石化企業建設項目檔案管理存在的問題及對策

文/舒艷

（揚子石油化工有限公司）

建設項目檔案記錄了建設項目從立項到竣工的全過程，是工程質量、后期維護改造、糾紛處理的重要依據。隨著企業的不斷發展和轉型升級的需要，石化企業新建、擴建、改建工程項目不斷增多，在形成大量建設項目檔案的同時，需要不斷地參考借鑒之前的檔案資料。此外，石化行業具有高溫高壓、易燃易爆等特點，近年來行業安全事故頻發，建設項目檔案的證據憑證作用日益凸顯。如何加強建設項目檔案管理，滿足當前及將來企業生產經營需要是亟待解決的一個重要課題。本文論述了建設項目檔案管理中存在的問題，并提出加強石化建設項目檔案管理的對策。

一、抓好新形勢下建設項目檔案管理工作的重要性

首先，抓好建設項目檔案管理是落實依法治企、合規管理的要求。在市場經濟環境中，法規對機構、特別是企業檔案管理的要求越來越嚴格，企業能否依法經營管理關系到企業的生死存亡。規范企業檔案管理已不僅是國際上法律、法規的要求，在國際標準中也越來越強調保留證據記錄，要求企業為社會提供的產品、服務活動過程具有可追溯性[1]。自2021年1月1日起，新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式施行，從國家層面以法律的形式為檔案收集、整理等管理活動提供堅強法制保障。企業作為項目檔案管理的主體，要加強項目檔案管理工作，將依法治檔的規定要求落到實處。

其次，抓好建設項目檔案管理工作是打造“精品工程”的重要基礎。項目檔案能全面反映工程建設活動和工程實際狀況是否符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理、檢測等技術規范、標準，從側面反映項目的設計水準、管理水平、工程質量、效益、技術以及節能環保各個方面。因此，要將項目檔案管理納入工程建設項目管控全過程，為工程高質量建設提供檔案專業支持，助力更多工程項目成為“精品工程”。

最后，抓好項目檔案管理是發揮檔案服務中心工作的重要抓手。檔案工作要與中心工作同向發力，與業務創新同頻共振，就要求我們必須提高項目檔案管理水平，保證項目檔案完整、準確、系統、規范和安全，滿足企業生產經營和管理需要，有效發揮檔案價值。

二、項目檔案管理工作存在的問題及原因分析

近年來,筆者所在企業揚子石化在提升項目檔案管理水平上采取了一些措施，如加強項目檔案管理人才培養、加大資料跟蹤檢查督促工作力度，取得了一定的實效。通過梳理統計近3年來公司建設項目檔案驗收情況，結果顯示被評定為優秀的項目比例不高，僅為43%，絕大部分項目處于合格水平，說明項目檔案管理工作有待進一步加強。從筆者參加的同行兄弟單位建設項目檔案驗收情況來看，情況基本一致，反映出石化企業建設項目檔案管理工作仍然面臨諸多問題。

（一）參建單位對項目檔案管理工作重視不夠

（1）思想認識不到位，工作標準不高。部分施工單位檔案意識淡薄，突出表現在重“工程進度、費用、合同、質量和安全控制”、輕“檔案管理”。項目建設的同時，不同步做好項目檔案管理工作。一是在檔案人員、檔案保管設施方面投入不夠，檔案人員配備與項目規模不相適應，導致在材料形成階段把關不嚴、收集整理資料不及時，導致一些重要的原始依據遺失而無法歸檔。收集的資料沒有專門的存放空間，有些資料直接堆放在地上，無法保障檔案安全。二是部分單位為了趕進度，存在先施工后補施工記錄的現象，未按照一道道工序來形成資料，不按照規范要求對設備、材料或工序進行報驗，尤其是材料漏報驗現象較為普遍，文件中的數據存在涂改現象，使檔案資料的真實性、完整性得不到保證。

（2）檔案人員流動性大，整編不規范。施工單位檔案人員變動較頻繁，不熟悉建設項目檔案管理業務，具體表現在：文件組卷、排序不合理，未按照單位工程分級表整理；案卷題名擬寫不規范，不能反映文件內容，造成案卷質量差、整理編目不規范等很多問題。部分監理單位未將交工技術文件管理納入監理管理內容，如未對施工單位編制交工技術文件工作進行指導、培訓、檢查，造成交工技術文件編制完全依靠檔案部門管理人員給予反復指導，影響了歸檔文件質量和規范性。由于施工單位、監理單位管理上的缺位和工作上的不到位，導致檔案管理上的交叉錯位問題愈發凸顯。

