信息化時代我國高職院校檔案管理模式研究綜述

趙飛飛

（山東職業學院 山東濟南 250101）

當前階段，大部分高職院校在開展學生檔案管理工作過程中，仍然存在著對該項工作認知不到位、相應的管理機制匱乏、工作人員技能水平較低等多方面的問題，需要各部門加強對這些問題的研究分析才能更好地提升檔案管理質量，確保檔案的真實性、準確性。信息化時代下高職院校檔案管理可以有效服務社會，是我國重要的資源組成部分，因此在進行管理時不僅需要保證檔案的完整性，還要使得查找時有跡可循，減少工作量。而檔案的信息化建設便可以很好地滿足這一點，通過大數據的資源共享和數據量大等特性，來更好地將檔案儲存簡單化[1]。

一、高職院校檔案管理信息化建設的重要性和必要性

在信息化時代背景下，可以借助信息技術來解決紙質檔案的不足，保證當下時代高職院校檔案管理的有效性和準確度，具體主要表現在以下三個方面。首先，信息化建設可以讓檔案以非常完全的數據庫作為信息基礎，極大程度地減輕了工作人員的工作量，不管是新信息的整理還是收集，相對于過去都有不小的改善，工作人員的檔案管理有效性有了明顯的提高。其次，將檔案進行信息化處理可以改變傳統修改信息時存在的缺乏，可以更好地保證檔案的整潔性，減少修訂的工作量，保證檔案的準確性，避免為后續的查找與翻閱帶來困難。此外，信息化的檔案管理相比傳統的紙質檔案保存的時間會更加長久，而且信息的保存量上往往會更加完整，傳統檔案如果保存不當，可能會出現遺漏或者丟失，所以相對而言，電子檔案會更加的精準和便捷。因此，檔案信息化建設在高職院校的發展過程當中非常重要，進行檔案的信息化管理是非常有必要的。

二、新媒體對高職院校檔案管理帶來的改變

1.由煩瑣轉向高效化工作

傳統的高職院校檔案管理是以人力為主，比較煩瑣，而且都是紙質的文件，偏向于實體管理。在當今信息化時代背景下，計算機網絡等信息化管理占據了主要地位，高職院校檔案管理堅定了以人為本的理念，對人力資源有很大的作用。隨著信息化的普及，檔案管理和建立用戶可以更高效地更新信息，在降低工作煩瑣程度上保障了信息的準確性和高效化。

2.由傳統管理轉向了媒體化管理

隨著電子信息的發展，以前的管理方式逐漸不適應時代發展，管理起來較為麻煩，這就需要對檔案信息進行合理管理。由以前的單一傳統的管理方式變為專業的媒體化管理。增加硬件設備，提升軟件設施，適應新時代的發展，更大發揮檔案資源價值。

3.從區域性管理轉向網絡化管理

高職院校檔案館收藏了大量原始檔案，并且均以紙質檔案為主，以收集內容和坐等上門提供數據的方式進行服務，服務內容過于單一，服務方式不適合新時代發展，并且更新速度緩慢。這就體現出了新媒體的優勢。新媒體依托網絡通信、計算機數字技術構建了一個多樣性、多元化的信息系統。系統資源豐富并且傳播面廣，傳播速度較快，可以向社會傳播最新信息[2]。

三、目前信息化時代下對我國高職院校檔案管理的影響

1.協調機制不統一

高職院校隸屬問題對高職院校的管理以及運行會帶來實質性的影響，不同的高職院校所屬的行政部門各不相同，導致高職院校的管理體制產生了分散的領導狀態，這種現象很容易造成許多高職院校在檔案管理時獨自為戰，被分割成若干塊之后，各高職院校也有各自的檔案管理系統，同時在檔案管理的過程中進行自我完善，通過自我發展來進行高職院校檔案管理。很顯然，這種無法在資源上進行共享的行為很大程度上導致了高職院校檔案管理改革舉步維艱，無法得到有效的突破性發展，許多高職院校也意識到資源不共享所帶來的弊端，但僅僅是從意識上有所認同，卻很少展開實質的行動，其中主要的原因可能是當前我國還沒有一個專業的機構來規劃或協調高職院校檔案現代化資源共享的工作，使得這種協調機制只停留在表面。許多高職院校的檔案管理依然還是采取過去的管理模式，封閉式管理還是主流，對現代化的管理手段不重視，使得檔案管理的軟件和硬件不能夠得到及時的更換，還有數據庫建設，都處在相對來說比較低的水平，使得高職院校在檔案管理中造成大量人力和財力的損失，卻依然沒有收到很好的管理效果，同樣也會影響高職院校檔案管理現代化的改革步伐，使得高職院校檔案管理的自動化進程放緩。

