醫院檔案中的精細化管理

楊永麗

靈山縣婦幼保健院

檔案管理是醫院管理工作的關鍵內容，但傳統的管理模式存在效率低、質量差等問題，不符合相關標準。在精細化管理的基礎上對醫院檔案管理進行改革有利于促進檔案管理目標的實現，因此需要深入研究如何對醫院檔案進行精細化管理，實現醫院檔案管理工作的轉型升級。

一、醫院檔案與精細化管理概述

（一）醫院檔案

醫院檔案指的是醫院在各項活動中形成的具有保存價值的原始記錄[1]。醫院檔案包括文書檔案、病歷檔案、人事檔案等諸多類型，在醫院日常經營中發揮著重要作用。

（二）精細化管理

精細化管理指的是將常規管理引向深入管理、減少管理所用資源、降低管理成本的管理方式。加強精細化管理有利于將醫院的戰略規劃貫徹落實在管理工作的每一個環節中并提高醫院的管理績效、實現醫院管理的可持續發展，因此需要高度重視檔案管理。

二、精細化管理在醫院檔案中的價值

（一）有利于提高檔案管理效率

在傳統管理模式中，部分檔案管理人員沒有明確檔案管理重點，也沒有采用合適的檔案管理方法，導致檔案管理效率相對較低。而加強精細化管理可以明確檔案管理的目標，讓檔案管理人員朝著目標努力；可以優化檔案管理方法，讓管理人員利用更加先進的手段開展工作；可以及時發現檔案管理中的不足之處，提高檔案管理效率。

（二）有利于提高醫療水平

病案等檔案與醫療治療等方面有較大的關系，但大多數檔案管理人員都只是將檔案存儲起來，沒有主動分析檔案信息，無法將表面信息轉變為更有價值的資料。加強精細化管理可以通過信息技術手段分析檔案中的數據信息，這樣可以為醫療治療提供支持，繼而提高醫療水平[2]。例如，應用精細化管理方式可以綜合分析病案中的信息，充分掌握患者的實際情況并科學制定臨床治療方案。

（三）有利于減輕工作人員的壓力

在信息化時代中，醫院在各項活動中都會產生大量的數據信息，這就導致醫院檔案數量不斷增多。在這種情況下，檔案管理人員需要花費大量的時間和精力開展檔案收集與整理工作，在一定程度上加大了管理人員的工作壓力。而加強精細化管理可以通過信息技術手段代替傳統的人工處理，可以將檔案管理人員從枯燥、重復的工作中解脫出來，這樣不僅可以減輕檔案管理人員的工作壓力，也可以讓管理人員在檔案鑒定、檔案分析等更有價值的工作中投入更多的精力。

三、醫院檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理理念落后

在疾病愈加復雜的背景下，大多數醫院都將重點放在了醫療水平的提升上，忽視了檔案管理工作，且檔案管理理念較為落后。首先，部分醫院沒有意識到檔案管理的重要性，沒有科學制定檔案管理目標，導致檔案管理十分盲目且隨意。其次，部分醫院沒有綜合分析檔案管理需求，仍然采用粗放式管理模式，降低了檔案管理的實效性。例如，部分醫院認為檔案管理就是一個簡單的、重復的過程，所以只安排管理人員開展檔案的整理與存儲工作，沒有全面開展檔案鑒定、分析等工作，降低了管理質量。

（二）檔案管理制度更新不及時

檔案管理包括檔案收集、鑒定、整理、存儲、應用等諸多環節，任何一個環節出現問題都可能造成嚴重后果，所以，檔案管理需要相應制度的指導與約束。從實際情況來看，大多數醫院都制定了檔案管理制度，但沒有做好制度的更新與補充工作，導致制度不符合實際需求。例如，一些醫院只制定了一些基礎制度，沒有完善檔案的安全管理制度，無法有效保障檔案的安全，甚至可能會造成檔案丟失[3]。同時，當前大多數醫院都逐漸開始利用計算機存儲檔案，但一些醫院并沒有針對電子檔案管理制定相應的制度，阻礙了管理工作的開展。

（三）檔案管理方法單一

檔案管理方法會對檔案管理效率與質量產生較大影響，但部分醫院采用的方法較為單一，導致檔案管理效率較低。例如，大多數醫院多采用集中管理法，即對病案等檔案進行統一管理，加大了檔案查詢與應用難度。

（四）檔案管理信息化程度低

在信息化時代中，加強信息化建設是檔案管理發展的必然趨勢，很多醫院也意識到了信息化手段的重要性，開始利用信息技術手段開展檔案管理工作。但在技術等因素的限制下，很多醫院的檔案管理信息化建設一直處于初級水平，無法達到更高標準的要求。例如，部分醫院只是將紙質檔案轉變為了電子檔案，沒有靈活應用信息化軟硬件，導致信息化程度相對較低。

