檔案業(yè)務過程數字化的現實困境與路徑

杜立偉

摘要：檔案業(yè)務過程數字化是一種更為全面的檔案數字化管理形式，其不是數字化技術與檔案工作的簡單融合，而是包含檔案業(yè)務全過程的數字化轉型，是在保障檔案安全的前提下實施的創(chuàng)新舉措。當前檔案業(yè)務過程數字化主要面臨制度和標準建設相對滯后，檔案資源收集與服務融合不深，檔案業(yè)務數字化規(guī)劃和保障不足的現實困境。為突破現有困境，應積極探索數字化制度先行、數字化技術深度融合、業(yè)務流程再造和軟硬件設施、技術人才保障的多維路徑。

關鍵詞：檔案管理；業(yè)務過程；數字化；實踐路徑

檔案業(yè)務過程數字化、數據化是檔案機構全面數字化轉型的必然要求，同時也是電子文件歸檔管理的重要基礎。鑒于當前檔案業(yè)務還存在效率和質量不高的問題，為進一步發(fā)揮數字化檔案管理的優(yōu)勢，需加速推進檔案數字化轉型，具體到檔案業(yè)務過程管理中，表現為軟硬件設備、數字化人員、技術標準、管理流程等多方面的數字化升級。

1檔案業(yè)務過程數字化面臨的現實困境

1.1制度和標準建設滯后于檔案業(yè)務數字化進程

首先，一些檔案管理部門檔案業(yè)務數字化體系建設滯后，在推進檔案業(yè)務數字化過程中沒有建立相應的制度規(guī)范，也沒有結合檔案業(yè)務實際情況對相關檔案數字化工作細則進行細化，這也就客觀上造成了檔案業(yè)務數字化標準不統(tǒng)一。在檔案數據收集、管理、利用過程中出現格式不統(tǒng)一標準、不明確問題，難以為后續(xù)檔案數字資源開發(fā)利用提供全方位支持。其次，部分檔案管理部門績效考核和責任落實不具體。由于責任落實不到位，導致部分檔案業(yè)務數字化工作缺少實施主體。加之績效考核指標不明確，考核結果運用不到位，也在一定程度上影響檔案管理部門檔案工作人員參與檔案業(yè)務數字化建設的積極性和主動性，檔案業(yè)務數字化工作推進舉步維艱。最后，檔案業(yè)務工作缺少宏觀規(guī)劃和前期調研。一方面，部分檔案管理部門對于檔案業(yè)務數字化工作重視程度，沒有為檔案業(yè)務數字化配備所需的工作人員、基礎設施，沒有結合檔案業(yè)務數字化工作制定宏觀規(guī)劃，統(tǒng)籌各類資源。另一方面，部分檔案管理部門缺少對檔案業(yè)務數字化的前期調研，很容易造成“眉毛胡子一把抓”，可能會出現重復建設問題。

1.2數字化與檔案資源收集、服務過程的融合不深

一些檔案管理部門在檔案資源收集過程中對數字化技術運用得不夠全面，仍然以紙質檔案載體作為主要收集對象，在服務過程中也沒有結合用戶需求對檔案服務手段和方式進行創(chuàng)新，對服務環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，在一定程度上影響了檔案業(yè)務數字化工作的開展。一方面，數字化技術與檔案收集結合得不夠緊密，在檔案資源收集過程中容易出現形式不同步、內容不完整等問題，不僅會影響檔案資源收集效率，也不利于后期的檔案資源管理和開發(fā)[1]。另一方面，數字化技術與檔案資源服務融合得不夠緊密。部分檔案管理部門并沒有建立對應的數字檔案管理信息系統(tǒng)，也沒有結合用戶需求積極應用數字信息技術為用戶提供多元化的檔案利用服務。

1.3檔案業(yè)務過程數字化的整體規(guī)劃不足

一些檔案管理部門在檔案業(yè)務開展過程中過于保守，沒有主動地運用信息技術積極推進檔案業(yè)務過程數字化，沒有結合新時期發(fā)展需求對檔案業(yè)務過程數字化進行整體規(guī)劃，在管理手段和管理方式上缺少銳意進取精神；沒有結合檔案業(yè)務實際情況對數字化信息技術引入進行整體規(guī)劃和部署，在缺少前期調研和整體規(guī)劃的前提下，很容易導致檔案業(yè)務數字化建設與實際需求不符，進而出現檔案信息不兼容，檔案資源處理能力弱的現實困境。

