提高事業(yè)單位檔案管理水平的對策探討

崔洪祥

（白城市財政局國有資產管理中心，吉林 白城 137000）

在現代社會之中，如果想要有效地提升事業(yè)單位檔案管理水平，就意味著檔案管理需要朝規(guī)范化的方向持續(xù)推進，相關工作人員在進行檔案收集管理的過程中，需要保證檔案標準化、科學化、體系化，這樣才能真正提升檔案管理水平，保障檔案管理制度的全面落實[1]。但就目前實際情況來看，一些事業(yè)單位，在進行檔案管理的過程中依舊存在許多問題，需要進一步地想辦法進行解決，本文也就針對問題出發(fā)探討如何才能使事業(yè)單位檔案管理水平進一步的提高。

一、提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平的價值

1.助力事業(yè)單位行政效率的提高

檔案本身就是對事業(yè)單位發(fā)展過程的一種記錄，為此如果可以優(yōu)化現有的檔案管理體系，使檔案管理效率得以進一步的提升，那么就可以構建高效、科學、嚴謹、完善的管理體系，相關檔案人員在進行檔案管理的過程中會更加迅速，進行檔案查閱時也會更加的快捷和方便。這樣有助于在整體檔案管理水平提升的同時使檔案管理效率提高，進而提升單位行政管理效率[2]。

2.支持事業(yè)單位的資源優(yōu)化配置

對于事業(yè)單位的檔案來說，它并不只單單起到對于事業(yè)單位日常事務進行記錄的作用，同時單位還需要使檔案活起來，真正為企業(yè)未來的發(fā)展、為管理層的決策做出準備，而提升整體的檔案整理效率，完善檔案相關管理制度，也可以有效地促使檔案資料可以被快速的梳理，進而為管理層提供更多的一手素材，幫助管理層和決策層針對企業(yè)未來的發(fā)展走向進行統(tǒng)籌安排。極大地提升整體資源配置效率的同時實現企業(yè)內部資源的合理運用與優(yōu)化配置，真正助力于事業(yè)單位未來的全面發(fā)展與變革。

3.優(yōu)化事業(yè)單位人才管理結構

事業(yè)單位如果想要在競爭之中脫穎而出，最重要的就是要進行整體人員素質的培養(yǎng)，真正打造凝聚力強、高素質、高能力的員工隊伍，才能為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎。在檔案管理之中有非常重要的一部分檔案即人事檔案，人事檔案對于每一個人才的發(fā)展都有著詳細記錄，做好事業(yè)單位內部員工分析，可以有效地在內部員工之中進行晉升、獎懲、進行人員整體規(guī)劃調整，真正激發(fā)員工的積極性主動性，同時也可以為領導人員調整工作提供理論依據，真正優(yōu)化整體事業(yè)單位人才管理結構。

二、阻礙事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的制約因素

1.意識因素，檔案管理缺乏專業(yè)精神

想要提升事業(yè)單位檔案管理水平，首先應該從思想上對于檔案工作注重起來，現在部分事業(yè)單位為了更好地獲取利潤，為了謀發(fā)展，而將注意力集中于市場營銷以及產品制作等方面，對于檔案一些領導不重視，也沒有意識到檔案對于整個事業(yè)單位發(fā)展的重要性。檔案工作本身就是一個日積月累的工作，需要通過很長的時間才能彰顯檔案存在的意義，甚至可能只有在需要檔案時才能將檔案的重大意義體現出來。但與此相對的是想要真正建立一個全面完善健全的事業(yè)單位內部檔案的過程中，需要投入大量的人力、物力和資金，對于領導來說認為建立完善的檔案本身就是一項投入成本大，收入小的事情。為此很多領導對于檔案管理不注重，在進行檔案建設的過程中積極性不強，甚至在整體檔案建設的過程中投入的資金較少，導致硬件設備軟件設備沒有得到及時的供應，相關檔案工作人員的工作積極性與責任心也隨之下降[3]。

2.模式因素，檔案協同管理效率不足

檔案工作其本身就具有長期性和持續(xù)性，在事業(yè)單位整體檔案管理的過程中，由于部分領導的不重視導致對檔案工作的投入不足，對檔案工作的管理不足，重視程度不足，現在一些事業(yè)單位在進行檔案管理的模式上還采用傳統(tǒng)方式較為陳舊單一，也造成了檔案管理水平低下，檔案管理效率低下。在進行整體檔案工作的過程中，依舊是以人工管理為主，極大地制約了事業(yè)單位的檔案發(fā)展。檔案工作相較于事業(yè)單位的其他工作來說具有一定的特殊性，如果想要真正建設一個完整的檔案，是需要各個部門進行配合，因為在此過程中每一年都要進行檔案匯總，需要收集的是五大檔的檔案，涉及企業(yè)發(fā)展的方方面面，自然而然也就涉及企業(yè)的各個部門?，F在在進行檔案搜集的過程中存在致命的問題就是各個部門進行檔案整理的過程中規(guī)范性較差，質量和響應時間都存在一定問題，甚至還有一些部門在進行檔案歸檔的過程中存在造假的現象，這些都極大地制約了事業(yè)單位的檔案發(fā)展，影響了檔案工作的順利進行。

