基于5S 管理的農業圖書館管理工作舉措

張 妤，安明哲，高玉江，張 巖

（吉林省農業科學院，吉林 長春 130033）

人類社會的發展是一個不斷學習的、進步的過程，而書籍則是促使人類社會不斷向前發展的重要階梯。書籍中承載著豐富的知識，是人類活動必不可少的重要工具。作為人們學習、閱讀重要場所的圖書館，承擔著為社會進行知識服務的重任，如何發揮好自身的優勢功能，并為廣大讀者提供一個良好的閱讀環境，是圖書館管理者時刻思考的一個重要問題。圖書館的本質是服務，而影響讀者體驗的因素有很多，包括閱覽環境、文獻管理、館員素養等，這些均可在5S 管理中找到原型。因此，在圖書館服務升級的當下，積極引入并推廣使用5S 管理模式對于圖書館讀者服務升級而言意義重大[1]。

1 5S 管理的科學內涵

作為一種維持品質、環境、安全和提高效率的指導性管理工作，5S 最早源于日本，并在經久的實踐中印證了其可行性、科學性以及有效性，現已得到世界各國管理界的廣泛認同，啟示著現代管理理念與方法創新[2]。5S 管理具體包括整理、整頓、清掃、清潔和素養等項目。其中，整理即是指通過對工作場所內所有物品的科學分類，有效清除不必要的部分，從而改善現場作業環境，減少混放、錯放等現象，以此來提高工作效率，并減少資本消耗；整頓作為整理的進一步深化，對所有人、事、物進行定量、定位，并基于科學的標準規范，將所有東西擺放整齊，從而節省尋找物品的時間；清掃是清除非必要的東西，保證整潔干凈的工作環境，表現為無垃圾、無灰塵等，帶給讀者溫馨的視覺感[3]；清潔依托標準化、規范化的制度約束，維護上述工作即取成果，始終保持最佳的運行狀態，營造良好的工作環境；素養則著眼于人的能動作用，幫助員工養成良好的行為習慣，自覺遵守各項規章制度，認真履行崗位職責，支持管理發展[4-5]。對于圖書館管理而言，5S 管理的引入與應用，是提升其服務能效的重要手段，滿足了行業發展的內在需求[6]。

2 完善舉措

2.1 扎實基礎

2.1.1 培育文化 基于5S 管理的圖書館管理，高度契合了其服務屬性，應當作為一種文化甚至基因，倡導全員參與，從而最大限度釋放其應有價值。在具體實施過程中，發揮領導示范作用，充分意識到5S 管理的重要價值作用，將之上升至戰略規劃層，有機地嵌入到圖書館文化中，結合自身特色定位，做好頂層設計，明確目標，完善機制，并成立專項推行委員會，保證各項工作的有效落實[7]。基于此，信息化時代圍繞5S 管理變革的中心，加大宣傳力度，采取線上線下一體化的踐行模式，基于激勵機制作用，提高員工參與熱情，鼓勵學習共同體建設，深入了解5S 管理的科學內涵，不斷充實其知識涵養結構，對照自身崗位工作精益求精，共享有效工作經驗，進而將之有機地灌入圖書館管理工作全生命周期，實現整個管理工作的優化精進[8]。

2.1.2 穩步推進 基于5S 管理的圖書館管理工作完善，應當是一項循序漸進地推進工程，堅持以問題為導向，提高針對性、科學性，不斷擴大實施成果。在濃郁的內部文化渲染下，整個圖書館涌動著創新發展的激情，但其作為一個從無到有的過程，可能會面臨諸多阻礙。對此，圖書館需按照管理工作發展的一般規律，制定詳細的5S 管理標準，并建立相應的配套制度，指導員工行為，充分釋放其主觀能動性，增強凝聚力，共筑高品質服務[9]。同時，對階段化工作進行反思和分析，總結經驗、歸納問題，尤其關注細節工作的進展。通過綜合評比，找準未來圖書館管理工作完善方向，打造良好的內部循環系統，在穩步推進中實現自身的戰略目標追求，更好適應現代經濟市場競爭挑戰。如此這般，基于5S 理論指導，在發現問題中解決問題才是圖書館管理工作追求極致完善的科學之選[9]。

