探討精細化管理模式在醫院檔案管理中的運用

孔令超

（日照市婦幼保健院，山東日照 276800）

引言

隨著國家與社會的發展和進步，人民的生活質量逐漸提升，越來越重視身體健康，因而在一定程度上推動了我國醫療衛生服務事業的發展。在醫院發展過程中，檔案管理作為推動其快速發展的重要組成部分，能夠有效提升醫院的整體管理水平及效率，使醫院能夠實現長遠發展的戰略目標。因此，醫院應當深入分析當前檔案管理中存在的問題，切實將精細化管理運用到檔案管理之中。

一、精細化管理模式的實施路徑

精細化管理模式主要目的是推動組織的發展，通過精準地組織各組織之間的活動，促進各單元之間的聯系，從而有效提升組織內部的行政效率。精細化管理模式的實施需要通過以下幾個方面的路徑。第一，目標管理。組織首先要明確自身的建設目標，結合自身的實際情況以及環境背景，形成科學、合理、目標明確的管理體系。第二，過程規范。在組織中，針對不同個人執行特定管理活動的過程，都需要對相應崗位工作流程及標準提出要求，規范人員的管理過程。第三，促進職業培訓。為了全方面、高質量實施精細化管理模式，組織管理者必須做到人員培訓全覆蓋，結合實際情況制定合理的培訓內容及考核標準，構建完善的培訓機制，確保員工能夠嚴格遵循操作規程。第四，考核約束。考核約束能夠有效改善當前檔案管理的工作現狀，管理者需要結合組織實際情況以及原有考評機制，有效落實和完善考核方法，同時應當完善薪酬福利機制，提升員工的幸福感和組織認同感，充分提升組織管理水平。第五，文化建設。組織必須具備良好的文化支撐，使文化成為員工與組織之間溝通的有力渠道，在組織內部營造良好的文化氛圍，從而提升員工的歸屬感與責任感，實現組織的良好運作[1]。

二、醫院檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度落后

隨著當前我國醫療衛生服務事業的發展，一些醫院原有的檔案管理模式已經無法滿足自身發展的需求，再加上檔案管理制度落后、管理人員素質低下等一系列的檔案管理問題，導致檔案管理工作經常出現檔案丟失、內容記錄混亂的現象，不利于醫院管理水平的提升。例如，醫生在會診時，首先需要查看病人的病歷與既往病史，然而落后的檔案管理體系中無法快速、精準地找出病人的病歷，嚴重影響到會診工作的效率及質量。同時，檔案管理制度的落后也無法充分發揮信息資源的價值，限制醫院的發展。

2.人員專業素質不高

就目前情況來看，醫院在實施檔案管理的過程中，由于人員設置問題，使檔案管理工作缺乏專業的綜合性管理人員，導致現有檔案管理人員在專業能力方面存在較大的欠缺。雖然大部分的管理人員具備一定的理論和實踐能力，但在日常開展檔案管理工作時，仍然對工作流程及規范標準缺乏嚴格的把控，因此會出現各種各樣的問題，導致檔案管理質量和效率低下。

3.檔案管理模式粗化

現階段，部分醫院沒有制定系統化的檔案管理標準及制度體系，因此檔案管理人員在開展工作的過程中，由于自身缺乏一定的職業道德和專業技能，并且沒有規范的制度體系和標準進行制約，因此出現檔案管理方法不恰當、工作效率低下、檔案收集整理率低等問題，嚴重影響到信息資源的價值。同時，檔案管理模式的粗化會使管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，無法意識到檔案管理對醫院發展的重要作用。

三、醫院檔案管理中運用精細化管理模式的意義

針對上述當前醫院檔案管理工作中存在的問題，分析在醫院檔案管理中運用精細化管理模式的重要意義，從而使醫院領導者及管理人員能夠充分認識到檔案管理對醫院發展的作用[2]。

1.提升醫療服務水平

采取精細化管理模式，能夠將復雜的檔案管理工作變得更加簡潔化，充分提升檔案管理工作效率，維持醫院有條不紊的運行，從而提升醫院的醫療服務水平。同時，運用精細化管理模式能夠使醫療服務體系朝著規范化、完善化的方向發展，使檔案管理工作更具有科學性。

2.提高醫院檔案價值

醫院的檔案管理工作具有極大的壓力，若檔案存在虛假或信息錄入錯誤等問題，將直接給醫院的人事管理工作造成嚴重的影響，不利于醫院人力資源管理者對員工的管理。因此，運用精細化管理模式能夠直接深入檔案之中，細化檔案管理工作各個環節的細節，確保每一份檔案信息的真實性和全面性，幫助醫院充分挖掘檔案的價值，從而更好地開展人才管理工作。