3.人員因素，檔案管理專業(yè)人才匱乏

檔案管理工作本身需要較強的專業(yè)性，但同專業(yè)性相比，還需要相關工作人員具有極強的耐心和責任心，才能在紛繁復雜的檔案工作之中提出頭緒，真正將檔案的收集、整理管理，做得井井有條，所以總體來說檔案工作對于人才素質要求較高。但是就現在事業(yè)單位檔案管理的人才隊伍來看，存在幾方面的問題。第一，專業(yè)素養(yǎng)不強，在檔案人才選拔的過程中，由于編制等問題，事業(yè)單位領導在選擇過程中，可能并沒有選擇專業(yè)性較強的人才或者在選拔之前沒有進行全面的審核，導致人才專業(yè)算法方面存在問題，第二，現有的檔案管理部門的相關人員服務態(tài)度和責任心存在一定問題，工作的仔細度和專注度不夠，對于檔案這一項十分需要細心和耐心的工作來說，這樣的人員素質會造成檔案管理過程中的重大失誤。另外，從現有事業(yè)單位的實際崗位設置上來看，也有事業(yè)單位沒有在檔案部門設置專業(yè)的管理人才，而是在需要進行檔案整理的年末從其他部門抽調人來進行檔案管理，這些人員不具備檔案管理的專業(yè)知識，在進行檔案整理的過程中也會出現錯誤的情況，極大地影響了檔案工作的規(guī)范性。

三、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要原則

1.靈活性與規(guī)范性共同發(fā)力

想要將整體檔案管理進行規(guī)范化管理，首先需要明確檔案管理的標準，需要根據國家對于檔案管理的要求以及檔案管理自身實際特點，外加事業(yè)單位實際情況，三者相互結合制定更容易落實更加有效的檔案管理制度，使得事業(yè)單位的檔案管理向規(guī)范化、統(tǒng)一化、科學化的方向邁進。另外，需要注意，雖然在進行檔案管理的過程中，需要不斷落實規(guī)范化，但是規(guī)范化并不等于死板化，在進行檔案管理的過程中，隨著時代的推進，隨著管理水平的提升，可以采用靈活的檔案管理方式，根據各個部門檔案的實際特點，將檔案管理工作更加靈活高效的落實。并且針對現在企業(yè)檔案管理的實際情況來看整體檔案管理規(guī)則還較為寬泛，應該將整體檔案措施進一步的細化，進一步地提升整體檔案管理制度的可行性和實效性[4]。

2.兼具制度標準與可執(zhí)行性

在推進事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的進程之中，相關檔案工作人員也需要明確自己的工作定位以及檔案未來發(fā)展走向，同時需要結合現代信息技術使檔案朝向更加現代化的方向發(fā)展，以提升整體事業(yè)單位檔案管理的時效性。同時，各檔案管理人員還需要從自身角度提升對于檔案管理工作的熱情和積極性，提高其他部門的配合程度，盡快將檔案工作落實和完善。在進行制度制定的過程中，既要立足于與檔案管理的整體，同時也要立足于不同部門的實際情況，真正使檔案管理制度具有實效性、可落實性。制定檔案管理制度并不是一蹴而就的，需要在不斷地經驗總結過程中對于制度進行不斷的完善優(yōu)化，最終形成較為合理的相關檔案管理制度，使事業(yè)單位的檔案管理向更高效的方向邁進。

3.同時彰顯權益性與職責性

在貫徹落實檔案管理的過程中，檔案管理人員需要明確自身的職責和權利，同時各部門負責檔案的工作人員也需要了解自己所需要承擔的業(yè)務范圍，還需要劃出單獨的資金來設定一定的獎懲措施，通過各種的激勵方式來使檔案工作人員更好地投入到工作之中，真正將檔案管理工作打造得更加高效，使檔案管理制度落實得更加完善，并且是要在檔案管理過程中保障工作人員的權利，真正使得權利和責任二者相統(tǒng)一。檔案工作不同于其他工作，其是一項長期性的工作，在進行檔案管理的過程中，相關領導也需要注意需要保證檔案管理規(guī)范的長期落實性不能招令夕改，那樣會使得整體檔案工作雜亂無章。另外，檔案管理工作中出現了問題，需要及時地進行總結訂正，這樣才能使檔案管理工作在螺旋上升的過程中不斷完善。

