商務局檔案管理現狀及優化方向研究

文/樊蘋（濱州市沾化區商務局）

檔案管理是各大單位日常管理工作中至關重要的一個環節，對于商務局來說也不例外。做好商務局檔案管理工作能夠使檔案從收集到整理分析、存儲管理、利用全過程的工作效率得到有效提升，還能夠為商務局其他工作的順利、高效開展提供所需的信息參考，因此，需做好商務局檔案管理工作。但是，從現狀來看，國內部分地區商務局檔案管理工作仍存在一些較為明顯的問題，比如，管理資金有限、基礎建設不力，檔案管理信息化建設滯后，檔案管理人員素質水平有待提升等[1]。為了解決現有問題，全面提高商務局檔案管理工作的效率及質量，本文圍繞“商務局檔案管理現狀及優化方向”展開分析，研究價值意義顯著。

一、商務局檔案管理的內涵及基本原則分析

（一）內涵

商務檔案屬于檔案系統中的種類之一，結合《中華人民共和國檔案法》《當年術語詞典》當中的相關條例可知，商務檔案處于檔案體系當中，歸類為企業檔案、專業性檔案的范疇[2-3]。檔案屬于原始的歷史記錄，根據檔案的這一定義，可將商務檔案定義為：基于各種商務活動當中，由微觀經濟主體所產生的具有保存價值的各種形式的原始記錄。以商務檔案的內容為依據，可將商務檔案劃分成多種類型，即商務合同檔案、商標檔案、專利檔案、商務法律檔案、會計檔案、信用檔案等。在科技不斷發展的背景下，隨著計算機的普及，電子商務檔案逐漸增多，商務檔案管理工作的難度大大增加，同時也為商務檔案電子化、信息化、智能化發展帶來了巨大的機遇。

（二）管理的基本原則

既然商務檔案屬于整體檔案體系中的一部分，在商務檔案管理工作中便需遵循一些基本原則。具體而言，主要基本原則如下：

（1）完整性及準確性原則。一方面，在商務檔案管理工作開展期間，需確保商務檔案資料齊全、完備、成套，并且無殘缺情況出現，保證商務檔案的完整性。另一方面，需保證商務檔案的準確性，即能夠如實反映相關活動內容，觀點客觀、真實[4]。（2）系統性及安全性原則。一方面，商務檔案資料內容之間需維持有機聯系，避免分散、雜亂、割裂，使其系統性充分體現出來。另一方面，需保證商務檔案資料的安全性，尤其是機密檔案，需加強存儲管理，避免受到破壞、竊取等非安全因素的干擾。（3）有效利用性及集中統一管理原則。對于商務檔案的有效利用來說，在對商務檔案規范管理的基礎上，還能夠使檔案資源獲得有效利用，發揮其利用價值。此外，商務檔案也需集中統一進行管理，發揮各部門的協調、溝通作用，對商務檔案信息資源進行統一收集、分析整理、存儲管理、利用等，期間還需保證商務檔案資料的保密性及安全性，以此使商務檔案的利用價值得到全面提升。

二、做好商務局檔案管理工作的意義

如前所述，對商務局檔案管理工作的內涵及基本原則均有了一定程度的了解。結合實踐工作來看，做好商務局檔案管理工作的意義具體如下：

（一）提升檔案管理工作效率及質量

傳統工作模式下，商務局檔案管理工作采取的是紙質檔案管理模式，隨著商務局檔案管理工作的持續推進，檔案資料數量呈現逐年增加的趨勢，且檔案資料類型也呈現多樣化的特點。在此情況下，仍存在使用傳統紙質檔案管理模式，難以提高商務局檔案管理工作效率及質量，增加檔案管理人員的工作量與工作壓力的問題[5-6]。而新形勢下，做好商務局檔案管理工作勢必需要革新檔案管理模式方法，比如，樹立全新的檔案管理理念，從傳統紙質檔案管理轉化為信息化、電子化、智能化管理，可以使商務局檔案從收集到整理分析、匯總存儲管理、利用全過程的效率及質量得到有效提升，還能夠減少檔案管理人員的工作量，減輕壓力等。

（二）有利于商務局工作的透明化與公開化

在商務局整體管理工作中，檔案管理是非常重要的一部分，做好商務局檔案管理工作既可以對前期工作進行記錄、追溯，又可以對未來的工作進行展望，比如，結合前期工作的不足制定改進方案，使后期工作的可行性及科學性得到有效提升。與此同時，將商務部相關部門的工作計劃、工作人員信息、人員聘用及調整等數據信息在形成檔案信息資料的基礎上在官方網站公布，便能夠使商務局工作的透明化與公開化有效體現出來，進而使民眾對商務部門的基本工作情況、人員分布情況有更為清楚的了解，有利于發揮民眾監督的作用，規范商務局各部門人員的工作行為，提升相關工作效率及質量。

