財務機器人RPA在財務共享中心應用

鄧 穎

信息化時代，財務管理經歷了數次重新發展。由于計算機技術具有強大的存儲功能和會計核算功能，它將逐漸取代部分手工財務管理工作。于是，大量的財務軟件層出不窮，比如：用友等會計軟件在會計效率上實現了質的飛躍。此外，ERP系統軟件的出現，可以對大公司的財務狀況進行匯總和處理。通過收集信息技術，可以重構財務管理的業務流程，并與更專業的財務管理相結合，提供財務共享服務，不僅提高了財務信息的科學性，還能確保質量。但從企業財務共享服務中心的現狀來看，會計人員大量的重復勞動降低了工作效率。因此，基于RPA技術的金融機器人應運而生。

一、RPA技術概念及其特點

（一）RPA技術的概念。 RPA（Robotic Process Automation）指的是機器人過程自動化，這是一種基于軟件機器人和人工智能的創新業務過程自動化技術。它具有跨應用、多功能的優點，可以模擬人以更低的成本、更快的速度和更高的精度執行重復和密集的操作，并通過預設程序與現有用戶系統進行交互，以提高生產效率，為企業創造更智能、更優化的財務管理模式。2017年，德勤等四大國際審計公司相繼推出融資機器人和過程自動化解決方案，標志著機器人過程自動化（RPA）在財務領域應用的開始。RPA還在電信、證券交易、產品交易、保險、銀行、制造業等領域廣泛應用。RPA的引入，為財務共享模式框架下的財務會計全過程優化注入了新的活力，將更加智能化、數字化的RPA技術應用到財務共享模式中，有助于財務共享中心流程實現標準化、專業化和自動化，更好地發揮價值創造作用，進而提高企業的核心競爭力和可持續發展能力。

（二）RPA技術的特點。 RPA技術的核心是用自動化和智能技術代替人力，實現重復、固態的過程無需人工決策。為了有效提高勞動效率和減少人為錯誤的發生，筆者擬結合財務工作實際，總結其特點如下：（1）自動編程可代替手動操作，實現24小時連續運行。（2）代碼程序，有用且高效執行，具有比手動更高的準確性，錯誤幾乎為零，避免了手動操作風險。優化財務處理和分析將有助于公司降低運營成本。（3）機器人在虛擬或物理環境中，無需打開與系統的接口，只需通過用戶界面與各種應用系統（包括ERP、juice、CRM、OA等）交互，即可自動執行日常工作密集型和重復性任務。（4）RPA可以完成財務管理任務，包括高容量數據和高頻交易處理，無需手動觸發，并自動執行流程以幫助公司釋放財務資源。

二、RPA在財務共享中心的應用

財務機器人的應用場景需要符合兩大要點：大量重復、規則明確。財務機器人適用于具有清晰定義和極少例外情況下的重復和確定性過程，即適用于大量規則既定的交易活動，利用特定的軟件算法，與多個應用程序交互，自動完成各類管理任務，在用戶界面（即UI層）執行事務流程。常見的財務流程包括員工費用報銷、采購到付款、訂單至收款、固定資產核算、資金結算等。

（一）費用報銷。（1）接收報銷單據：將相關退款發票和文件傳輸至系統后，RPA將自動識別和匯總這些文件，起草退款文件，申請授權并進入下一階段傳輸。（2）智能審核：在報銷系統中提前手動建立成本報銷程序；RPA總結了報銷賬戶檢查和驗證、預算控制和報銷標準驗證的程序；按照既定的邏輯規則記錄和報告測試結果。（3）自動付款：退款文件批準后，應編制付款文件并自動轉移至付款中心，RPA將根據付款計劃付款。（4）處理賬務和出具報告：根據財務人員制定的會計規則自動生成會計憑證。完成歸檔和發布流程后，編制財務會計報告并上傳至系統。

（二）采購到付款。（1）供應商管理：自動將供應商信息上傳到系統中，包括記錄和識別供應商的企業許可證圖像、驗證其企業資格以及定期更新供應商管理系統數據。（2）采購付款：收到并批準采購申請后，傳遞到付款獲取系統，用于生成付款賬號、賬戶等。通過RPA自動提取該信息并將其提交給基金會計系統，以完成付款流程。（3）賬期處理：根據指定的會計期間自動執行相應的應付和預付支付會計。（4）供應商確認：自動處理供應商確認并返回結果信息，自動查詢訂單狀態和發貨狀態。

