檔案信息化建設與技術檔案管理分析

陳華

（湘潭醫衛職業技術學院，湖南 湘潭 411100）

近些年來隨著檔案資源數量的不斷增長以及社會對檔案利用頻繁程度的增加，傳統的檔案管理模式難以滿足社會發展要求，在信息化時代背景下，信息化建設已成為各行各業改革與發展的必經途徑，這樣才能緊跟時代發展步伐，滿足社會發展要求，提高自身工作的質量與效率，強化檔案工作服務效能，進而有效提高檔案信息資源的利用率。技術檔案是一種重要的檔案類型，在檔案信息化建設的過程中，做好技術檔案的管理工作十分必要。本文針對這一問題展開研究，旨在推動檔案管理信息化發展，提高技術檔案管理水平。

一、檔案信息化建設概述

（一）內涵

檔案信息化建設主要指通過利用先進的信息化技術提高檔案工作現代化水平，在檔案信息化建設的過程中，需要重新思考檔案管理的新情況、新理論與新原則，確定網絡環境下檔案管理與檔案服務的基本框架和方法，提高檔案的社會化服務水平[1]。另外，檔案信息化建設主要指使用信息化技術生成、管理、開發和利用檔案的過程。

（二）意義

通過信息化技術對檔案資料進行建設與管理，能夠在很大程度上減少檔案管理工作的難度，同時實現傳統紙質檔案向電子檔案的轉化，不但有助于節約存儲空間，同時能夠減少檔案遺失、折損等風險，增加檔案的保存期限，保證檔案資料的完整性[2]。在實際工作過程中，工作人員可以使用檔案系統的檢索功能及時、精準調取相關資料，能夠顯著提高檔案的利用率以及服務效能，節省大量的時間和精力。現如今，在信息化時代背景下，越來越多的企事業單位均能夠認識到檔案信息化建設的重要性，并在檔案信息化建設的過程中投入大量的資金，花費大量的精力，使檔案管理和應用水平得到顯著提升，對于推動自身的發展具有重要的意義。

（三）內容

檔案信息化建設的內容主要包括以下幾個方面：（1）基礎設施建設。主要指軟件設施和硬件設施的建設，兩者也是檔案信息化建設的重要基礎，能夠為信息化建設提供技術保障。基礎設施建設的關于在于信息網絡的建設，主要為檔案傳輸、檔案共享等，均能夠通過信息網絡實現。因此需要加強網絡建設，提高計算機的使用率。（2）信息資源建設。信息資源建設的關鍵在于目錄數據庫的建設，數據庫不但需要包括檔案館全部檔案的目錄，同時需要具備全宗文件級目錄。數據庫的類型主要包括全文字數據庫和多媒體數據庫。另外需要重視電子文檔信息的整理工作，同傳統紙質檔案相比，需要對電子檔案進行數字化處理，滿足工作要求，同時要做好備份工作[3]。（3）應用系統建設。主要指檔案信息管理系統的建設，需要保證系統的可靠性、兼容性和實用性，確保系統與互聯網的有效聯通，同時與檔案網站聯通，滿足政府、企事業單位、個人對檔案的使用需求。

（四）發展趨勢

首先，檔案管理內容呈數字化的發展趨勢。檔案管理數字化主要指實現檔案內容的數字化，數字化管理與傳統管理模式存在明顯差異，工作內容存在明顯變化，過往檔案資料需要以紙質的形式存儲，圖片資料主要以圖紙、照片為主，影音資料多為膠片的形式，數字化管理突破傳統形式，逐漸轉化為數碼形式，文本型資料均可以存儲至計算機系統，逐漸取代實物存儲形式。

其次，檔案管理方法呈技術化發展趨勢。檔案內容的更新與完善是檔案管理轉型發展的重要基礎。在數字化管理過程中，需要存儲、安全維護等相關管理人員，能夠熟練使用信息化技術解決相關問題，數字化管理需要以先進的技術為支撐，因此管理方法呈技術化的發展趨勢。

最后，檔案管理的目的更加多元。傳統模式下檔案管理工作的目的在于促進單位發展，為單位決策工作提供參考建議，主要原因在于檔案資料的調取、共享流程復雜，操作繁瑣，導致工作目的較為單一。數字化管理能夠實現異地調取，在互聯網平臺實現檔案資料的共享，為人們使用檔案提供了巨大的便利，服務性檔案管理也成為檔案管理的主要目的。

