新形勢下行政事業單位財務檔案數字化管理的探討

李冰惠

摘要：行政事業單位的財務檔案是其進行經濟活動的最原始的記錄和最真實的反映，是其有效開展各項工作和活動的基礎，是各單位的最重要的檔案之一。近年來，隨著我國社會經濟的快速發展，財務檔案管理狀況已經有了很大的改善，但是，不可否認的是行政事業單位的財務檔案管理工作依然存在著一些問題。就目前財務檔案管理的狀況，在網絡技術的支持下，電子資料可隨時更新，加強了檔案數據的真實性和可靠性，進而完善了會計檔案管理工作。

關鍵詞：行政事業單位；財務檔案管理；數字化；方向

1行政事業單位財務檔案管理的特征及作用

財務檔案管理是各行政事業單位制訂財務計劃的重要數據源和進行科學經濟決策的信息源，是維護正常經濟、工作秩序的法定書證。對事業單位而言，在日常的工作和社會活動中必然會形成各種形式的財務檔案，包括日常的單位收入和開支等。行政事業單位在做出重大決策及實現管理制度的創新之前，必須充分考量財務檔案所反映出的各種信息，這是行政事業單位向著正確方向發展的關鍵所在和重要保障。

另外，財務檔案也是行政事業單位開展歷史研究的記憶庫和儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。財務檔案形成的記錄都是該單位經濟活動的生動記錄和客觀寫照，客觀反映了該單位的成長歷程和發展規律，總結了很多的經驗教訓。

2財務檔案管理工作中存在的問題

近年來，隨著我國社會經濟的快速發展，財務檔案管理狀況已經有了很大的改善，無論是管理制度還是管理方法都有了比較顯著的進步。但是，不可否認的是行政事業單位的財務檔案管理工作依然存在著一些問題，主要表現在以下幾個方面：

2.1認識不足，重視不夠，檔案整理混亂

行政事業單位的財務檔案是其進行經濟活動的原始的記錄和真實的反映，是其有效開展各項工作和活動的基礎，是各單位的最重要的檔案之一，也是為以后出現糾紛和解決糾紛所儲備的主要憑證。但是，就目前的情況來看，部分行政事業單位的管理人員和領導對財務檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。傳統觀念認為，財務信息對一個單位而言是極其隱秘的信息，需采取嚴格保密的管理措施，即將票據和賬簿統一封存，但很多單位僅僅將財務賬單簡單捆扎、堆放，根本不建立檔案，更不用說是管理。有些單位雖然已經開始建立財務檔案，但仍處于低級層次，管理范圍不明確，檔案分類不明確，歸類混亂。

2.2管理人員專業素質不高，法律意識淡薄

《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是財務檔案管理工作的重要參考和法律依據，已經頒布實施多年，但是很多事業單位的領導和管理人員對此認識不足，甚至是對這兩部法律法規采取忽視態度，認為無足輕重。加之財務管理法律本就不是很健全，執行力度不夠，造成財務檔案管理更加混亂。各個單位均有各自的管理標準，層次參差不齊，管理粗放。某些較小的單位和機構，其財務人員是由其他人員兼任，甚至某些單位出現了編制外包的情況，造成信息嚴重不安全。

2.3無法適應數字化

科學技術的進步使傳統行業的作業方式更具信息化特征，傳統的管理方式對管理人員產生了深刻的影響，其需要較長的時間適應電子檔案管理工作模式，而這會降低檔案管理的效率。且事業單位檔案管理工作中也應充分尊重數字化發展的基本規律，以此改進檔案管理的效率。

2.4管理力度明顯不足

數字化會計檔案管理工作中，管理力度不足是十分明顯的問題。管理人員數量有限，且素質參差不齊。而檔案管理中對管理人員的素質并未提出具體的要求，人員忽視了檔案管理工作。另外，在檔案管理工作中并未建立完善的檔案管理制度，并未提出細致的數字化要求。且工作職責劃分不夠清晰，無法保證數字化管理的質量。最后，未能正確區分新舊檔案，有價值的檔案與無價值檔案混合，不利于會計檔案管理工作的開展，同時也會對會計檔案數據的權威性產生較大影響[2]。

2.5無法保證檔案信息安全

檔案數字化管理需要利用互聯網，其關系到檔案數據信息的安全性，在數字檔案信息管理的過程中安全隱患體現在多個方面。首先是管理人員的失誤。將紙質檔案錄入到數據庫時，錄入員的工作疏忽或人為破壞檔案信息的行為，降低了數據的準確性和真實性。其次，紙質檔案儲存場所會受到其他因素的影響出現意外，進而產生檔案遺失或損壞等問題，這對人事單位也產生了較大影響，甚至造成無法挽回的損失。再次，電子檔案數據以數據庫為存儲載體，如無法正確使用管理軟件或防火墻，則會出現數據丟失或用戶混亂等問題，威脅用戶的信息安全。最后，電子檔案雖然較為方便快捷，但也可隨意更改檔案信息，且不易發現改動的痕跡，因此，務必高度重視檔案數據的安全性。

