數字化轉型背景下高校黨辦校辦業務效率提升研究
——以西安外國語大學黨委辦公室、校長辦公室OA實踐為例

2022-12-09 08:37:20西安外國語大學黨委辦公室校長辦公室丁威張中旺高明

辦公室業務 2022年22期

文/西安外國語大學黨委辦公室、校長辦公室丁威張中旺高明

一、研究概述

2018年4月，教育部印發了《教育信息化2.0行動計劃》，要求積極推進“互聯網+教育”，堅持信息技術與教育教學深度融合的核心理念，真正走出一條中國特色的教育信息化發展路子。2021年7月21日，教育部等六部門印發了《關于推進教育新型基礎設施建設構建高質量教育支撐體系的指導意見》(以下簡稱《意見》)，要求以新發展理念為引領，以信息化為主導，面向教育高質量發展需要，聚焦平臺體系、數字資源、智慧校園等方面構建新型基礎設施體系。

本文立足于西安外國語大學辦公室OA系統數字化實踐，首先分析了高校辦公室現有業務及信息化系統方面存在的亟待改善的問題，以西安外國語大學辦公室的OA系統轉型歷程為例，剖析其有效的改善方法。最后結合現狀，提出幾點改善建議。

二、高校辦公數字化實踐的業務效率問題分析

（一）業務層面。以辦公室公文收發為例，辦公室業務痛點在于兩大方面：一是傳統模式下紙質方式，公文審批環節無法實時查看處理進度且耗費較多的人力，公文下發環節耗時長并造成大量紙質浪費。二是OA系統上線初始階段，公文收發業務的核稿、會簽、審批環節依然耗時較長，三個階段平均單環節耗費3.5個小時以上。

（二）信息系統層面。信息系統層面，辦公室業務痛點在于三個方面。一是辦公室人員對OA系統數字化實踐的認識不足。二是OA系統建設平臺共享率較低，存在信息模塊相對獨立的情況。三是系統功能有待進一步優化。首先，辦公室人員對OA數字化實踐的認識不足，缺乏數字化管理思維。部分辦公室人員拘泥于傳統的思維方式和工作模式，對數字建設的認識不足，認為OA辦公數字化建設僅僅是用電腦操作完成工作任務，不愿意接受數字化帶來的改變，不能積極主動地將數字化技術與辦公室管理服務相結合，缺乏對數字化技術創新運用的能力。其次，OA系統平臺共享率較低。近年來，高校辦學硬件基礎設施基本達標，但OA系統相對獨立，彼此信息模塊未實時打通。究其原因，各部門因業務職能存在差異，OA系統建設作為單獨的定制化開發項目，模塊功能較為單一，缺乏部門協同業務模塊集成，譬如高校疫情防控管理系統、人事系統、科研管理系統、學生管理系統與OA系統因是不同專項開發的系統，彼此間仍獨立運行。因此，OA系統尚未構成完整的業務處理閉環，平臺共享率較低，導致部分工作重復進行，造成了人力和物力的浪費。最后，部分高校雖引入OA系統，但還處于初始階段，系統功能較為落后，缺乏自動搜索、關鍵字搜索、業務提醒等便捷性、人性化功能，附件上傳效率低、上傳文件限制因素較多、經常性卡頓掉線等問題層出不窮。工作人員操作OA系統時仍需要大量手工作業輔助，沒有很好的體驗感和較高的業務處理效率。

綜上所述，傳統業務模式下存在紙質資源浪費及各環節工作不協同、文件下發耗時長等問題；OA系統上線初始階段，公文收發的核稿、會簽、審批環節時間耗費較長，效率較低；系統信息化方面，存在人員缺乏數字化及辦公協同化的創新意識、OA系統共享率低、系統功能人性化程度偏低、仍需大量手工輔助等問題亟待解決。

三、西安外國語大學的OA系統實踐

（一）OA系統實踐歷程。辦公室OA系統建設是提高學校行政管理效率的重要舉措，也是西安外國語大學智慧校園建設的重要環節。目前，西安外國語大學OA系統已日趨完善，歷經了初始階段的探索，中級階段的升級改造。初級階段主要是OA項目開發、探索及上線運行。自項目立項之后，學校廣泛調研兄弟院校使用經驗，并結合實際對系統功能進行了100余條定制性開發，經過反復測試完善，歷時4個月完成了系統的開發建設，最終于2016年5月3日正式上線運行，學校自此逐步全面推行無紙化辦公，除部分機要文件外，基本取消各類紙質發文，有效節約了學校管理運行的物質和時間成本，規范了工作流程，提高了管理效率。伴隨著學校規模擴大和業務增多，第一階段開發的功能已無法充分滿足師生服務的需求。學校于2020年9月啟動了OA系統升級改造工程，對原有功能進行了新增及調整。

