加強財務管理信息化 提升企業財務管理效能

文/吳慧蘭（北京高陽捷迅信息技術有限公司）

在5G、AI、物聯網、區塊鏈等先進信息技術的支持下，信息化與企業財務、業務不斷融合發展，提升了企業的財務信息化管理效果，也強化了企業的財務管控力。目前，已有諸多企業將財務管理信息化建設納入了企業的戰略規劃當中。

一、企業實施財務管理信息化的必要性

企業實施財務管理信息化，是實現財務信息共享的需要，也是加強風險防范、加快財務轉型的需要。財務管理是企業管理中的數據密集型領域，管理人員可借助信息化管理平臺收集、處理、分析海量財務信息，并將其向企業決策層及各部門進行傳遞。企業決策層可根據所獲得的財務信息判斷決策的合理性，從而做出有利于企業高質量發展的科學決策。其他部門可按照財務信息所反映的財務狀況對當前工作進行調整，確保資源的有效運用。

此外，基于信息化的財務管理模式下，業務、財務流程得到重構設計，財務人員從低價值的重復性工作中抽離，進駐業務前端，了解實際業務情況，為業務開展提供專業指導服務[1]。

二、企業財務管理信息化中的問題

（一）片面認知現象突出，存在盲目跟風情況

從宏觀角度來看，多數企業中對于財務管理信息化的片面認知較為突出，存在盲目跟風情況。部分領導者對財務管理信息化的重要性缺乏明確認知，還局限于財務會計電算化上，認為運用信息技術進行財務做賬就是財務管理信息化，沒有充分認識到財務管理信息化在計劃、預算、銷售、運營節點把控、成本管理、財稅風險預防及有效應對等方面的積極作用[2]。

在此條件下，缺少對業務需求的全面分析以及對信息化建設的統籌設計，就直接照搬他人經驗倉促上線信息化系統，不僅未能使企業財務管理效能得到提升，反而增加了管理工作量。

（二）復合型人才缺失，現有財務人員知識、能力有待進一步強化

由于企業業財融合深度不夠，人才培訓機制尚未健全，再加上信息化發展緩慢的影響，導致復合型財務管理人才缺失，而現有財務人員知識、能力還有待進一步強化[3]。

例如，A企業是中航集團下屬公司之一，現有財務人員的素質水平對財務信息化建設產生了嚴重制約。一是人員業務能力參差不齊。部分人員財務專業知識基礎較為薄弱，也缺少學習積極性，沒有主動參與到企業人才培訓活動中。二是軟件系統操作不熟練。部分財務人員能主動接收新業務知識，但僅限于崗位技能層面，難以應對軟件系統運行故障問題，對業財一體化、財務共享等知之甚少。三是分析、創新能力不足。部分人員工作中過分關注工作任務及目標的達成，不會去主動思考、分析業務問題，未能針對業務流程的優化提出創新性意見或建議。就我司財務部門人員結構存在長期穩定、逐步老齡化等問題，例如部門即將退休的人員，學習意愿和動力下降，接受新知識方面的能力較年輕人也有所下降，同時會影響部門其他人員的工作及學習效率。工作中各項綜合性辦公軟件的不斷更新，也給大家造成了一定的困擾。目前跨部門溝通通常采用遠程騰訊會議、釘釘、小魚等方式電視投屏，這些辦公軟件使用的不熟練都會影響工作效率。

（三）內控體系不完善，難以提供有力制度保障

完善的內控體系是企業充分發揮財務管理信息化優勢作用的必要前提條件，加強內控體系建設，有利于強化財務管理信息化質量。但多數企業的內控體系并不完善，難以為財務管理信息化提供有力的制度保障。具體表現為：第一，風險評估體系不完善，沒有將信息風險納入風險評估范圍，未形成涵蓋預測、評估、分析、應對等各個環節的風險評估機制。第二，控制活動不完善，沒有涉及企業管理的方方面面，也未從財務管理信息化角度進行重新設計。第三，內部監督體系不完善，缺少專門的組織機構行使監督職能，或是有監督部門但其職能獨立性不強，易受領導層約束影響，導致監督流于形式。

（四）信息傳遞與反饋滯后，無法客觀反映企業經營狀況

對于集團式企業而言，在多層級組織架構下，企業領導者難以及時了解各成員單位的經營管理情況，而已獲得的財務信息也無法客觀反映企業經營狀況，從而導致信息貶值。例如，ALBB集團杭州總部儲存企業各項經濟活動中產生的財務信息，各成員單位以每周、每月通報的形式向集團反饋已有財務信息，集團不能通過各成員單位給出的財報追溯到原始財務數據信息，而追溯過程中也常會有數據不一致的情況[4]。就我司互聯網業務而言，目前財務數據遠遠滯后與業務數據。目前財務數據主要功能是對外的財務報表、稅務申報、對內的月度經營報表、考核數據及分析。業務數據實時跟蹤監控，是業務運營部門進行業務活動調整的依據，按推廣活動、按日、按小時、按訂單去實時跟蹤。

