行政事業(yè)單位合同全流程信息化建設方案應用研究①

王晟盛

（中華人民共和國寧波海事局，浙江 寧波 315000）

隨著行政事業(yè)單位參與經(jīng)濟事務逐漸增多，經(jīng)濟合同管理作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容之一，發(fā)揮著愈加重要的作用。行政事業(yè)單位通過實現(xiàn)全流程信息化合同管理，能有效解決傳統(tǒng)合同管理模式下授權審批不流暢、執(zhí)行跟蹤不及時、合同資料不規(guī)范等問題，切實提高合同管理水平，強化單位內(nèi)部控制。

一、行政事業(yè)單位合同管理現(xiàn)狀及存在問題

（一）經(jīng)濟合同管理體系不完善

1.歸口管理部門不統(tǒng)一。由于經(jīng)濟合同涉及的業(yè)務面廣、內(nèi)容多樣，復雜性和專業(yè)性強，行政事業(yè)單位合同管理往往較分散，由業(yè)務部門、財務部門、法務部門等多頭負責，對合同管理中的重要環(huán)節(jié)，如草擬、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、統(tǒng)計分析、歸檔等缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理，整體管理水平難以提高。

2.授權審批不流暢。行政事業(yè)單位對外簽訂合同是以單位作為主體的，下屬處室辦事機構、派出單位等均不能作為合同主體對外簽訂合同，同時參與合同審核的職能部門較多，因而合同審批環(huán)節(jié)需要經(jīng)過多層級、多部門相關負責人簽字，審批人又經(jīng)常因為出差、會議等原因不在崗，導致審批流程耗時耗力，效率低下。

3.未開展合同執(zhí)行跟蹤管理。合同履行、變更等信息往往只有具體經(jīng)辦部門了解，合同管理部門、財務部門無法及時掌握合同履行情況。有些分階段付款合同在履行中發(fā)生變更，導致合同支付總價超過預算而無法支付。有些合同甚至等到結算時才向管理部門提交合同文本和相關單據(jù)申請付款，既不利于工作開展，耽誤工作進程，又加大預算執(zhí)行難度，提高行政事業(yè)單位經(jīng)濟法律風險。

（二）合同管理資料不規(guī)范

1.書面合同文本不規(guī)范。合同經(jīng)辦人員對經(jīng)濟業(yè)務法律法規(guī)的熟知程度參差不齊，簽訂的合同文本經(jīng)常出現(xiàn)合同條款不嚴謹、有漏洞、關鍵事項約定不明等現(xiàn)象，導致審核環(huán)節(jié)被頻繁退回，或者后期履行過程中出現(xiàn)糾紛，甚至引起訴訟案件，增加行政事業(yè)單位法律風險。

2.合同資料保管不規(guī)范。合同資料沒有統(tǒng)一歸檔部門，合同資料分散在各處室，導致難以掌握合同簽訂、履行的整體情況，甚至出現(xiàn)資料遺失現(xiàn)象，對合同執(zhí)行的跟蹤監(jiān)督非常不利。

（三）合同管理信息化程度低

1.對信息化管理的重視和應用程度不夠。部分行政事業(yè)單位仍采用紙質(zhì)化管理，耗費大量人力物力，同時由于信息不對稱，無形中增加合同執(zhí)行過程中潛在的經(jīng)濟法律風險。部分行政事業(yè)單位僅通過Excel 實現(xiàn)合同臺賬登記，或者通過OA 系統(tǒng)實現(xiàn)合同線上審批，對合同跟蹤統(tǒng)計仍以人工為主，信息化應用程度低。

2.信息化系統(tǒng)相互孤立，存在數(shù)據(jù)孤島效應。部分行政事業(yè)單位雖然著手開發(fā)了合同管理信息系統(tǒng)，但與預算、采購、收支管理系統(tǒng)相互孤立，未把整個經(jīng)濟鏈條中的各個環(huán)節(jié)對接起來，數(shù)據(jù)無法實時交換和共享，各部門之間缺乏有效的互動和溝通，未能形成監(jiān)督合力。

二、合同全流程信息化的重要作用

合同管理全流程信息化建設能夠有效提高行政事業(yè)單位合同管理精細化、規(guī)范化和高效化水平，形成閉環(huán)管理，通過多節(jié)點合同管控，建立動態(tài)監(jiān)督系統(tǒng)，最大限度排查財務管理漏洞，防范經(jīng)濟活動風險。

（一）有利于提高合同管理效能

隨著合同數(shù)量增加，管理效能問題更加突出，亟須引入信息化手段管理合同，建立規(guī)范的合同管理體系，建設完整的合同數(shù)據(jù)庫。通過規(guī)范的合同審核、簽訂、編號、錄入、跟蹤、監(jiān)督、歸檔、查閱、分析等信息化管理流程，從合同簽訂開始，一次錄入全程跟蹤，建立完備合同信息數(shù)據(jù)，通過固化審批流程提升合同授權審批效率，從單純的合同文本審核變?yōu)楹贤娜^程管理，完成事務型向管理型工作方式的轉變，大大提高管理效能。

（二）有利于信息公開和共享

建立一套高效的合同管理信息化系統(tǒng)，將合同審核、簽訂、收付、監(jiān)督、查詢等管理要求有機結合，可最大程度在單位內(nèi)部公開和共享經(jīng)濟合同信息，單位領導、業(yè)務部門、行政管理部門等都能及時通過經(jīng)濟合同了解單位經(jīng)濟往來情況。同時，管理部門能實時、全面掌握項目進展情況，實現(xiàn)信息共享，并為及時收集、分析項目數(shù)據(jù)信息打好基礎，為領導決策提供相關數(shù)據(jù)支持。