（三）銷售到收款。（1）客戶信用管理：自動請求客戶信用信息，并將數據傳輸至信用模塊進行客戶信用評級管理。（2）自動開票：RPA自動過濾銷售數據并執行開票。（3）應收賬款對賬核銷：根據賬號等信息，自動對收到的應收賬款及相關數據進行對賬，如果存在對賬差異，則單獨列示并發回。如果對賬正確，則自動進行核銷。

（四）資金管理。（1）銀企對賬：RPA自動收集銀行流水賬務數據，并出具銀行余額調節表。（2）現金管理：RPA自動進行現金收款和現金預算信息的收款；按照系統預先嵌入的現金管理規則，根據不同的支付方式和金額，結合專業智能算法，適時完成資金的安排和分配；同時，可以動態監控基金的收入和支出，并實時控制集團資金的使用情況。（3）付款指令查詢：當發出付款單時，RPA將詢問銀行自動跟蹤和檢索返回的付款結果。

（五）預算管理。（1）預算編制：根據預算管理模式，RPA按照年份規劃預算，按照季度滾動預算，按照月份調整預算。（2）監測預算執行情況：RPA將對監測預算執行的每一步實時監控流程和連接，定期或不定期審查資金使用情況，并監控預算程序。（3）編制財務報告：RPA根據市場數據和歷史報告信息編制財務報告，編制相應的差異報告，并提供儲蓄或盈余反饋；這是由預算和實際執行之間的差異造成的。

三、RPA的應用價值

（一）提高工作效率。與傳統財務管理相比，財務機器人的工作效率有了顯著提高。由于金融機器人采用數字化、智能化結構，因而投資較少，通過對相關人員的檢查，RPA財務機器人效率是手動財務管理的2-5倍。在信息時代，員工流動和職能轉換經常出現問題。傳統的財務管理需要花費大量時間和精力來培養財務人員。專業素質和新的培訓政策、法律法規，制約著企業的發展進程。有了RPA機器人，企業就可以直接解決上述問題，降低運營成本。此外，RPA可以連續24小時工作，具有較高的準確性。運營標準化有利于企業控制財務管理成本，提高產品生產效率，以實現可持續發展目標。

（二）保證工作質量。 由于RPA財務機器人具有完善的系統結構和智能化處理系統，可以有效提高操作精度，克服傳統財務管理方法的高出錯率、早期處理等缺點。此外，RPA financial robot可以設置多個驗證標準值，以及時捕獲非熟練數據，確保操作標準化，并減少財務人員因主觀意識產生錯誤的可能。PRA財務機器人還可將日志審計程序集成到程序中，在特殊情況下，財務機器人最終將按照公司規定直接履行責任，提高應急能力，減少經濟損失。

（三）節約工作成本。 RPA財務機器人通常會接管一個自動流程，與手動財務管理相比，該流程將35%-50%的成本合并在一起。由于RPA財務機器人廣泛應用于財務管理，因此它可以從工資和福利的角度控制公司的運營成本。在手工財務管理模式下，財務工作大量重復，不僅技術含量低，而且很枯燥。這就是為什么迫切需要基于RPA技術的財務機器人，這是當前和未來企業財務管理的必然趨勢。

四、總結和建議

信息時代，人工智能技術具有廣闊的發展空間。在現代中國，企業財務管理逐步一體化，金融共享服務中心逐漸成熟，而各種智能技術的出現，為金融共享服務平臺提供了強有力的支撐，不僅可以控制金融管理，還可以促進金融轉型。與傳統的財務管理方法相比，它具有幾乎百分百的準確性，并節省了大量的財務管理成本，實現了企業可持續發展。財務機器人主要基于計算機化和自動化，將財務共享服務中心集成到RPA技術之中，加快了整個公司的財務管理流程。正是由于這些特點，為基于RPA技術的金融機器人提供了巨大的發展空間。