數字化背景下檔案工作基本原則探究

吳琦芳

（常州市金壇區人民政府辦公室，江蘇 常州 213200）

在數字化背景下，政府辦公室開展檔案工作的過程中，要在了解檔案數字化內涵的基礎上，本著集中統一、完整安全、便于利用的基本原則，提高檔案管理、維護和開發利用水平，最大限度發揮出檔案的價值。借此就數字化背景下檔案工作基本原則展開探究。

一、檔案工作數字化的內涵

隨著信息時代的正式開啟，使檔案工作呈現出全新的特點，即數字化、網絡化和信息化。在信息社會的發展中，檔案是非常寶貴的資源，是社會信息化不可或缺的組成部分之一。通過對檔案的開發利用，并使其逐步向信息化和數字化方向轉變，可以實現資源共享，有助于促進檔案利用價值的提升。在檔案工作中，要加快實現檔案信息化，即利用計算機、網絡、通信等技術，對檔案信息加以管理存儲和開發利用，實現檔案的真正價值，彰顯出檔案工作數字化的內涵。

二、基于數字化背景的檔案工作中的集中統一原則

政府辦公室檔案工作的集中統一原則主要是針對電子檔案而言，一方面是電子檔案的集中管理；另一方面是電子檔案工作的統一管理。

1.集中管理

信息時代的到來，使政府辦公室的電子檔案大幅度增多，對于這部分檔案，要由相關的保管機構集中管理。

第一，為確保政府辦公室電子檔案集中管理目標的順利實現，要對現有的管理體制加以梳理，并對組織機構進一步完善。設立統一的管理機構，全權負責管理電子文書和電子檔案，依托計算機網絡，整合現有的檔案信息資源，并加快實現資源共享。構建起一套具有公文處理、檔案管理等多種功能的OA（辦公自動化）系統。

第二，作為政府機關的檔案管理人員，要充分認識當前的形勢，摒棄落后的思想和守舊的觀念，在現有的基礎上，逐步增強自身的能力與素質，以便更好地勝任電子檔案集中管理，借此來提升檔案工作質量。

2.統一管理

為提高政府辦公室電子檔案的管理水平，可由相關的行政機構，實行統一與分級管理相結合的策略。

第一，由政府行政管理機關全權負責電子類文件及檔案的管理工作，結合實際，制定合理可行的規劃，采取統籌安排的方法，逐步完善相關的法規及業務標準，嚴格依據標準及方針政策，對電子檔案工作進行監督、指導[1]。

第二，在分級管理的過程中，應依據電子檔案的統一規定及具體的管理要求，結合本單位的實際情況，制定出科學合理、切實可行的電子檔案工作規劃、管理制度及相關辦法，據此對電子檔案工作的開展進行監督與指導。

信息時代下，數字化已經成為檔案工作的必由之路，在這一過程中，要遵循集中統一的管理原則，逐步改變工作方式，提高檔案工作水平，以此來順應時代發展的要求。

三、基于數字化背景的檔案工作中的完整安全原則

電子檔案是以計算機、數據庫、網絡等作為載體進行存儲和傳輸，由此使得電子檔案會受到來自計算機網絡的安全威脅。由于部分電子檔案中的數據信息非常重要，一旦丟失，會造成無法彌補的后果。所以政府辦公室開展檔案工作時，要遵循完整安全的原則，該原則具體體現在電子檔案的維護方面。

1.維護檔案的完整性

電子檔案是由諸多電子文件組成，由此使確保電子文件的完整性成為檔案維護管理工作的重要內容。

第一，電子文件的數據具有流動性的特征，在收集的過程中，要選擇適宜的載體對這部分數據進行存儲。收集電子文件是保證電子檔案完整性的關鍵階段，通過對電子文件的有效管理，除了可以使檔案的原始性得到保障外，還能為維護電子檔案的完整性創造有利條件。為實現這一目標，政府辦公室檔案管理部門要建立電子文件收集制度，利用制度落實電子文件的收集責任，在處理中，對必要的信息隨時登記，并進行規范化處理。同時，合理確定電子文化的收集范圍。由于電子文件的類型多，所以收集范圍應在滿足國家規定要求的基礎上，盡可能放寬，并且要充分考慮收集的文件特性，適當擴大收集范圍。

第二，鑒定電子文件的完整性時，要認真檢查相關要素，看是否齊全、完備，具體包括兩個部分，一部分是可視要素，另一部分為非可視要素。對電子文件中各個要素的聯系是否有效加以分析，主要包括標簽、超級鏈接等。為確保鑒定結果的公正性，要做好全程監控。同時，在電子文件歸檔范圍方面，要參照國家關于紙質文件的規定。由于電子文件本身的特殊性，在歸檔范圍上要注意以下文件：數據、電子郵件、稿本、會議記錄等。

