國有企業合同管理的主要流程及法律風險與防范策略

邱安輝

北京市盈科（東莞）律師事務所，廣東 東莞 523003

國有經濟在當前我國的經濟市場中占據重要位置，整個經濟市場幾乎都有國有經濟的身影。近些年來，隨著國有企業的不斷發展和成熟，市場經濟環境的逐漸完善，國有企業的內部管理機制層面已經有了突飛猛進的進步，但是我國的法律還處于不斷完善的過程中，因而很多國有企業在法律層面不夠重視，法律風險防范意識薄弱，使得企業無法監測法律風險，給企業的發展造成了一定的經濟損失。隨著國家政策的不斷優化，國有企業一直都在進行改革、重組與合并，另外還會根據市場的變化進行調整，業務上與法律的牽扯更為緊密，因此國有企業在發展的過程中面對的法律風險程度也在不斷提升，國有企業想要精準規避法律風險，就必須從根本上解決問題，即提升企業法律事務方面的管理效率，從而消除企業存在的法律風險。

一、企業合同管理工作概述

企業合同管理主要是指合同的主體企業以自身需求為出發點，在相關法律允許的范圍內與另一主體進行合同簽訂、合同履行、合同終止、合同糾紛處理等綜合性的工作。為了能夠維持企業發展的穩定，推動企業現代化進程不斷加快，企業的合同管理至關重要。良好、高效的企業合同管理能夠幫助企業更好地推進相關業務，也能夠讓企業面臨違約糾紛時處于優勢有利地位，盡可能地規避企業合同違約的風險，避免給企業造成多領域的損失。對于企業發展來說，良好的企業合同管理能夠幫助企業主體構建現代化的管理制度，能夠讓企業簽訂的合同不斷提升規范性、法制性［1］。

二、企業合同管理工作主要流程

（一）制度建設

企業為了能夠維持自身正常的發展運營，完成發展目標，需要在內部制定健全的制度條例。通過完善的制度體系規范企業合同管理的相關內容，能夠讓合同管理真正落實落細，維護企業的合法權益。通過構建企業合同管理制度，能夠提升規范性，企業主體和合同另一方主體的簽訂行為的規范性，能夠明確具體涉及的業務內容，避免后期出現違約違規風險。

（二）采購尋源

在企業進行合同簽訂的時候，應該提前關注采購尋源的流程，明確企業采購管理符合企業的相關規定。為了提升合同管理效率，企業在簽訂合同之前規范編制采購文件，明確采購的具體目的，采用用品的范圍和其他相關條款。

（三）合同審簽

在基本完成雙方合同起草工作之后，應該對合同中提及的內容進行多方面的評審，明確合同內容是否與企業發展目標和訴求相一致，避免后續出現合同履約的偏差。在進行合同簽訂評審的時候，應該保證合同涉及的文件內容明確，并且由不同部門分別負責合同審批的一部分，確保合同簽訂之前沒有擅自修改，完善企業用印流程，不可出現越權或失控的情況。

（四）檔案管理

在完成合同審批和簽訂工作之后，企業相關合同管理人員將合同涉及的各項資料、具體的檔案進行整理，確保合同檔案中包含完整的評審、采購、招投標等相關文件，盡快進行合同歸檔和系統錄入工作，確保合同能夠順利開展，避免合同后續流程受到影響。

（五）合同履行

在進行合同管理的時候，明確合同履約的重要性。對于企業主體來說，需要相關人員跟進合同具體的履行情況、合同提及的各項成果、款項是否及時交付，確保合同雙方能夠通過合同履行獲得各自需求，保證雙方的合法權益。在進行合同履約管理時動態監控，如果出現影響合同履行或者偏差應該及時根據雙方約定進行調整，甚至在必要時可以終止合同。如果雙方對于合同履行的細節存在一定的爭議，可以通過雙方協商進行解決，并且留存好相關的協商解決記錄，避免后續維權無法提供佐證。在合同履行完畢之后應該對合同的內容進行總結和評價，為企業長期穩定的發展夯實基礎。

