高校行政管理有效性要素識別及提高路徑*

柏育紅

（廣州華立學院,廣東廣州 511325）

*資助項目：廣東省教育廳課題“提升高校行政管理有效性研究——以崗位說明書擴展深化為切入”（2019WTSCX141）。

我國高校在“雙一流”建設過程中都在籌劃著快速發展的藍圖，許多大學的搶奪資源大戰（特別是爭奪人才）如火如荼。但對最大數量的地方普通高校來說，離“雙一流”還比較遠，該選擇怎樣的戰略，如何發展？這是高校都在思考著的一大主題。依靠資源投入模式的發展對地方普通高校是不合適的。應該從強化管理，提高管理有效性這個方面突破，進而帶動學校的快速持續發展和提高，這是一個資源投入少，效果顯著持久的可行之路。本文就高校行政管理有效性這一主題做些粗淺探討。

一、高校行政管理概念界定

對我國高校來說，在管理方面還是有許多應該改進的地方，比如管理效率較低，師生對管理工作的滿意度不高，機關管理人員服務意識不強、政策水平和管理能力還有待提高、行政權力泛化等等，改進管理是高校的普遍需求。只要抓好管理不用投入其他資源，學校的績效和成果一定會大幅度提高。基于此思路本文選擇高校管理中的行政管理有效性作為主題來進行研究。本研究采取了文獻研究、大樣本訪談（訪談了超過500人次的專職教師）和多年高校實際工作經驗相結合的方法，進行邏輯分析和推理來得出結論。

所謂高校行政管理，準確地講是指高校行政事務管理，不是政治學、社會學意義上的行政管理，它是按照管理對象的屬性來進行的概念界定。一般認為的行政事務主要指：活動和會議組織、物品管理、樓宇設施管理、衛生與環境管理、安全保衛管理等等（大部分是對物的管理）。這些都具有行政事務的屬性，所以我們簡稱為行政管理。高校的管理對象一般可分為教學類、科研類、黨務類、學生類和行政類等，高校的管理也就分成了教學管理、科研管理、黨務管理、學生管理和行政管理[1]。行政管理主要包括會議活動組織、儀器設備管理、總務后勤管理、安全保衛管理、財務管理及人力資源管理等等。按照這一內涵，學校的辦公室、設備處、總務處、保衛處、財務處及人事處等可以劃歸為行政管理的職能部門。

由于高校的特點，行政管理與學術管理具有交叉重疊的特點。行政管理的對象雖然是行政事務，但事務背后關聯的人都是老師和學生，關聯的工作大多是教學科研等學術性事物，這就造成了行政事務和學術事物的交叉融合，有些事物甚至難以辨別其到底是不是行政屬性，這其中人事處，設備處的工作尤其如此。此文盡管把人事處、設備處劃入行政管理部門，但其工作中包含著大量的學術性內容。教學管理、科研管理甚至黨務管理雖不屬于行政管理范疇，但在涉及教師個人態度及工作積極性方面的管理工作，其作用和效應與本文分析的行政管理效應具有相似性，可以移植和借鑒。

二、高校行政管理有效性內涵界定及要素識別

管理好壞的識別是非常重要的問題，為此首先要科學界定其內涵。這里我們用管理有效性的程度來判斷行政管理的好壞。我們給出高校行政管理有效性的確切含義及相關要素，為提高高校行政管理有效性實踐奠定理論基礎。管理有效性內涵包含三方面的內容：即組織目標的達成度、工作的效率和成果的效益，目標達成度高、效率高、效益好則管理的有效性就好。

行政管理有效性第一個維度是目標達成度，也是最重要的因素。組織目標的達成度是指一個組織最終目標的實現程度。當然這個目標是組織存在的宗旨和定位所賦予的最終目標，達成度是指這個最終目標的實現程度，而不是組織中某一部門工作的具體目標。這里有必要把組織的目標體系做以分析，一般職能部門的具體目標可稱為分目標，可分為3類：第一類是和最終目標一致的分目標，第二類是對最終目標起中介作用的分目標，第三類是和最終目標不一致的分目標（比如質量管理部門的分目標是提高質量，但高質量就要加大成本，質量管理的分目標就會和組織獲得高利潤的最終目標不一致），所以最終目標達成度不能簡單地下移到用職能部門的分目標達成度來替代。

據此，行政事務工作的分目標絕大部分都不是高校的最終目標（培養人才、產出科研成果、服務社會和文化傳承）[2]，他們大多數是對高校最終目標起輔助、支持等中介作用的，屬于分目標的第二種類型，比如開一次會議布置教學等工作，而教學工作才是對最終目標起作用的行為，會議僅僅是媒介活動。少部分行政工作也具有促進實現最終目標（第一類分目標）的性質，人事處和設備處的有些工作可能會如此，如設備處對某一教學科研儀器設備進行管理的時候，就是對教學科研工作本身的促進，他們起到的是第一類分目標的作用。所以，行政管理工作目標達成度如何科學衡量，是要處理好的首要問題。

