信息化背景下疾控中心檔案管理工作實踐

文/陜西省延安市疾病預防控制中心 劉璐

疾控中心屬于公共事業單位之一，其檔案管理包括日常的各類疾病防治檔案、疾病治理檔案、人員信息檔案、認可健康教育等，覆蓋范圍廣，對我國疾病預防和公共衛生發展具有重要意義。

一、信息化背景下疾控中心檔案管理工作的特點

隨著信息技術在疾控中心辦公室檔案工作中逐步應用,檔案文件資料也從傳統的紙質文件轉變為電子文件,管理方式也從傳統手工收錄轉變為現代信息技術收錄。

（一）文件檔案由傳統載體轉變為數字信息化。疾控中心傳統的檔案管理是以紙質為載體的管理。疾控中心檔案實施信息化之后，檔案管理等相關專業隨之改變，檔案相關工作由傳統的檔案文件載體改為電子化、數據化、圖片化，數字化的檔案文件數據越來越多。國家對疾控中心檔案文件信息化提出相關要求。

（二）適應時代的發展。在網絡信息發展過程中，所有事物都趨向于數字信息化。檔案管理工作人員以及疾控中心管理者逐漸意識到傳統的檔案管理相關工作模式以及理念并不適合現代單位的發展需求，需要引進先進的設備和管理方式對檔案管理體系進行優化改革,這樣才能促進疾控中心檔案管理朝著信息化方向不斷發展。

（三）多樣的工作管理模式。信息化背景下，疾控中心向著電子檔案管理模式發展，凸顯出多樣化和動態化。因為疾控中心每天的檔案是不斷變化的，需要管理人員更新數據、實時管理，而這種管理模式與傳統模式相比具有巨大的優勢，會提高檔案管理的工作效率，為疾控中心檔案管理工作的開展提供幫助。

二、信息化背景下疾控中心檔案管理的意義

（一）提升檔案管理水平。利用信息技術，可以提升疾控中心管理水平，強化疾控中心檔案管理能力，有效彌補和優化傳統檔案管理模式中信息查找困難、查找耗費時間和精力過大的問題。并且可以實現檔案管理部門與醫院以及其他管理部門之間的信息數據共享，實現疾控中心檔案利用效率。

（二）有助于疾控中心制定正確的決策。疾控中心檔案信息包含整個衛生部門以及相關疾病控制管理部門的資料，可為各種疾病醫療提供數據和信息依據，有助于疾控中心制訂正確的管理策略，有助于管理層快速全面地掌握相關的檔案信息，為相關決策的制訂提供有效的依據，確保制訂的決策更加準確、更加全面，從而提升疾控中心工作質量及效率，為公共衛生事業發展起到了推動作用。

（三）提高檔案管理工作的效率。利用計算機和信息技術可對檔案進行查閱，相關人員在疾控中心數據庫中對檔案資源進行快速地查找和使用，有效提升了檔案信息的使用率，充分發揮了檔案信息的價值，促進檔案管理工作效率不斷提高。

（四）有助于檔案信息的長時間保存。在信息化條件下，疾控中心的檔案信息主要由硬盤和數據庫進行保存，這不僅為檔案信息的完整性提供了保障，還避免紙質檔案文件在長期保存過程中由于外界環境影響而遭受侵蝕。同時，還簡化了傳統紙質檔案繁瑣的使用程序，避免了人力資源的浪費，有效提升了檔案管理的服務質量。

（五）強化各部門之間的協同合作。通過檔案數據信息共享機制的構建，對檔案文件的獲取途徑進行了完善，這在一定程度上改變了傳統檔案管理模式中各部門之間信息不流通的問題，有效加強了各部門之間的交流和合作力度，促進各部門之間協同合作，為疾控中心檔案發展目標的實現奠定了良好的基礎。

三、信息化背景下疾控中心檔案管理問題

（一）檔案管理工作欠缺完善的管理制度。因疾控中心檔案管理工作涉及的內容較多，具有復雜性，所以對檔案管理工作提出了更高的要求。目前，從疾控中心信息檔案管理工作落實的實際情況來看，疾控中心在落實檔案信息化建設過程中，缺乏完善性、系統性的信息化檔案管理制度，使得檔案工作效率比較低。