1.4檔案業(yè)務過程數字化的保障和支持要素不充分

目前部分事業(yè)單位在檔案業(yè)務數字化過程中并沒有完善相應的保障措施，現代信息技術也用也不夠及時完善。檔案管理部門在數字化的影響下，需要對檔案業(yè)務模式進行創(chuàng)新，對檔案管理方式進行優(yōu)化，所形成的檔案數字化資源與傳統(tǒng)的紙質檔案資源管理還存在著一些差異，相應地，就需要檔案管理人員進行自主學習，不斷調整自身知識結構，掌握必要的數字化信息技術，才能夠更好地完成檔案業(yè)務過程數字化任務[2]。

2檔案業(yè)務過程數字化的實踐路徑

2.1制度先行，完善檔案業(yè)務過程數字化管理制度與規(guī)范

檔案業(yè)務過程數字化涉及檔案業(yè)務的方方面面，在數字化過程中要前期做好調研，對相應制度機制進行完善，為檔案業(yè)務過程數字化的順利過渡提供扎實的制度保障和硬件條件。首先，通過完善檔案業(yè)務過程數字化管理制度，能夠減少檔案業(yè)務過程數字化推進阻力。要制度先行，通過完善相關制度為檔案業(yè)務工作開展提供依據，通過新老制度銜接進而幫助檔案管理人員掌握新技能、新知識，對檔案業(yè)務出現的新情況、新變化有所了解，并以當前業(yè)務轉型作為中心工作，實現檔案管理人員能力和制度建設雙提升。其次，完善檔案業(yè)務過程中相關技術標準。一方面，在傳統(tǒng)紙質檔案管理制度和技術標準基礎之上，結合檔案業(yè)務過程數字化的新特點、新情況，對原來的技術標準進行優(yōu)化，對已經不適合數字化檔案管理的技術標準要及時予以廢止，對缺少相應制度標準的領域要給予完善和補充。另一方面，聘請相關專家學者與檔案管理部門共同對當前實施的數字化檔案管理技術標準進行研討，廣泛聽取專家學者意見，并以此作為完善檔案業(yè)務過程中技術標準的依據，進一步提升檔案業(yè)務技術標準的規(guī)范性、科學性和可操作性，為檔案業(yè)務過程數字化管理提供更為扎實的制度依據，提升檔案業(yè)務管理質量。

2.2深度融合，提高檔案業(yè)務數字化管理各環(huán)節(jié)的效率與質量

首先，強化檔案業(yè)務數字化管理驗收環(huán)節(jié)。通過檢查、監(jiān)督、驗收和評估各個環(huán)節(jié)驗收工作，對檔案業(yè)務數字化管理各個環(huán)節(jié)與之前設定的技術標準進行對比，能夠發(fā)現具體問題，并按照之前確定的技術參數進行調整，確保調整之后的流程能夠進一步提升檔案業(yè)務管理效率。從檔案業(yè)務過程數字化的目標看，就是要借助現代信息技術對檔案業(yè)務數字化管理的各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提升檔案業(yè)務管理效率和服務質量。因此，在驗收過程中參與驗收人員要堅持實事求是原則，對在驗收過程中出現的問題不瞞報、不少報，本著認真負責的態(tài)度，進一步提升檔案業(yè)務數字化管理各個環(huán)節(jié)質量。其次，重視現代信息技術與檔案業(yè)務數字化管理各個環(huán)節(jié)的深度融合[3]。通過檔案業(yè)務過程數字化轉型，借助數字信息技術優(yōu)勢實現對檔案信息資源的深入挖掘。特別是當前用戶對于檔案管理部門的信息服務提出了更高要求，檔案管理部門也必須主動作為，在了解用戶對檔案業(yè)務需求的同時，也要加大對內部檔案業(yè)務數字化轉型的推進力度，正視檔案業(yè)務過程數字化存在的現實困境。并以此作為現在信息技術引入的重要依據，與第三方企業(yè)開展廣泛而深入合作，進而為業(yè)務數字化管理提供有針對性的轉型升級方案，從整體上進一步提升檔案管理部門檔案業(yè)務質量。

