新發(fā)展形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室行政管理工作策略

李春和 江西省萍鄉(xiāng)市上栗縣人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)辦公室

行政事業(yè)單位作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要部分，內(nèi)部的行政管理工作是其他基礎(chǔ)工作得以落實(shí)的重要前提條件。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，相關(guān)政府部門分別通過行政管理工作內(nèi)容、法律法規(guī)的制定、改革工作的落實(shí)等多項(xiàng)措施，推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部行政管理工作的持續(xù)發(fā)展。

然而，在發(fā)展的過程中，事業(yè)單位的辦公室行政管理工作出現(xiàn)了一些新的問題，在一定程度上影響了事業(yè)單位內(nèi)部的行政管理工作全方位落實(shí)。

文章通過研究探討新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀問題及如何優(yōu)化的策略，為今后事業(yè)單位行政管理工作質(zhì)量和效率的提高提供參考。

一、事業(yè)單位辦公室行政管理工作概述

事業(yè)單位的辦公室行政管理本質(zhì)上是作為事業(yè)單位綜合管理部門的辦公室開展事業(yè)單位綜合性工作的統(tǒng)稱[1]。

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行的過程中，辦公室行政管理需要協(xié)助管理層人員進(jìn)行決策，推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部其他基礎(chǔ)工作的有效運(yùn)行。從行政管理這一層面看，事業(yè)單位的辦公室行政管理主要應(yīng)做好上級(jí)部門交代的工作，還有單位下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，面對(duì)的主要對(duì)象是相關(guān)工作人員[2]。

辦公室的行政管理需要在貫徹落實(shí)本單位上級(jí)部門以及部門領(lǐng)導(dǎo)意見的前提下，對(duì)最終的工作結(jié)果進(jìn)行全方位檢查。事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室行政管理工作要求辦公室人員深入到基層了解相關(guān)的情況，在聽取各方意見總結(jié)的基礎(chǔ)上，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行情況匯報(bào)，并提出各種帶有建設(shè)性的建議。

從事業(yè)單位的性質(zhì)來看，可以憑借辦公室行政管理工作的落實(shí)，有效疏通和連接內(nèi)部組織的上下級(jí)關(guān)系，確保上級(jí)部門下達(dá)的行政命令得以有效貫徹執(zhí)行。辦公室的行政管理工作可以由相關(guān)人員在深刻了解基層員工真實(shí)需求的前提下，針對(duì)各種問題進(jìn)行全方位分析，確保事業(yè)單位能夠處于一種健康穩(wěn)定的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。因?yàn)檗k公室的行政管理工作覆蓋范圍相對(duì)較廣，工作人員需要在上下級(jí)的溝通之間承擔(dān)相應(yīng)的協(xié)調(diào)作用，積極與其他部門的工作人員合作，有效落實(shí)行政管理工作。

辦公室行政管理工作制度的持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)，能夠幫助相關(guān)人員在認(rèn)真落實(shí)組織各項(xiàng)工作內(nèi)容和職責(zé)的前提下，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作得以順利、有序地推進(jìn)。部分工作人員因?yàn)橐庾R(shí)形態(tài)不夠堅(jiān)定，無法抵御來自社會(huì)各界的誘惑，很容易在事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)腐敗問題。

辦公室的行政管理工作可以憑借科學(xué)的管理方法及管理措施，幫助工作人員在樹立正確政治立場(chǎng)和提高思想認(rèn)識(shí)的同時(shí)，有效抵御來自外部的各種誘惑，從內(nèi)部消除各種腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

二、辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀與問題

（一）行政管理制度有待完善

事業(yè)單位辦公室的工作內(nèi)容相對(duì)繁雜，在全新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，必須有效適應(yīng)經(jīng)濟(jì)體制改革的新要求，進(jìn)行一定程度的改革和創(chuàng)新。

但目前我國(guó)部分事業(yè)單位辦公室的行政管理工作發(fā)展速度和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展速度之間存在不同程度上的脫節(jié)，導(dǎo)致部分事業(yè)單位辦公室行政管理工作相關(guān)制度體系和實(shí)際行政管理工作要求存在一定的差距，影響行政管理工作的效率，從而對(duì)事業(yè)單位的健康發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。

現(xiàn)階段，事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室行政管理工作制度中，尚未針對(duì)各崗位工作人員的工作職責(zé)和內(nèi)容進(jìn)行明確的劃分[3]，導(dǎo)致行政管理工作出現(xiàn)部分內(nèi)容重復(fù)進(jìn)行以及部分工作內(nèi)容遺漏的問題，這不但影響了行政管理工作的質(zhì)量，在出現(xiàn)行政管理工作問題之后，各方也會(huì)出現(xiàn)相互推諉責(zé)任的情況，這對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部其他工作的落實(shí)也會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。