2.管理人員綜合素質及技術水平較低

從學生管理工作人員的綜合素質及管理水平來看，人員方面的問題也比較嚴重，由于部分高職院校對于學生管理方面的意識較為薄弱，沒有配備專業化的工作人員進行檔案的管理，使得在學生管理方面的工作人員同時身兼數職，而且對具體的檔案管理方式以及工作方法沒有更加全面的了解，在具體管理過程中存在著學生檔案信息錯亂或者位置擺放不對等各種不良情形，給學生檔案信息的準確性、真實性帶來了不利影響。除此之外由于缺乏專業化的檔案管理工作人員，使得該方面的工作效率處于較低的狀態，學校對學生檔案管理工作的不重視，使得該方面的資金投入力度較小，因此即使有工作人員進行管理工作，但該部分工作人員缺乏培訓機會，難以了解當前時期對高職院校學生檔案管理工作的新要求、新變化，自身的理論知識以及管理技能，也無法隨著時代發展進行相應的更新，降低了整個管理隊伍的工作水準。

3.數據庫建設滯后

各高職院校在檔案管理過程中，通過不斷的發展已經擁有了規模不等的數據庫。各高職院校在檔案管理的過程中是各自為戰的方式，使得各高職院校在建設數據庫時，會有許多急功近利的想法，浮躁心理非常嚴重，這些數據庫滯后的表現主要在以下這些方面。首先，是沒有一個整體性，在建設數據庫時，更多的是自給自足，僅僅局限于本校，規模相對來說較小；其次，標準化程度無法與當前的網絡化相比，類型不多，許多高職院校還出現建設方面的重復性，造成資源的浪費；最后，在數據控制上沒有規范，導致無法進行商業發展。這些數據如果只限于本校使用的話，就會使數據的利用率大大下降，影響數據庫的價值利用[3]。此外，還有一個現象是，許多高職院校在進行數據庫建設時，僅僅是進行條目數據庫建設，很難在具體的數據信息上有表現，使得用戶的具體要求就無法得到滿足，有些高職院校雖然進行了聯網，但是僅僅提供了對主頁的訪問，并不能進行資源共享。

4.高職院校檔案管理經費投入較低

在高職院校檔案管理當中，硬件設施正在不斷地得到提高，但是軟件建設上還沒有跟上現代化建設的步伐。無論是檔案管理的硬件建設還是軟件使用都需要資金的投入，然而，經過調研發現，許多高職院校在檔案網絡化建設過程中投入的資金相對有限，同時也沒有更多的資金去購置更好的硬件來達到高起點的檔案館的現代化建設，對設備的更新不及時，從而阻礙了高職院校檔案管理現代化建設的發展。

四、信息化時代我國高職院校檔案管理模式應用策略

1.引起領導層重視

要做好高職院校檔案管理信息化建設，可以讓更為完善的信息化管理來發揮檔案的新媒體價值。要使該價值有效地引起學校領導與工作人員的重視，不僅要讓領導層重視，同時也要讓每個部門的工作人員意識到，積極配合信息化建設可以有效地讓各工作崗位獲得更專業的信息支持，提升工作的便捷性。通過專業信息化建設，在各有關系統賬戶的運用下就可以有效輕松搜索獲取工作所需的檔案資料，避免花精力去實體空間尋找，或者拜托他人尋找。引起所有工作人員的重視，可以得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設鋪平道路。領導的認可則可以有效促使其他部門工作人員配合有關工作的開展。

