基于互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下的醫(yī)院會計檔案管理研究

文/福建省立醫(yī)院 鄭建謀

會計檔案管理能夠真正反映出醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務的更高需要，并將其作為實施業(yè)務記錄的重要工具。隨著互聯(lián)網(wǎng)和會計電算化應用的不斷發(fā)展，會計檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理中的重要內容，其中的傳遞和查閱形式也逐漸發(fā)生轉變。在互聯(lián)網(wǎng)信息化大環(huán)境下，會計檔案管理工作逐漸形成一種新型管理模式，從傳統(tǒng)紙質化會計檔案文件轉向電子化會計檔案文件，全面提升醫(yī)院會計檔案管理水平，為醫(yī)院運營工作帶來便利。

一、基于互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下醫(yī)院會計檔案管理的特點

在會計檔案管理過程中應用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術，能夠全面加強會計檔案管理的質量，促進會計檔案管理工作長遠發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)信息化條件下，相關工作人員應該強化會計檔案管理中各項信息數(shù)據(jù)交換工作的交互性以及信息數(shù)據(jù)傳播的時效性，使醫(yī)院會計檔案管理工作在不斷發(fā)展和優(yōu)化中呈現(xiàn)多樣化、全面性的特征。在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，會計憑證的儲存介質也發(fā)生了比較大的改變，醫(yī)院檔案管理人員需要在網(wǎng)絡訪問的基礎條件下，將會計憑證的儲存介質朝著多系統(tǒng)以及信息交互系統(tǒng)方向不斷發(fā)展，比傳統(tǒng)紙質化載體更加靈活、簡單、便捷。會計檔案管理方式也轉變成了儲存媒體管理模型和對應方式，使其呈現(xiàn)出更加多元化的發(fā)展趨勢。在這樣的背景下，會計檔案管理模式更加復雜，方式更加繁瑣。同時，傳統(tǒng)會計檔案管理工作無形中對會計工作產生了不良影響，醫(yī)院會計檔案管理人員在互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境下，會計檔案資料的存儲環(huán)境才能形成更加科學完善的計算機系統(tǒng)，具體闡述如下：

（一）降低了醫(yī)院會計在檔案管理方面的資金投入成本。由于檔案管理工作程序比較復雜，會計檔案管理在傳統(tǒng)的人工管理模式下，各類資料收集、檔案歸檔、檔案內容查閱及審核、檔案保管工作都會消耗非常多的人力、財力以及物力資源，醫(yī)院會計檔案管理的質量和效率也會降低。在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，醫(yī)院應該在開展會計檔案管理工作的過程中建立具體完善的電子檔案，使會計檔案管理人員只需要登錄會計檔案信息系統(tǒng)，就可以進行相關流程的獨立操作。例如：醫(yī)院相關工作人員在進行會計檔案檢索的過程中，傳統(tǒng)會計檔案檢索工作需要相關人員反復確認紙質會計檔案的實際保管區(qū)域，使管理人員能夠嚴格按照會計檔案的實際編碼目錄，從而對會計檔案的編碼目錄進行及時梳理并仔細查找相關內容，但人工查找的方式需要耗費大量人力資源，如果檔案索要時間緊急，工作人員就無法快速找到相關檔案資料。因此，只有醫(yī)院逐漸完善會計檔案管理信息化系統(tǒng)，才能及時查找到所需的會計電子檔案內容，達到節(jié)約醫(yī)院人力資源和物力資源成本的目的。

（二）能夠推動會計檔案管理進程的有效化和規(guī)范化。醫(yī)院在實際經(jīng)營管理中的資金往來賬目比較多，使得會計憑證和會計資料較多，如果醫(yī)院會計檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的會計檔案管理方式，將造成會計檔案管理過程中紙質化資料占用比例較多，一旦這些檔案受到外界環(huán)境制約，容易出現(xiàn)丟失以及受損等問題，給醫(yī)院造成非常大的經(jīng)濟損失。因此，醫(yī)院應該建立易保管查閱以及開發(fā)利用的電子會計檔案，最大程度提高醫(yī)院會計檔案管理程序的實效性，有效節(jié)約醫(yī)院會計檔案紙質化的存儲空間，降低醫(yī)院經(jīng)營管理過程中各項目的支出成本。

二、醫(yī)院會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）會計檔案管理工作中儲存介質可能存在不安全內容。如果醫(yī)院在運營過程中需要將內部計算機接入互聯(lián)網(wǎng)，就容易受到網(wǎng)絡病毒以及黑客攻擊，導致醫(yī)院會計檔案資源數(shù)據(jù)庫運行中安全指數(shù)增加。醫(yī)院在實際開展會計檔案管理中，可能會出現(xiàn)會計核算數(shù)據(jù)出錯以及會計報表丟失、被盜等問題。雖然醫(yī)院會計檔案管理人員在開展準備工作時，會對使用的計算機會計管理系統(tǒng)進行殺毒，但由于網(wǎng)絡病毒、木馬程序以及黑客攻擊等侵襲具有不確定性，導致醫(yī)院在開展會計檔案管理過程中容易出現(xiàn)資料損壞等問題。例如：如果外來人員隨意將移動硬盤以及U盤等設備接入醫(yī)院計算機，U盤中的存儲介質可能會在不經(jīng)意間帶有木馬程序，直接造成各類病毒的迅速傳播，同時也影響到醫(yī)院會計檔案資料存儲信息數(shù)據(jù)庫的正常運行。

