關于高校檔案管理信息化建設的思考*

中國民用航空飛行學院廣漢分院 徐菡湄

檔案是記載、傳播和傳承人類文明的重要載體，高校檔案作為檔案的重要組成部分同樣也記錄著高校的建設、發展和歷史文化[1]，隨著大數據、物聯網等信息技術的快速發展，高校檔案管理也朝著信息化建設發展，即檔案管理工作從實體管理向信息化管理轉型和深化，但在高校檔案管理的實際工作中依舊更多地依賴手工操作，互聯網信息技術、大數據和高效檢索等技術沒有得到充分利用，其檔案管理的機制、理念和模式方法都已經無法適應信息時代高校發展的需要，因此需要加快檔案管理信息化建設的步伐。

一、高校檔案管理信息化建設的意義

首先，高校檔案管理的信息化建設是時代發展的必然趨勢和高校運行發展的需要。高校作為當代社會人才培養和技術創新的重要陣地，在運行發展和人才培養過程中形成了大量檔案，由此大量的數據儲存和調用需求倒逼高校檔案管理工作要順應時代發展的需求來建設和強化檔案資源的信息化利用和開發，并且信息化的電子檔案無論是從大容量的儲存保管還是調用和資源共享方面都具備更大優勢，更能滿足高校信息化發展中對教學、科研、學生管理等資料需求激增的要求。

其次，高校檔案管理的信息化建設是檔案管理工作質效提升的需要。高校檔案管理的傳統方式為紙質文檔、錄像帶等實物儲存，其存在的主要問題之一便是實物資料在儲存過程中會由于主客觀等多方面因素影響而不可避免地出現老化、破損或遺失等問題，而檔案管理的信息化建設則能夠在很大程度上克服以上弊端，同時檔案管理的信息化建設還能有效提高檔案信息的檢索和使用效率，有助于高校檔案資源的高效利用，從而更好地為學校教學、基建和科研等工作提供支撐。

最后，高校檔案管理的信息化建設是強化其公共服務功能和發揮社會效益的需要。高校檔案不僅記錄著學校的建設、發展和歷史文化，更包含有大量真實有效的學術研究數據和科研成果等原始資料憑證，不光是學校更是社會的寶貴財富。隨著高校教育及管理體制改革的深入推進，高校檔案管理的社會公眾服務需求也在逐步擴張，通過加強高校檔案的信息化建設可以充分利用電子版檔案信息資源為兄弟高校、公司企業以及社會大眾等不同機構和不同群體提供信息資源服務，從而有效提高高校檔案的使用效率，更好發揮其社會效益。

二、高校檔案管理信息化建設存在的問題及其原因

（一）檔案管理信息化建設的基礎設施設備不健全

高校檔案管理的信息化建設顧名思義就是用大數據的形式替代傳統的紙質文字信息，利用互聯網信息技術和計算機媒介來記錄和儲存檔案信息及管理應用，并且檔案管理的信息化建設通過將紙質檔案材料轉化為電子文件不僅打破了傳統檔案管理在保存期限上的限制，還做到了一次錄入永久使用的便利，有效實現檔案管理的自動化和網絡化[2]。但是在對目前高校檔案管理工作及其信息化建設現狀的調研中發現，大部分高校的檔案管理基礎設施設備尚不健全，雖然隨著社會經濟的繁榮和高校發展，其在硬件設施上已經具備一定的物質基礎，檔案管理部門的計算機數量也基本實現人手一臺，但是在如服務器、掃描儀以及防磁聲像柜等其他各種數字化硬件設備上卻略顯不足，在軟件設施上也缺乏高校自身的自主創新系統，在信息化建設上有著較強的依賴性，不利于高校檔案信息化管理的發展。

（二）缺乏專業的檔案信息化管理機構和信息化專業人才

通過調查研究發現，現階段高校檔案管理的信息化建設已經取得了一定的成效，有的學校成立了檔案資源建設部來開展收集、著錄檔案信息及其數字化和標準化工作，有的學校成立了數字化部門來負責檔案數字化標準與管理制度的建設和檔案數字化工作的推進，有的學校成立了專門的信息技術室來推進數字校園工程建設，完善檔案數字平臺，并研究通過移動終端和遠程服務來最大限度滿足需求者檔案提取的途徑和方法等，除此之外，部分高校正在持續推進檔案信息管理系統安全保密防護體系的建設，推動檔案管理信息化工作的深入開展。但是仍有近一般的高校尚未設立專門的檔案信息化機構，甚至有的高校出于檔案信息的安全考慮而放棄使用信息網絡。根據《高等學校檔案管理辦法》規定，高校檔案館或綜合檔案室的設立也根據其學校的建校歷史、辦學規模和檔案數量等不同規模有著相應的建設標準，無論是在人員管理還是專業設備設施的配置上都有一定的專業要求[3]，部分高校在檔案信息化管理機構方面的缺乏在一定程度上也影響了其檔案管理信息化建設的進程。

