機關事業單位數字化檔案管理工作實踐研究

呂梁市規劃和自然資源局 成博

一、數字化檔案的基本概念

數字化檔案就是應用數字技術、信息技術及相關設備，對企業、機關單位的檔案進行管理、應用、存儲。數字化檔案在應用的過程中會綜合應用多種不同的技術種類，包括計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、多媒體技術等。而在實際的應用中，對于檔案的數字化處理和管理應用，一方面需要應用掃描技術進行紙質檔案的掃描，實現對紙質檔案內容的數字化錄入，另一方面也可以通過人工錄入和處理的方式，直接建立數字化檔案。

二、機關事業單位數字化檔案管理的現實意義

機關事業單位作為我國重要的行政單位和社會服務機關，其各項工作對于社會治理、人民服務、活動開展都有深遠影響，因此做好機關事業單位自身的水平建設，促使機關事業單位具備更高的工作效率十分重要，而數字化檔案管理作為當下社會發展中重要的事業單位應用技術，能夠在應用的過程中對機關事業單位產生重要的現實價值和意義。

（一）降低機關事業單位管理成本

我國機關事業單位日常工作中需要涉及很多檔案信息，包括專業技術檔案、人事檔案、黨政資料、辦公文檔等，這些檔案在傳統的檔案管理模式下，通常需要使用人力進行檔案收集、整理、應用，總體管控水平和效果十分低下，并且很容易因為管理過程中人力增加以及管理不當造成檔案管理成本提升。對于這一情況，本文認為數字化檔案管理就可以起到很好的效果，數字化檔案管理能夠降低機關事業單位的檔案管理成本，主要是因為在數字化檔案管理技術的支持下，傳統管理模式中繁雜的紙質檔案管理手段和工作將被更高效率的計算機技術取代，不但可以節省很大的檔案存儲空間，減少檔案管理成本維護費用，更可以減少人力成本支出，最大限度地降低機關事業單位檔案管理工作成本，實現開源節流。

（二）促進機關企業單位工作資源共享

我國機關事業單位有教育、科學、文化、衛生等多個領域不同的類型，雖然這些事業單位種類較多且領域不同，但在實際工作中并非獨立的，很多單位在日常工作中需要與其他事業單位合作共事，并且需要接受國家黨政機關的領導監督，因此在各部門協同工作的過程中，避免不了信息的傳遞和互換。傳統紙質檔案管理模式下，對于信息傳遞多以人力傳輸、傳真機傳輸等方式進行，不但效率低且錯誤率較高，因此在當下機關事業單位檔案管理中應用數字化檔案技術十分必要。數字化檔案技術本身具備數據傳輸的作用，只要能夠實現各單位之間網絡互連，就可以實現各種數據檔案的遠程傳輸，不但便利性得到極大的提升，在數據保真和遠程溝通上也能起到很好的保障作用。

（三）優化機關事業單位管理隊伍

數字化檔案管理技術的應用對于機關事業單位來說還具備管理隊伍優化發展的作用。之所以能夠起到如此作用，主要因為數字化檔案技術與傳統檔案管理技術有很大差別，需要檔案管理人員繼續學習和著重實踐才可以實現技術的落實，因此，在機關事業單位中推廣應用數字化檔案管理技術，能夠實現對各種技術設備及技術手段的應用，促進機關事業單位檔案管理隊伍水平提升。

三、機關事業單位數字化檔案管理工作的實踐問題

機關事業單位數字化檔案管理工作的落實和技術應用具有重要意義，但現實中很多機關事業單位在自身數字化檔案管理工作的落實發展中并沒有做到完全落實，在很多工作層面還存在實踐問題，因此也就無法發揮其價值，本文總結出了較為主要的實踐問題。