四、醫院檔案管理中運用精細化管理模式的措施

1.明確定位醫院檔案管理目標

醫院在運用精細化管理模式的過程中，首先應當明確自身的建設目標，確定其歸納檔案的定位，從而最大程度上發揮精細化管理模式的價值。醫院需要結合自身實際情況和發展戰略目標，制定出符合自己不同階段發展以及長期發展規劃的目標，并且將總體發展目標以月度、季度、年度為周期的若干子目標，最終明確到檔案管理部門及其他科室。醫院應當明確，檔案管理工作不能夠單純作為行政部門的管理內容，還應當合理分配到各個科室中，使醫院內部共同開展檔案管理工作，切實提升整體的管理水平，使醫院能夠始終處于發展的態勢[3]。

在明確醫院的建設目標后，根據每個階段設定的目標，應當在目標完成期限后對各個科室進行考察和評估工作，針對完成情況和工作態度給予相應的獎勵或懲罰，對于完成質量較高、工作態度認真的科室給予獎勵，從而使員工始終保持飽滿的熱情和認真的態度，在科室中樹立良好的職業責任感；對于未在規定時間內完成工作目標、完成質量較差或工作敷衍了事的科室給予懲罰，使員工能夠以此作為警戒，認真完成工作。通過采取獎懲分明的方式，使醫院全體員工都能夠認真對待檔案管理工作，并且具備較高的職業責任感，確保檔案管理工作能夠高質量、高效率的完成。

2.引進信息化技術來完善管理

隨著科學技術水平的發展和應用，醫院檔案管理工作也可以運用先進的信息技術，使檔案管理工作能夠朝著信息化的方向發展，充分發揮精細化管理模式的作用。長期以來，由于醫院信息資源繁多且復雜，給檔案管理人員帶來巨大的工作量，使其面臨著較大的工作壓力，因此在工作過程中容易造成信息錄入錯誤等問題，導致檔案信息不完整、不準確。隨著計算機技術的普及和應用，醫院可以充分發揮信息化技術的價值，構建全面、系統的檔案信息數據庫，不僅緩解檔案管理人員的工作壓力，同時能夠極大程度上避免或降低因人為操作失誤而造成的檔案信息不全面等問題，從而避免醫院的信息資源出現不合理浪費的現象，充分提高信息資源的利用率。

為了在醫院檔案管理工作中充分發揮信息化技術的作用，醫院還應當提升全體醫務人員的信息整合能力，從根本上提升醫院自身的檔案管理水平。作為醫院的檔案管理人員，必須提升自身的計算機技術應用水平，能夠快速掌握不同信息系統的技能，并且充分運用檔案信息數據庫，高效、準確地獲取信息資源，將精細化管理模式充分與之相融合。此外，醫院引進信息化技術，必須要配置專業的計算機硬件設備以及相關信息系統軟件，借助完善的硬件、軟件設施來構建功能強大的檔案信息數據庫。因此，醫院領導者及管理人員應當重視在醫院開展信息化建設的重要性，加大對檔案管理方面的投入力度，給予一定的資金支持，并且將建設所需硬件與軟件設備種類信息進行整合，列出詳細的清單，在確保上級部門審批核查通過后，購買相應的硬件軟件設備。同時，運用大數據分析技術，能夠使醫院工作者獲取到更加完善、準確的檔案信息資源，從而更好地實現精細化檔案管理。

3.實現精細化檔案管理與歸檔

由于精細化管理模式能夠在醫院檔案管理工作中發揮重要的作用。所以，醫院首先要運用精細化管理模式對檔案管理流程進行系統的劃分，讓流程能夠更加規范化，充分提升檔案管理工作效率及質量。就一些醫院原有檔案管理工作開展情況來看，存在管理流程復雜、管理人員工作量繁重的問題，因此應當簡化檔案管理流程，使整個管理流程能夠圍繞著簡潔性、可控性的原則發展，并且合理運用大數據技術將檔案信息進行編碼，從而使檔案資料與信息能夠相互傳遞，最大程度上減輕檔案管理人員的工作量。醫院的檔案管理工作不應該單純作為行政部門的工作，還需要其他科室共同參與，因此當不同科室的檔案在查找、共享、傳輸過程中要盡可能地確保井然有序，避免在檔案傳輸過程中出現遺漏、丟失的現象，保持檔案的完整性和準確性。此外，醫院還應當加大在劃分檔案管理流程方面的投入力度，根據醫院自身經濟實力及發展情況，提供有力的技術支持，不斷創新和優化管理流程。通過上述方式，能夠使檔案管理流程朝著數字化的方向發展，大大降低管理工作量，提升檔案管理質量及效率[4]。