（六）合同審計

為了能夠順利開展合同審計工作，在合同履行的過程中充分考慮內外部審計的影響。首先，企業主體內部設立專門的合同管理或者督促機構，能夠確保合同的規范性，對履行情況進行定期核查，確保檢查制度落實執行，并且在此基礎上進行適當的管理。其次，結合《獨立審計準則》，全面審查企業的各項經濟活動，確保數據的真實性和企業的合法性。通過審計能夠督促合同管理的推進，結合審計評價能夠找出企業在合同管理過程中的問題并不斷優化［2］。

三、國有企業合同管理中的法律風險

在對我國國有企業合同管理進行深入研究的過程中發現大多數企業都存在以下幾方面的法律風險：

（一）合同簽訂行為和合同文本帶來的法律風險

在國有企業簽訂合同的整個過程中，不僅合同內容存在法律風險，整個的合同簽訂行為也存在法律風險。一方面，很多國有企業簽訂合同之前，并沒有對合作方的商業背景、信用等級、行業口碑做基礎的調查，導致合同在進行主體審核的時候，出現很多不規范的問題，使得合同無法進行，企業經濟利益受損；另一方面，國有企業的部分業務合作，摻雜了較多的人情成分，經常使用口頭協議或者商量的模式來進行業務合作，合作的內容和細節得不到充分的保證。綜合來說，國有企業之所以會出現上述合同上的法律風險，有兩個方面的主要原因：第一是業務人員已經在長期的工作當中形成了較為嚴重的惰性思維，為避免麻煩，忽略簽訂正式合同，對于合同簽訂的重要性存在認知上的錯誤；第二是企業為避稅，采取了不簽合同的方式。除此之外，合同內容表達不清，合同文本也不夠規范，一旦與合同方簽訂了合同，會出現權利義務上產生歧義，導致合作出現問題后，將很難維護自己的合法權益。

（二）合同簽訂履行監控制度不完善

當前無論是市場經濟的發展還是國有企業的改革，都給國有企業帶來了較大的競爭壓力，尤其是同行的競爭，為了適應這樣的外部環境，有很多國有企業希望通過專注于業務的方式來提升自己的業績，展示自己的企業實力，但對于合同簽訂并不重視，一個是不清楚合同和企業競爭利益上的關系情況，另一個是沒有建立簽訂合同、履行合同、監控合同履行情況的完善制度，所以整個簽訂合同的過程都很隨意，合同名存實亡，合同履行過程的監管更是無從進行。

（三）盲目追求訂單量忽視對合同后期履行的關注

很多企業十分重視訂單效益，所以在與對方合作的時候只要訂單到位，對于合作方企業并未進行充分了解，只掌握了對方的基礎企業信息和企業資質，后續合同簽訂之后，對于整個合同的履行也不會進行動態跟蹤，包括技術確認、核實參數、驗收、付款等環節的動態跟蹤，所以在業務運行的過程中，容易出現各種延期情況，耽誤整體的進程，這就是合同執行過程未進行動態跟蹤的結果，如果業務能順利完成，則無傷大雅，可一旦發生合同法律糾紛時，企業容易陷入被動局面，很難保障自己的合法權益。

（四）合同履約率較低

合同履約效率低也給當下很多國有企業帶來較為嚴重的法律風險，主要體現在業務招標、合同變更等隨意性強，合同發生糾紛時，也不積極處理，使得企業在履行合同時并未按照合同條款進行，給國有企業造成了較大的損失。

（五）企業合同管理手段落后

很多國有企業主要通過人工的方式對合同進行管理，管理效率的方式大多是運用簡單的Excel表格進行，能管理的也只有供應商信息和一些合同的概要信息，合同中涉及到的財務管理業務一般都在財務軟件中完成，由此可見，合同信息是分散管理的，所以容易出現管理不集中、處理節奏不一致、信息溝通不暢等情況，合同履行過程中這種低信息化的情況，從而使得國有企業的合同管理出現了嚴重的進度控制問題［3］。

四、國有企業合同管理的防范策略

（一）二維碼、水印防偽處理

合同的文本風險的規避主要體現在文本防偽和文本防篡改兩個方面，針對這種情況，可以使用二維碼加密的形式來進行處理，通過印刷二維碼的方式，可幫助識別合同的真實情況、版本情況以及審批意見情況。通過對國有企業業務系統進行一定的改進，使得業務系統具備生成二維碼和識別二維碼的功能，另外，針對合同的關鍵流程增加二維碼信息認證的功能，以此大大降低合同被篡改、被偽造的可能性，使合同文本的真實情況得到充分保障。