（二）對檔案管理制度執行不力

以筆者所在公司揚子石化為例，該公司檔案管理自2015年專業化集中管理以來，不斷加強和完善檔案工作制度建設。圍繞建設項目，先后根據國家檔案行業標準、石油化工行業標準、中國石化集團公司企業標準等有關標準規范，制定了《揚子石化建設工程項目檔案管理細則》 《揚子石化項目文件整理規則》等管理制度，規范統一了項目檔案的編制標準，明確了各職能部門和參建各方的檔案管理責任以及項目文件材料的收集范圍、編制整理及歸檔要求。

但實際執行情況很不理想，制度執行的有效性、可靠性不高，主要存在以下問題：一是參建單位只注重完成實體施工，對于應該收集、歸檔的文件材料范圍不清楚，作為文件形成的源頭，未能履行其收集整理的職責。二是按照“誰主管，誰負責，誰歸檔”的原則，項目立項、設計、采購、施工、試生產和專項驗收等各階段形成的文件材料，分別由各職能部門（單位）負責收集歸檔，實際工作中，部分職能部門主動性不強，需要檔案管理人員反復盯催、上門收集資料。

（三）歸檔文件材料不符合規范要求

（1）歸檔文件材料不齊全。一是項目行政許可文件歸檔不齊全，如缺職業衛生評價過程文件、缺防雷設計審核、安全驗收文件、消防驗收文件等。二是缺設計文件，如工藝包未歸檔、設計變更文件歸檔不全。三是缺施工文件，如缺質量驗收評定文件、土建專業工序記錄等。四是設備隨機資料缺失較多，如特種設備、電氣儀表設備。五是缺照片、視頻等聲像電子檔案，尤其是缺隱蔽工程聲像檔案。確保檔案完整準確是項目管理法規規定的必備要素[2]。企業在項目籌建等前期工作中形成的檔案，如企業內部形成的關于報批可行性研究、基礎設計的請示、委托第三方出具的“三同時”預評價報告，以及上級主管部門及政府的批復或批準文件、審查意見等，這些文件是企業依法合規治企的證明，即使若干年后仍然發揮著很重要的憑證和依據作用。這些文件如不及時歸檔，將會對企業造成很大的負面影響。

（2）文件簽字、蓋章手續不完備。如施工方案、項目管理總結封面無編制人、審核人簽字，未加蓋單位公章。施工記錄中無專業工程師簽字，竣工圖有疑似代簽現象。目前，我國已實行建設工程質量終身制，簽字、蓋章體現了工程施工過程的合規性，是法律責任認定的重要依據，文件中的簽字與蓋章意味著參建單位和個人對工程質量負責，所以簽字、蓋章手續完備對于施工技術文件尤其重要[3]。

（3）歸檔文件用復印件代替原件。材料、設備質量證明文件、會議簽到表復印件較多，有些復印件圖樣模糊，無法辨識。原始記錄性是檔案最基本的性質，復印件由于不具備依據憑證作用，如用復印件歸檔，會給今后的提供利用和法律責任追究造成不必要的麻煩，同時也會存在因復印件較多而無法通過檔案專業驗收的可能。

三、建設項目檔案管理工作的對策

（一）加強檔案制度標準體系建設與宣貫培訓

一是形成項目檔案管理工作流程的制度、標準，并及時廣泛做好宣貫。企業要盡快梳理現有的檔案規章制度，及時制定或修訂制度，確保與新修訂的《檔案法》有效銜接。從《檔案法》的學習宣貫抓起，借助各種方式與渠道普及檔案法律法規知識，提高檔案意識，這是落實好各項制度標準的前提。首先要抓好向參建單位管理層宣傳檔案法律法規的工作，只有管理層提高對檔案管理工作的認識，才能為項目檔案工作配備相適應的人財物資源；其次要向文件形成者重點宣傳項目檔案工作管理制度與業務標準，確保其認識到對文件完整、準確、系統、規范和安全應承擔的責任與義務。