（二）沒有實現檔案資源的充分利用。目前，部分疾控中心在檔案資源利用過程中，并沒有對檔案管理工作的重要性和價值進行充分認知，認為信息化背景下檔案管理工作就是對相關的信息進行記錄，并沒有對檔案資源進行充分利用，無法在公共衛生事業發展和管理過程中體現出檔案的價值和作用。

（三）檔案管理團隊的整體素質有待提升。在信息化技術下，隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，對檔案管理工作人員的要求越來越高，需要檔案管理人員具有較高的綜合素質和信息技術水平?，F階段，疾控中心檔案管理工作開展過程中缺乏專業性的信息技術工作人員，檔案管理團隊的整體素質出現了參差不齊的情況，有的缺乏有效的信息化培訓，無法提升自身的工作效率。基于這些問題，導致疾控中心檔案管理工作原地踏步，得不到有效的提升和優化，這就需要不斷強化檔案管理工作人員的專業技能和操作技能，以此來提升檔案管理工作的效率。

四、信息化背景下疾控中心檔案管理創新策略

面對信息化時代疾控中心檔案管理顯現出的特點，在分析完弊端后，必須研究出相應的發展策略，這樣才能適應信息化時代滿足社會的需求、符合國家對于疾控中心檔案管理工作的要求。

（一）創新檔案管理工作理念。隨著信息技術和互聯網技術的進步，想讓疾控中心檔案管理工作適應時代，需要不斷更新疾控中心檔案管理工作的理念，培養出更多的檔案管理人才。首先，對于信息化背景下的檔案管理工作人員來說，對工作的態度不可馬虎，不能因為個人操作失誤造成檔案資料遺失，不僅要在內心給予高度重視，明確工作內容，還要熟練掌握管理工作。其次，疾控中心招聘管理工作人員時要掌握重點。老一輩工作人員已經熟練掌握傳統檔案管理工作，但并不熟悉信息化檔案管理工作。因此，在招聘工作人員時，工作資歷不能作為重點，由于年輕人相對于老一輩人更熟悉網絡，也更加容易接受新型的信息化檔案管理模式和理念，所以應將招聘重點轉向年輕一代。想在信息化時代提高檔案管理工作的水平，就必須不斷更新工作理念。

（二）健全檔案管理信息化工作機制。由于公共衛生事業及醫院信息化的發展，疾控中心需要處理的檔案信息越來越多，雖然大量的檔案文件資料可以為公共衛生事業未來的發展提供參考，但也增加了公共衛生事業檔案管理的工作量和難度。現階段疾控中心需要重點思考的問題是如何有效利用檔案信息，使檔案管理工作系統、規范，逐漸建立起一套完整的檔案管理體系，以及配套的管理規章制度、監督制度和獎懲制度，以此來提升工作效率。

（三）加強“云計算”在辦公室檔案管理中的應用。隨著大數據與人工智能的發展，“云技術”已經被廣泛運用在企業和事業單位的工作中?！霸朴嬎恪弊鳛樾路f的計算方式之一，如果能將“云計算”應用在疾控中心辦公室檔案管理工作中，不僅能減少檔案查找時間,還能在一定程度上減輕工作人員壓力。通過運用“云計算”的方式，可以有效整理、分析、儲存大量來自公共衛生部門、企業、政府等方面的數據，并且保證可靠真實。隨著時代的發展，疾控中心還需要對檔案文件（例如視頻、音頻等）進行復雜的編輯處理，這為檔案管理工作帶來了困難，而“云計算”可以輕松解決這類問題，并且提高檔案管理工作的效率。

（四）規范檔案管理工作流程。每一類工作都有屬于自己的流程，檔案管理工作也不例外。要對現有的工作流程進行優化，以便更好地設計檔案管理系統，通過信息技術將檔案管理流程轉為系統化，更利于管理檔案文件資料。