2.維護檔案的安全性

在數字化背景下，確保檔案安全成為重中之重，這是因為電子檔案更容易受到安全威脅。所以必須維護好電子檔案的安全性。

第一，政府辦公室開展檔案工作時，要加強電子檔案實體安全的保護，具體而言，就是維護電子檔案物理載體的安全性。要選用經久耐用的載體，在延長保存時間的基礎上，提高檔案數據的安全性，如選用離線存儲介質保存電子檔案。實際選用中，應當遵循耐用、容量適中、造價低的原則。

第二，為物理載體創造良好的保存環境，避免電子檔案載體受到外界因素的干擾。做好保存環境的溫、濕度控制，采取防磁場、防灰塵、防輻射、防有害氣體等措施，使電子檔案載體得到有效保護，避免受損[2]。

第三，為防止網絡攻擊，要做好保密措施，根據不同層次的電子檔案，采取相應的保密措施，如防火墻、身份驗證、信息加密以及數字簽名等。同時，加裝具備實時更新功能的防病毒軟件，并引入數據備份技術，完善電子檔案信息管理系統的安全設計，做到防患于未然，從根本上保證電子檔案安全。

四、基于數字化背景的檔案工作中便于利用原則

在數字化背景下，檔案工作無論是管理、存儲還是利用，都呈現出全新的特點，尤其是檔案利用方面，具體體現在需求主體多元化、服務內容擴大化、服務方式虛擬化等方面。不僅如此，檔案的利用途徑也發生一定程度的變化，如COPY（拷貝）件、網絡傳輸、計算機直接利用等。基于當前的形勢，政府辦公室在開展檔案工作的過程中，要遵循便于利用的原則，從而最大限度發揮出檔案的價值。

1.明確檔案的利用優勢

與紙質檔案相比，電子檔案在利用方面的優勢更加突出。政府辦公室開展檔案工作時，要充分發揮電子檔案在利用方面的各種優勢，實現檔案價值最大化的目標。電子方案具有以下利用優勢。

1.1 便捷性。所有的電子檔案都是以數據信息的形式存在，由此使得計算機能夠直接對這部分數據信息進行處理與分析。由此不但能夠閱覽原始檔案，并且還可以按實際的使用需要，對其中所需的數據信息統計、匯總及拷貝，借助多媒體技術不同類型文件的合成，如文本、影音、圖形、聲音等，使檔案利用者的各種需求得到滿足。政府辦公室的檔案工作人員，可基于某一項專題編輯電子檔案，據此形成匯編或是編研成果，整個過程速度更快、耗時更少，檔案工作效率得到顯著提升。

1.2 復用性。數字化存儲是電子檔案的主要特點之一，由此使檔案中的數據信息能夠與載體相分離，這樣一來，檔案的重復利用將不會受到限制，也不會對檔案造成損壞，能夠重復使用的檔案，利用價值得到進一步提升。雖然與紙質檔案相比，電子檔案的使用壽命要長很多，但任何檔案的壽命都很難達到無限，具體的壽命主要與載體和支撐技術等因素有關。為延長重要電子檔案的使用壽命，政府辦公室在開展電子檔案管理工作時，要選擇適宜的存儲載體和先進的支撐技術。

1.3 共享性。對于電子檔案而言，共享就是在同一個時間節點，多人在不同的地方對檔案同時利用。紙質檔案受到存儲載體的限制，無法同時供多人使用，這在一定程度上降低了檔案的利用效率。而電子檔案的出現使這一問題得到解決，一份檔案能夠被多位利用者共享，具體體現在如下方面。在多臺終端設備上可以同時顯示同一檔案，使檔案的利用不再受到份數的限制；在擁有權限的前提下，借助遠程訪問，利用者能在任意地點對所需的電子檔案進行調用，由此使檔案的利用不再受到空間的限制。

2.加大檔案資源建設力度

在信息時代下，檔案已經成為一種不可或缺的重要資源。為此，政府辦公辦要不斷加大檔案資源的建設與開發力度，使檔案資源變得更加豐富。

第一，在電子檔案的建設過程中，要有全局意識，將工作重點放在資源優化配置和系統完善等方面。同時，將現有的電子檔案作為立足點，著眼于未來，對檔案資源開發進行動態規劃，并對開發過程中遇到的難題妥善處理，在逐步實現檔案資源數字化的基礎上，擴大電子文件的收集范圍，進一步豐富電子檔案。政府辦公室要構建特色數據庫和檔案快速檢索系統，通過先進技術的引入，不斷提升信息服務質量。建立并健全檔案信息標準化體系，強化相關網站的建設開發，使檔案資源得到高效利用。