二、技術檔案管理信息化建設存在的問題

（一）對技術檔案管理的重視度有所不足

結合現狀分析，很多企事業單位均沒有意識到檔案管理工作的重要性，很多檔案僅僅只是堆放在庫房里，并沒有進行合理的排序和歸檔，使得檔案本身所能發揮的作用隨時間的流逝而逐漸喪失，這顯然是不合理的。雖然很多企事業單位已經開始逐漸意識到檔案信息化建設的重要作用，也在逐步完善檔案管理的工作，但并沒有一個好的規范化的體系來進行指導，難以形成系統集中社會檔案的利益要求，難以實現檔案的真正價值。同時由于相關的重視不足，使得檔案的損毀以及信息的缺失分散等情況頻頻發生，對未來其他管理工作造成影響，同時對于自身的發展形成阻礙。

（二）技術檔案管理規范性不足

技術檔案管理工作與人事檔案、行政檔案的管理工作存在一定的差異，技術檔案的建立、分類以及日常更新維護均需要工作人員掌握相關技術，具備一定的知識和經驗，同時需要建立完善的生產管理模式，但是具備這類經驗的工作人員多為企事業單位的骨干成員，難以在技術檔案管理工作中投入過多的精力，所以實際工作過程中，技術檔案管理人員的工作能力有所欠缺，經驗匱乏，導致管理內容不全面，關鍵參數不準確，管理工作的規范性不足[4]。為了保證技術檔案管理的規范性，建立完善的管理規范十分必要。

（三）技術檔案管理人員的綜合素質有待提升

對企事業單位的技術檔案管理工作來說，同常規檔案管理工作相比，技術檔案管理工作具有更強的技術性和專業性。但是結合現狀分析，企事業單位關于技術檔案管理人員匱乏，工作人員的綜合素質參差不齊，部分企事業單位并未配置專業人員進行管理，同時未建立相應的培訓、考核機制，進而導致技術檔案管理人員的管控意識明顯不足，經驗匱乏[5]。除此之外，企事業單位對于技術檔案的管理標準和范圍不明確，未建立完善的操作基本規程，因此導致一些技術檔案存在案卷質量等問題，同時裝訂的規范性有所不足，難以保證企事業單位技術檔案管理工作的規范性與安全性。

（四）技術檔案安全管理水平低下

互聯網信息技術的全面普及為技術檔案管理工作提供了巨大的便利，有效提高檔案管理工作的效率和質量，但是同時也導致技術檔案受到病毒、黑客的入侵和攻擊，技術檔案管理工作存在嚴重的安全問題。技術檔案中很多信息都是企事業單位的涉密內容，例如一些關鍵性技術、機密內容等。但是結合現狀分析，技術檔案管理人員安全意識匱乏，安全管理能力低下，在管理過程中未做好信息系統的安全設置與防護工作，進而導致技術檔案極易受到病毒的入侵，檔案遺失、泄露的現象十分嚴重。因此需要加強對技術檔案安全管理工作的重視，為檔案的安全性與完整性提供保障。

三、技術檔案管理對策分析

（一）強化檔案管理意識

在開展技術檔案管理工作前，首先需要具備技術檔案管理意識，提高對檔案管理工作的重視度，這樣才能使事工作人員都能夠認識到強化檔案管理規范的重要意義，促進企事業單位檔案管理革新真正實地落實。過往技術檔案管理工作是一項未得到重視的基層工作，工作人員認為檔案管理僅僅是一項數據儲存工作，嚴重忽視其工作內容，甚至存在檔案管理人員與其他工作兼職的現象[6]。但是隨著信息化水平的不斷提高，技術檔案管理工作更具有現實性意義，因此領導需要提高對技術檔案管理工作的重視度，加強對相關的檔案管理工作的監督，進行必要的指導，發揮引導作用。另外需要注重對工作人員的培訓，強化其時代意識和信息化、科技化意識，充分了解技術檔案管理工作職能和目標，提高自我認知水平，切實提高工作能力。

