總分館制下地方文獻管控研究＊

陳 長

（佛山市南海區圖書館，廣東 佛山 528200）

一、背景

公共圖書館的總分館制，是在國內外公共圖書館發展運營過程中，經長期實踐檢驗符合一般發展規律的模式，建設總分館體系是我國當前公共圖書館發展的方向。2016年12月29日文化和旅游部、國家新聞出版廣電總局、體育總局等五個中央部委聯合印發《關于推進縣級文化館圖書館總分館制建設的指導意見》以及2018年1月1日起實施的《中華人民共和國公共圖書館法》等法律法規和政策性文件均指出了公共圖書館總分館制建設的重要性。總分館體系建設，就是要讓縣級以上獨立、分散、封閉運行的公共圖書館向體系化的專業組織轉變，形成互聯互通的圖書館群，在體系內實現資源和服務標準的統一和共享，為廣大人民群眾提供城鄉一體、普遍化、均等化的公共文化服務[1]。

地方文獻建設不僅是公共圖書館體系建設的重要內容，也是轉型發展的著力點，更是其長足發展的動力源泉。地方文獻建設作為各地公共圖書館基本的傳統業務工作之一，是公共圖書館文獻資源建設與公共文化服務精細化、個性化和優質化的重要體現。地方文獻是公共圖書館文獻資源體系中不可替代的組成部分，各館通過對地方文獻資源的挖掘與建設，一方面，豐富公共圖書館的館藏資源，構建具有地方特色的藏書體系，進一步提升公共圖書館的核心服務能力；另一方面，在公共文化服務體系內促成和見證文化與社會沿革發展，體現公共圖書館的內涵實力、獨特價值與社會影響力方面，地方文獻建設工作均可起到不可替代的重要作用。2018年，南海區圖書館總分館體系建設通過驗收，并轉為示范地區在廣東省全省推廣；南海區圖書館總分館建設過程中指出：南海區地方文獻資源由各鎮（街道）分館及有條件的服務點主動收集，統一由總館進行數字化建設工作。但目前南海區地方文獻資源的建設還未完全規范，對地方文獻的管理和利用現狀不甚理想。

二、總分館制下地方文獻管理、建設和利用的現狀

地方文獻建設工作歷程，從原來通行的單館建設模式向總分館體系建設的多館聯合模式轉換，南海區圖書館在這轉型期面臨著諸多障礙和挑戰[2]。

1.支持保障力度不足

我國公共圖書館的地方文獻資源建設工作起步相對較晚、經費投入較少，相較于公共圖書館的其他館藏資源，地方文獻資源的受眾群體較小，資源使用率不高。另外，地方文獻資源建設工作具有特殊性，周期較長，短時間內難以取得顯著的建設成效，因此受到管理體制和財政支持等因素制約，南海區圖書館總分館地方文獻資源建設也缺乏保障力度，一定程度上制約了地方文獻建設的發展[3]。

2.地方文獻征集工作缺乏系統性，且不夠深入

目前，南海區圖書館總分館的地方文獻工作尚停留在較低的水平上。近兩年，由于近今年特殊時期的需要，總館抽調了地方文獻部的工作人員加入防控隊伍，加上部門職工休產假等客觀因素，導致地方文獻部人手特別緊缺，地方文獻部的工作基本只能保證正常運轉。地方文獻工作缺少體系化的總體規劃，尚未長遠規劃形成鮮明館藏特色和科學藏書體系，重點不明確，零散收集居多，較為盲目隨意。而對于各鎮（街道）分館的業務工作指導及溝通交流也比較欠缺。

3.地方文獻征集工作質量難保證

目前，南海區圖書館地方文獻征集主要是通過個人上門征集，讀者或單位贈送等方式進行，這種方式很大程度上取決于人脈、努力等因素，依靠贈送也是處于被動狀態，信息獲取渠道還比較匱乏。地方文獻收集是一項專業性很強的工作，它要求工作人員必須具有較強的信息處理能力，了解當地的風土人情和歷史、文化等知識。但南海區圖書館地方文獻部門職工都非本土人，在開展工作過程中存在一定的交流障礙，并且受地理空間和時間的約束，工作人員不可能深入到每個角落，工作質量也因此得不到保障。

