集團型企業工程檔案信息化管理研究

文/湖南省交通水利建設集團有限公司 張濤；湖南交科天頤科技有限公司 鄭天玉 鄒桂蘭（通訊作者） 彭景

檔案業務作為社會生產過程的重要記錄手段，具有記錄歷史、傳承文明、服務社會的重大作用，一直是國家、企業發展中的一項重要基礎性工作。信息技術的持續更新迭代，對產業生態的重塑產生了重大影響，傳統以紙質、照片、錄音錄像為載體，以手工操作為主的檔案管理模式，逐漸向以利用信息技術實現文件的自動采集、智能管理、科學利用的信息化管理模式轉變。檔案信息化管理是依托新理論、新模式、新技術的應用，確立互聯網條件下檔案管理與服務的基本框架和方法，從而提升檔案管理工作效率及檔案服務質量。湖南省交通水利建設集團有限公司作為國資國企改革重組后的大型現代交通水利基礎設施建設產業集團，迫切需要以積極主動的姿態不斷融入業務檔案信息化建設大環境中，通過加強其工程資料的信息化管理，促進工程檔案本身及工程檔案信息與其他社會信息形式的融合和應用，從而形成跨層級、可循環持續發展的檔案管理體系，強化企業自身知識儲備，增加企業技術底蘊，形成強大的企業競爭力，更好地服務于社會經濟科學發展。

一、集團工程檔案管理現狀及問題

湖南省交通水利建設集團有限公司（以下簡稱“交水建集團”）組建于2016年9月，現下轄14家二級控股公司，各司屬企業均已建立較成熟的檔案管理體系，其中部分司屬企業已建設比較完善的檔案管理系統，還有部分建設項目單位已應用具備工程資料歸集功能的建設項目管理系統。目前集團各級檔案管理尚未形成規范統一的管理標準和流程，各信息化系統的技術方案成熟度參差不齊，功能差異較大，各單位之間系統應用孤立分散，集團內部檔案信息資源共享和應用存在較大阻礙，具體可總結為：

（一）集團檔案管理模式滯后。集團傳統的檔案管理模式已無法滿足現階段檔案工作實際需求，首先，集團管理工作與檔案管理工作脫節，檔案管理屬于集團管理工作中一部分，而目前兩者間的管理未能進行有效銜接，特別是工程檔案管理方面，許多工程檔案在竣工驗收后才進行整理，或是被直接擱置，無法實現集團對建設項目管理與檔案管理的同步，導致集團難以對司屬企業業務檔案進行及時且全面的管控。其次，工程管理工作與檔案管理工作脫節，工程管理是工程建設過程中的持續性工作，而檔案管理是工程建設的后期工作，兩者之間管理的協調機制影響工程文件信息的完整性、準確性，如何實現工程管理與檔案管理工作之間的緊密結合也是亟待解決的問題。

（二）信息化系統建設不完善。交水建集團工程檔案信息化建設尚處于起步階段，各級檔案管理系統功能不完善、覆蓋不到位、對接不暢通等，成為目前阻礙集團整體檔案資源共享利用實現的主要原因，如何在大型集團企業管控下打通整個檔案管理流程，搭建便捷、安全、共享的綜合一體化工程檔案管理平臺尤為關鍵。當前，集團及司屬企業檔案管理系統建設缺乏統籌規劃，僅部分司屬企業建立了單獨檔案管理信息系統，尚未實現與集團檔案管理系統的數據對接，導致集團難以對司屬企業工程檔案進行全過程管控和查詢。同時由于集團建設項目工程檔案的形成可能來自多個主體單位，數據資源分散在各個單獨的系統，難以實現檔案的跨層級及集團內部在線共享利用，使得工程檔案的利用率不高。

（三）電子檔案安全性缺乏。保證檔案安全是企業檔案工作的基本任務，也是較為關鍵的一環。目前集團部分司屬企業已啟動應用工程檔案管理系統，且實現電子文件加密功能，但由于尚未嵌入電子簽章等可信技術等，導致在文件流轉以及存檔過程中缺乏可靠的安全認證，難以保證電子文檔的真實性。另外，在集團檔案管理系統中，也未能實現針對電子檔案文件的防篡改以及存證管理，對于重要文件的存檔缺乏進一步的安全性和有效性保障。總體而言，集團及司屬公司亟須進一步深化可信技術在電子檔案管理中的應用，有效提升電子檔案流轉和存儲安全性。

