物業管理企業成本控制的有效途徑探索

賀克芬

（新大正物業集團股份有限公司深圳分公司，廣東 深圳 518118）

一、引言

物業管理涉及室內外安全保障、環境維護、設施設備管理等工作，內容相對復雜，因此物業管理成本的產生來源具有點多面廣的特征，給物業管理成本控制工作帶來了一定的挑戰。物業管理企業要想推動自身可持續發展，應樹立成本節約意識，通過降本增效提升自身市場競爭力。因此，必須重視物業管理成本控制工作，針對當前管理難點探索科學合理的成本控制途徑。

二、物業管理成本控制原則

為保障物業管理成本控制工作有序開展，應根據物業管理特征確定成本控制原則，以原則為導向開展物業管理成本控制工作。

（一）戰略目標原則

與其他企業相同，物業管理企業所有管理活動均須以自身戰略規劃為核心，實施物業管理成本控制的過程中，應緊扣企業戰略目標，根據自身戰略目標的具體要求制訂成本控制方案，以此避免成本控制措施脫離實際。成本控制并非簡單縮減開支、壓縮成本，而是須立足全局，站在戰略角度明確成本控制目標與方向，使物業管理成本控制工作能夠對企業戰略目標的實現起到促進作用［1］。

（二）價值鏈原則

成本控制是一項長期性工作，應將其貫穿物業管理企業的各項經營活動中，從不同角度、不同層次開展物業管理工作，推動物業管理成本控制工作良好開展。

（三）聚焦重點原則

物業管理的工作內容寬泛復雜，成本控制期間難以面面俱到，為最大限度增強物業管理成本控制效果，應樹立差異化管理理念，遵循聚焦重點原則，對物業管理中的重大開支、重要事項進行專項管理，以提升物業管理成本控制工作效率和邊際效益。

（四）成本效益原則

物業管理企業實施成本控制的主要目的在于降低成本支出，提升企業效益，因此，制訂與實施物業管理成本控制計劃時，應注意分析成本控制效益，以效益分析結果為依據選擇行之有效的成本控制形式，繼而確保控制效益高于控制成本。

三、物業管理成本控制難點

（一）預算管理理念滯后

預算管理可為物業管理成本控制工作提供指導，是精細化、規范化推進成本控制工作的基本依據。但在部分物業管理企業中，普遍重視具體成本控制措施的實行，對成本控制的前期依據（預算方案）有所忽視，這就導致物業管理企業仍沿用傳統預算管理辦法，全過程預算管理工作的落實不到位［2］。

1.事前管理缺陷

預算編制與物業管理戰略目標有所偏離，導致部分預算細節與物業管理企業實際情況不匹配，預算方案的指導作用降低，不利于后續成本控制工作的開展。

2.缺乏事中控制

物業管理成本控制涉及諸多業務活動，預算事中控制內容廣泛，難以面面俱到，因此部分物業管理企業僅看重最終預算總額，對預算實施細節有所忽視，出現“總額控制、各項混用”的情況，繼而引發預算外支出、超預算問題的出現，嚴重阻礙了成本控制工作的順利開展。

3.事后總結不當

因預算管理理念滯后，部分物業管理企業在預算工作結束后通常會忽略總結工作，缺乏預算考核，這就導致企業難以直觀地了解預算執行情況，也就無法得知與預算相關的成本控制效果。

（二）成本控制參與度低

物業管理內容較多，產生成本支出的事項較多，同時物業管理具有較強的動態性、長期性，各類成本產生事項的發生節點各有不同，導致物業管理企業難以在特定時期集中開展成本控制工作，須將成本控制行為嵌入物業管理的各類經營活動中，這就導致物業管理成本控制戰線過長，僅靠單一團隊推進成本控制工作并不現實，需要企業全員參與到成本控制工作中，在一定程度上提高了物業管理成本控制的難度。

除此之外，為實現物業管理事項的有序開展，物業管理企業內通常會設置較多的部門，各部門運行過程中不可避免地會產生成本支出，而大部分成本均源于物業管理一線業務，但物業管理企業內部并未結合自身實際情況營造特定的管理氛圍，無法借助環境氛圍潛移默化地對員工工作行為產生影響和指導［3］。

由此可見，物業管理成本控制工作戰線相對較長，難以在物業管理企業內形成濃厚的成本控制氛圍，不利于全員參與成本控制，且會增大變量因素的出現概率，進一步提升物業管理成本控制的復雜性。為改變這一現象，應從不同角度入手，在物業管理企業內部營造濃厚的成本控制氛圍。