（一）數字化檔案管理設備問題

機關事業單位數字化檔案管理工作的推行首先面臨設備問題，主要凸顯在設備更新、設備管理、設備應用上。設備更新問題表現在機關事業單位雖然裝配了相應數字化設備，實現了檔案管理數字化升級，但由于對技術革新不重視以及設備資金不充裕，導致機關事業單位數字化檔案管理工作長期應用老舊設備，這些老舊設備在處理普通檔案管理事務時可堪一用，但一旦涉及大規模的數據處理和檔案調用，就很容易因為設備陳舊、配置低端而出現系統卡頓情況，極大的影響了檔案管理效率。設備管理問題則是部分事業單位對于各種設備只顧平時使用而不管用后管理，包括設備清理、維護、檢查等都沒有落實到位，這就容易導致設備在日常工作中損毀概率增加，影響正常的檔案管理工作。設備應用問題則是管理人員在設備應用過程中存在不良習慣，例如設備長期運行、設備硬關機等，都很容易對設備的使用壽命造成影響，此外，非專業人士對專業設備的任意操作也是導致問題發生的重要原因。

（二）數字化檔案管理人員問題

機關事業單位在落實檔案管理過程中，管理人員自身技術水平不高導致設備應用和管理手段存在問題，繼而導致檔案管理工作時有問題發生。技術水平不高，簡單來說就是機關事業單位檔案管理人員不具備合格數字化檔案技術應用能力，在設備應用、數字化管理上存在知識盲區和技術謬誤，而出現這一問題的主要因素是機關事業單位檔案管理人員大多長期應用傳統的檔案管理手段，對傳統手段的長期應用和經驗積累以及對新技術新手段的認知不足很容易導致數字化檔案管理中的技術應用問題。此外，管理人員非專業化也是一個主要問題，傳統檔案管理模式下，很多單位對于人員選拔并沒有太多技術要求，對人才也不夠重視，因此對于檔案管理人員的選擇大多持隨意態度，部分單位還存在不同崗位人員兼職檔案管理的非專業情況，這也是導致管理問題發生的一大重要因素。

（三）數字化檔案管理安全問題

雖然數字化檔案管理為當下機關事業單位檔案管理工作提供了很多便利，但也在安全問題上表現出新的發展態勢。數字化檔案管理工作中，安全問題主要體現為檔案信息容易外泄這一問題，問題的發生主要是因為數字化檔案管理技術的根基是建立在互聯網技術和計算機技術之上的，數字化檔案管理之所以具備多方面的應用價值，主要是因為該技術能夠通過互聯網技術實現數據庫支持、數據云傳輸、數據遠程發送等功能，雖然極大地方便了數據的管理應用，但也更容易遭到網絡病毒的攻擊，造成檔案信息外泄。

四、機關事業單位數字化檔案管理工作的實踐對策

基于上文研究，我們可以明確機關事業單位在數字化檔案管理工作中存在的管理問題，對于這些問題的處理必須要盡快且得當，以保障數字化檔案管理在機關事業單位能發揮良好的應用價值，對于上述問題的處理和數字化檔案管理的應用，本文認為主要需要注意以下幾點：

（一）完善檔案管理設備應用

鑒于檔案管理設備在數字化檔案管理工作中的重要性，以及數字化管理過程中當前機關事業單位存在的問題，本文認為應當首先從檔案管理設備入手，進行設備應用的完善。對于設備應用的完善主要做好如下三點：

首先，及時更新管理設備。數字化檔案管理工作的進行很大程度上依賴設備，因此，為提升數字化檔案管理的效率，提升數字化管理效果，機關事業單位應當做好管理設備的更新，一方面是更新檔案管理主體設備，包括計算機設備、數據庫設備、網絡設備等都需要保持較為革新和符合時代需求的狀態。另一方面則是要做好對各種輔助保障設備的革新，這些設備主要包括消防設備、防火感知設備、溫度控制設備等，對于安全要求較高的機關事業單位也需要配備單獨的數據處理庫房，并配備專門的門禁系統，實現對檔案數據的安全管控。

其次，建立專業的設備管理制度。數字化檔案管理中設備的管理工作極為重要，良好的設備管理是避免設備損毀和延長設備使用壽命的重要基礎，因此機關事業單位需結合自身情況建立專業的設備管理制度，對于制度的建立本文認為應注意以下幾點：其一，檔案設備的使用需明確設備直接使用人，并在設備交付的過程中，明確對設備的管理、清潔、維護職責，并通過制度明確除直接使用人以外其他人員不得在未經許可的情況下擅自使用；其二，設備的使用要注意對定期報表的填寫，包括設備使用目的、時間、結果以及設備在這一過程中的應用狀況等；其三，建立定期的設備運維和保養制度，一般來說，對于管理設備每周一小檢、每月一大檢即可保障設備的正常運轉；其四，建立規范化的檔案管理制度，在該制度的要求下，檔案管理各個環節的工作人員需嚴格落實自身工作職責，并明確自身工作權限，在不越權越職的基礎上保證工作準確無誤。