2.2 優化實踐

2.2.1 整理 統觀圖書館的業務構成，基本可以劃分為文獻建設和讀者服務2個板塊。圖書館日常工作實踐中，既要重視辦公區域整理，又需強調職能部門整理，包括采編部、讀者服務部等。對于采編部而言，是保證圖書館各項業務進展的關鍵，工作職責含括圖書文獻的采集、驗收、標引、編目等，并且承擔著重新加工整理無序文獻打造科學資源集合體的職務[10]。隨著圖書館業務的開拓，采編部要充分做好基礎保障工作，及時整理大量購進的新書刊，與工作用書分門別類歸置，避免相互混淆，影響讀者服務體驗。同時，讀者服務部作為圖書館直面讀者的“窗口”[9]，負責館藏資源的組織、保存、外借、閱覽等，要經常性地對即有館藏資源進行查驗，整理書架，根據圖書的新舊程度、借閱頻率、使用價值等進行分類規制，及時修補破損書刊，增強讀者服務便捷體驗[6]。

2.2.2 整頓 某種意義上，整頓亦是再次清查的過程，按照相關管理規范將必要的物品進行定量、定位擺放，并做好標志[11]。具體而言，出于安全方面的需求考量，對圖書館所有存放的物品進行整頓，清除非必要部分，保證合理、通暢的逃生路線設計，并標志清除危險源、注意事項等信息，要求全體職工掌握基礎消防知識，如使用滅火器、緊急引導疏散等，讓讀者置身于整潔、輕松的場館環境中安心閱覽書籍。同時，根據實際工作需求，梳理文獻資源采編流程，按照不同的工作區域劃分，包括書刊驗收、標引、編目等，保證各項工作井然有序，有利于提高工作效率。另外，讀者服務方面的管理工作，則需按照整頓要求標明館藏文獻的類目名稱、起止分類號等信息，方便讀者查閱。

2.2.3 清掃 圖書館要營造整潔、舒適、靜謐的閱覽環境，加強清掃工作是關鍵，有力維護各階段的工作成果，提高讀者服務體驗。在此過程中，按照圖書館相應的規范要求，工作人員不定時查驗各個辦公區域、服務區域的環境衛生情況，尤其是針對出納臺、門窗、走廊等細節部位加強檢查，做到無垃圾、無灰塵，有利于提高機械設備的運行穩定性，是保證安全、高效服務供給的重要手段[11]。隨著圖書館業務量的增加，面向大量的讀者服務，相關職能部門尤其是讀者服務部要全力保障閱覽區的清掃工作，努力營造舒適的工作環境，增強讀者的既視感體驗，這也是我國公共衛生事業發展的有機構成。對此，要形成制度，不斷完善圖書館管理工作結構，扎實整頓基礎，提升職工能動意識[12]。

2.2.4 清潔 清潔的價值在于維持圖書館運行的最佳狀態，保證整理、整頓、清掃工作即取成果，是圖書館管理工作中不可或缺的一環[11]。清潔管理在圖書館管理工作的有效展開，要充分依托制度的強有力規制作用，規范化整理、整頓、清掃工作建設，細化考核標準，并將之與館員的切身利益有機關聯，強化其能動意識[13]。同時，根據建立完善的整理、整頓、清掃工作考核標準，定期組織評比活動，樹立榜樣典范，獎勵優秀作為，并及時梳理總結其中出現或遇到的問題，責任到個人，凈化內部工作風氣，形成良性競爭文化，指引下一階段的圖書館管理工作建設方向，讓每位員工都能積極、有效地參與進來，從而有力提升讀者服務品質。

2.2.5 素養 知識經濟時代，人才作為各行各業參與激烈市場競爭的核心資本，亦是圖書館管理工作完善的重要載體，其綜合素質素養水平表現直接影響了系列管理工作成效，同時又是圖書館管理的關鍵作用對象[14]。因此，基于5S 管理的圖書館管理工作完善必須依賴高素質從業人才支撐實現。對此，圖書館應當進一步加強內部控制建設，建立健全各項規章制度，明確各崗位職責及任務，配置完善的績效考核體系，關注館員的日常工作動態，并給予相應的獎懲激勵，及時發現其中存在的不足，采取有效的管理舉措[15]。在此基礎上，定期或不定期組織內部培訓活動，深入對5S 管理文化的解讀，強化員工能動意識，并培育其創新思維，不斷充實其知識涵養結構，共享有效工作經驗，助力綜合服務品質提升[12]。

3 結語

5S 管理完全適用于圖書館管理工作，對其完善有著積極的指導意義，應當引起足夠重視。在具體工作踐行中，要積極培育5S 管理文化，作為圖書館管理的重要基因，基于科學的頂層設計，穩步推進，不斷完善整理、整頓、清掃、清潔以及素養等各項管理工作，從而提升讀者服務品質，奠定自身可持續發展基礎，實現社會價值和經濟價值[16]。