為抓點進行政策講解和制度宣傳，并對銜接財務與師生業務的報賬員進行專門的實操培訓，并構建反饋機制，收集師生對財務信息化實施提出的難點和痛點，并逐步調節和完善。

（三）優化財務報銷流程，簡化非必要簽批，科研“放管服”下科研報賬試點先行

由于高校“報銷繁”一直是擺在財務部門和師生之間的難題，隨著信息化要求的進一步跟進，需要師生在財務系統中學習和操作的環節相對增多。因此，整個無紙化核算的實施需要先試點，而不能所有報銷業務都強制實施。隨著高校科研經費管理“放管服”的實施逐步深化，非必要的報銷手續和阻礙科研人員積極性的繁雜流程都逐一取消，報銷材料真正實現了“一事一單”，報銷票據簡單，審批流程縮短，實施無紙化報銷的成本極大降低。高校可以以科研經費報銷為突破口，進行全過程無紙化報銷的宣傳，讓師生感受到便利性后逐步推廣。

（四）加強會計審核人員系統操作學習培訓，提升電算化能力，適應信息化發展需求

無論是會計信息化發展規劃提升到戰略層面，還是無紙化辦公趨勢的逐步推廣，高校會計人員應該擺脫傳統思維，成為此次“改革的沖鋒”，在提升自身信息化素養的同時還應為其服務對象進行宣傳教育，傳達政策指引，促使財務信息化與高校財務業務的全方位融合，為高校財務管理注入新的活力。