提升畢業大學生檔案遠程服務水平探討

趙 峰

（法庫縣社會事務服務與行政執法中心，遼寧 沈陽 110400）

近年來，我國高校畢業人數逐漸增多，畢業大學生自身產生了內容豐富、數量龐大的檔案信息，這些檔案信息對畢業生來說非常重要，因而利用次數也非常多，當在找工作或繼續深造而需要檔案時，畢業生們會回到高校檔案館或人才交流中心查詢利用。

網絡已遍及千家萬戶的今天，高校的檔案館和人才市場交流中心不再僅僅是只收藏實體檔案的機構，而是與學生之間進行交流的資源中心，畢業生可以通過計算機網絡與所畢業的院校或保留檔案的人才交流中心進行咨詢，查閱自己所需的學籍檔案，這樣高校檔案館和人才交流中心的檔案工作逐步擁有了自動化、實時化、網絡化的特性，畢業生的學籍檔案遠程服務改變了傳統的檔案服務模式，通過網絡將學生與檔案工作人員聯系起來，彼此之間可以進行信息交流。

一、畢業大學生檔案遠程服務的類型

畢業大學生檔案遠程服務以計算機為載體，通過信息技術將檔案信息數字化，可以通過遠程服務向學生提供檔案信息，學生也可以通過網絡與檔案人員進行在線咨詢，查找自己所需的學籍檔案或者索取檔案證明。目前，許多高校都不完全使用傳統的到校查詢檔案的利用方式，而是通過遠程系統為學生提供檔案的在線查閱和利用，這項遠程服務為廣大的畢業生提供了便利。

畢業大學生的檔案主要包括入黨入團的組織材料；高考登記表、志愿書等高考材料；大學入學登記表；畢業生登記表；就業通知書；獎學金等獎勵材料。大學畢業后，如果找到工作單位，其畢業生檔案及戶口就轉到工作單位；沒找到單位或考研的學生，可以把檔案短期的留在學校里或存放在原籍的人才市場交流中心。

人才市場是官方機構，由人社局主管，能保障檔案的安全，原則上保存兩年。如果找到工作單位，可以辦理轉正定級、方便調動、計算工齡，辦理社會保險、評定職稱等。畢業生檔案工作的最終目的就是為檔案利用者提供檔案信息的查詢服務，畢業生手中只有一份檔案原件，一旦弄丟了，補辦是很困難的。當原件已經被使用，需要復制件的時候，就需要到本校檔案館復印成績單并且加蓋公章作為原件使用，校檔案館提供的檔案復印件，加蓋檔案證明專用章后，具有與原件相同的法律效力，每年都有大量的畢業生到館或在線辦理這項業務。另外，在學生找工作的時候，工作單位在政審時為了確保準確，還是會到學生畢業院校的檔案館核驗學歷真偽，如今用人單位在應聘的時候如果要核驗學生學歷的真偽，只需要到學信網查詢就可以了，不過由于各種原因，如在早期的時候計算機還不普遍，一些學生檔案信息沒有被數字化，所以學校需要向學生提供學籍檔案的遠程服務，將檔案信息掃描過來或者郵遞。畢業大學生檔案遠程服務可以省去學生親自去高校所花費的時間、財力和物力，避免查檔人員過多造成檔案丟失破損，而線上查檔嚴格遵循查檔規則，權責分明，每一步都有詳細的規則，檔案管理人員和學生只需結合學生的需求按照規定的步驟一步一步的執行，使檔案管理利用更加規范化[1]。

畢業大學生檔案遠程服務不代表全程都需要遠程操作，有的只需要學生上網進行注冊預約，然后親自到學校檔案館或人才交中心辦理檔案證明，有的是學生可以全程都使用計算機操作，無須到現場辦理，主要有遠程申請現場辦理、遠程服務辦理、全程遠程服務辦理。

1.遠程申請現場辦理

在這種模式中，由學生通過互聯網的形式遠程發出申請并進行提交之后，校檔案館或人才交流中心則會對其所提交的需求進行檢索。如果檢索發現館內沒有相關檔案資料，則會向其反饋不受理通知；而如果經過檢索發現館內有其所查詢的資料，會在第一時間向其反饋預約時間來館進行辦理。這種模式的優點是能夠幫助外地的學生避免到館而發現找不到檔案的情況，同時也能夠以預約的方式使服務對象來館業務的辦理變得更加有序。