（三）成本產生點多面廣

隨著新型城鎮建設、城市化建設的推進，學校、車站、政府、醫院、賓館、居民區、寫字樓、辦公樓等場所不斷增多，由此產生了更多的物業管理需求，這為物業管理企業的穩步發展創造了良好契機。在此形勢下，物業管理工作內容要素增加，不僅須負責安全保障相關工作，還須承擔設備維護、結構檢修、衛生管理、環境保護等工作。在物業管理業務中包含了70%左右的人工成本、15%左右的專項業務及材料等采購成本，因此，在物業管理成本控制過程中，應從人力成本、采購成本兩個角度全方位、多角度地推進物業管理成本控制工作。

四、基于物業管理的成本控制途徑

（一）實施全過程預算管理

為實現全面成本控制，物業管理企業應革新預算管理理念，實施全過程預算管理，將成本控制思想融入物業預算管理中，從預算根源處加強成本控制，完善事前預算，優化事中控制，落實事后考核，全過程開展預算管理工作，借助預算控制物業管理支出，以此實現全方位的成本控制。

1.完善事前預算

遵循戰略目標原則，根據物業管理企業的戰略規劃情況編制預算方案，統籌全局，精細規劃物業管理企業的年度、季度、月度成本費用開支，從預算層面科學配置資金，為后續成本控制工作的開展奠定基礎。與此同時，以全過程預算管理為基礎，融入業財融合理念，要求財務預算部門與物業管理業務部門加強溝通交流。編制預算之前，由物業管理業務人員整理年度、季度、月度項目資金需求細節，將其轉化為報表遞交給財務預算部門，預算人員綜合考量企業資金水平、往年預算經驗、業務部門報表，從業財融合的角度出發制訂預算方案，以此提升預算方案的可靠性與針對性，實現物業管理企業資金的科學配置，通過保障資金利用率實現成本控制。此外，在后續預算執行與物業管理業務實施期間，可將預算方案作為依據開展成本控制管理工作，最大限度保障成本控制實效。

2.優化事中控制

以成本控制為目的跟蹤預算方案實施情況，嚴格管控物業管理日常成本。物業管理期間，若需調整資金配置，應提出預算更改申請，不可各項資金混用，以此避免資金混用、濫用而引發的超預算現象。預算方案實施期間，可以成本控制小組為主體監督監管物業管理資金的流動情況，嚴格把控物業管理業務實施期間所有的資金收支過程，輔以成本核算，一旦出現資金異常數據，要及時核實檢查，全方位控制成本支出，以此強化預算監督，防止預算超支。

3.落實事后考核

完成預算管理工作后，應對近階段預算執行率進行計算考核，了解物業管理各部門的預算完成程度及成本支出情況，將物業管理成本控制成果以量化形式呈現出來，如此不僅可及時發現、應對預算管理與成本控制問題，還能夠在一定程度上避免預算失效，造成成本超支。預算事后總結期間，要整理預算執行時的所有物業管理成本收支數據，總結成本控制經驗和預算管理經驗，以供后續參考，防止類似問題重復出現而造成額外成本開支。

（二）營造全員成本控制氛圍

濃厚的成本控制氛圍能夠對企業內部員工產生潛移默化的引導作用，促進全員參與成本控制局面的形成，由此可輕松應對成本控制戰線過長的難題。

1.樹立全員控制理念

將成本控制視為物業管理企業重點工程，在總經理、財務總監的帶領下，以財務部門為主導制訂物業管理成本控制方案，由審計部門對成本控制實施細節進行審計，以此全面推動成本控制工作的開展，實現全員參與，切實保障物業管理成本控制的實施效果。物業管理成本控制并非僅為財務部門的責任，需要物業管理企業全員勠力同心，通過分工協作共同攻克成本控制難關。例如，將成本控制納入物業管理企業文化中，按照物業管理企業現階段的成本控制需要制定針對性的戰略目標，起到警醒作用，提高各部門、各層級、各崗位對成本控制的重視度。還可以成本控制為主題在物業管理企業內設置文化墻或標語，潛移默化地引導員工重視成本控制工作，通過樹立全員成本控制理念實現全方位的降本增效。除此之外，應認識到物業管理成本控制的動態性特征，根據物業管理企業內外部環境變化及時更新成本控制策略［4］。