（二）醫(yī)院會計檔案信息系統(tǒng)管理標準不規(guī)范。醫(yī)院會計檔案管理系統(tǒng)中的應用軟件已經(jīng)呈現(xiàn)出多元化和豐富化的特點。但是，一些應用軟件還未經(jīng)過有效檢測審批，將會導致醫(yī)院會計檔案管理方式的多元化，會計檔案管理工作也就無法形成科學統(tǒng)一的規(guī)范。與此同時，因為醫(yī)院會計檔案管理具備嚴密性強、專業(yè)性高等特點。醫(yī)院在建立會計檔案應用系統(tǒng)的過程中，會計檔案管理工作人員缺乏對會計檔案系統(tǒng)權威性和專業(yè)性，使得醫(yī)院會計檔案管理系統(tǒng)缺失部分功能，造成醫(yī)院會計檔案的報表格式與實際數(shù)據(jù)不能得到有效兼容和發(fā)展，嚴重影響了醫(yī)院各部門的經(jīng)營管理進度，從而導致信息化建設工作存在滯后現(xiàn)象。

（三）醫(yī)院會計檔案管理人員專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)較低。醫(yī)院會計檔案管理人員的專業(yè)水平、綜合素質、個人素養(yǎng)以及執(zhí)行能力對會計檔案管理工作績效的高低具有密切聯(lián)系。當前，部分醫(yī)院的會計檔案管理團隊中的管理人員在學歷學業(yè)、工作經(jīng)驗和專業(yè)技術方面存在一定差異。個別會計檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)會計檔案管理模式，無法勝任會計檔案管理、制作電子文檔和報表等基本工作，更無法順利銜接會計檔案管理各環(huán)節(jié)的具體工作內容。

三、互聯(lián)網(wǎng)信息化條件下醫(yī)院會計檔案管理工作的具體內容

在互聯(lián)網(wǎng)信息化背景下有效管理醫(yī)院各種類型的會計檔案，已經(jīng)成為當前醫(yī)院運營管理中的重要內容，且會計檔案管理信息化的具體內容具有非常豐富的因素，與傳統(tǒng)會計檔案管理相比較更具挑戰(zhàn)性，這就使得互聯(lián)網(wǎng)條件下的會計檔案管理工作可以更好地滿足現(xiàn)階段醫(yī)院運營管理的更高需求。在會計電子數(shù)據(jù)信息詳細記錄網(wǎng)絡信息的條件下，網(wǎng)絡環(huán)境的安全性能夠維護會計檔案管理工作中硬件設備的穩(wěn)定性，并對醫(yī)院會計電子數(shù)據(jù)記錄病毒庫進行定期更新及優(yōu)化，營造更加和諧的會計檔案資料外部處理氛圍，積極引導醫(yī)院會計檔案管理工作的高效開展。醫(yī)院會計檔案管理工作人員需要有效應用計算機和相關軟件，加強對會計檔案管理的信息儲存，且醫(yī)院在進行會計檔案管理工作的過程中要加強對計算機等硬件的重點關注，并建立科學合理的計算機硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，強化醫(yī)院會計檔案管理工作各類外部設備的儲存及管理。

對于會計檔案管理過程中計算機軟件的應用來說，相關工作人員應該進行對應的會計語言匯編，并有效對比會計檔案數(shù)據(jù)庫的錄入信息，使會計檔案管理人員能夠及時有效地處理各類信息數(shù)據(jù)，確保會計檔案信息錄入的正確性和真實性。醫(yī)院會計檔案管理人員還應該對各類數(shù)據(jù)信息進行分類處理和優(yōu)化，以便管理人員可以及時變更檔案數(shù)據(jù)庫的相關信息和數(shù)據(jù)。醫(yī)院會計檔案管理的互操作性使得相關工作人員能夠直接影響計算機硬件的升級和更新，形成科學統(tǒng)一的多媒體數(shù)據(jù)文件管理系統(tǒng)，加強會計檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)升級之后多媒體的一致性和全面性，降低醫(yī)院會計檔案管理工作外部環(huán)境的要求，使工作人員嚴格檢查并記錄磁盤介質的防火要求。并且，醫(yī)院會計檔案管理工作人員對各會計檔案進行備份處理，能夠有效避免醫(yī)院會計檔案信息資料的缺失。