4.地方文獻的開發利用滯后

地方文獻館藏建設不止于收藏，更根本的目的是對文獻的開發和利用。目前，南海區圖書館總館在地方文獻的宣傳推廣方面還有很大的上升空間，而各鎮（街道）分館的地方文獻宣傳推廣更是幾乎為零，這阻擋了地方文獻的開發利用的加快速度。其次，對文獻資源的收集整理再建設重視不夠，二次開發工作不充分。二次開發文獻是在原始文獻的基礎上，經過梳理、加工、重排形成的濃縮型文獻，例如索引、書目、提綱、摘要、主題詞等，其特點是匯集編纂性、系統可檢索性，對某個特定范圍的一次文獻線索進行匯集整理，大大縮短了查找檢索文獻的時間，提高了對地方文獻的利用效率。目前，南海區圖書館總分館對采集到的地方文獻資料，通常只進行了常規性著錄，二次文獻開發很少進行。地方文獻種類繁復、形式多元，相當一部分內容以零散形式存在不同領域的資料中，急需開展文獻資源再建設工作，根據讀者的常見需求，有選擇、有計劃地匯編精確概括的專題索引、書目，提高文獻利用率。此外，南海區圖書館總分館的地方文獻特色專題數據庫資源建設進程緩慢，近年來主要完成的是“族譜數據庫”和“歷史人物數據庫”的文獻數字化原始數據錄入工作，要達到地方文件資源的充分利用和規模化的再建設，還有很長一段路要走。

三、總分館制下對地方文獻進行規范管理、建設和利用的必要性

1.鎮街圖書館缺乏專職工作人員

基層事務煩冗復雜、瑣碎，圖書館工作人員身兼數職，缺乏專職人力及物力。鎮街圖書館同時也受到地域的局限，信息資源不是十分完備，由南海區圖書館總館統籌規劃，統一建設館藏具有必要性。

2.行政區域管理權限問題

根據行政區域管理權限，佛山市圖書館負責縣區圖書館，未能垂直管理各區鎮街圖書館，同時市館本館本身工作量巨大，無法面面俱到，兼顧最基層圖書館。

3.地方文獻具有其特殊性，總分館制下文獻信息應共建共享

地方文獻具有十分強的地域性、多樣性及復雜性等，而且文獻種類繁多、版式多樣化、分布廣泛且分散。例如，歷史文獻，本身數量有限，又由于各種原因，在流傳中遭受較大損耗，信息難以獲取，導致采訪難度巨大；又如地方文獻在著錄、加工過程中各分館標準不一，影響整個區公共圖書館的服務輸出；且在館藏建設中要耗費大量的人力、物力和財力，所以總分館制下資源共享，及時溝通交流，同時可以避免信息的重復收集，提高文獻的使用效率，做到相互之間優勢互補。

四、總分館制下對地方文獻進行規范管理、建設和利用的措施

1.建立地方文獻收集交換機制，提高收集效率

目前，南海區圖書館總館和各鎮（街道）分館的地方文獻收集均是各自為政，沒有整體目標，缺乏溝通交流，沒有對收集工作進行科學地規劃。在各種因素例如人力資源、財政條件和信息建設等影響下，收集工作容易造成重點偏移，部分領域資料過分冷僻，而另一部分又過度贅余重復。這不僅會對文獻的收集效率以及地方文獻庫的完整性造成不利影響，還會造成資源浪費問題，不利于全區圖書館服務功能的快速提升。

因此，建立特色的地方文獻資源管理中心，通過南海圖書館總館地方文獻部牽頭，根據具體情況出臺收集和匯總制度，明確各鎮（街道）分館的地方文獻建設工作流程和步驟，由總館文獻編目管理中心會同地方文獻閱覽室對富足的地方資源進行統一管理調配，杜絕資源堆積浪費，保證資源的利用率。

再者，建立地方文獻館際協作制度，不斷加強總館與各鎮（街道）分館之間的協調與合作，更好地發揮文獻資源的優勢。通過各個基層分館將各自收集的所有地方文獻資料呈繳南海區圖書館總館，由總館派出專業人士對各項文獻資源進行篩選、分類、入藏，由總館統籌資源，視全區各分館地方特色及地方文獻館藏現狀分發。通過區域性資源整合，實現互通有無，共建共享，力爭地方文獻搜集的全覆蓋、無死角。