最后，規范化設備應用。對于設備的應用也需要著重關注并管理明確，建立規范化的設備應用制度和體系，避免設備的隨意應用。設備應用規范化除了上文論述的設備專人專用以外，還需要注意設備應用過程中建立保密、歸檔、保管、查閱、移交等各項制度，并且對于特殊性質和有重要價值的檔案，其調用查閱等工作都需要做好對上級的請示匯報，在得到明確批示后方可進行下一步應用。

（二）提升檔案管理人員水平

對于機關事業單位來說，提升檔案管理人員的水平也是極為重要的，因為數字化檔案管理技術無論如何先進，都需要人進行底層操控，因此提升人員水平至關重要。對于人員水平的提升，一方面需要做好機關事業單位的人才引入工作，在事業單位擴編引入人才的過程中，事業單位可以通過檔案管理工作經驗、檔案管理專業篩選等方式，在崗位招聘之初就引入具備專業水平的檔案管理人員。另一方面，機關事業單位還需要重視對當下檔案管理人員水平的提升，對于現有檔案管理人員水平的提升，其一要求機關事業單位做好與社會企業的合作，因為社會企業在數字技術的應用和人員培訓方面有更為先進的經驗，因此事業單位可以通過企業合作的形式，對現有檔案管理人員進行數據上傳、檔案管理、數字化處理等技術培訓，以此實現人員水平的提升。其二，機關事業單位內部也需要做好人員的意識理念培訓，因為數字化檔案管理的應用必然會帶來很多不同的工作內容和工作要求，做好工作理念的培訓就十分重要。對于理念的培訓，本文認為主要做好管理人員的保密意識培訓，因為機關事業單位本身會涉及很多與政府治理和黨政工作有關的重要文件，這些文件的保密性十分重要，因此，強化人員保密意識，促使數字化檔案管理的更加安全具有更為重要的價值。

（三）強化檔案管理數字安全

強化檔案管理數字安全也是數字化檔案管理技術應用的基礎，對于數字安全的強化，主要目的在于減少數據外泄風險，提升檔案管理的整體安全性。而對于檔案管理數字安全的強化，本文認為主要做好如下工作：

首先，設備層的安全管理。這一層次的管理主要是對設備的物理安全防范。一方面，建立防火防災體系，通過對電源、設備等的物理監督和防火防災設備，減少火災漏電等事故的發生。另一方面，強化存儲安全管理，建立不低于三套的脫機光盤保存體系、異地存儲保護系統以及安全技術方案，以此實現對設備層的安全防控。

其次，網絡層的安全管理。網絡層的安全管理主要是嚴防木馬病毒的侵入，提升數字化檔案管理技術應用中網絡應用的安全性，對于網絡層的安全管理，主要是通過防火墻、入侵防御系統等實現對木馬病毒的防護，此外，提升設備應用人員的設備應用習慣也是重要的安全防護手段，通過人員行為的規范，減少不規范用網情況，實現對木馬病毒的防護。

最后，應用層的安全管理。應用層的安全主要是通過使用網絡監控與恢復技術，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術，上網行為管理等對網絡安全進行掃描、實時監控、權限控制、自動報警，并對計算機信息網絡系統的使用情況建立日志記錄，及時發現系統中的異常情況。

五、結語

機關事業單位作為承載重要社會公益和民眾服務職責的國家單位，自身檔案管理工作的數字化轉型具有重要價值，而基于當下數字化技術的發展以及機關單位的現實管理需求，對事業單位檔案管理工作的數字化轉型需以技術發展為基礎，以制度建設為保障，以人員提升和設備完善為途徑，以安全保障為責任進行全面的檔案管理工作升級。