我們的思路是：把最終目標作為結果，從結果出發來反推，得到行政管理工作分目標達成度與最終目標達成度的關系（學校最終目標——教師們的學術性工作——實現最終目標的中介工作——行政管理工作分目標），進而解決組織目標達成度如何衡量的問題。可以看出行政管理工作分目標的達成度是不等于學校最終目標達成度的，因此就不能簡單地用考核行政工作分目標達成度來判斷行政管理有效性，同時有些行政管理分目標的達成度也是無法度量的，只著眼衡量行政管理分目標就會使問題無解。按照前邊分析的邏輯，衡量管理有效性可以用高校最終目標——人才培養目標達成度（科研成果目標達成度、社會服務目標達成度、文化傳承目標達成度）來表征，這些工作都是由教師通過智力（學術）性勞動來完成的，行政工作是為教師的智力（學術）性勞動提供支持和保障，起到輔助性、支持性、中介性作用。支持保障作用發揮得好，教師的智力性工作績效就好，對學校最終目標的貢獻就大。在學校這些學術性工作中起根本作用的是人，是人的學術能力和工作積極性，所以，通過教師教學科研工作積極性的狀況（當然，影響教師積極性高低有許多因素，但行政工作的影響是明顯的），來間接表征高校行政工作分目標達成度的情況，進而替代來衡量學校最終目標的達成度在邏輯上是說得通的，這就解決了科學衡量行政管理分目標達成度度量的難題。

首先，教師的智力（學術）性工作行為的特點是其屬于軟性行為（即行為的外在表現無法看出其內在質量或水平的行為），因此其質量或水平是強烈地受到個人的工作積極性影響的。其次教師的工作積極性和學校最終目標達成度也是正相關的。第三，行政工作的好壞會顯著影響教師的工作積極性。這樣看來問題都聚焦在教師工作積極性上，既能解釋智力（學術）性工作的質量和水平，又把行政工作分目標和學校最終目標建立起了相關關系。抓住教師工作積極性這個關鍵指標，衡量學校最終目標達成度（行政管理分目標達成度）就都有了可能。因此我們就用教師的工作積極性來衡量行政管理分目標的達成度。根據文獻教師的工作積極性和教師的工作滿意度正相關、和教師的組織承諾正相關[3]，而這兩者都有較成熟的測量量表，所以我們就可以用教師的工作滿意度和組織承諾的情況來度量行政管理工作的目標達成度。

管理有效性的第二個維度是管理的效率，也就是用最短的時間干更多的事。盡管行政工作對高校發展大多是輔助性、支持性、工具性、中介性的，但他對最終目標的影響是很大的，事情久拖絕不會嚴重影響最終目標，同時也會嚴重影響教師智力（學術）性工作的進展和效果，特別是使教師的工作積極性受挫。所以，效率的狀態可以表征最終目標的實現效率狀況，行政工作的效率可以直接用來衡量行政管理的有效性。

管理有效性的第三個維度是效益，就是以最小的成本取得最大的成果。企業非常重視效益，但高校也是不可忽視的，遺憾的是公辦高校效益觀念比較淡漠。所以高校必須樹立起效益觀念，工作中給以必要的關注，行政工作尤其如此。效益一般指取得的工作成果（績效）與為此成果投入的資源（經費）的比值，這就要求我們不能單獨考慮投入資源（經費）的絕對量，而應該把工作成果（績效）與投入資源（經費）的比值一并考慮。這種工作思路確立比較容易，可是具體操作時還是比較復雜的，必須時時都繃緊效益這根弦。所以，行政管理工作效益考核要確立兩條基本原則：第一，沒有資源（經費）投入的行政管理工作（比如開一次會議等）可以不考慮效益指標；第二，凡是有資源（經費）投入的行政管理工作，都不單獨考慮投入的絕對值，而是把工作結果和資源投入的比值一并考慮，這要作為工作規范和人人都養成的工作習慣。

衡量高校行政管理有效性可操作性內涵可以表述如下三個因素：老師們的工作積極性，用教師的工作滿意度和組織承諾感來表征；行政管理工作的效率；工作結果和工作投入資源（經費）比值。三者綜合體現了行政管理工作的有效性，在三個因素中，老師們的工作滿意度和組織承諾感是最重要的、最關鍵的因素，我們必須給以最大的關注。