二、集團工程檔案管理目標

（一）覆蓋文件全生命周期，實現高效協同管理。為進一步推動集團檔案管理信息化建設，加速集團檔案管理由“粗放式”向“精細化”轉變，強化集團管控模式下的檔案數字化管理，需通過搭建工程檔案數字化管理平臺，實現工程項目管理文件從項目到二級單位到集團的收集、歸檔、開發利用的全生命周期、全流程管理，促進集團整體檔案管理工作的電子化、流程化、規范化，提升檔案管理流轉效率。同時積極推動各業務系統與集團檔案管理系統的整合對接，協同搭建數字化檔案綜合管理平臺，實現業務文檔一體形成、自動歸檔。

（二）深入挖掘工程檔案價值，實現檔案知識管理。隨著業務領域的持續擴張和工程規模的持續增長，集團需要逐步針對眾多工程檔案進行挖掘提煉，研發沉淀具備自身特性的重點工程技術，同時持續地進行迭代發展，探索工程檔案在工程技術創新和技術升級在未來工程建設中的應用，為工程建造的高質量發展提供基礎保障。同時，可對工程資源進行再創造，促使工程檔案實現由數據向知識資源的轉化，為檔案使用形成新成果的再開發提供良好的檔案利用效果。另外，通過再開發或創新利用檔案中記載的工程信息，推動知識資源的共享與復用。

（三）強化信息技術創新應用，實現數字資源安全可靠。在數據安全方面，亟須加強信息安全技術應用，實現項目部到集團總部數據的可靠傳輸，促進集團公司總部檔案系統與二級單位檔案系統之間的協同化數據管理。積極探索區塊鏈技術在數字檔案資源安全共享方面的應用。基于數字簽名、電子簽章技術應用實現跨層級的檔案審批流程管理與數據存證，加強文件資料或檔案傳輸過程的安全性、可靠性、規范性，建立健全持續安全穩定的數字資源傳輸機制，確保電子檔案的真實、完整、可用、安全。

三、集團工程檔案信息化管理實現路徑

本文在完成集團企業調研和初步目標分析的基礎上，擬從檔案管理模式、檔案管理信息化建設和制度保障三個方面，進一步研究如何在企業集團環境下優化和完善工程檔案管理工作。

（一）創新檔案管理模式。1.工程檔案管理工作的“5W1H”分析（如表1所示）。本文從工程項目的全生命周期理論出發，基于5W1H對工程檔案管理工作進行分析，包括項目目的（Why）、內容（What）、時間（When）、地點（Where）、人員（Who）、方式（How）六個方面。2.工程檔案管理立體流程設計。通過分析可知，工程項目檔案在項目建設生命周期過程中產生，需各環節人員的配合、流程的規范、標準的統一等，才能使整個檔案管理過程處于循環和運行的狀態。基于5W1H分析方法，本文探索并建立工程檔案的橫、縱式立體管理模式，全面梳理各環節業務流程。（1）橫向管理流程。工程項目全生命周期理論將工程管理劃分為立項、項目啟動、發展成熟（規劃設計、建筑施工等）、竣工驗收、運行維護等階段，文件全生命周期基于“收、管、存、用”一體化，將檔案管理劃分為文件形成、流轉、收集、整理、歸檔、利用等階段。在一定程度上，工程管理和檔案管理在時空和發展形式上是并行的，工程管理是檔案管理的基礎，總體來說，兩者大致上都可以劃分為前期準備、實施、運維三個階段，如圖1所示。（2）縱向管理流程。在管理層次上，采用“自下而上”管理流程，考慮工程管理工作和企業檔案工作體系的結合，著重跨層級流程審批的管理，實現對文件流轉過程的可控。基于此，提出企業集團環境下工程檔案管理的縱向管理模式。如圖2所示，共包括三級流轉過程和六級管理人員，其中文件的流轉過程包括交水建集團總部、司屬企業和項目部三級，各層級具體管理人員分別為集團分管領導(U)及集團檔案室(V)、分公司總經理(W)及分公司檔案室(X)、項目負責人/項目分管領導(Y)及工程項目技術人員(Z)。