（五）更新管理模式。以傳統方式管理檔案時，時常會發生文件丟失、尋找特定文件等問題，這會影響企業的正常工作，在一定程度上會給企業帶來經濟損失。在突發情況下尋找文件資料時，會花費大量時間、人力、物力和財力，這也會增加企業的成本。為避免上述情況出現，企業必須不斷更新并采用新的工作模式，結合企業的實際情況研究出適合自己的發展道路。例如建立科學合理適合企業的檔案文件管理系統，采用新型管理模式避免出現問題，將電子檔案按照內容、類型進行分類，并按照信息錄入時間進行編號、存檔，避免出現文件丟失、遺留等問題。

（六）提高檔案信息的私密性。對于疾控中心檔案管理工作來說，最重要的一點是保障文件資料的私密性，但無論是傳統的工作模式還是現代化的工作模式，對文件資料來說私密性不高。傳統的檔案存放在一個房間內，私密性不好，容易出現文件丟失問題；而電子檔案存放在虛擬計算機和硬盤中，一旦硬盤出現差錯，無法讀取硬盤內容，那么就會丟失重要數據。如果想解決文件遺留丟失問題，就必須不斷提高檔案信息的私密性。例如，在儲存好檔案文件資料時，可以提前做好備份，提高檔案信息的安全性和私密性，從而使檔案管理工作順利開展，發揮最大價值。

（七）培養檔案管理人才。現階段，人才培養是檔案管理工作的重點環節。只有全面培養人才，才會加快檔案管理信息化，為查檔工作提供便利。首先，想要培養更多的檔案管理人才，相關單位、企業在資金和技術方面的要全力支持；其次,可以通過各個企業、高校、事業單位之間的頻繁深入交流，為檔案管理工作者之間創造互相交流學習的機會，互相取長補短，彌補工作人員的不足；最后，由優秀老員工帶領新員工開展管理工作，認真執教。以培養檔案管理人才為主要目的，不斷推動辦公室檔案管理工作的發展、進步。

五、效果分析

延安市疾病預防控制中心，是陜北地區的公共衛生事業、經濟和醫院管理中心。市委、市政府高度重視信息化建設，出臺了《關于加快推進全市信息化建設的實施意見》《關于加快建設〈市級信息化基礎資源綜合服務平臺〉推進“數字延安”建設工作的安排意見》等政策文件，推動政務信息化、疾病中心信息化和檔案信息化建設，延安市疾病預防控制中心于2017年進行了檔案信息化建設，取得了顯著成效。

（一）成本分析。檔案信息化建設早期成本高，主要在于管理系統及軟硬件成本，但在檔案系統建成后，可極大節省相關的人員成本和傳送成本。此外，檔案管理系統的軟硬件維護成本低，而檔案的查閱和調用逐漸增加，信息化管理下的檔案成本明顯低于優化前的成本，其成本比較見表1所示。

表1 成本對比分析

（二）審批環節分析。檔案審批環節優化后，優勢明顯：一是檔案管理系統的應用由紙質審批轉向網上審批，降低了審批成本和時間。二是將非檔案管理人員的審批工作減少到監督工作，提高了工作效率，落實了主要職責。優化前后審批環節及時間對比見表2。

表2 優化前后審批環節及時間對比

（三）安全性分析。信息技術助力疾控中心提升了檔案管理的安全性和保密性，避免了人為疏忽，減少檔案管理人員的工作量。同時，通過疾控中心檔案管理系統的應用，減少人工審批、申請和批準過程，在線操作減少了檔案傳輸過程時間，實現了檔案的高效管理。

（四）其他方面。信息化背景下的檔案管理的創新與流程優化，有利于檔案管理。原來的管理制度與現在的管理制度差別很大。優化后，各檔案管理系統相互融合，信息共享，數據自動比較和更新，提高了檔案信息的權威性和準確性，促進了疾控中心檔案管理的發展。

六、結語

綜上所述，在信息化時代，疾控中心檔案管理工作面臨更多的挑戰。疾控中心檔案管理要想得到實質性提高，需要完善日常工作并健全檔案管理制度，加大對檔案管理團隊的建設力度，提升檔案管理團隊的整體水平，最大限度發揮疾控中心檔案信息的價值和作用。讓疾控中心檔案管理工作在未來發展中變得更完美，實現真正意義上的服務于大眾、服務于社會、服務于國家。