基層單位檔案管理人員專業素質的培養思路探析

李 楊

（河北省科技創新服務中心 河北石家莊 050021）

長期以來，我國檔案事業得到良好發展，無論是檔案開發、檔案利用還是檔案的服務社會功能等各個方面，都發生了明顯改變，尤其是在當前信息技術融入檔案管理的背景下，促使檔案管理工作發生巨大變化，這對檔案管理人員專業素質與能力提出新要求，但從當前基層單位檔案管理人員實際工作情況看，人員素質存在諸多不理想之處，影響著基層單位檔案管理工作整體水平的發展，也限制了新時期檔案管理人員素質提升。為此，有必要明確檔案管理人員的必備素質，并結合當前實際情況，探索有效的培養對策，促使基層單位檔案管理人員專業素質得以有效提升，更好地開展檔案管理工作。

一、現階段基層單位檔案管理人員必備素質

現階段，基層單位檔案管理人員必備素質包括三個方面：政治素養、專業素養、文化素養，如圖1所示。

圖1 現階段基層單位檔案管理人員必備素質

（一）政治素養

作為基層單位檔案管理人員，在實際工作中最為基本的素質是要熱愛檔案管理工作，忠誠檔案事業，始終堅決擁護黨的領導，認真履行黨和國家各項方針政策，在檔案管理工作中，必須做到實事求是、相信科學、堅守原則，公正無私、嚴守機密，明確檔案管理工作要服務基層單位。此外，必須始終堅持職業道德，依法進行檔案管理，以自身政治素養，不計名利開展檔案管理工作，并且始終高標準、高質量、嚴要求自身工作，服務于基層單位的檔案需求。

（二）專業素養

在基層單位日常檔案管理過程中，工作人員專業素養主要體現在四個方面：其一，必須具備專業的檔案管理知識，比如，檔案文獻編纂學、文書學、檔案管理學、中外檔案史、檔案保護技術學等。同時，還要熟知黨和國家針對檔案工作出臺的各項法規，明確相應的方針和政策，還要全面了解上級檔案行政管理部門制定的各項業務規定。其二，在檔案管理工作中，工作人員必須熟悉相關業務內容，可以靈活運用與檔案管理相關的法規、政策、專業知識等，保證檔案管理工作有序開展。其三，可以結合單位實際情況，制定適合單位的檔案管理制度，并將其落實到實際中，確保檔案收集、存儲、借閱、開發利用等環節科學完善。其四，基層單位檔案管理人員應當具備較強的溝通協調能力，能夠有效處理好各部門之間的問題，確保檔案收集、開發利用等管理工作可以順利實施。

（三）文化素養

檔案管理工作涉及一些歷史文化工作，對檔案管理人員的知識素養提出較高要求。除了基本的檔案專業知識外，工作人員還要具備較高的文化素養，這主要取決于基層單位所屬行業。此外，檔案管理人員也必須具備一定領導學、管理學、情報學等文化知識，尤其是與新時期檔案管理、開發利用相關的新技術，如現代計算機、電子網絡技術等，只有具備相關專業知識，才能輔助基層單位更好地開展檔案管理工作。

二、基層單位檔案管理人員素質問題及原因分析

（一）基層單位檔案管理人員的素質問題

基層單位檔案管理人員的素質問題主要有三個方面，分別是：專業知識方面存在一定欠缺、科學管理意識不強、缺乏一定創新意識，如圖2所示。

首先，從當前基層單位檔案管理人員專業素質的表現看，在專業知識方面存在一定欠缺。由于基層單位多數并未設置專職檔案管理崗位，很多都是其他部門、科室臨時調過來的，并不具備專業基礎知識，對本單位檔案情況掌握也不全面，導致檔案管理工作效率不高，也抑制單位整體發展。

其次，當前檔案管理人員的科學管理意識不強。對于基層單位發展而言，檔案管理直接影響著單位運行和發展。但從實際工作情況來看，多數檔案管理人員并未認識到單位檔案的重要性，片面地認為檔案管理工作就是保存資料，缺乏科學管理認識，也未能發揮檔案管理工作對其他部門工作的作用。

最后，大部分檔案管理人員在實際工作過程中，缺乏一定的創新意識。與基層單位其他工作相比，檔案管理工作較為單調、簡單，使得管理人員很輕松就能完成，并未認識到深入檔案工作，挖掘潛在價值內容的重要性。此外，檔案工作不會產生直接經濟利益，以至于工作人員缺乏足夠的熱情，停留在現有工作基礎上，缺乏鉆研、創新意識。