表1 項目全生命周期檔案管理工作分析

（二）加強檔案管理信息化建設。1.數字化工程檔案平臺搭建。工程文件形成于建設項目管理系統，但未能與集團檔案管理系統進行有效銜接，無法自動歸檔，亟須通過信息系統的電子文件歸檔和電子檔案管理功能，來實現工程文件從項目到集團過程的全生命周期管理。針對交水建集團目前使用的建設項目管理系統，首先需要新增業務系統歸檔功能，通過電子文件及元數據收集、電子文件整理、電子文件封裝等子模塊實現電子文件歸檔前的準備工作，以支撐對系統中的文件資料進行實時歸檔。同時，通過開發系統間接口，將電子檔案管理系統和建設項目管理系統進行銜接，完成對工程資料由文件到工程檔案的全過程管控監督，實現工程檔案自動歸檔管理。2.工程檔案管理的數據集成。在數據整合方面，檔案管理系統數據采集包括紙質檔案電子化以及電子文件歸檔自動化，但尚未與其他層級系統實現互聯互通，亟須加快從自成體系到開放架構的轉變，進一步與建設項目管理系統以及集團二級單位檔案管理系統等進行交互式共享，高效實現交水建集團對司屬企業各類型工程檔案資料的集中管控和審查，并為集團工作人員提供完整的電子檔案線上查詢利用，提升整體檔案管理效率。具體相關系統數據集成如圖3所示。3.基于分級控制的文件流轉。具有參考和利用價值的建設工程電子文件最終轉換為建設工程電子檔案，比如交水建集團的部分建設單位，需將建設工程電子檔案移交到集團總部進行歸檔保存后再進行開發利用，實現工程檔案的知識存儲。而在集團司屬建設單位較多的情況下，建設工程電子文件中關聯的電子簽章單位較多，所涉及的人員和崗位也較復雜，容易出現錯簽、漏簽等情況。此外，設計單位、施工單位、監理單位等部分二級單位在項目過程中產生的工程文檔數據，也需要對接到集團工程檔案管理系統，但當前二級單位自身的檔案管理系統與集團工程檔案系統的文件流轉與審批缺少特定的權限設計，導致跨層級檔案管理系統及數據對接不暢，無法滿足及時、高效的文件流轉需求。

為確保數字檔案符合法定的文件要求，需借助如電子簽章、數字簽名等相關信息技術，基于工程項目檔案管理縱向分級流程，實現電子檔案數據安全、可靠、便捷化的自動流轉，以提高集團總部以及各環節檔案接收審核人員的工作效率。通過在檔案接受審批的過程中應用電子簽章技術，實現業務系統中文件收集和采集歸檔的電子簽章審批，以保證封裝的電子文件中的數據的真實性和完整性。同時，在檔案管理系統中針對接收入庫的電子檔案進行流程審批，從而實現文件從形成到歸檔入庫的分級控制，有效提升工程檔案的可信管理。

（三）完善工程檔案管理制度。在創新檔案管理模式以及加強檔案管理信息化建設的基礎上，進一步完善集團工程檔案管理制度。在橫向管理過程中，工程檔案管理制度要圍繞工程檔案管理的基本思想和流程，加強工程管理與工程檔案工作節點的一一對應，建立一套完整的工程檔案管理工作手冊，形成科學的責任追究制度；在縱向管理過程中，集團工程檔案管理工作包括兩方面：一是集團內部的文件流轉，二是與司屬企業及外部單位之間的文件流轉。為實現工程檔案管理各項工作的順暢，集團與各單位之間需建立起成熟的溝通機制，通過完善的科學管理制度和信息化管理體系，為集團工程檔案管理工作的數字化、智能化、可信化提供支撐保障。

四、結語

本文基于對湖南交水建集團的調研現狀分析，提出創新檔案管理模式、數字檔案平臺建設理論要求以及保障檔案管理系統高效運行的制度要求，將新技術嵌入工程檔案管理系統中，促進實體檔案和數字檔案的雙軌并行，有效優化了工程類企業的檔案建設問題。同時，借助信息化技術手段提升工程類集團企業的檔案信息化服務水平，加強工程信息檔案資源的整合與知識的共享，通過遠程以及跨系統的傳輸方式，形成智慧服務交互機制，助推工程類企業健康有序發展。