醫院在實際檔案管理工作過程中，不僅要優化整個管理流程，還應當注重檔案的歸檔整理工作，充分發揮精細化管理模式在其中的價值。運用精細化管理模式，能夠使醫院的檔案管理工作更加符合其自身實際情況，確保檔案在歸檔過程中具有完整性和科學性的特點。例如，通過將精細化管理模式應用到檔案管理工作中，能夠將復雜的檔案更加清晰、明確地進行歸類，從而方便醫生、護士及其他人員的查找和調取。因此，借助精細化管理模式，必須將檔案按照不同類型或等級進行分類，在歸檔過程中進行系統的劃分，最大程度上避免或降低檔案在歸檔過程中出現信息缺失等問題，使檔案能夠在后續使用過程中更加準確和清晰，充分發揮出精細化管理模式的價值，提升醫院檔案管理水平。

4.完善醫院檔案管理制度建設

為了徹底提升醫院檔案管理工作人員水平，還應當構建完善的醫院檔案管理制度，使員工能夠在制度的約束和導向作用下，更加規范自身的行為，在檔案管理過程中充分貫徹好精細化管理理念，有效提升檔案管理工作的效率和質量。醫院應當在構建檔案管理制度的過程中，充分融合與融入精細化管理理念，并且明確管理工作的具體內容和規范標準，嚴格要求管理人員要合理、科學地開展日常的檔案管理工作。在構建檔案管理制度時，還應當明確規定各項管理流程，定期或不定期對管理人員的工作內容及質量進行考評，確保檔案管理人員的工作能力與專業素質能夠得到全方位的提升，真正將精細化管理觀念落實到檔案管理工作中，從而切實提升醫院的檔案管理水平。

此外，在醫療衛生服務行業不斷發展的背景下，醫院領導者及檔案管理人員還應當轉變自身的管理理念，認識到精細化管理的重要性，提升自身的精細化檔案管理意識，深入學習和探究高效的檔案管理方法，使醫院的檔案管理水平能夠不斷提升。同時，在構建檔案管理制度的過程中，還應當將具體任務明確到各個科室及員工，使醫院全體員工都能夠明確自身的職能與責任，從而對醫院檔案進行規范化的管理。醫院還需要結合上一階段檔案管理工作中存在的問題，對現有檔案管理制度進行不斷的調整和優化，并且明確檔案管理的標準及方法，使管理人員能夠嚴格履行自身的職責。

5.構建專業化的管理人才隊伍

檔案管理人員的專業技術水平作為決定醫院檔案管理工作質量及效率的關鍵因素，是推動醫院發展的必要條件，只有綜合素質高、專業水平過硬的人才隊伍，才能夠有效推動醫院的綜合管理水平。為了將精細化管理模式落實到位，醫院必須要提升檔案管理人員的思想意識、專業水平和操作技能，不斷引進高水平、高素質的專業人才，確保檔案管理人員能夠快速掌握檔案管理的有效方法，實現醫院信息資源的合理配置[5]。

由于醫院的檔案中會涉及大量患者的個人隱私，因此需要檔案管理人員具有良好的職業素養和責任意識，不可以隨意透露患者及醫院員工的個人信息，并且將檔案按照保密等級進行分類。同時，醫院應當對檔案管理人員進行嚴格的選拔和培養，加快專業化管理人才隊伍的建設，定期邀請專家學者開展教育培訓，使檔案管理人員能夠及時掌握先進的管理理念及科學的管理方法，從而充分提升檔案管理人員的綜合能力及專業水平，推動醫院朝著長遠的方向發展。

結語

綜上所述，在醫療衛生服務行業不斷改革與發展的過程中，原有的檔案管理模式已經無法滿足醫院長遠發展的需求。為此，醫院應當迫切尋找有效的檔案管理模式，將良好的管理理念作為指導，解決當前檔案管理工作受到思想觀念、管理制度、人員能力等因素制約的問題，深入挖掘和探索運用精細化管理的有效路徑，切實提升檔案管理工作的效率及質量，從而推動我國醫療衛生事業的發展。