圖2 基層單位檔案管理人員素質問題

（二）基層單位檔案管理人員素質問題的原因分析

一方面，基層檔案館雖然不斷建設，但缺乏高質量的檔案管理人員。許多基層單位只能接收一些退休干部、工人等進行檔案管理，導致基層單位檔案管理工作非?；靵y。也正是因為這種不良環境，造成基層單位檔案管理人員整體專業素質偏低。另一方面，當前基層單位針對檔案管理人員的培訓明顯不足，缺乏足夠的培養意識。由于基層用人單位并未重視檔案管理工作的專業性，所以傳達給教育院校不良信息反饋，導致針對檔案管理招生方面處于被忽視的狀態。此外，基層單位在日常培訓過程中，并沒有為檔案管理人員提供專業的培訓機會，再加上高校檔案專業大學生深入基層單位工作的人數較少，由此導致基層單位檔案管理人員整體素質不高。

三、基層單位檔案管理人員的素質對檔案工作的影響

檔案管理人員的專業素質直接影響著基層單位檔案管理工作的實際水平，以及單位檔案管理工作效率與質量。可以說，檔案管理人員專業素質越高，其對應的工作能力越強，若是檔案管理人員本身素質低下，則很難保證其能夠認真對待檔案管理工作，必然會降低檔案工作質量。除此之外，在基層單位檔案管理工作過程中，工作人員體現出來的綜合素質，如責任意識、服務意識、工作態度等，都會直接影響基層單位檔案管理水平，如果檔案管理人員粗心大意，還會導致檔案丟失、檔案損壞等問題，給基層單位造成一定損失。由此可見，基層單位檔案管理人員素質會直接影響檔案工作質量，進而影響基層單位實際發展，必須予以高度重視。

四、基層單位加強培養檔案管理人員素質的思路

基層單位加強培養檔案管理人員素質的思路包括：注重強化檔案管理人員的責任感、注重道德素質培養、建立健全檔案管理規章制度、不斷增強服務意識、借助繼續教育強化人員業務學習能力、提升檔案管理人員綜合業務能力、引入現代化技術強化信息意識等，如圖3所示。

圖3 基層單位檔案管理人員素質對檔案工作的影響

（一）注重強化檔案管理人員責任感

在基層單位檔案管理工作過程中，檔案管理工作人員最基本的素質就是具備一定責任意識，這也是提高檔案管理人員專業素質的首要前提。相比其他工作，檔案管理工作更加繁瑣、復雜，當中涉及較多內容，需要檔案管理人員具備一定的耐心、細心、責任心，才能更好地開展各項工作。為此，基層單位應當注重培養檔案管理人員的責任意識，促使其能夠端正工作態度，認識到積極學習專業檔案知識的重要性，在實踐工作中嚴格要求自己，能夠積極樂觀地面對工作困難，并且，學會主動向經驗豐富的檔案管理人員虛心學習，才能更好落實各項工作。檔案管理人員必須熟悉檔案管理每個流程，以高度責任心落實好每項工作，確保檔案信息準確、完整、清晰記錄，保證檔案信息登記表完整性，才能逐步提高檔案管理工作質量。

（二）注重道德素質培養

為進一步強化基層單位檔案管理工作質量，保證檔案發揮效用，助力基層單位發展，必須加強對人員的職業道德素質進行培養，明確要求檔案管理人員必須始終堅守職業道德，正確認識檔案對單位的重要性，提高檔案信息保密意識。此外，基層單位也要鼓勵、引導檔案管理人員養成良好的主動學習、終身學習意識，能夠利用業余時間，加強對檔案管理知識的學習，提升檔案管理的實踐能力和工作能力。在面對利益誘惑時，要堅持職業道德，堅守自身崗位，不做違背良知的事情，始終以強烈的使命感、責任感開展檔案管理工作。

（三）建立健全檔案管理規章制度

為強化檔案管理人員專業素養，借助明確的規章制度進行約束和管理十分重要。在規章制度作用下，檔案管理工作人員需要嚴格遵守檔案管理各項法律法規，依法依規辦事，這對其各方面素養提升起到一定促進作用?；鶎訂挝槐仨殘猿忠婪ㄖ螜n、加快制度建設。在具體實踐中，基層單位檔案部門領導應當從實際出發，組織部門會議，分析單位過往檔案管理工作流程、效果情況，帶領工作人員找出現有制度問題，結合單位當下情況及未來發展需求，制定符合單位需求的檔案保密制度、歸檔制度、借閱制度、統計制度、保管制度等內容。通過基層檔案管理人員的參與，不僅可以幫助其更進一步明確檔案管理內容，同時，還可以有效強化其工作責任意識，在檔案管理工作中嚴格約束自己，自覺遵守各項規章制度，促使檔案管理工作程序化、科學化、規范化落實。