2.3流程再造，提升檔案業(yè)務流程的數字化和智能化水平

檔案業(yè)務過程數字化實質上就是對檔案業(yè)務流程進行再造，這種再造既體現在理念層面，也體現在技術方法和模式層面。通過信息技術與檔案業(yè)務的深度融合，重塑了檔案業(yè)務的流程，提升了檔案業(yè)務管理效率和服務質量。檔案管理部門在推進檔案業(yè)務數字化過程中要善于運用現代信息技術實現對檔案信息資源的深度開發(fā)，充分發(fā)揮檔案管理部門的數字檔案優(yōu)勢，借助大數據環(huán)境聚焦檔案大數據知識集成、信息共享、智能加工、隱私保護協(xié)同等關鍵環(huán)節(jié)[4]。通過構建檔案業(yè)務管理信息系統(tǒng)，提升檔案業(yè)務流程的數字化水平；通過人工智能大數據、云計算等技術運用，構建更為完善的檔案業(yè)務智慧流程，進一步提升檔案業(yè)務智能化管理水平。

2.4強化保障：做好檔案業(yè)務數據庫建設和人才保障工作

檔案數據庫建設和檔案技術人才是推行檔案業(yè)務過程數字化的重要保障。首先，將檔案數據庫建設作為重點。檔案管理部門應對檔案業(yè)務過程數字化給予足夠關注，并投入必要資金引入先進設備，為檔案業(yè)務過程數字化奠定堅實的硬件基礎。加強與第三方企業(yè)合作，結合檔案管理部門檔案業(yè)務過程數字化的實際需要搭建檔案數據庫體系。其次，建立一站式利用服務平臺。通過建立一站式利用服務平臺，為用戶提供普通檢索、個性推薦、知識服務、智能檢索、檔案查詢、檔案下載、檔案咨詢等多種服務，更好地滿足廣大用戶的多元化訴求。同時要利用大數據特點，結合檔案業(yè)務需求建立特色數據庫，進而形成專題檔案資料。再次，以數據庫作為載體，實施數字化檔案產品開發(fā)。檔案數字化產品開發(fā)不僅是檔案業(yè)務過程數字化的重要體現，也是滿足用戶服務需求的有效手段。通過數字化檔案產品開發(fā)，能夠增強檔案資源對于業(yè)務決策的支持力度，擴大檔案信息資源的服務范圍。此外，還可以聯(lián)合社會力量和其他社會組織開發(fā)不同類型的檔案產品，實現對檔案大數據資源的深入挖掘和利用。最后，加強檔案管理人員的教育培訓。一方面，結合檔案業(yè)務數據庫建設的實際需要，更新檔案管理人員知識結構，通過參加培訓、自主學習等多種方式對自身知識結構進行更新，掌握必要的信息化能力，積極參與檔案業(yè)務過程數字化建設。另一方面，檔案管理部門也要重視檔案管理人員的能力素質培養(yǎng)，為了更好地推進檔案業(yè)務過程數字化工作，應將檔案管理人員業(yè)務培訓納入到年初規(guī)劃之中，并撥出專款用于相關業(yè)務培訓工作，聘請專家學者對當前現代信息技術與檔案業(yè)務工作結合的新知識、新理論進行講解，結合檔案數據庫建設以及如何實現檔案信息資源轉化等相關問題進行探討，進一步提升檔案管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)素養(yǎng)，更好地服務檔案業(yè)務過程數字化工作。

總之，隨著網絡信息技術不斷發(fā)展，部分檔案管理部門在檔案業(yè)務開展過程中對于數字化重視程度不足，沒有為檔案業(yè)務過程數字化提供必要的硬件設施和人才保障，在制度機制建設方面也相對落后，在一定程度上影響了檔案業(yè)務開展和檔案信息資源服務。因此，新形勢下檔案管理部門既要在思想上主動轉變，樹立大數據思維、資源共享思維、信息技術思維，應用現代信息技術對檔案業(yè)務流程進行再造。同時還應該形成檔案資源大數據庫，實現檔案信息資源有效整合，進而為后續(xù)檔案信息服務提供扎實的載體和資源，進一步提升檔案信息服務質量，展現檔案信息價值，提升檔案管理部門在社會上的影響力和號召力。

參考文獻：

[1]邢變變，李欣鈺.強基·賦能·助力：“十四五”時期檔案工作數字轉型的實現路徑研究[J].檔案管理，2022（02）：33—36.

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[3]劉博.數據轉型背景下的檔案業(yè)務過程數字化戰(zhàn)略分析[J].蘭臺內外，2021（24）：37—38.

[4]張洋.數據轉型背景下的檔案業(yè)務過程數字化策略研究[J].山西檔案，2020（02）：131—137.