（二）建立完善的技術檔案管理工作規范

近些年來隨著科學技術的飛速發展，社會經濟發展徐蘇，企事業單位管理工作具有精細化的特點。對技術檔案管理工作來說，同樣需要緊跟時代發展步伐，建立與現代化社會相符的檔案管理制度，得到工作人員的認可，保證檔案管理工作的科學性、規范性，為檔案資源管理多項流程的無縫銜接以及全面發展提供支持[7]。因此對企事業單位來說，需要結合實際情況建立完善的管理規范，不但有助于約束工作人員的行為，同時能夠積極引導工作人員高效開展技術檔案管理工作。

（三）加強技術檔案管理工作人員隊伍建設

對技術檔案管理工作來說，管理人員的綜合素質對工作質量有決定性作用。因此企事業單位需要注重對管理人員綜合素質和業務能力的培養，為提高技術檔案管理水平提供人才支持。為了能夠有效提高管理人員的綜合素質，首先需要加大人才引進力度，選擇基礎知識扎實、專業能力較強的管理人員。檔案管理人員在日常工作過程中不僅需要做好基礎工作，如檔案的存放等，還需要加強對信息化技術的應用，修改與完善檔案，對其進行格式化處理。在信息化時代背景下，工作人員需要掌握先進的計算機操作技術[8]。企事業單位可以建立相應的培訓制度和考核制度，定期組織相關培訓活動，幫助其掌握計算機技術。為了提高培訓效果，還需要對培訓方法進行完善和改進，例如引用一些真實案例，使管理人員能夠認識到工作時可能遇到的各類問題。同時還需要注重對先進管理方法的培養，幫助其掌握新型管理方法，更新管理理念，不斷提高其綜合素質，這樣才能推動技術檔案管理工作的規范化、科學化發展。除此之外，需要建立完善的獎懲機制，對工作人員的操作行為進行規范，有效提高其工作主動性與積極性。

（四）提高技術檔案安全管理水平

首先需要建立完善的安全技術防范系統，加強對先進計算機技術的引進和應用，如防病毒技術、照片修復技術、錄音錄像技術等，為技術檔案安全管理工作提供技術保障。其次需要建立完善的備份機制，對于關鍵檔案資料來說，需要做好備份處理工作，避免災害、病毒入侵等因素導致檔案嚴重損壞。對于關鍵電子檔案來說，不但需要進行同質備份，還需要做好異質備份，可將其轉化為紙質檔案進行存儲，保證其長久可讀。最后，技術檔案安全管理工作需要具備相應的財力、人才支持，企事業單位需要加大資金投入力度，用于建立保密系統，同時聘請專業計算機技術人員對本單位的安全系統進行全面檢查，及時修補漏洞，如果條件允許的情況下，可以自主培養或者外聘專業計算機人才，專門負責安全系統的運行與維護工作，提高技術檔案的安全管理水平[9]。

（五）加強對先進互聯網信息技術的應用

首先需要建立互換性技術檔案管理平臺，保證互聯網技術應用于檔案管理平臺的針對性，進而促進檔案管理信息化發展，在此基礎上不斷完善技術檔案管理工作，滿足大數據信息工作效率的需求，充分發揮技術檔案管理的作用，將其作為企事業單位發展的關鍵。進行技術檔案信息化建設的過程中，需要將信息化技術作為關鍵內容，結合紙質檔案，建立完善的檔案信息化管理工作機制，加強對信息化技術的利用，提高管理水平，保證信息化資源的合理利用[10]。

其次需要加強技術保障。企事業單位進行技術檔案信息化建設的過程中，需要積極鼓勵相關部門技術人員攻關，不斷提高自主研發能力，可以使用合作開發等方式自己研發新型技術。對目前信息化建設工作來說，其重點在于完善基礎設施，認識到軟件、硬件設施的重要性，同時對現有設備進行更新，為技術檔案管理工作的高效進行提供設備支持[11]。另外需要加強對先進軟件的應用，加大研發力度，對于軟件開發企業進行等級評估，建立統一的技術標準，保證使用軟件設施具備良好的兼容性。

最后，需要實現各項資源的共享，建立完善的管理系統，各部門能夠通過系統對內部各項信息資源進行處理和歸檔，根據時間順序建立規范的技術檔案目錄，實現資源的共享[12]。

四、結語

綜上所述，檔案信息化建設是技術檔案發展的必然趨勢，在信息化時代背景下，管理人員需要認識到檔案信息化建設的重要性，積極推進其建設、發展進程，加強對信息資源的開發利用，不斷提高技術檔案管理水平和服務效能。