2.遠程服務辦理

遠程服務辦理這種模式是學生以互聯網的方式將申請進行提交之后，檔案館或人才交流中心查詢到相關檔案后會對其出具證明，然后對本次查詢的費用進行計算之后通知學生繳費。這種通過網上出具證明的方式更加方便了服務對象，通過接受預約能夠及時對其業務進行辦理，并在辦理成功之后通知其繳費的時間即可，在整個過程中，畢業學生可以到檔案保存的場所一次性繳費，并對相關的檔案證明進行核對，大大節約了辦理的等待時間。為了保證學生檔案信息準確不失密，工作人員也會對學生的身份證件以及辦理此類證明的正常手續進行核對，如果有證明人提供證明，畢業學生也可不到現場就能辦理。

3.全程遠程服務

全程遠程服務是遠程服務的最高等級，檔案查詢的全部環節如登記、辦理、核對、繳費都是以遠程的方式進行，學生完全不需要到館進行傳統業務的辦理，這種情況更加便于外地乃至國外畢業生的檔案辦理，可以說是學生最希望達到的遠程服務方式[2]。

二、畢業大學生檔案遠程服務辦理流程

檔案遠程服務需要按照規定的流程來進行，不能隨意跳過任何一個環節，因為不同的辦理模式有不同的流程。

1.用戶注冊與登錄

無論是以哪種遠程服務模式辦理遠程檔案業務，首先都需要通過計算機注冊或登錄學校檔案網站，需要進行身份確認，因為檔案具有保密性，高校的學籍檔案只能對學生本人或由學生本人委托的其他人開放。在注冊時學生需要填寫身份證件的相關信息和聯系方式，如電話號碼、家庭地址、電子郵箱等。

2.提交辦理業務

在用戶注冊完并登錄網站之后，學生要根據選擇自己所需要的檔案證明，按照步驟一步一步進行，正確填寫相關信息，上傳符合要求的身份證件，彩色掃描件一定要清晰，否則可能不會通過審核，完成這些事情后，再提交業務，這時用戶只要等待審核結果就可以了。如果學生填寫的相關信息正確，上傳的證件符合要求，系統會受理業務，如果不符合要求，系統會把訂單反饋給學生并附著修改要求，學生需要按照要求重新提交。

3.檔案館受理業務并辦理

查詢業務被系統受理后，工作人員一般會通過電話的方式與學生進行相關信息的直接確認，然后在規定的工作日內對學生提交的業務進行辦理。

4.遞送檔案證明材料

檔案館會根據用戶在提交訂單時所選擇的方式按時送達檔案證明材料，具體包括學生到館領取、委托他人代領、郵遞。

三、畢業大學生檔案遠程服務的現實要求

1.檔案信息化發展的必然趨勢

傳統的檔案查詢方式需要學生親自到本校檔案館，經過申請、登記、檢索、調檔等一系列流程，最終才能查閱所需檔案，辦理查閱檔案需要耗費很多時間，每年考研學生入校前和找工作這段時間，會有很多學生來調檔，甚至需要排隊等待。而畢業大學生檔案遠程服務可以使學生在任何時間和地點打開電腦進入本校檔案館網站，與在線檔案人員進行咨詢尋求幫助，并通過網絡獲取服務。高校檔案館要以為學生服務為重點，提高檔案遠程服務設備水平和技術水平，及時將檔案數字化，使原本需要學生去學校才能辦到的事通過網絡就可以及時解決。

信息化是檔案遠程服務的基礎，信息化發展越快，檔案建設發展得就越好，遠程系統運行的就越穩。現今社會，網絡融入在人們生活中的方方面面，成為人們不可或缺的一部分，各個高校已普遍建立了本校的檔案網站，檔案網站的建立為本校的檔案遠程服務創造了平臺，現在畢業生對檔案的利用需求越來越多，高校檔案館開展檔案遠程服務應運而生[3]。

推動免費查詢。學籍檔案是大學生在大學期間留下的最重要的個人檔案，高校對于學生遠程利用檔案這件事應該加以重視，高校檔案館應強化服務意識，由于遠程服務成本并不高，在政策允許的情況下，高校檔案部門應盡可能地向學生提供免費的查詢利用服務，免費的遠程服務會促進高校檔案事業的發展，吸引越來越多的人關注高校檔案遠程服務。在相關政策沒有明確出臺時，應該在網站上公開收費標準，如以距離的遠近、收貨地址的偏遠程度、收貨地址所屬的省份為依據來進行不同程度的收費。在不能進行免費的服務時，需要高校的財務部門能夠保持開放的思想及與時俱進的精神，建立各種各樣的收費方式，如微信公眾號、支付寶等網絡平臺，或者銀行卡轉賬、郵局寄送等方式，方便廣大學生使用個人比較方便的遠程付款方式[4]。