（二）員工的綜合素質(zhì)水平有待提高

辦公室行政管理工作人員作為各項(xiàng)工作得以有效落實(shí)的重要基礎(chǔ)條件，綜合素質(zhì)水平的高低直接影響了行政管理工作的有序、高效落實(shí)。從目前我國(guó)事業(yè)單位辦公室行政管理工作的發(fā)展?fàn)顩r看，高素質(zhì)的行政管理工作人員數(shù)量相對(duì)較少，在一定程度上無法滿足現(xiàn)階段行政管理工作的具體要求。事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室行政管理人員雖然數(shù)量較少，面臨著較大的工作量[4]。

在這樣的環(huán)境背景下，對(duì)于辦公室人員的素質(zhì)要求是非常高的，也要求他們既能完成相應(yīng)的任務(wù)，還要有處理單位內(nèi)部各種突發(fā)情況的能力，起到調(diào)和劑的作用。

不僅如此，辦公室還承擔(dān)著上下溝通的作用，將領(lǐng)導(dǎo)的安排和政令及時(shí)傳達(dá)給單位的其他人員，同時(shí)，將基層群眾的呼喚及時(shí)傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。出現(xiàn)辦公室行政管理工作人員專業(yè)素質(zhì)水平不高的問題，主要與事業(yè)單位在人員的招聘、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、考核等方面因素有關(guān)。例如，事業(yè)單位為辦公室行政管理人員提供的培訓(xùn)時(shí)間和資金不足，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)行政管理人員專業(yè)素質(zhì)提高的重要價(jià)值不夠重視，認(rèn)為行政管理人員只需要負(fù)責(zé)日常的管理工作事務(wù)，不需要進(jìn)行專門的培訓(xùn)，因此不愿意在學(xué)習(xí)培訓(xùn)的時(shí)間和資金方面給予保障，導(dǎo)致行政管理人員的理論和實(shí)踐水平跟不上經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，從而影響了行政管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）辦公作風(fēng)建設(shè)有待加強(qiáng)

事業(yè)單位對(duì)于辦公室的作風(fēng)建設(shè)始終給予高度的關(guān)注，將其作為發(fā)展的戰(zhàn)略性任務(wù)之一。但隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位的辦公室作風(fēng)建設(shè)也相應(yīng)地出現(xiàn)了一些新的問題，主要體現(xiàn)在辦公室行政管理人員的生活、工作和思想文化等多個(gè)層面。

比如有些辦公室的行政管理人員在生活上容易受到外來不良思想的影響，出現(xiàn)了相互攀比、樂于享受等各種不良行為；在工作中，出現(xiàn)了思想滯后、不思進(jìn)取等問題，辦公室的行政管理模式、方法不能及時(shí)進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的改革，就會(huì)影響事業(yè)單位的作風(fēng)建設(shè)和行政管理工作的有效執(zhí)行。

三、事業(yè)單位辦公室行政管理的策略

（一）明確崗位職責(zé)

事業(yè)單位的辦公室行政管理工作具有實(shí)效性和針對(duì)性特點(diǎn)，但在具體的工作實(shí)踐中，有些辦公室的大部分工作崗位設(shè)置出現(xiàn)主觀隨意的傾向，尚未結(jié)合實(shí)際進(jìn)行科學(xué)的崗位設(shè)置，導(dǎo)致部分工作崗位之間出現(xiàn)職能相互交叉重疊或者部分工作職能缺乏具體崗位的現(xiàn)象，造成部分工作事務(wù)出現(xiàn)多人干預(yù)或者是無人負(fù)責(zé)的問題，這會(huì)嚴(yán)重打擊員工的工作熱情和積極性[5]。

考慮到辦公室行政管理工作的覆蓋范圍相對(duì)較廣，相關(guān)工作人員需要臨時(shí)面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種工作，因此如果缺乏工作崗位的精細(xì)劃分，就很容易帶來工作內(nèi)容分配的困難。事業(yè)單位在加大行政管理工作力度的過程中，需要由領(lǐng)導(dǎo)人員綜合考慮辦公室行政管理的具體覆蓋范圍及詳細(xì)內(nèi)容，通過合理的細(xì)分工作內(nèi)容和精準(zhǔn)的崗位設(shè)置，確保行政工作各項(xiàng)內(nèi)容能夠得到落實(shí)，這對(duì)于行政管理工作和事業(yè)單位其他工作執(zhí)行效率的提高有著顯著作用。

（二）提升員工素質(zhì)