2.搭建信息化檔案管理的架構保障

建設專業化的學生檔案管理環境，同時建設相應的管理規章制度，可以保障整個檔案管理工作的順利開展以及推進。比如：針對當前階段檔案管理較為混亂的情形，學校在今后的工作中就要重視對內部管理情況的改善，在管理階層以及學生群體當中，加強學生檔案管理工作重要性的宣傳力度，使學生以及工作人員意識到該項工作的重要性以及必要性，從而在規范相關流程的基礎上，提升學生對該項工作的重視程度。對于管理工作過程當中所涉及的規章機制也要進行相應的健全完善，針對學生檔案管理工作過程中，可能涉及的各種情況提前做好預備方案，建立完善的檔案管理流程。第一，要做好前端業務系統的完善工作[4-5]。信息化檔案管理模式依靠于操作性高的前端業務處理系統，已然是公認的事實了。而高職院校的各相關部門及學生組織的電子文件管理也應當自上層就施行好設計方面的工作，對于電子文件的源頭管理做好具有科學性及實用性的計劃。尤其是針對電子文件流動過程中的紙質文件，更要做好適當的介入工作及效力的確認工作。

3.加強檔案管理利用

檔案管理更多的是方便以后的查詢和借閱，實現檔案的利用價值，所以相關人員在進行檔案管理時應以提高檔案的服務質量為根本，在此基礎上進行工作。首先，在信息技術的幫助下，為了方便檔案快速查找，需要對檔案進行編目、檢索等工作，相關技術人員還可以設計一定的檢索工具，以此來完善檢索系統，提高檔案查找效率。其次，為了更好地實現檔案的利用價值，在進行管理時需要從不同方面來建立單獨的管理空間。第一，需要建立特定的檔案室，給管理人員提供更好的管理空間，也可以方便信息化檔案的儲存，避免外界環境對檔案造成破壞。第二，需要進行檔案的備份，進行有效的微縮，以此來減少儲存空間。當然，除此之外，相關工作人員還需要將檔案進行有效的分類，并且可以及時對一些損壞的檔案進行修復，以此來增加其保存時間。

4.提升工作人員管理能力，建設專業化管理團隊

由于檔案管理工作的內容較廣，而且涉及的部門較多，因此就需要建立專門的工作部門，與其他部門或組織之間進行相互配合，才能更好地實現集中化專業化的檔案管理。在今后的工作中，學校針對于工作人員方面就需要做出相應的改進，形成專業化的骨干管理隊伍，與此同時給予工作人員定期的培訓機會，幫助工作人員豐富理論知識，更好地了解新時期對學生檔案管理工作的新要求，只有在理論知識豐富的基礎上，工作人員才能更好地結合學校的實際情況進行相應的創新性發展。檔案管理工作較為復雜，僅依靠專職檔案管理人員難以在短時間內將如此繁重的任務高效完成，需要其他部門以及相關人員的共同幫助，因此高職院校要注重檔案管理的專業化以及兼職化，建設成專、兼職相結合的檔案管理工作團隊。

5.確保合同檔案信息化的發展與利用

在大數據時代背景下，針對高職院校而言，在建立信息化管理的過程中，需要將合同檔案中的不同數據進行掌握，并熟悉其具體情況，從而能夠科學合理地運用大數據技術，對于各類數據進行統計匯總分析和應用，從而提高其管理監督的作用，降低檔案管理的錯誤率，進而為合同管理工作的有序推進奠定基礎。高職院校今后的發展、建設過程中需要更加關注各類數據的重要性和必要性，對于相對應的歷史信息發展規律，要深入地挖掘和有效地應用，充分體現出合同檔案的數據價值，這對于企業的發展有著至關重要的影響，要更加科學有序地分析和利用各類歷史數據，找到自身存在的問題或者缺陷[6]。在大數據環境中利用高職院校信息化合同檔案管理模式，能夠更加科學、細致的分析與研究各種歷史數據，方便高職院校及時找到自身所具有的優勢、缺陷，明確數據與信息之間所存在的隱性關聯，進而能夠在高職院校內部更好地傳遞信息和共享信息資源，將檔案數據所具有的真正意義充分體現出來，進而確保高職院校在合同管理等項目方面有更加良好的進展，在合同檔案管理水平、管理效率方面進一步提升，利用各類合同檔案資源，推動高職院校平穩有序地發展。

結語

綜上所述，高職院校檔案管理信息化建設可以更好地讓有關工作與時俱進。但是在實際的處理中，也會因為多種多樣的阻力導致價值無法充分運用，甚至導致資源閑置浪費。信息時代下的檔案管理有了更多的機遇，但是同時也面臨更大的挑戰，所以高職院校在進行檔案管理時必須要有針對性地實行某種策略，從而有效解決管理中存在的不足[7]。