（四）不斷增強服務意識

事實上，檔案管理工作具有較強的服務性，要求從業人員具備一定的服務意識，能夠在日常工作中發揮自身能力，為基層單位檔案需求者提供高質量的服務，注重滲透“工作就是服務”觀念意識，積極增強服務意識，有效提升服務水平。對此，基層單位必須從人員的觀念意識出發，幫助其轉變以往檔案管理“接收—整理—保管”單向的工作流程認識，而應當樹立積極主動的服務認知，不僅服務單位，也為社會提供良好的服務。針對此，基層單位可以組織檔案管理人員結合館藏檔案信息，開展宣傳活動，增強檔案資料的“知名度”，并不斷鼓勵檔案管理人員編制館藏指南、檔案信息目錄，致力于更好地服務檔案需求者，為查檔者、借檔者帶去極大便利。通過開展這類服務方式，可以使工作人員享受到超前的、高質量的、優質的服務，進而逐步增強對檔案重要性的認知，更好地助力檔案管理工作的有序開展。

（五）借助繼續教育強化人員業務學習能力

新時期，基層檔案管理工作若想進一步突破，要求檔案管理人員必須具備較強的學習能力，擁有足夠的知識儲備量。與此同時，也需要在實踐工作中，不斷增強對新知識的學習，注重提高文化素質。檔案管理人員只有具豐富的知識和學識，才能從容面對更多檔案管理工作中遇到的問題。針對此，基層單位可以結合自身情況，適度投入資金，建立相應的制度，高度重視繼續教育，為檔案管理人員提高認知水平提供良好機會。在繼續教育過程中，檔案管理人員必須具備一定的認知能力，積極配合，抓住完善自我的機會，在工作中響應“繼續教育”的方針，主動將知識技能應用到日常工作中，提高檔案管理人員的業務水平，進而推動基層單位檔案管理工作有序進行。

（六）提升檔案管理人員綜合業務能力

基層單位檔案管理從業者，除了要保證具備專業的檔案管理理論知識、檔案管理專業技巧外，也必須具備良好的溝通能力、寫作能力、邏輯思維能力等，綜合業務能力要符合現代檔案管理工作的發展需求。與傳統紙質檔案相比，信息化電子檔案具有較強的安全性，檔案留存時間更久，有利于基層單位隨時調用歷史檔案，對各項工作順利開展發揮著重要作用。檔案管理人員必須具備較強的計算機應用能力，能夠熟練操作信息化系統，同時，也要掌握檔案安全管理技能，避免病毒入侵，損害檔案內容。除此之外，檔案管理人員的寫作能力也非常關鍵，在日常工作實踐中，要注意語言的正確使用，確保檔案信息清晰有秩序，進而更好地提升檔案管理工作準確性。

（七）引入現代化技術，強化信息意識

信息技術的引入使基層單位管理檔案更加便利、高效，對提升檔案利用率起著重要作用。對此，基層單位應當積極開展信息技術培訓，促使檔案工作人員的計算機操作技能不斷提升，并積極轉變傳統單向檔案管理工作流程?？梢匝埿袠I內專業技術人員，教授檔案管理人員熟練使用檔案管理系統軟件，確保能夠采用現代化管理方式開展檔案管理工作。在具體實踐中，基層單位的檔案管理人員需要做好崗前培訓，確保檔案管理人員了解并熟悉計算機、掃描儀、數碼聲像產品等高科技產品使用方法，保證檔案信息的保密性、安全性。此外，管理層也需要在培訓過程中，強調檔案人員在實際工作中，必須具備較強的電子數據安全防護意識，通過對不同級別檔案資料設置不同的保密手段，增強各級檔案安全性。

五、結語

總之，在基層檔案管理工作過程中，檔案管理人員應當明確現階段基層單位檔案管理人員的必備素質及基層單位檔案管理人員素質對檔案工作的影響。在此基礎上，檔案管理人員要結合自身情況，找出不足，采取針對性的措施解決其中存在的問題，對相關管理流程和制度進行優化和改進。而基層單位的領導和各個部門也必須高度重視這項工作，在資金、技術、人員方面給予大力支持，通過培訓、繼續教育等方式，加強對檔案管理人員素質的培養，為單位長久發展打好基礎。