（三）提升檔案利用價值，推動商務局事業可持續發展

一方面，做好商務局檔案管理工作，可對商務局相關檔案信息資源進行優化整合，根據檔案信息資源的屬性、類型進行合理分類，在構建檔案信息管理系統的基礎上加強系統管理，根據相關工作及用戶的需求、權限，檢索、下載、利用相關檔案信息資源，可使檔案信息資源的利用價值得到有效提高。另一方面，商務局工作內容繁多，以檔案信息內容為支撐，能夠為商務局各項工作提供有效的參考憑據，進而帶動商務局事業穩步、可持續發展。

三、商務局檔案管理工作現有問題分析

雖然商務局檔案管理工作開展的意義顯著，但是從現狀來看，此項工作開展期間仍存在一些較為明顯的問題，主要問題如下：

（一）管理資金有限，基礎建設不力

在商務局檔案管理工作開展期間，需投入充足的管理資金，才能夠讓管理工作順利、有序地開展[7]。但是，部分地區商務局將建設資金用于其他管理工作項目，對檔案管理投入的資金有限，在此情況下便難以及時引進商務局檔案管理工作所需軟硬件設施設備，進而導致商務檔案管理工作基礎建設不力的情況。究其原因，一方面是商務局領導層、決策層對檔案管理工作缺乏足夠的重視，使檔案管理工作所需建設資金難以得到有效滿足，相關軟硬件設施設備、技術難以有效購置引進，使商務局檔案管理基礎建設工作效率難以得到有效提升。另一方面，商務局檔案管理考核機制不夠完善，對檔案管理人員的約束、規范不足，檔案管理人員的工作積極性不高，在商務局檔案管理工作得不到各方重視的情況下，漸漸地便減少了商務局檔案管理工作的建設資金。此外，部分地區經濟欠發達，單位建設資金在整體上有限，加上檔案管理工作難以產生直接的經濟效益，自然就導致管理建設資金不足、基礎建設不力等問題的出現。

（二）檔案管理信息化建設滯后

商務局檔案管理工作質量水平要想得到有效提升，需要摒棄傳統單一化的紙質檔案管理模式，在保留紙質檔案管理模式的基礎上，積極探索檔案管理信息化、電子化、智能化建設模式方法[8-9]。然而，從現狀來看，部分地區商務局檔案管理信息化建設工作呈現滯后的局面。首先，是上述提到的建設資金有限問題的影響，使檔案信息化建設所需的科學技術、信息系統等難以及時引進與建設。其次，檔案管理信息化建設少不了信息化人才的支持，但目前商務局檔案管理信息化人才數量有限，且儲備力量不足。此外，檔案管理信息化建設過程中，需要保證檔案管理信息化系統的安全，需積極引進并應用安全密鑰技術、防火墻技術、殺毒軟件等，但從目前來看，部分地區商務局在這些方面均存在不足，導致檔案管理信息化建設滯后的局面尤為突出，進而不利于檔案局檔案管理工作質量水平的提升。

（三）檔案管理人員素質水平有待提升

在商務局檔案管理工作開展期間，檔案管理人員扮演著非常重要的角色，要做好檔案管理工作，提升檔案管理人員素質水平至關重要。但從目前來看，商務局部分檔案管理工作人員的素質水平有待提升。比如，檔案管理人員能夠完全掌握傳統紙質檔案管理方式方法、技巧等，但對于檔案電子化、信息化、智能化管理方式方法及技術難以完全掌握，在檔案管理方式轉型發展中，檔案管理人員難以及時適應，進而影響商務局檔案管理工作改革進程。此外，檔案部門未能針對檔案管理人員定期開展培訓教育，難以使檔案管理人員與時俱進地掌握檔案管理現代化技術方法，進而影響商務局檔案管理工作的質量。此外，一些商務局針對檔案管理工作人員未能完善績效考核機制、獎懲機制，難以規范、約束檔案管理工作人員的日常工作行為，長此以往，人員自身素質水平難以得到有效提升，檔案管理工作質量成效也難以得到有效保障。