（二）建立合同評審的實施路徑

合同的存在期是從簽訂之日起一直到合同的終止日，所以對于國有企業來說，要想更有效地規避合同的法律風險，就需要在合同存在期的各個環節充分把握操作的規范性。

1.合同的簽訂。業務部門和業務管理部門在合同簽訂之前，需要先對合同的簽訂方進行充分的調研和考察，不光要了解合同簽訂方的基本主體信息，還要了解對方的經營情況、征信情況、行業口碑以及業務背景，而后再綜合這些調研和考察的情況，形成詳細的調研報告交由相關部門進行評估，確認合同主題的可靠性之后進行審批立項。另外，合同具體文本的擬定需要專門的工作人員收集公司財務、銷售、運營、法務等部門的意見，讓他們對合同的文本內容進行評審，讓合同的文本內容盡可能滿足各個部門的實際需求，尤其是要滿足合同管理業務部門對合同的監管要求，這樣才能進行下一步的合同簽訂過程和合同履行過程。

2.合同的履行、變更、解除和終止。在執行相關業務合同的時候，業務部門應該密切關注合同的履行情況和進展情況，應及時推動我方的合同履約，避免出現業務合同履約瑕疵給我方帶來合同違約風險。與此同時，也應該充分跟蹤合同執行人的合同履行情況，對出現的異常變化和合同推進逾期情況應該及時進行匯報，盡早將合同履行異常進行控制，避免出現管理失控的情況。如果在雙方履行合同的時候，需要將業務合同進行內容變更、關系解除、終止合同的，合同具體的經辦人員應該以書面申請的方式進行合同變更要求提請，經由業務部門審查具體的變更內容進行審批，結合書面形式通知變更評審意見，確保合同管理能夠符合企業合同運行的相關規定［4］。

（三）注意保存證據

在進行合同履約的過程中，應該將合同涉及的書面文件、原始資料等留存好，避免在合同履行的后期出現合同糾紛的時候，沒有可供參考的依據。留存合同履行的相關資料對于后期出現合同法律糾紛起到關鍵作用，因此，也需要對上述資料進行合理的保存。由于大多數國有企業合同內容均涉及到企業發展的關鍵機密內容，應該在簽訂合同文件、準備合同附件的時候要求相關工作人員、合同文件保管人員簽訂企業商業保密協議。對于相關人員簽訂的保密協議期限應該設置在2年及以上，滿足我國相關法律中對于合同糾紛期限的規定。

（四）注意合同中的違約責任條款

國有企業在簽訂合同的時候，關注的內容集中在合同雙方的權利和義務，針對合同條款內的違約條款關注度較為有限。因此，在合同雙方就合同具體內容商談的時候，應該充分關注合同內容中的違約條款，避免我方因合同沒有嚴格履行觸及違約責任。由于我國《民法典》中已經明確規定了合同違約方的違約責任，當合同一方出現合同違約情況，合同另一方應該根據合同約定和法律規定相關內容承擔違約責任。同時，在簽訂合同的時候，應該明確合同違約條款內容，以便對合同雙方責任進行清晰劃分，避免在遇到法律糾紛時無法獲得有力的條款支持［5］。

（五）關注合同方的經營情況

國有企業在完成合同簽訂，雙方進入合同履約階段之后，不管是業務專員還是部門管理都應該充分關注合同發展，如果簽訂合同的一方自身運營出現了重大變化，應該及時采取合同終止、中止、變更等方式進行處理，如果遇到合同簽訂方不配合的情況應該提起訴訟規避后續的合同履行風險，避免給國有企業帶來違約風險或經營損失。

綜上所述，本文對國有企業合同管理中存在的法律風險進行了梳理總結，并提出合同管理防范策略，最根本目標是能夠幫助國有企業合理規避合同履約違約的風險，將雙方因為合同違約造成的多種損失降到最低。隨著國有企業運營能力不斷提升，業務體量不斷增加，高效健康的合同管理能夠為國有企業的發展夯實基礎，確保企業能夠合理規避法律風險，降低企業損失，維護企業合法權益。