（五）檔案管理人員專業素養有待提升

檔案管理人員是開展檔案管理工作的關鍵主體，其專業能力與業務水平會對工作效果產生較大影響，但部分檔案管理人員的專業素養仍然達不到要求。首先，部分檔案管理人員沒有意識到管理工作的重要性，在工作過程中存在敷衍了事、渾水摸魚等情況，可能會導致檔案管理出現質量問題[4]。其次，部分檔案管理人員的管理思維較為落后、掌握的管理技巧相對較少，無法及時創新檔案管理工作。例如，部分檔案管理人員缺乏主動管理的意識，只是被動接收檔案、存儲檔案，沒有主動研究檔案信息，無法為檔案利用提供支持。

四、精細化管理在醫院檔案中的應用策略

（一）樹立精細化管理理念

理念在行動中發揮著重要作用，所以，若想實現精細化的檔案管理就需要樹立精細化管理理念。第一，醫院管理者應高度重視檔案管理工作，為精細化管理的落實奠定基礎。在這一過程中，醫院管理者應全面梳理檔案管理在醫院經營與發展中的作用，對精細化檔案管理進行頂層設計與全局規劃。同時，需要科學制定精細化管理目標，將長期目標與短期目標結合起來，使檔案管理工作更符合醫院發展需求。第二，檔案管理部門的負責人需要梳理檔案管理現狀，明確檔案管理中的不足之處以及精細化檔案管理的要求。從精細化管理的要求來看，在工作過程中應保障檔案的真實性、完整性以及專業專屬性。首先，應確保醫院檔案能夠真實、準確且客觀地記錄醫院各項活動。例如，在進行病案管理時需要全面檢查病案的真實性，判斷病案是否能夠準確反映患者的就診和治療過程，確保檔案能夠用于醫療借鑒、司法鑒定等各個環節中。其次，應確保醫院檔案是完整、全面的，避免檔案出現遺漏等問題，否則會影響檔案應用。此外，需要確保醫院檔案具有專業專屬性，能夠在治療、醫療研究等各個環節中發揮一定的作用。

（二）加強精細化管理制度建設

制度具有一定的約束作用，可以增強各項工作的規范性與標準性，所以，醫院應根據精細化管理的要求完善檔案管理制度，增強檔案管理的實效性。首先，醫院應明確檔案精細化管理流程，為制度的完善奠定基礎。在精細化管理理念的基礎上開展檔案管理工作需要積極采集檔案資料→對檔案進行鑒定，判斷檔案的真實性、完整性是否符合要求→根據內容與結構對檔案進行分類處理→根據編號規則對檔案進行編號處理→為檔案賦予相應的標簽并存儲檔案→根據檔案應用需求檢索并提取檔案[5]。其次，醫院應根據精細化管理流程制定檔案管理制度，對各個環節進行明確規定。例如，醫院需要完善檔案收集制度，讓管理人員根據制度收集病案等資料；完善檔案鑒定制度，讓管理人員根據真實性、完整性等基礎指標鑒定檔案內容，判斷是否需要對檔案進行歸檔處理；完善檔案立卷制度，增強檔案整理的規范性。同時，加強信息化管理是實現精細化管理的關鍵手段，所以，醫院需要完善信息化管理制度，對檔案管理部門計算機的使用、電子檔案的存儲與查閱、電子檔案的安全保護等各個方面進行明確規定，提升檔案管理的信息化水平。此外，若想促進精細化管理的貫徹落實就需要加強工作考核，所以，醫院需要制定精細化管理考核制度。在制定考核制度時應明確考核周期、方法以及指標并將績效考核與管理人員的工資掛鉤，從而增強管理人員的職責意識。