3事業單位會計檔案管理數字化必要性

事業單位會計檔案管理數字化主要指利用多媒體技術，實現紙質檔案向電子檔案的轉化，并將檔案信息儲存于數據庫[3]。事業單位會計檔案數字化管理的過程中，要高度重視電子檔案備份、儲存、管理制度優化、檔案分類處理、增強數字化意識和提升管理人員綜合素質等方面。

電子檔案減少了紙質檔案的使用，提升了資源利用率，且檔案信息保存的時間也有所延長，檔案保存要求隨之降低。再者，電子檔案減少了人力與物力的投入。在紙質檔案管理工作中，需要投入大量的人力和物力，且紙質檔案易受到其他因素的影響而受損，關于檔案的保存要求較高，需要管理人員定期開展檔案維護與管理。而數字化會計檔案管理模式則能夠在信息平臺上上傳會計信息，為各部門的信息共享，密切各部門交流創造良好的條件。同時在信息共享中，也可第一時間發現問題并采取有效的解決措施，有利于檔案統一管理。

傳統紙質檔案管理中，檔案年限、保密權限和管理標準的不同，管理難度較大。將檔案信息上傳至互聯網后，可利用網絡技術管理檔案信息，優化了檢索及查閱的基本流程，為統一管理創造了有利條件，加強了會計檔案工作的真實性。再者，傳統的紙質檔案無法及時更新資料信息，部分年代久遠的資料對當前的工作并無較高的價值，甚至會阻礙工作的有序開展。在網絡技術的支持下，電子資料可隨時更新，加強了檔案數據的真實性和可靠性，進而完善了會計檔案管理工作。

4提高事業單位財務檔案數字化管理對策

4.1強化電子檔案管理意識

要促進行政事業單位財務檔案管理工作質量的提高，必須從單位領導和管理人員的思想意識人手，充分認識到財務檔案數字化管理工作的重要性和必要性，認識到財務檔案數字化管理工作對行政事業單位在處理突發問題和未來的發展上所起的重要作用。做到與時俱進，思想意識、管理水平始終保持在先進的狀態，不僅應重視會計業務，也應該重視電子檔案的管理，把其與紙質檔案列入同等重要的管理地位。建立一套完整規范的電子會計檔案保管、查詢、借閱制度，對電子會計檔案的保管方式、保管條件及會計檔案的查詢借閱做出明確要求，對電子會計檔案保管人員的工作職責做出明確規定，并按要求嚴格執行。建立和落實會計電子檔案工作責任制，將責任落實到具體人。

4.2重視技術的力量

引進先進的管理系統，制定行之有效的管理制度。財務檔案數字化管理工作正常運轉和效率的提高都要依靠管理硬件的支持，必須確保硬件系統的不斷更新和建設，以提高財務檔案管理工作的效率，增強其精確性、有效性，使財務檔案數字化管理工作進行的更加順暢、便捷。為提高會計電子檔案的使用效率，單位應組織相關人員會同財務人員對大量電子檔案進行鑒定，對有價值的電子檔案形成數據庫，通過計算機高效的處理能力，對會計檔案進行快速查詢、分析、推理及判斷，利用分析結果對單位生產經營進行評價，提供數據支持，實現會計檔案由靜態管理向動態管理的跨越。

4.3高度重視硬件管理

會計檔案管理中，功能完備的硬件對相關工作的有序開展有著十分重要的作用。在數字技術支持下，有效改善會計檔案管理工作，需基于原有檔案硬件環境，切實加強檔案硬件管理工作，在日常工作中科學設置會計檔案室。此外，還要加強檔案室的防潮、防塵和防磁處理，制定完善的批準授權機制，研究病毒防御技術，從而切實保障檔案數據的安全性，避免數據丟失和泄露所造成的不利影響[4]。

參考文獻：

[1]財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法，2016.

[2]梁燕瑩.信息化條件下會計檔案的電子化管理探討[J].企業改革與管理，2019.

[3]劉淑杰.如何加強財務檔案管理信息化建設的幾點思考[J].管理觀察，2010（18）.

[4]曹晶.規范財務檔案管理提高財務管理水平[J].吉林省經濟管理干部學院學報，2010（05）.