（五）檔案信息化發展緩慢，尚未實現檔案集中統一管理

當前企業檔案信息化發展較為緩慢，尚未實現檔案集中統一管理。首先，檔案管理人員缺乏安全責任意識，違規查詢重要檔案信息造成信息泄露。有些企業甚至沒有專職的檔案管理人員，人員頻繁更換，造成檔案收集不全、丟失等問題。其次，企業內部缺少標準化的檔案管理方法，對于檔案的管理還停留在收與管的層面，忽略了紙質檔案向電子檔案的轉化，以及電子檔案歸檔制度的建立。再次，已有檔案管理系統還存在一定的局限性，導致檔案信息資源封閉且分散。比如，相關人員只能通過檔案管理系統檢索到檔案目錄，實際中還需要去檔案室查閱檔案原文。最后，檔案信息資源開發內容還停留在介紹或者是匯編上，形式仍局限于索引的編制，已有檔案信息對企業財務預測、分析與業務決策的依據作用十分有限。

三、企業加強財務管理信息化的有效策略

（一）建立科學、全面認知，避免盲目跟風

數字化時代，傳統財務管理思維已不能滿足基于信息化的企業財務管理需要，企業應與時俱進，轉變各層級人員的固有思維，使其具備財務信息化意識。只有企業上下都認識到了財務管理信息化的價值并參與其建設中，企業凝聚力才會有所提升，進而達到預期建設效果。

領導者作為企業的“掌舵人”，把握著企業的“航向”，應明確財務管理數智化轉型的迫切性，站在企業中長期發展的戰略高度看待財務管理信息化建設，對其予以高度重視與大力支持，并形成科學、全面的財務管理信息化認知，將其作為一項系統的、長期的工程來抓。同時，充分認識到財務管理信息化在優化各項管理工作流程方面的積極作用，結合內外環境變化與實際管理需要做好相關建設的統籌規劃，而不是盲目跟風。此外，領導者也要開展好財務管理信息化的宣傳工作，利用ERP、OA、內網、內刊及其他新媒體工具等，就財務管理信息化建設進行多渠道宣傳，或組織宣講活動，轉變全員的錯誤認識，引導各部門人員積極配合相關建設工作。

（二）加快培養復合型人才，強化現有財務人員知識、能力

信息化系統平臺代替人工處理低價值的重復性工作，倒逼著財務人員轉型。財務人員不但要掌握豐富的財務專業知識，也要懂業務，能夠為業務提供有用指導，還要具備財務軟件系統操作能力與大數據技術應用能力。為了給財務管理信息化建設提供有力的人才支持，企業應加快培養復合型人才，強化現有財務人員的知識與能力，使其滿足企業財務轉型需要[5]。在此過程中，企業要持續完善已有人才培養機制，圍繞財務發展戰略，從人才短板問題出發，以復合型財務人員培養為目標，根據現有培訓條件制定針對性的培訓計劃，并給予培訓工作以一定的資金支持，結合環境變化對培訓計劃進行持續改進與調整。我司自2020年首先對各部門經理及管理層進行了領導力、員工績效考核、OKR目標管理、員工一對一面談、員工招聘面試技巧等方面培訓，全員進行了卓有成效的管理培訓。對員工進行甄選，甄選出各部門可培養高潛力人員，經與人力部門報備，公司領導審核確認后，指定待培養高潛力人員指導人，制定3-5年培養計劃，培養計劃要求具體、可量化、可衡量、可達到、有明確時間期限、與目標能力相關。半年度、年度，部門與培養人進行培養方案落實一對一面談，人力部門進行跟蹤評價，保證了人才培養方案長期、有效落地執行。

培訓內容的選擇上，要堅持財務與非財務并舉。財務方面，引入業財一體化、財務共享等先進財務內容，增加管理會計、稅務管理等內容。比如，管理會計專項培訓中，組織人員對全面預算管理、內部控制、決策分析、風險全流程管控等進行學習；稅務管理專題培訓中，組織人員對新稅法、稅務籌劃、稅務檢查等進行學習。非財務方面，突出對信息化技能的學習與業務流程的深入了解，如大數據技術、編程語言等。為強化培訓效果，采取理論、案例結合實踐的方式培訓。比如，為了加強財務人員對業務的了解及與業務的融合，參加業務部門周會、月會，每月安排幾天坐到業務同學工位上一塊辦公，學習及了解業務流程。新業務、新活動，財務人員提前參與了解情況，梳理財稅流程，降低財稅風險，提供專業支撐。同時將培訓和績效管理掛鉤，提高人員參與培訓的主動性。