其次，高校檔案管理的信息化建設缺乏專業的信息化人才，主要表現在三個方面：一是檔案管理人員的學歷水平總體偏低，目前高校在招聘檔案管理人員時對于招聘人員所修專業沒有硬性要求，真正所學專業為計算機專業或檔案類專業的人員較少，并且有相當一部分高校檔案管理人員以兼職或副業為主，崗位的人員流動性較大，從而導致檔案管理人員團隊的專業化程度偏低，不利于檔案管理的信息化建設。二是高校管理人員對于檔案管理的信息化建設重視程度不足，加上檔案管理部門經費緊張，導致相關工作人員的受培訓程度較低，因此更不利于檔案管理信息化建設工作的持續推進。三是高校檔案管理崗位存在結構性缺員現象，比如部分高校為了照顧人才引進或其他高管家屬的就業問題，會選擇將其安排在檔案管理機構，導致檔案管理崗位人員冗余，加上檔案管理崗位的工作人員以中老年人為主，無論是工作效率還是學習能力相較于年輕人都有所欠缺，不利于高校檔案管理信息化建設工作的開展。

（三）檔案信息化管理制度不健全

高校檔案管理信息化建設離不開健全的制度和規范的保障，雖然目前各高校在建設運行過程中十分重視規章制度的建立和完善，在檔案管理工作上也基本具備了相對完善的規章制度，但是從信息化角度來看仍不健全，尤其是在檔案信息的安全和保密系統方面缺乏完善的管理規范，以及檔案的鑒定、歸檔以及銷毀流程、檔案管理信息化建設的電子設備的日常維護和保養都缺乏標準化的明文規定。比如檔案的歸檔在范圍和分類上不夠細致，容易出現檔案的錯分和漏分等問題，比如檔案的調取和共享在借閱權限設置和系統限制方面存在較大的漏洞，存在安全隱患，以及電子設備的維修和保養上沒有明確的時間和標準，忽視了對硬件設施的保護等。

另一方面，高校檔案管理工作在安全保密軟硬件設施建設機制以及工作人員的安全保密意識方面都有所欠缺，高校檔案管理信息化建設過程中由于投入的資金有限，因此在防火墻、防盜、防線路截獲、電源保護等安全保密軟硬件設施建設上相對落后，其檔案管理信息系統的安全保密性能也缺乏規范的檢測標準，加上檔案管理人員的保密意識不強，在工作過程中不按照安全保密規程操作而導致無意中泄密，以及機房重地缺乏完善的管理制度導致入侵者乘機入侵等，這是推進高校檔案信息化管理過程中的一個短板。

（四）檔案信息化管理模式封閉固化

高校檔案管理信息化建設過程中雖然逐步加強了計算機應用，但仍有相當數量的高校仍以人工管理為主，并且在檔案信息資源的開發和應用上也相對封閉固化，僅限于本校內部機構以及本院系或專業內的人員調取使用，一般不對外開放，導致高校檔案管理的社會公共服務功能和效益無法充分發揮，并且檔案管理的信息化建設和開發利用仍停留在查閱服務上，導致檔案信息化建設和開發效率低下，雖然部分高校探索建立了檔案網頁或網站服務，提供少量的檔案資源信息服務，算是一種創新和突破，但還是難以滿足信息化時代對高校檔案工作的要求[4]。

三、高校檔案管理信息化建設的有效策略

（一）提高對檔案管理信息化建設的重視程度，加強基礎保障

首先要加強宣傳，增強高校師生員工檔案管理信息化建設意識。高校檔案管理的信息化建設工作不是單純用信息技術取代傳統實物檔案管理，而是長期地從思想到管理模式的深刻轉變，因此需要引進先進的信息管理技術和設備，同時引導高校領導層及檔案管理崗位工作人員轉變管理理念、樹立正確的檔案信息化管理意識，這就要求高校要加大對檔案管理信息化建設工作的宣傳力度，引導師生認識到檔案管理信息化建設的重要意義，以贏得廣大師生的支持。

其次要引起高校領導層對檔案管理信息化建設工作的重視，為其建設工作的順利開展提供保障。在檔案管理信息化建設過程中離不開先進技術設備和專業人才的支撐，以及充足的資金保障，而這些大量的人力、物力和財力的投入離不開高校領導層在政策上的支持和幫助，因此高校領導對檔案管理信息化建設的重視，能有效地保障建設過程中所需的資源供給，有利于檔案管理信息化建設的順利開展。在檔案管理信息化建設過程中，應及時將檔案管理信息化建設的進程上報學校領導，提高學校領導對檔案管理信息化建設的重視程度，為其建設奠定堅實的基礎。