2.檔案工作自身發展和檔案利用者的需要

首先，檔案部門自身發展的需求。高校檔案館的職能是為學生和教師提供利用檔案，在傳統的檔案利用方式下，無論路途多么遙遠，都需要學生親自到學校，尤其在畢業季，大量的畢業生辦理考研或找工作需要的學籍檔案，而檔案館的工作人員卻沒有相應增加，少量的檔案人員處理大量繁多的檔案事務，工作人員既要仔細對待每一位來館辦理業務的學生，又要兼顧電話咨詢，非常容易出現差錯。檔案遠程服務可以避免由于操作人員過多而產生錯誤這種情況的發生，可以減輕檔案工作人員的任務量，減少因為忙碌而產生的錯誤。通過遠程服務可以減輕他們的勞動強度，提高了工作效率。

其次，檔案利用者急切的需求。學生在進入大學前和畢業后，會有許多在校期間的檔案信息，但只有一份，學生在畢業后找工作時需要將成績單提供給單位，但是當以后更換工作單位時就沒有成績單了，這時就需要到畢業院校的檔案館開具成績單復印件，但是大多數的學生不能或不愿路途奔波地來到學校檔案館，如若學生在國外，來回機票成本太高，又耗費大量時間，又不好意思麻煩朋友代辦或者擔心他們辦理錯誤，已經上班的人只能請假去檔案館辦理。在使用遠程服務時，人們只要按照規定的流程進行，學校會在網上進行信息核實，當一切信息和流程都符合規則的時候會在規定的時間內寄出學籍證明材料，學生只需在家等待接收就可以了，畢業大學生檔案遠程服務的開展，為學生創造了良好的服務平臺，提供了極大的方便。

3.檔案設施配備水平不斷提升

目前，國內不是所有高校都開設了檔案遠程服務，遠程服務在大學里并沒有普及，大多數高校檔案館內，保管存放檔案的設施都很齊全，檔案架和計算機檢索系統也很先進，大多數高校在檔案館內設立了面積適宜的閱覽室，并配有飲水機等設施，為用戶提供了舒適的閱覽環境，在檔案室內設有先進的檔案架、掃描儀等數字化設備，學生檔案保存相對豐富完整，學生可以充分利用這些檔案信息。但是大多數高校沒有開發檔案遠程服務，沒有相關的檔案設備和條件，都只是一些最基本的檔案設備，并且系統更新不及時，檔案利用服務發展相對落后。

有一些高校對檔案服務很重視，開發了檔案遠程服務，比如同濟大學信息化建設投入大，是國內高校中一個比較成熟的數字化檔案館，采用了比較新的系統，對所有畢業生學籍檔案進行了數字化加工并對所有畢業校友提供遠程查詢學籍檔案申請服務。采用了智能化的檔案庫房，常年恒溫恒濕，同濟大學檔案庫房有煙控裝置、檔案庫房二十四小時屏幕顯示并有自動入庫記錄。同濟大學檔案館建立了完善的管理系統，對所有檔案可以進行實時查詢，方便學生快速準確地查詢檔案，采用了較新的安全系統，確保所有檔案信息在安全保密上得到保障[5]。

4.全程控制保證檔案的利用安全

為了適應當代社會的需要，需要采用先進的遠程系統，提高硬件設備水平，更好地為學生服務。首先，確保個人隱私。畢業生檔案是每個學生的重要信息資源，要重視學生的隱私權等合法權利，對檔案利用的需求方式越來越多的情況下，高校檔案館如何運用現代信息技術來創新服務方式，擴大學生遠程利用學籍檔案的人員范圍，保障學生檔案的利用安全是高校檔案工作發展亟待解決的問題。其次，留意檔案的流轉過程，防止檔案遺失或信息泄露。在學籍檔案遠程查詢服務的整個過程中，高校檔案人員要全程控制，努力做到滴水不漏，對查檔者提交的各種證件、材料要認真仔細的核實，多問查檔者一些問題，把控好每一個環節，在郵寄檔案證明材料之前要仔細檢查所寄檔案是否正確，是否有缺失，當把檔案交給快遞員或被委托人后，檔案工作人員應全程跟蹤物流信息，直至檔案材料被查檔者親自簽收，當前較普遍的方法是將學籍檔案放入信封密封，并加蓋騎縫章，確保檔案信息的保密和安全。檔案人員還要做好信息登記工作，對每名學生的每份信息都要仔細核實登記，如通信地址、聯系方式、快遞編號等，為今后提供查閱提供方便。