人才是事業(yè)單位發(fā)展的重要推動(dòng)因素，事業(yè)單位的辦公室是綜合管理部門，因此對(duì)辦公室行政管理工作人員的素質(zhì)水平提出了更高的要求。在現(xiàn)階段我國(guó)智慧型政府建設(shè)的背景下，行政管理人員需要同時(shí)具備自動(dòng)化辦公系統(tǒng)及公共關(guān)系處理等方面的專業(yè)知識(shí)，還需要具備較高的的政策理論水平和政治素質(zhì)。事業(yè)單位必須對(duì)行政管理人員進(jìn)行黨的政策方面的深入學(xué)習(xí)和理解，確保能夠在遵循黨的政策和內(nèi)部各種規(guī)章制度要求的前提下落實(shí)各項(xiàng)工作措施。

同時(shí)，事業(yè)單位的辦公室行政管理工作不能單純地局限在本單位，還需要進(jìn)入基層和其他部門，更好地了解其實(shí)際工作狀況、發(fā)展動(dòng)向和需求，在全面收集、匯總、分析資料之后，如實(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策提供依據(jù)。

（三）增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力

行政管理工作的覆蓋范圍相對(duì)較廣，各崗位工作人員負(fù)責(zé)的工作范圍和內(nèi)容存在較大的差異，部分工作可以由個(gè)人進(jìn)行處理，但較大的項(xiàng)目和工作需要多個(gè)部門協(xié)作才能夠進(jìn)行，事業(yè)單位要關(guān)注辦公室相關(guān)工作人員團(tuán)隊(duì)協(xié)作觀念的建立和培養(yǎng)，確保能夠在事業(yè)單位內(nèi)部形成一種友善團(tuán)結(jié)的同事關(guān)系，不斷增強(qiáng)員工的凝聚力。

辦公室行政管理工作人員必須樹立大局意識(shí)，既分工又合作，正確處理事情的輕重緩急，做到重點(diǎn)任務(wù)優(yōu)先完成，緊急任務(wù)及時(shí)完成，合理安排時(shí)間完成好工作，不斷提升事業(yè)單位的工作效率。

除了要提升辦公室成員的能力和水平，還需要提高團(tuán)隊(duì)的凝聚力。只有充分發(fā)揮每一個(gè)人的智慧和水平，才能增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，推動(dòng)團(tuán)隊(duì)向著更加協(xié)調(diào)、高效的方向邁進(jìn)。

（四）加強(qiáng)管理創(chuàng)新

為不斷提升事業(yè)單位辦公室行政管理工作的水平，必須針對(duì)辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，加強(qiáng)有效管理和創(chuàng)新。辦公室工作屬于幕后工作，辦公室工作人員經(jīng)常出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)身邊，其精神風(fēng)貌會(huì)對(duì)單位和領(lǐng)導(dǎo)的形象產(chǎn)生一定的影響，因此，事業(yè)單位辦公室要更加注重管理的制度、職責(zé)、服務(wù)等方面的優(yōu)化和創(chuàng)新，不斷推動(dòng)行政管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

（五）有效推動(dòng)信息化建設(shè)

隨著我國(guó)智慧型政府的建立，事業(yè)單位在優(yōu)化行政管理工作的過程中，信息化建設(shè)格外重要。事業(yè)單位需要優(yōu)先從硬件方面入手，配備行政管理信息化發(fā)展需要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備[6]。

同時(shí)，事業(yè)單位需要結(jié)合行政管理工作的具體內(nèi)容及要求，與國(guó)內(nèi)知名的軟件開發(fā)企業(yè)合作，在提交管理工作需求的前提下，由開發(fā)企業(yè)制定有針對(duì)性的行政管理工作信息化軟件，做到在集成事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)職能部門的前提下，實(shí)現(xiàn)部門之間彼此數(shù)據(jù)信息的交流和共享，在縮短行政管理工作流程和時(shí)長(zhǎng)的前提下，保障行政管理工作的有效落實(shí)，推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

四、結(jié)語

辦公室行政管理工作作為事業(yè)單位其他工作落實(shí)的重要基礎(chǔ)條件，需要跟隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。但就目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)來看，事業(yè)單位的辦公室行政管理工作制度以及工作人員專業(yè)素質(zhì)、作風(fēng)建設(shè)等還存在一定的問題，直接影響到了辦公室行政管理工作的質(zhì)量和效率。

事業(yè)單位需要在重視行政管理模式創(chuàng)新的前提下，科學(xué)設(shè)置崗位、加強(qiáng)員工素質(zhì)和作風(fēng)建設(shè)，不斷增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，通過采用信息化技術(shù)，不斷推動(dòng)事業(yè)單位行政管理工作質(zhì)量和效率的提高。