（三）完善內控體系，從制度層面保障財務信息化建設

企業應從內控五要素入手進一步完善現行內控體系，從制度層面保障財務信息化建設。為奠定堅實的內控環境基礎，企業要對當前的組織管理架構進行調整，增設信息管理部門，由該部門承擔內部溝通、對外溝通的協調工作，通過與財務部門、技術部門等的配合，引導財務管理信息化建設的貫徹落實。風險評估方面，拓展評估范圍，將信息化風險納入評估范圍，依托信息化系統構建集預測、評估、分析、應對于一體的風險評估體系。開展控制活動前，根據財務管理信息化需要對其進行重新設計，使其覆蓋到企業管理的方方面面。內部監督上，著重強調監督職能的獨立性，由財務部門進行日常管理監督，由內部審計部門進行專項監督。信息與溝通方面，既要優化內部溝通機制，又要注重對外溝通信息的真實性，尤其是要保證信息數據真實。

（四）建立雙向、動態信息傳遞與反饋機制

信息傳遞與反饋是做好財務管理信息化建設的關鍵，對有效解決企業矛盾有重要作用。倘若信息傳遞與反饋不及時，就容易發生信息不對稱問題。企業應遵循整體性、層次性以及環境性原則，建立雙向、動態的信息傳遞與反饋機制，以避免信息不對稱問題。我司財務部目前采用OKR及目標管理對部門績效進行考核，要求部門總目標、部門員工目標通曬。要求部門目標不僅要跟公司領導層對齊，同時要跟部門內部員工對齊，部門內部每人的目標要跟大家對齊，保證信息的對稱，工作中起到相互配合作用。

在此過程中，一方面要正確認識到企業整體各部門間的聯系，保持溝通活動的一致性，并針對不同層級采用不同的溝通方式、技巧及措施，保證溝通恰到好處，通過積極的鼓勵溝通形成激勵性的溝通氛圍，同時以防御性溝通及時應對管理風險問題。另一方面要明確溝通目標，暢通自上而下和自下而上的溝通渠道，確保各層級間的直接溝通，并創新溝通方式，將信息化技術手段應用到溝通當中，以實現及時、高效的溝通。每年部門目標對齊、個人目標制定面談、季度員工考核評價，考核一對一面談，年終全員述職等機制，保證了溝通的直接、全面推進。

（五）深入推進檔案信息化建設，逐步實現檔案集中統一管理

數字化背景下，紙質檔案逐漸由電子檔案所取代。例如企業可以通過購買第三方報銷軟件，達到發票查重、查驗真偽、發票電子版留存，方便查詢檢索。報銷單據直接生成憑證，提高財務人員工作效率。目前增值稅電子普通發票使用范圍越來越廣，大眾越來越喜歡使用電子發票，增值稅電子專用發票上線使用，以及國家稅務金稅系統的功能及稽查力度不斷升級，使的企業必須通過一定方式系統的管理好財務電子檔案。稅務電子檔案天然具有可共享、可更改的特點，可作為財務管理的重要依據。對其進行集中統一管理，有利于企業減少運營成本，提高財務管理效能。企業應深入推進檔案信息化建設，以逐步實現檔案集中統一管理。

首先，建立檔案管理人員的安全責任制度，規范其工作行為。其次，實施標準化檔案管理，強調紙質檔案向電子檔案的及時轉化，建立紙質檔案與電子檔案雙軌制歸檔管理制度。再次，優化檔案管理系統功能，如增設基礎電子檔案線上查詢模塊，提高檔案的查找利用率。最后，加強檔案信息資源開發，使其為企業財務預測、分析與業務決策服務。

四、結束語

面對當前財務管理信息化中存在的片面認知、復合型人才缺失、內控體系不完善、系統安全防護不足、信息傳遞與反饋滯后、檔案信息化發展緩慢等問題，企業應緊抓數智化發展機遇，立足實際問題，從上到下建立科學、全面的管理認知，加強復合型人才培養，完善內控體系，做好系統安全防護工作，構建雙向、動態的信息傳遞與反饋機制，推動檔案管理信息化發展，從而助力財務轉型，提高財務管理效能。

相關鏈接

財務管理是在一定的整體目標下，關于資產的購置（投資），資本的融通（籌資）和經營中現金流量（營運資金），以及利潤分配的管理。財務管理是企業管理的一個組成部分，他是根據財經法規制度，按照財務管理的原則，組織企業財務活動、處理財務關系的一項經濟管理工作。簡單地說，財務管理是組織企業財務活動、處理財務關系的一項經濟管理工作。