三、行政管理有效性的影響因素及提高路徑分析

現把對三個因素有相關作用的要素及作用機制做個初步分析，從而找出提高行政管理有效性的路徑和抓手。結合有關文獻和理論以及訪談意見的匯總并歸納如下。

1.教師工作滿意度、組織承諾的影響因素：工作滿意度是指對工作進行評估而產生的對工作的積極感覺[4]，是對所從事工作的一種態度，這種態度影響工作行為和工作積極性。員工工作滿意度差時不僅沒有工作干勁、工作績效也差，而且會增加離職傾向。工作滿意度一般是對如下五個方面的情感反應：工作本身、升職機會、報酬、上司、同事。有的學者提出有四個因素影響工作滿意度：組織規模、工作性質、工作環境和領導風格。根據訪談總結我們認為對行政管理工作有效性提高最有價值的因素是領導風格和工作環境兩個方面。

組織承諾感是指人對組織及其目標的認同，并希望保持組織成員身份的一種心態，它表明了員工對組織的歸屬感，也代表了員工對組織的忠誠度。低組織承諾感的員工有較高離職傾向，高組織承諾感的員工可以提升工作績效，更可以促使員工產生組織公民行為，這點對教師的工作積極性提高具有特殊的意義。一般認為影響員工組織承諾感的因素有組織文化、發展前景、管理運行機制、領導能力和素質、薪酬福利和公平情況、公平感和支持性等。為了提高員工的組織承諾，一般采取的措施有：建設能凝聚員工的組織文化，調整領導風格以有利于適應員工，增加員工工作的支持性、自主性和工作反饋，對表現好的員工給予及時認可和表彰等[5]。

2.提高教師工作滿意度和組織承諾感。通過理論歸納和教師訪談，我們得到如下看法：能提高教師工作滿意度和組織承諾感的措施都能夠提高教師的工作積極性。歸納為如下5個方面：第一是領導因素，包括領導的理念、為人和能力及領導風格，其最主要的是領導以人為本和與人為善的理念和行為；第二是激勵導向和考核評價的公平性，老師們不能接受的是不實干而只會說嘴的人得到好處，而默默無聞踏實肯干的人領導看不見；第三是工作的支持性、自主性和反饋及時性，遇到困難時能及時得到組織和領導的支持和幫助，取得了成績能及時得到反饋和表彰；第四是機關干部對教師的尊重和重視、服務態度、服務質量，特別對年輕的、地位比較低的老師的尊重由其重要；第五是以人為本的組織文化和氛圍，到處彌漫著讓每一位普通老師都得到尊重、天天快樂工作的氛圍是非常關鍵的。

3.提高行政管理工作的效率。通過訪談我們總結了影響工作效率的五方面原因。第一是決策機制問題，如果太過集權或太過分權，決策效率必然低下，所以合適的集、分權是提高效率的關鍵；第二是制度建設的系統性和完善性，除非是新的事務和創新性、重大性事務，一般性、例行性事務都應該依據完善的制度和規范進行常規性的解決和處理，工作效率必然會高；第三是有完善的處理事務細節的工作指南，制度只規定了處理某一類事務的規范和原則，而一些具體的、細節性的工作是無法完全依靠制度來解決的，工作指南就是把具體的、細節性工作操作性程序和路徑等做出了規定，這些規定越完善、越全面操作起來越方便、越快捷、越高效；第四是機關工作人員的服務意識和工作態度，有時服務意識和工作態度的作用是關鍵性的。第五是機關工作人員的素質和經驗，人的責任心、知識、能力及工作經驗等會有效提高工作效率。當然，這5個因素既會直接影響行政管理工作的效率，同時也會對教師的工作滿意度帶來影響，所以這些因素是有雙重效應的。

4.提高行政管理工作的效益。行政工作如果資源投入的話，就要考慮效益，而必須把工作結果和投入資源的比值一并考慮。首先，應該有幾個結果和投入資源比值的方案，來用于比較，選出效益最好的方案；第二，學校領導及管理人員、廣大教師，都要樹立起效益觀念，養成把結果和資源（經費）投入比值作為一個整體來思考、判斷、管理和考核的習慣，并把此要求作為規范納入學校的制度體系。

總之，高校行政管理工作的有效性會受到以上三個方面12個要素的影響，其中關鍵的因素是領導、激勵機制、機關干部的服務意識和能力、集分權決策機制和制度的系統性完善性等5個，集中力量抓好這五點，是高校快速持久發展的基礎性工作。

四、提高高校行政管理有效性的對策建議

通過分析我們提出高校在具體工作中提高行政管理有效性的8條對策和建議：

1.領導要善待每一個老師和調整領導風格以適應老師們的需求。

2.建立起良好的激勵機制和公平公正的利益分配機制。

3.建立起強有力的事業支持機制。

4.設置合適的集、分權決策機制。

5.建立起科學、系統、完善的制度體系，同時設立全面的操作性工作的工作指南體系。

6.建立良好的組織文化。

7.增強機關干部的服務意識、工作能力和對老師們的尊重習慣。

8.樹立起效益意識和強化效益的工作習慣：在工作考核時把效益因素納入考核指標也很有必要。