四、提高事業(yè)單位檔案管理水平有效策略

1.深化認識提升對于事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的認識

如果想要真正提升事業(yè)單位的檔案管理水平，那么必須要從上到下加強對于檔案工作重要性的認知。首先，事業(yè)單位的領導應該真正重視起檔案工作，對于整體事業(yè)單位發(fā)展的重要作用發(fā)揮帶頭作用，重視其檔案工作，才能使檔案管理人員以及各部門檔案負責人員重視檔案管理工作，將檔案管理工作推進更重要的位置。相關領導也需要加強對于檔案工作的投入，資金投入、人力投入以及物力，還需要做好檔案工作的宣傳工作。僅僅管理人員重視檔案工作還是不充足的，必須要使各個部門都真正意識到檔案工作的重要性，這樣整體檔案收集整理的速度才能更快，檔案管理人員進行檔案歸檔時才能更加順暢。其次，如果想使檔案管理更加高效，應該加強資金的投入，配置相應的硬件設施，逐步推進檔案管理工作的信息化、電子化。最后，還需要對于現在的檔案管理人員進行更加深入的培訓，畢竟隨著時代的發(fā)展，檔案管理方式也發(fā)生了重大變化，也有一定的創(chuàng)新，必須要讓相關管理人員隨時了解到最新的政策法規(guī)，了解到最新的檔案管理方式，才能真正推進檔案管理工作的創(chuàng)新，使單位上下為檔案工作的努力進而形成合力。

2.健全機制，設立科學有效的檔案管理和績效考核制度

目前，很多事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中，檔案管理制度過于寬泛不夠細化，以至于不同人員不知道自己的職責和義務在哪里，為此現在在進行檔案管理制度制定的過程中，應該針對各個不同的崗位設置崗位說明書，使責任到人從各個環(huán)節(jié)出發(fā)做好職責的細化，在制度制定完成之后，必須要有相應的監(jiān)管部門，使得制度落于實處，要將具體的措施規(guī)則全部講明白、講清楚，確保事業(yè)單位內部的相關工作人員，能夠充分理解并深入執(zhí)行。避免檔案管理制度浮于形式，只是面子工程。相關的企業(yè)領導一定要做好后續(xù)的考評工作和反饋工作，要實時監(jiān)督整體的檔案制度是否真的落于實處，是否真的對各個部門的檔案工作效率起到了改進作用，如果在貫徹落實整體制度的過程中發(fā)現問題，那么需要及時對制度進行修改和訂正，使得制度較為符合整體事業(yè)單位的發(fā)展情況。在進行制度的制定與實施的過程中，必須要在結合各個部門的實際情況，因為整個事業(yè)單位具有多個部門，不同部門的主要職責不同，檔案類型也不同，為此應該真正根據每一個部門的實際情況再進行制度的細化。對于檔案部門來說也應該將各個部門的資料收集完成之后，再對檔案資料的準確性和標準性進行進一步的考核，以保證整體的檔案質量。對于各個部門的檔案資料整理情況應該由檔案管理部門進行量化考核，每一季度進行整體的考核匯報，在這一過程中也能確保事業(yè)單位檔案管理向規(guī)范化的方向推進。目前，檔案工作在進行的過程中存在工作量過于集中的問題，針對這一情況在進行檔案管理的過程中，相關管理人員也需要將職責細化，這樣才能有效地將整體的檔案管理工作分配得當，提升整體單位的檔案管理效率。

3.強化基礎，做好檔案管理的基礎工作——人員培訓

第一，做好檔案工作的收集，需要加強檔案管理部門與其他部門的相互配合，使整體工作效率和流程加快。第二，一定要做好整體檔案的歸檔，包括檔案的內容和時間等，真正將檔案室分門別類按照五大檔的方式來進行整體檔案的排序，這樣才能方便后期對檔案進行查詢和借閱，真正使檔案工作落于實處為后續(xù)的檔案利用鑒定良好基礎。第三，要做好檔案保密工作，在建設檔案室的過程中，檔案室的鑰匙需要由不同的人員進行保存，同時對于不同保密程度的檔案也需要有專門的防盜措施，這樣才能真正使檔案不會出現遺失，還需要做好整體檔案室的防火防盜工作。還要加強相關檔案工作人員的培訓，要提升檔案工作人員整體的工作效率和工作方式，使得事業(yè)單位的檔案可以向現代化信息化的方向前進。第四，需要加強整體檔案工作的電子化進程，最好使用紙質版檔案和電子版檔案二者并進的方式來推進事業(yè)單位檔案工作的轉型和發(fā)展。

結語

總之，隨著社會的逐步發(fā)展，現在各事業(yè)單位應該認識到檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過程中的重點工作，雖然它整體流程較為煩瑣，發(fā)揮作用需要一定時間，但是它對于推進整體企業(yè)的發(fā)展具有至關重要的作用，目前有很多事業(yè)單位的領導沒有對檔案工作重視起來，應該對這一情況加以改善，必須要從上到下都加強對于檔案工作的重視程度，才能推進檔案工作向更加先進、更加創(chuàng)新、更加現代化的方向發(fā)展，真正提升檔案工作的效率和質量，使檔案工作為推進事業(yè)單位的發(fā)展作出其應有的貢獻和作用，促進檔案管理工作的逐步現代化。