第二，隨著政府機關信息化建設進程的不斷加快，使得檔案工作的信息管理屬性隨之增強，檔案信息發生根本性的轉變，即從原本的靜態信息變為動態信息，并成為信息資源的重要組成部分之一，在信息系統中的作用日益突顯。因此，政府辦公室要將檔案工作納入到社會信息管理系統中，本單位的檔案機構要與各類信息服務部門合作，共同構建起相對完善的社會信息系統，最大限度發揮出電子檔案的優勢，借助網絡對信息資源進行整合，滿足利用者對檔案的使用需要。

3.優化完善利用服務

從目前的實際情況來看，手動查找是電子檔案利用的主要方式。雖然這種查找方式有其存在的必要性，但為了體現出便于利用的原則，應在現有的基礎上，逐步擴大網絡利用方式，使更多的用戶可以在任何地方，查找到所需的信息，并享受到優質的服務。因此，在數字化資源建設時，既要注重檔案的內容，還要關注服務流程的設計與優化，使電子檔案在網絡環境中能夠得到更加有效的利用。為滿足不同用戶的服務需求，政府辦公室開展檔案工作時，可針對核心群體，引入遠程聯機服務方式。電子檔案資源具有數據量大、信息多等特點，為使用戶能夠更好地利用檔案，要幫助他們不斷提升利用技能。政府辦公室的檔案部門要肩負起社會教育責任，為檔案的利用者提供培養能力的服務，使他們具備信息意識及能力，并為其提供信息資源的使用方法與途徑，如查詢、檢索、下載等。借助網絡開展培訓，使用戶掌握更多的技巧，以此來提高檔案資源的利用效率。

4.加強檔案利用統計

統計分析是電子檔案利用過程中一項較為重要的工作，具體是指對電子檔案利用時的數據進行采集和量化處理，從客觀的角度，揭示電子檔案利用的特點及規律，據此指導檔案利用工作的開展，促進電子檔案利用水平的進一步提升。從目前的情況來看，電子檔案的利用方式主要與計算機軟件、硬件以及網絡有關，在這一前提下，使電子檔案的統計分析更加方便、快捷。依托計算機網絡信息統計分析系統，可以在較短的時間內完成數據信息的采集、整理、歸類組合、統計分析及結果輸出[3]。需要指出的一點是，統計分析是傳統紙質檔案工作達到高水平的標志，而隨著電子檔案統計分析過程數字化，使此項工作的過程得以簡化，統計水平顯著提高。

5.強化檔案利用管理

數字化背景下，檔案利用呈現出全新的特征，為進一步提升電子檔案的利用效率和水平，要逐步強化檔案的利用管理。政府辦公室在電子檔案利用管理工作的開展中，要建立并不斷健全與工作環節相關的程序、措施等，并要求工作中嚴格遵守、認真執行，借助一些行政手段，輔以先進的技術予以實現。不斷加大檔案使用權限的審核力度，做好檔案拷貝的提供與回收工作，加強安全防范措施，保證電子檔案重要數據信息的安全性。強化檔案利用管理，快捷、準確、完整地為用戶提供多種方式的服務，以此來滿足用戶的個性化需求，并從中找出檔案利用系統存在的缺陷和不足，通過有效的措施加以優化改進，在提高檔案信息利用程度的基礎上，使重要的信息資源得到安全、可靠的保護。

6.健全檔案利用法規

在數字化背景下，電子檔案的優勢有目共睹，但作為一種數據資源，它也存在一些弱點。因此，在電子檔案利用中，要對相關法規逐步健全。一方面，建議有關部門不斷加大對破壞信息、危害網上檔案安全行為的打擊力度。同時加強電子文件制作、傳輸等規則方面的立法，提高電子檔案的網絡安全性；另一方面，要根據電子檔案的特點，建立全新的利用原則以及與之相關的活動規則。為避免電子檔案利用時發生資源流失的情況，并確保利用活動能夠有序開展，要制定專門的電子檔案利用規則和制度，為電子檔案的方便利用提供制度保障，彰顯電子檔案的優勢。

結語

綜上所述，數字化背景下，檔案工作的開展是一項極為重要的工作。為提高工作水平，要遵循集中統一、完整安全、便于利用的基本原則，最大限度發揮出檔案的價值，這對于促進檔案事業的發展具有重要的現實意義。