2.構建成本控制小組

成本控制戰線過長嚴重影響相關措施的執行，為更好地控制物業管理成本，物業管理企業可基于現有的組織結構組建成本控制小組，專項負責成本控制工作，以此提升各層級交流效率，避免戰線過長阻礙成本控制措施的實行。為保障成本控制小組的嚴謹性，要求該成本控制小組由物業管理企業總經理領導，各部門選取代表擔任小組成員，在物業管理企業按實際情況制訂成本控制方案后，由該小組成員分別通知各部門，保障成本控制策略精準下達［5］。在成本控制期間，該專項小組負責工作追蹤督查及問效管理，結合成本控制實際情況進行考核獎懲，同時建立追責機制，明確劃分成本控制職責，若物業管理期間產生資金浪費、成本超支問題應立即追責問責，以此提高物業管理人員對成本控制工作的重視度，在成本控制小組的專項管理下，切實控制物業管理中的不合理支出。

3.健全成本控制制度

嚴謹科學的制度體系是保障物業管理成本控制工作的前提，是營造濃厚的成本控制氛圍的重要舉措。在控制物業管理成本的過程中，可借助完善的制度體系使物業管理成本控制工作變得更加流程化。在實際的成本控制過程中，應結合物業管理企業的實際情況，從費用申報、預算管理、考核獎懲等方面健全成本控制制度，強化物業管理成本控制工作的剛性約束，使成本控制措施的落實有章可循。

完善的管理制度可為物業管理成本控制工作提供指導。為全方位控制物業管理成本，應在物業管理企業現階段成本控制制度內增設外包綠化、保潔、設施設備維護等外包服務執行標準，明確規定可能產生的外包服務行為（如戰略聯盟、長期合同等）實施要求及標準，借助制度管理外包服務。

除此之外，在新時期背景下，物業管理企業應逐漸引進先進的機械設備，如能源管理平臺、智慧安防系統、行政綜合管控平臺、無人駕駛清潔車等，保障物業管理實效。同時，應在制度層面對上述智能平臺或設備系統操作標準及要求作出規定，以此避免因設備系統誤操作而產生額外成本。

（三）多角度實行控制措施

1.人效提升，降低人工成本

人力是開展物業管理工作的基礎，也是最重要的成本支出項目，在控制物業管理成本時，應重點控制人力成本，而人力成本控制不是簡單粗暴地減編減員、減少員工福利，而是應從人效提升、可持續發展的角度入手，做到客戶、企業、員工三方受益。具體可從優化考核機制、調整崗位設置、科學配置人力、優化工作方式四個角度開展。

（1）革新薪酬體系，優化考核制度。按照各崗位標準操作流程設置考核標準，要求考核指標切實反映物業管理服務質量與業績水平，同時，可將考核結果作為員工薪資水平、績效獎金的依據，借助考核制度與薪酬體系形成激勵機制，防止出現人員冗余、消極怠工等現象，杜絕不必要的人力成本支出。

（2）調整崗位設置，整合重復職能。在遵循不相容崗位分離原則的基礎上調整崗位設置，合理整合具有重復性職能的崗位，以此減少整體人力資源配置規模，從人力角度實現成本控制。

（3）梳理崗位價值，科學配置人力。量化物業管理工時，合理選擇人力配置形式，對于保安等物業崗位，可采用“以崗定人”的形式配置人力。“以崗定人”計算公式為“該崗位一個月總工時/該崗位員工每月工作時間數=單個崗位編制數”。除“以崗定人”外，保潔等物業崗位則適宜采用“以工作量定人”的形式配置人力。為確保所梳理的崗位價值具備合理性，應核定項目編制概數，梳理影響的相關因素，對人力配置情況進行準確評估，分析其合理性，同時梳理可兼職作業的內容清單，通過周期性復盤進行固化或者調整，以此確保各崗位人力配置規模始終處于最佳狀態，避免產生額外的人力成本。

（4）專業的人做專業的事，優化工作方式。針對要求較高的物業管理內容設定專業工作組，如設置保潔、工程、保安、綠化、會服專業小分隊等，通過培養專業小組提升物業管理效率，專業的人做專業的事，以此可減少因人員不專業而產生的額外成本支出。此外，可結合物業管理企業戰略規劃情況積極引進先進的工具，采用人機結合形式提升物業管理效率，間接起到縮減物業管理人力成本的作用。

在信息化時代，物業管理企業還可積極推進數字化轉型工作，以科技賦能物業管理產業鏈，通過加快數字化轉型提高自身的物業管理服務質量。從物業管理角度來看，現已推出能源管理平臺、智慧安防系統、行政綜合管控平臺、無人駕駛清潔車等，將其應用到物業管理工作中不僅可提升服務質量，還可在一定程度上控制物業服務成本，實現降本增效。

2.采購成本控制

首先要轉變思維方式，將傳統的采購作為成本中心調整為利潤中心，即采購可直接創造效益，以采購降本為基礎，在執行采購過程中對采購各環節進行精準把控及閉環管理，提升采購的效益。