2.統一編目加工，規范地方文獻特有形象

由于地方文獻不拘于版本或形式，加大了其入藏要求及難度。例如，民間自籌資金的地方文獻基本沒有版本概念，有的還是手寫版復印裝訂成冊，非專職工作人員很難編目加工。總分館制下對全區地方文獻統一編目加工，規范標準，對于地方文獻的形象樹立也有重要的作用。

通過統籌資源，按照圖書館地方文獻加工入藏規定及規范要求，設置專職專崗工作人員，將總館文獻編目中心人員安排其中，依照地方文獻資源的編目要求，規范各著錄項內容。準確的數據著錄能全面系統地揭示文獻主要內容，服務于讀者準確快速查找的需求，確保南海區地方文獻目錄數據庫實現現代化管理，以全文數據庫充分保障我區地方文獻的統計、檢索、利用。

3.統籌館際借調，共享珍貴資源

根據各地公共圖書館的客觀條件，高精全面地收集本土地方文獻資料是不切實際的。各級公共圖書館都受其服務輻射區域、服務對象、宣傳水平等因素制約，影響了地方文獻的全面收集工作。在總分館制下，由總館統籌資源，全區各分館之間通過館際互借，互相交換等方式，共同充實館藏，形成最佳收藏結構體系，建立起縱橫交錯的地方文獻網絡，實現資源共享。

4.加大地方文獻的開發利用，充分發揮在本地建設中的重要作用

地方文獻不僅僅在于收藏，更重要的是開發利用。目前，南海區圖書館總館地方文獻的開發利用正在探索中發展，而各基層館地方文獻發展幾乎停滯不前。地方文獻作為一種獨特的資源，具有較高的研究價值，各分館由于自身能力的不足，在研究工作中取得的成果幾乎為零，而總分館制下由總館聯合其他部門共同研究是全區圖書館利用地方文獻的有效途徑。

目前，南海區圖書館的地方文獻開發利用方式主要有：在全區總館和各鎮（街道）分館的場地舉辦地方文獻圖片展覽，在公共場所電子屏幕設備播放歷史文獻專題紀錄片，通過網絡平臺舉辦知識競答等多元形式。通過以上幾種方式，落實南海區地方文獻的廣泛宣傳推廣工作，為文明南海的發展建設工作提供文化保障。

五、總分館制下對地方文獻進行規范管理、建設和利用的意義

地方文獻建設是公共圖書館工作中常規的、重要的組成部分，在總分館制相關政策規定中，對地方文獻工作有規范的管理要求，這些規定保障了地方文獻建設工作健康有序開展，對地方文獻的持續穩定發展具有長遠的意義。

1.有利于提高區域內地方文獻資源的供給能力

現階段，隨著人民覺悟的提高和對圖書館的需求劇增，政府近年來雖然加大了公共圖書館的經費支持，但各館對于地方文獻方面資金的支出還有太大上升空間。由于經費有限，單個圖書館無法憑借自己的力量最大限度充實地方文獻館藏，總分館制下通過交換共享，能夠推動文獻資源在各個館之間的均衡分布，提高資源供給能力，發揮總體性優勢。

2.有利于提高全區地方文獻資源的利用率和服務水平

總分館制下對地方文獻進行規范的管控，通過總館來統籌分館中的地方文獻資源，能夠最大限度調動各分館資源優勢，深度挖掘本土地方文獻，使得全區地方文獻館藏結構更加合理，讀者檢索、利用更加方便快捷，切實提高資源利用率和服務水平。

3.有利于地方文獻資源的保護和傳承工作

地方文獻是當地歷史文化的厚重積淀，保護地方文獻就是保護當地文化基因傳承。總分館制下對地方文獻進行規范的管控，能夠有效解決許多真正好的資源在當地積壓造成浪費的問題，對地方文獻統一規范管理，協調、高效建設，有利于充分發揮地方文獻所具有的價值，深度開發南海本土文化，傳播和弘揚南海地方文化，為南海未來的發展提供幫助。

結語

地方文獻資源建設是一項長期的、系統的且具有專業性的工程，總分館制下對地方文獻進行規范管理、建設和利用，能夠最大限度地盤活地方文獻資源，形成獨具特色的總分館館藏體系，能夠提高全區地方文獻資源利用率，開放地方文獻資源，充分發揮地方文獻的積極作用，為南海全區的文化事業發展錦上添花。