（二）完善檔案信息資源管理制度

首先，要完善檔案的歸檔制度，以雙軌歸檔的形式提高檔案錄入和儲存的完整性和安全性。雙軌歸檔制度即實現實物檔案與電子檔案的雙向保存，除紙質檔案的常規歸檔外，還要充分利用網絡信息技術實現紙質檔案信息的精準錄入和實時補充與更新，提高檔案儲存的效率以及調取和共享的便捷性和靈活性。

其次，要完善檔案的保管和保密制度，嚴防檔案信息泄露。傳統的檔案管理由于傳播路徑較為單一，因此檔案信息在保管上相對安全，而檔案管理信息化建設通過采用互聯網信息技術和大數據技術雖然提高了檔案管理的水平，但也改變了檔案信息的傳播速度和路徑，增大了信息泄露的風險，無論是對學生個人還是學校都有著不小的隱患，因此，有必要完善檔案保管保密制度，從而既能確保個人和學校信息的安全，也能促進檔案管理信息化建設進程。

（三）推進數字檔案館藏，提高檔案資源開發和利用效率

首先要改變檔案的編研方式以提高檔案信息化效率，在檔案管理的信息化建設中要積極推進計算機、掃描儀等電子設備的運用，以提高檔案編研的有效性和準確性，做好檔案的掃描、錄入、分類歸檔和保存等信息化建設的前端控制工作，更有助于提高檔案管理的完整性。

其次要積極推進檔案館藏數字化進程，轉變檔案儲存模式[5]，這也是檔案管理信息化建設的重要環節，將傳統的紙質文檔和實物資料以文件袋整理-裝袋-加封條和存箱的傳統儲存模轉變為以電子文本形式和圖像等數字化的數據庫儲存模式，更有利于后期檔案信息的檢索和提取，而信息化管理模式的建立和轉型離不開信息化設備的支持，所以需要大力推進檔案館藏數字化建設的進程。

最后要完善數據庫的檢索方式來提高檔案信息的檢索效率和利用率。這就要求高校檔案管理信息化建設過程中要積極推進檔案數據庫的建設，強化數據庫檢索的實用性，同時針對檔案管理系統以目錄檢索為主要檢索方式的現狀，可以進一步完善全文檢索的建設，實現目錄和全文檢索的全數據庫檔案覆蓋，以提高信息獲取的速度和準確性。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質和信息化專業水平

一方面要加強專業教育，提高檔案管理人員的專業素質。由于高校檔案管理的信息化建設是一項涉及面廣、工作量大且保密要求極高的工作，因此更需要具有專業素質的人才來從事和管理，針對目前高校檔案管理人員普遍學歷較低、專業性不足等檔案管理信息化建設中存在的主要問題，高校要加強對檔案管理人員的專業培訓，通過提供大量專業化的培訓機會和外出深造機會來提高相關工作人員對檔案信息化管理的認識，掌握信息化管理技術，從而大力推進檔案管理信息化技術的引進和運用。除專業要求外，還要提高檔案管理人員的職業道德素養，基于高校檔案管理工作的隱私性和機密性，檔案管理人員只有具備良好的職業道德和專業素養，才能避免檔案信息的泄露，尤其是在當今媒體發達的網絡時代，良好的職業道德和修養更是成為檔案管理人員的必要素質。

另一方面，高校也要積極引進管理人才和信息化人才，從而優化檔案信息化管理的人才團隊，為檔案管理的信息化建設提供人才支撐。高校不僅是人才培養重地，也是學術研究和科研重地，檔案管理重要性不言而喻。面對高校檔案管理信息化建設中抓也人才的結構性缺失，學校要從根本上轉變忽視檔案管理工作的態度，加大對檔案管理信息化建設的投入，引進相關專業管理人才，留住人才，提高管理隊伍素質，真正解決信息化建設中專業人才缺失問題。

（五）全面做好檔案網絡信息安全保障及保密工作

首先高校要加大安全保障技術和硬件設施的投入，減少安全漏洞。高校檔案管理信息化建設中，計算機技術和互聯網信息安全是其建設的重要問題，數字檔案館藏的建立對計算機運轉環境和信息安全有著較高要求，因此務必要加大安全技術的投入，不僅要加入防盜和加密措施以防止數據被惡意篡改或因操作失誤而導致數據缺失[6]，還要在計算機傳輸過程中設置網絡安全技術以防止電腦被惡意入侵或盜取數據，來全面保障計算機的安全運行和數字檔案儲存及傳輸的安全保密性。

其次要建立和完善安全管理體制，以及時發現并解決問題，不僅要在思想層面強化檔案管理人員的信息安全和保密意識，還要從管理體制層面結合獎懲機制來激勵其積極發現和解決問題，規范和約束檔案管理人員的工作行為，為檔案網絡信息安全工作提供全面保障。

四、結束語

綜上所述，推進高校檔案信息化建設是高校檔案事業發展的需要，是高校內涵式發展的需要，是信息化時代發展的需要。但由于推動高校檔案信息化管理是一項系統性工程，需要高校、檔案管理人員和社會公眾等多方努力才能最終實現。