（二）OA系統的改善。主要包括如下幾個方面：

1.實現大量無紙化。自初期OA系統引入，文件起草、核稿、審批、下發等各環節均實施無紙化系統操作，節省了大量的非必要紙質文件。與此同時，工作人員均可實時查看文件審批進度，避免了傳統工作模式下大量協同環節內非必要溝通。文件下發的用時從46小時削減為0.15小時，提升了307倍。分環節看，OA上線前各環節總體耗時長，尤其涉及部門會簽、黨辦校辦核稿及分管領導批示等需要溝通協調的環節，單環節均用時達6.5小時；自OA系統上線，整體效率提升，其中耗時環節單環節用時約3.5小時左右（如圖1）。

圖1 OA上線前后文件處理效率對比(單位：小時)

2.耗時問題得到解決。OA升級改造之后，從使用體驗來說，整體優勢在于文件起草、核稿、查看、轉發等環節流程可視化，充分發揮了辦公協同的作用。此外，改善后的OA系統對文件收發實施分類式管理，審核流程透明化，工作流能夠實時分配流轉，增加OA系統企業微信號提醒功能，進而縮短了各單位、各部門間溝通時間，部分文件處理效率顯著提升。現依靠可視化的審批流和提醒功能，單個文件收發全流程耗時環節統計如圖2所示。核稿、會簽、批示環節耗時縮短顯著，三個階段平均單環節耗費1.5個小時，較比先前縮短了2小時。

圖2 改善前后文件處理效率對比（單位：小時）

3.人員培訓規范化。西安外國語大學辦公室針對所負責的OA項目，自2016年初始上線到2020年升級改造，對各單位、各部門OA聯絡員前后進行了7次OA操作培訓，并制作OA操作說明書，以供相關人員參考學習。通過定期OA系統培訓，為OA數字化實踐提供了堅實的人員技術保障。

4.OA系統模塊整合優化。OA系統升級改造后，新增請示報告、活動管理、督辦管理、合同審批、請假管理、建言獻策、新聞報送、師德師風檔案、輿情信息、一學一報、人事變動、考核測評12個業務版塊，將涉及會議管理、督辦管理、請假管理、辦公室業務管理等工作通過OA平臺實行整合，實行統一化管理，著力打造一體化辦事平臺，一定程度上整合了學校資源，簡化了工作流程，提高了工作效率，為師生提供了便捷的服務。

5.OA系統功能優化。改造后的OA系統進行了較多的功能優化，比如優化附件上傳功能，優化系統搜索功能，可全文檢索也可標簽化檢索，增添即時信息提醒、公文辦理提醒功能等。不僅可以及時進行工作提醒，也可以實時搜索文件，極大降低了人工成本，提高了工作效率。

四、高校辦公室業務效率提升的建議

提升高校辦公室業務效率是需要長期攻克的課題。本文基于西安外國語大學OA系統實踐探索，以提升高校辦公室業務效率為目標，提出以下幾點建議。

（一）以培訓為抓手，提升隊伍工作能力。數字化轉型思維下，高校辦公室作為參謀的角色，更應該靈活應用數字化手段解放雙手，提升效率。提升效率，人員是首要。一是配齊建強二級單位OA聯絡員，培養一支熟悉OA業務、熟練OA技術操作的專業化工作隊伍，夯實工作責任，確保事事有人負責，件件有著落，從整體層面提升工作效率。二是建立健全培訓體系，為工作人員提供針對性、專業化培訓課程，建立長期化、系統性培養體系，提升辦文、辦會、辦事的綜合能力水平，增強其創新意識和動力，推動其不斷發現業務層面效率痛點，不斷探索可提升業務效率的方式方法。

（二）以問題為導向，持續優化OA系統功能。以提升工作效率為目標，以提供人性化、便捷化服務為關鍵，根據師生的實際需求和反饋問題，不斷推動OA系統更新迭代，是高校辦公室責無旁貸的義務，也是服務師生最有效的途徑。堅持以“師生為中心”的理念，建立良好的師生使用反饋機制，深入師生群體，不斷征求師生使用OA系統的意見建議，及時發現OA系統存在的問題和短板，助力OA系統有效持續升級；走訪調研兄弟院校，借鑒好的經驗做法，取長補短，不斷優化OA系統功能。

（三）以創新為引領，打破信息化系統壁壘。目前，大多數高校信息化校園建設已初步完成，但是各個系統如OA辦公系統、疫情防控管理系統、人事系統、科研信息系統、學生管理系統、圖書借閱系統等還沒有進行信息整合，無法實現各系統的互聯互通。為此，應不斷創新工作機制，建立健全高校信息化管理制度，形成高校信息化管理協調機制，由高校辦公室統一協調，明確各部門管理權限，在統一的管理準則下，形成規范的操作程序，將各系統聯結起來，整合為綜合性的信息化管理網絡，進一步實現管理數據的集成、共享，簡化辦事流程，提升辦事效率，為師生提供便捷的服務。

五、結語