（三）有利于強化經(jīng)濟活動監(jiān)督

合同是單位經(jīng)濟活動的進出關口，利用信息化手段固化多層級預審流程，設置支付控制關口，建立動態(tài)監(jiān)督機制，可有效防范經(jīng)濟風險和管理漏洞，實現(xiàn)風險防范的目標。在合同審核環(huán)節(jié)，加強了資金、法律、執(zhí)行監(jiān)督等部門對合同條款的把關，合同審核過程線上公開，增強合同簽訂過程評審透明度，加強過程監(jiān)督，有利于預防經(jīng)濟活動腐敗。

同時，通過信息化手段，對合同履行、監(jiān)督、控制進行全過程、動態(tài)性管理，可以及時全面掌握合同信息和履行情況，能夠對收支及時管控，推進合同履行進度，加強內(nèi)部控制，有效促進預算執(zhí)行。

三、合同全流程信息化建設方案

（一）合同管理信息化流程（見圖1）

圖1 合同管理流程示意圖

基于內(nèi)部控制要求，對合同實行專門部門、專人負責的合同管理模式，根據(jù)合同類型和金額實行授權審批，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術，實現(xiàn)合同管理各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化和電子化管理，減少人為因素干擾管理流程。

1.合同審批流程。由合同經(jīng)辦部門就合同事項起草合同文本；法務、財務、業(yè)務等部門開展全方位合同審核會簽；單位領導簽批；法人授權簽署及用印。屬于“三重一大”事項的合同，由領導集體決策通過后簽訂。

2.合同簽署后管理流程。一是歸檔階段，由合同經(jīng)辦部門將合同正本遞交合同歸口管理部門，由合同歸口管理部門將合同進行電子化歸檔，并繳納印花稅。二是監(jiān)督階段，對已歸檔合同設置合同提醒、辦理收付款處理、跟蹤合同執(zhí)行狀態(tài)。三是分析階段，依據(jù)合同信息數(shù)據(jù)庫，對合同履行情況進行統(tǒng)計分析，用于判斷行政事業(yè)單位經(jīng)濟往來情況，為領導決策提供數(shù)據(jù)支持。

（二）跨業(yè)務系統(tǒng)協(xié)同（見圖2）

圖2 合同管理跨系統(tǒng)協(xié)同示意圖

在行政事業(yè)單位經(jīng)濟活動管理過程中，合同管理起著承上啟下的作用，上可追溯至合同資金來源、采購計劃制定，下可延伸至資金結算等環(huán)節(jié)，只有將合同管理與預算、采購、資金收付等上下游業(yè)務進行關聯(lián)，才能實現(xiàn)真正意義上的全生命周期管理，強化經(jīng)濟業(yè)務管控。

1.合同管理系統(tǒng)與預算管理系統(tǒng)協(xié)同。將預算指標作為發(fā)起合同申請的必要依據(jù)，無預算或預算不足均無法發(fā)起合同申請，從源頭上控制“無預算支出”或“超預算支出”現(xiàn)象。將合同履行情況與項目預算執(zhí)行情況相匹配，根據(jù)項目合同履行情況倒排項目資金支付，強化管理人員對項目執(zhí)行進度把控，杜絕執(zhí)行中存在的盲目性和隨意性。

2.合同管理系統(tǒng)與采購管理系統(tǒng)協(xié)同。將采購計劃、采購文件、采購結果等信息同步至合同管理系統(tǒng)，確保規(guī)定金額以上的合同預先履行招標等規(guī)定程序，有效遏制不按規(guī)定進行政府采購的行為。

3.合同管理系統(tǒng)與資金收付系統(tǒng)協(xié)同。將合同進度款、保證金約定條款同步至資金收付系統(tǒng)，建立合同管控收支業(yè)務機制，把好資金收付關口，確保財政資金使用安全，同時也避免因合同超期未履行、未按約定履行等情況可能會帶來的違約風險。

（三）功能設計

1.建立預警反饋機制。對大額資金、關鍵節(jié)點設置消息提醒，提醒相關部門及時跟進履行進度并落實履約行為，規(guī)避合同風險。對于履約超期、風險等級較高的合同，建立警示匯報機制，定期向管理部門和單位領導進行通報，提請相關人員引起重視，防范合同違約風險。

2.應用合同通用模板。梳理行政事業(yè)單位使用頻率高、無行業(yè)特定模式的合同文本類型，編制符合單位工作實際的合同通用模板，并嵌入信息化系統(tǒng)，供合同經(jīng)辦人員選擇套用，既大幅減少經(jīng)辦人自行擬訂所耗費的時間精力，又有效規(guī)避自行擬訂的合同因條款不齊全、有漏洞以及關鍵事項約定不明等情況導致審核環(huán)節(jié)被頻繁退回，或后期履行過程出現(xiàn)法律糾紛。

3.設立合同電子數(shù)據(jù)庫。依據(jù)管理目標設定電子歸檔要素，詳細記錄合同編號、事項、類型、經(jīng)辦部門、簽訂時間、有效期、履約方、金額、收付方式、收付進度等合同信息，建立全面、完整的合同電子信息基礎檔案。通過合同數(shù)據(jù)共享共建，滿足不同部門、不同權限人員多樣化數(shù)據(jù)統(tǒng)計需求，也便于準確高效地為領導決策提供數(shù)據(jù)支持。