（三）創新檔案管理方法

創新檔案管理方法是落實精細化管理的關鍵途徑，醫院應根據實際情況采用更加先進的檔案管理方法。第一，靈活應用分類管理方法。分類管理指的是根據相應的標準以及檔案的來源、時間、內容、形式特征對檔案進行區分并對不同類型的檔案進行不同的管理。加強分類管理有利于增強檔案管理的清晰性、降低檔案的檢索與應用難度，所以，可以利用這種方法開展工作。首先，檔案管理人員需要根據相關標準對檔案進行分類處理。例如，在進行病案管理時可以根據來源將其劃分為門診病案、住院病案，也可以根據具體內容將其劃分為入院記錄、病程記錄、知情同意書等類型。其次，在明確檔案類型后需要將相同類型的檔案存儲在一起，為后續應用奠定基礎。例如，在進行病案管理時可以將門診病案存儲在一起、將住院病案存儲在一起，避免出現資料混淆等情況。第二，靈活應用動態管理方法。部分檔案是不斷變化的，可能會出現修改、補充、更換等情況，且醫院對檔案管理的要求也是不斷變化的，但大多數管理人員多應用靜態管理方法，無法滿足不同時期的檔案管理需求。而加強動態管理可以根據實際情況調整檔案管理工作，使檔案管理更加靈活，因此，檔案管理人員需要靈活應用動態管理方法。首先，檔案管理人員需要明確哪些是動態檔案、哪些是靜態檔案，為后續工作奠定基礎。一般情況下，檔案管理人員可以將可能會出現補充、修改等情況的檔案劃分為動態檔案。其次，檔案管理人員需要對動態檔案進行類目設置與檔號編制，之后根據實際情況管理檔案。

（四）加強信息化建設

在信息化時代中只有加強信息化建設才能夠實現精細化管理并減輕工作人員的工作壓力。醫院應在現有基礎上加強檔案管理的信息化建設，提高檔案管理質量。首先，醫院應根據精細化管理的需求明確信息化建設目標、制定信息化建設方案，為信息化建設工作的落實提供基礎保障。其次，醫院應加大資金投入力度，不斷完善硬件設施。例如，醫院需要根據需求采購服務器、顯示器等高端設備并更換老舊的計算機、打印機等基礎設備，確保檔案管理工作能夠順利開展。再次，醫院應靈活應用各種信息化管理系統，進一步提升管理效率。若技術條件允許醫院可以開發符合自身需求的管理系統，若條件不允許也可以直接通過可靠的供應商采購管理系統。例如，由潤普網絡公司研發的檔案管理系統將紙質檔案管理與電子檔案管理結合了起來，且結合了檔案收集、歸檔、借閱、銷毀等各個環節，具有諸多核心功能（如圖1所示），可以為醫院檔案管理工作提供有效支持。所以，醫院可以直接采購這些較為成熟的軟件，提高檔案管理水平。同時，醫院應增強網絡安全意識，采購安全系數高的管理軟件并定期利用殺毒軟件等工具進行系統查殺工作，避免電子檔案或管理系統受到黑客攻擊、病毒入侵等因素的影響[6]。此外，醫院應將信息化建設落實在檔案管理的各個環節中，促進精細化管理的實現。例如，某醫院十分重視檔案管理的信息化建設且將信息化建設貫徹落實在了檔案收集、整理、存儲以及使用等各個環節中，通過手工錄入、批量導入、接口接收等多樣化的方法提高了檔案收集質量；通過歸檔審批、歸檔鑒定、自動歸檔等方式對檔案進行了科學整理；通過文件庫、檔案庫以及資料庫對不同價值的檔案進行了有效存儲；通過多模式的借還管理體系提高了檔案的利用率。

圖1 潤普檔案管理系統的核心功能

（五）強化人員培訓

加強人員培訓不僅可以促進精細化管理的落實，也可以幫助檔案管理人員實現自身價值，因此，醫院應加強人員培訓。第一，醫院應積極開展精細化管理基礎培訓工作，增進檔案管理人員對精細化管理的了解。在培訓過程中，可以重點講解對檔案進行精細化管理的必要性與重要性，增強檔案管理人員的精細化管理意識。例如，某醫院舉辦了專題檔案管理工作培訓會，在培訓會中強調了檔案工作的重要性以及落實檔案精細化管理的必要性并要求檔案管理人員認真開展檔案整理、分類、裝訂、編號等各個環節的工作，幫助檔案管理人員樹立了精細化管理理念[7]。第二，醫院應加強系統培訓，讓檔案管理人員掌握更多的精細化管理技巧與方法，提高檔案管理人員的業務能力。例如，醫院可以開設檔案管理業務培訓班，在培訓班中定期組織培訓，重點講解分類管理、動態管理等精細化管理方法，轉變檔案管理人員的工作意識。第三，醫院應加強信息化培訓，提高檔案管理人員的信息技術應用能力。例如，醫院可以對檔案管理人員進行管理系統操作培訓，讓檔案管理人員嚴格按照相關規定進行系統操作，避免出現操作失誤等問題。

五、結語

在新時代中對醫院檔案進行精細化管理有利于促進醫療衛生事業的發展，所以，需要提高對精細化管理的重視程度，科學制定精細化管理目標、制度、方法并通過信息化建設、人員培訓等方式為檔案管理提供保障，實現醫院管理水平的提升。