四、商務局檔案管理工作的具體優化方向

為解決商務局檔案管理工作現存問題，提高檔案管理工作質量成效，需明確工作方向，落實有效的優化措施。總結起來，具體優化方向及措施如下：

（一）構建完善的檔案管理工作制度

為了提高商務局檔案管理工作的規范性及科學性，需構建完善的檔案管理工作制度。一方面，在商務局檔案管理工作開展期間，需以《中華人民共和國檔案法》為依據，嚴格執行。同時，作為商務局整體管理工作的一部分，對于每一項檔案信息資源均需在完善收集的基礎上，及時分析整理、存儲歸檔管理，保證檔案信息資源的后續利用[10]。另一方面，制定完善的綜合檔案室管理制度，針對綜合檔案室接收的相關檔案，需進行合理的科學分類、編號、排架處理，同時，對存儲的檔案定期開展全面檢查，若存在破損、褪色等檔案資料，需第一時間進行修復、復制等處理。在特殊情況下，需及時向上級領導匯報，并落實有針對性的處理對策，使綜合檔案室檔案管理工作的質量水平得到有效提高。此外，制定檔案管理人員管理制度，規范檔案管理人員在日常檔案管理工作的行為，使商務局檔案管理工作順利、有序開展。

（二）投入充足的建設資金，加強檔案管理基礎建設

商務局檔案管理工作的開展離不開建設資金的支持，因此商務局領導需充分重視內部檔案管理工作，投入充足的建設資金，引進檔案管理所需軟硬件設施、設備及技術，比如，掃描儀、打印機、檔案存儲箱柜、計算機技術、數據壓縮技術等，使商務局檔案管理工作能夠在這些設施設備、技術的支持下，順利、有序地開展，進一步促進檔案管理基礎建設工作的強化。與此同時，還有必要將部分資金用于人才引進、檔案管理人員薪資待遇結構優化等方面，以此提高檔案管理工作人員對商務局檔案管理工作的積極性，進一步提升商務局檔案管理工作質量水平。

（三）做好檔案管理信息化建設工作

商務局在檔案管理工作開展期間，需樹立紙質檔案與電子檔案并重的思想理念，與時俱進，做好檔案管理信息化建設工作，在構建完善的檔案管理信息化系統的基礎上，引進檔案管理信息化建設所需的技術，比如，安全密鑰技術、防火墻技術、殺毒軟件等。針對商務局檔案管理工作中涉及的一些機密檔案，除了加強紙質管理以外，還需將機密檔案以電子形式存儲在檔案管理信息系統中，借助安全密鑰技術，對這些機密文件進行加密處理，在相關用戶具備權限的基礎上才可訪問、瀏覽、下載利用這些機密檔案信息資源，不具備權限的人員則無法查看及利用[11-12]。在防火墻技術、殺毒軟件的支持下，使檔案管理信息系統的安全等級得到有效提高，避免發生檔案信息資源被竊取、受到病毒感染等問題。此外，還需重視檔案信息化管理人才的引進，為商務局檔案管理信息化建設提供信息化專業人才保障。

（四）提升檔案管理人員綜合素質水平

在商務局檔案管理工作開展期間，檔案管理人員發揮著至關重要的作用，因此，從商務局檔案管理工作質量水平提升的角度考慮，需重視檔案管理人員綜合素質水平的提升。一方面，與上述提到的做好檔案管理信息化建設工作情況類似，需重視人才的引進，具體做法可以和當地高校合作，從高校引進檔案管理專業人才，滿足商務局對現代化檔案管理專業人才的需求，并加強引進管理人才的崗前培訓，使引進的人才能夠滿足商務局檔案管理工作的需求。另一方面，商務局檔案管理部門需重視檔案管理工作人員培訓工作的開展，通過定期培訓教育，圍繞商務局檔案管理理論知識、管理實踐技巧等，全面提升檔案管理工作人員的業務能力水平。為了確保培訓工作的有效性及科學性，可配套制定考核機制，考核過關方可持證上崗，而考核不過關的人員，則要繼續考核，直至考核過關為止，以此全面提升商務局檔案管理人員隊伍綜合素質。此外，需在商務局檔案管理工作中樹立精細化管理理念思想，定期開展檔案管理工作會議，由管理部門領導層主持，引導檔案管理人員積極發表前期檔案管理工作中存在的不足，提出有針對性的整改建議或意見，并嚴格落實，使商務局檔案管理工作的質量水平得到持續提升。

五、結語

綜上所述，商務局檔案管理是一項系統化的工作，此項工作的開展意義重大，有助于檔案管理工作效率及質量的提升，有利于商務局工作的透明化與公開化，還能夠提升檔案利用機制，帶動商務局事業可持續發展等。因此，需結合商務檔案管理工作現有問題，明確工作方向，落實有效的優化措施，比如，構建完善的檔案管理工作制度，投入充足的建設資金，加強檔案管理基礎建設，做好檔案管理信息化建設工作，提升檔案管理人員的綜合素質水平等。相信做好以上方面，商務局檔案管理工作的質量成效將能夠得到全面提升，進一步為商務局檔案事業的穩定、可持續發展奠定堅實的基礎。