二是加強建設項目檔案管理的培訓力度。在工程建設期間，組織參建單位檔案人員參加檔案管理相關規章制度的培訓，指導幫助參建單位履行有關檔案工作職責，如注意文件材料的形成、收集和積累，進行預整理的方法，以及移交歸檔的注意事項，以此提升項目檔案整編業務水平，確保項目檔案資料及時歸檔、檔案整編質量符合規范要求。

（二）加強全過程歸檔管控能力，強化制度執行

一是抓好檔案交底。建設項目開工前，根據項目特點，編制交工技術文件編制方案，明確檔案工作要求和執行的制度規范，通過公開亮化歸檔范圍、整理規則及歸檔要求，促進各參建單位更加有效地執行統一標準，為后續規范歸檔奠定堅實基礎。

二是抓好過程管控。在項目建設過程中，定期深入施工現場，了解在建項目的進度和資料同步收集整理情況，針對資料員提出的問題進行答疑，檢查已經形成的檔案是否規范，如文件格式、用表、數據填寫是否符合標準要求，文件分類是否合理。通過現場業務指導，有效避免常見問題的發生。

三是強化交工技術文件歸檔審核。交工技術文件經施工單位編制完成后，檔案館會同項目組組織預驗收，邀請工程管理部門、職能部門、監理單位、質量監督單位、用戶單位重點檢查項目各階段文件，如前期管理性文件、試生產文件、各類專項驗收文件是否歸檔齊全，各專業施工方案、人員、機具報驗是否完整，施工工序文件有無遺漏，質量評定文件是否與單位分級表一致，對發現的問題及時下發整改意見，限期整改，對于整改不到位的，嚴格監督考核，切實把檔案管理制度轉化為檔案治理效能。

（三）各方合力做好項目檔案管理，促檔案質量提升

一是檔案館主動作為，多渠道收集。針對歸檔文件不齊全、復印件多的問題，及時與各職能部門、參建單位溝通聯系，重點加強設備、合同文件的收集。要求物資采購中心按項目提供設備采購合同臺賬及設備監造臺賬，工程部提供項目施工、檢測等合同，對照核查文件收集歸檔情況，促進文件材料歸檔的完整性、準確性。

二是壓緊壓實項目檔案工作責任制。各項目從建設開始，檔案館就指定專人作為項目檔案負責人加入項目組，負責全程跟進，并對項目文件形成過程進行檢查、指導，從源頭控制項目檔案歸檔質量。項目負責人參與項目重要節點會議，如第一次工地例會、項目中間交接，同時定期閱覽項目例會會議紀要，掌握項目進度與施工內容，通過了解相關工作，對需要歸檔的文件、各階段指導重點做到心中有數。

三是加強與項目組、監理單位合作，發揮聯合管理優勢。

檔案館在自身加強檢查、指導的同時，積極與項目組、監理單位溝通聯絡，互通有無。建設項目往往工期長、參建單位多、施工范圍廣，需要溝通協調的事項多。檔案部門作為業務部門，需要借助項目組、監理單位的管理優勢，如在項目啟動以后，請項目組及時提供開工報告，以便掌握項目投資額度、施工內容、各參建單位及質量監督站信息，為下一步組建檔案管理網絡做好鋪墊。

項目實施階段，請項目組召集組織各方參加檔案專題會及時解決檔案工作中遇到的問題，與監理單位及時溝通檔案檢查發現的問題，督促監理單位履職盡責。監理單位作為代建設單位在現場行使管理權力的機構，不僅對施工質量負有責任，同時對建設項目檔案資料的收集、審核也負有責任，監理單位通過加強對施工單位的各項報審的嚴格審查，可有效解決項目檔案歸檔文件質量低、簽字蓋章不完備、內容不準確的問題。通過三方緊密協作，共同促進和帶動建設項目檔案質量水平提升。

建設項目檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，隨著社會經濟的發展，正發揮著越來越重要的作用。

石化企業要積極履行依法管理檔案的責任，進一步健全制度標準體系，從“末端收”轉變為“全程控”，促進制度執行到位，加強與企業內部職能部門以及項目參建各方合作，共同做好項目檔案管理工作，維護檔案的完整、準確、系統與安全，確保建設項目檔案滿足企業生產經營、改革發展的需要，助力工程項目建設高質量發展，實現企業資產的保值、增值。