（1）關鍵采購節點控制。采購成本控制是指在滿足業務需求的前提下，根據采購成本預算方案對采購全流程的把控。通過這種方式將采購成本控制在預算成本范圍內，同時引入全流程管控思想，從采購需求審核、動態調整、供應商談判、合同簽訂等全流程進行系統管控。在流程管控各環節一定要牢記采購管理的實質是要降低采購成本，而不是簡單做到形式和流程上的合規。總結采購成本關鍵控制節點要點，具體如下。

第一，采購需求審核，將采購工作由被動執行轉變為主動把控。通過對采購內容和采購預算金額的前置審核強化采購源頭管理［6］。在進行采購內容前置審核時，應核查物業主合同、報價文件或招標文件，分析采購內容是否符合上述文件要求，若采購要求超出文件標準，則須相應調整采購內容。為嚴格控制采購成本，在審核采購內容時應杜絕主觀判斷，必須以書面文件核查為準，同時提出專業性的采購指導意見。在進行采購預算金額前置審核時，應對采購預算金額與項目編制的預算金額進行核對，確保采購預算金額準確；若緊急進場的新采購項目尚未完成預算編制，則須將投標報價對應金額扣減預期毛利作為采購預算金額的上限參考。

第二，采購需求動態調整，確保將采購成本控制在采購預算范圍內。根據采購過程推進情況，同需求部門密切配合形成合力，動態調整采購需求，確保將采購成本控制在合理預算范圍內。

第三，充分的談判前準備工作，是成功談判的基礎，亦適用80/20法則。談判前的準備工作主要包含確定談判小組成員、角色分工、召開談判碰頭會、確定談判策略等。談判小組成員一般由采購負責人、運營負責人、財務負責人及采購需求部門負責人或代表參加。其中，采購負責人須把控采購談判的總體進度及結果，運營負責人須從物業管理品質角度出發提出具體要求，財務負責人則主要負責供應商報價分析等。在正式采購談判之前應召開碰頭會議，統一談判目標、談判策略、話術口徑及談判流程。

第四，堅定談判目標不動搖是成功談判的關鍵。采購談判的核心是采購價格的談判，一般按第一輪報價排名情況排序，談判順序一般采取按價格排名第三、第二、第一倒排的順序談判，通過第二、第三議價基本可以探出底價，最終確定排名第一議價，進而選擇最合適的供應商。

（2）物業管理企業采購成本控制實操。第一，集中采購，規模效應降本。針對服務類或者物資類，可采取全國或者區域集采的方式，通過打造規模優勢降低采購成本。以物業管理企業保潔物料采購為例，各物業項目需要的保潔物料種類基本一致，只是由于客戶需求和項目定位不一致，物料的品牌型號、規格要求略有差異，因此采取集采的方式具有非常強的可操作性。具體操作為收集各項目具體需求，包括品牌、型號、采購量、配送時間等需求，匯總梳理出共性需求和個性需求。針對共性需求尋找滿足條件的供應商，經過招標或比價的形式選擇一家戰略合作供應商，實現規模效益降本；而針對個性需求，則進一步選擇相匹配的供應商進行采購。集中集采期間應注意，不可執著追求一個供應商能夠滿足所有項目的需求，只要能夠滿足絕大多數項目需求時即可統一集采，借助規模效應縮減采購成本。

第二，精準采購，降低采購成本。根據物業管理項目具體運營情況進行精準采購，以此降低采購成本。例如，四害消殺是物業管理專項采購成本支出之一，消殺頻次直接影響相關用品消耗量，間接決定成本支出金額。而四害的活躍程度與季節相關，此時可采用精準采購的模式，根據季節特征差異確定消殺頻次，將消殺頻次從每月相同次數調整為按季節不同匹配消殺頻次。

第三，改變運營模式，降低采購成本。針對運營過程中使用的駕駛式清潔車、洗地車、多功能打印機等設施設備，物業管理企業可根據實際運營情況進行購租成本對比分析，選擇成本最優的模式，以此有效壓縮成本。

五、結語

成本控制能夠推動物業管理企業可持續發展，必須予以足夠重視，實施物業管理成本控制過程中，應遵循戰略目標原則、價值鏈原則、聚焦重點原則、成本效益原則，并從樹立理念、專項小組、制度體系三個方面在物業管理企業內營造濃厚的成本控制氛圍，將成本控制嵌入物業管理工作的各個方面，如采購管理、人力管理等，并在此基礎上優化預算管理，以此促進物業管理成本控制目標的實現。