在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境的背景下，需要做好對會計檔案管理工作人員的培訓，并基于會計檔案管理需求的積極轉變，將會計檔案記錄作為當前醫(yī)院開展會計檔案管理工作的重要組成因素，使會計檔案管理工作具備專業(yè)性和完整性，從而形成一套收集、整理、歸檔的專業(yè)程序和完整流程，滿足醫(yī)院會計檔案管理的程序編制，使會計檔案管理工作更好開展。醫(yī)院還應該將會計檔案管理工作和網(wǎng)絡會計檔案管理環(huán)境充分結合起來，并進行相關檔案資料的有序管理，明確數(shù)據(jù)處理過程中會計檔案管理工作的單元源、責任管理以及硬件電子信息數(shù)據(jù)的加密處理，有效保留會計檔案資料的作用和價值。與此同時，醫(yī)院會計檔案管理人員應重點關注LAN會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩芾砹Χ群托畔⒒潭?，在會計檔案資料記錄轉移中，工作人員還需要在不同儲存時期，將會計記錄放在合適的位置，以保證各項會計信息的完整性和安全性，將規(guī)范工作和檢查工作作為會計檔案管理的重要組成部分，為會計檔案管理提供搜索的必要工具。

四、基于互聯(lián)網(wǎng)信息化背景下提升醫(yī)院會計檔案管理的措施

（一）樹立會計檔案管理工作人員的安全管理意識，建立健全檔案管理安全保障機制。醫(yī)院會計檔案管理涉及的數(shù)據(jù)和信息較多，一旦泄露了相關內容，就會給醫(yī)院日常運行帶來巨大損失。所以，醫(yī)院應該在生產經(jīng)營中不斷強化會計檔案管理人員的安全防范意識，并構建科學合理的會計檔案安全保障機制，會計檔案管理人員需要做到三點內容：1.醫(yī)院在進行會計檔案管理過程中，要對電子會計檔案資料數(shù)據(jù)庫進行加密處理，并利用信息技術設置安全防火墻，預防會計檔案管理工作過程中出現(xiàn)計算機病毒以及木馬程序等。2.對醫(yī)院會計檔案管理人員而言，應該全面提高醫(yī)院各科室員工的工作職責和工作權限，并在系統(tǒng)不同界面建設不同登錄權限，相關工作人員只有經(jīng)過身份認證或者密碼驗證，才能瀏覽權限內的會計檔案資源并進行會計檔案的查找修改。3.計算機病毒和木馬病毒入侵在互聯(lián)網(wǎng)信息化背景下逐漸呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢。醫(yī)院會計檔案管理系統(tǒng)應該下載并安裝漏洞補丁，嚴格禁止醫(yī)院外部人員攜帶移動存儲介質登錄會計檔案管理信息化系統(tǒng)。

（二）增強會計檔案管理人員的信息意識，統(tǒng)一會計檔案管理的標準。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的建設和大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，醫(yī)院在開展會計檔案管理的過程中需要順應時代發(fā)展的變化，建立科學完善的會計檔案信息管理系統(tǒng)，使會計檔案信息管理系統(tǒng)在實際運行中發(fā)揮大的作用。因此，醫(yī)院會計檔案管理人員在開展工作時，要不斷更新自身的管理思維，始終堅持與時俱進的工作態(tài)度，加強自身的信息化意識，適應高效快速的會計檔案信息化管理流程，突破傳統(tǒng)的會計檔案管理信息化理念。與此同時，為了加強會計檔案資源的實際利用效率，醫(yī)院應該在不斷優(yōu)化會計檔案信息管理系統(tǒng)的過程中，建立標準化、規(guī)范化、完整化的檔案管理系統(tǒng)，強化會計檔案管理人員的執(zhí)行標準，確保會計檔案管理系統(tǒng)兼容性的同時，確保會計檔案管理系統(tǒng)的功能性，使醫(yī)院會計檔案管理可以順利開展。以醫(yī)院會計檔案管理系統(tǒng)中的檔案檢索功能為例，醫(yī)院各科室的檔案檢索界面應該保持一定風格，只要輸入關鍵詞或者相關詞組，就能夠快速查詢到所需要的會計檔案資料，全面提升醫(yī)院會計檔案的管理績效，并為醫(yī)院各部門醫(yī)療工作人員和管理人員提供更加便捷的個性化服務。

（三）做好專業(yè)培訓教育工作，加強會計檔案管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。專業(yè)人才是醫(yī)院開展會計檔案管理工作的前提。隨著信息技術和大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，對會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平和綜合技能有著更高的要求和條件。醫(yī)院人力資源管理部門要充分結合會計檔案管理的主要工作職責和工作權限，制定科學、合理、規(guī)范的培訓計劃。與此同時，醫(yī)院還需要在開展會計檔案管理培訓時，明確財務基礎知識理論、會計檔案管理系統(tǒng)的具體操作方式以及醫(yī)院規(guī)章制度，通過專家講座等形式培訓醫(yī)院會計檔案管理工作人員，使其全面掌握會計檔案信息化管理工作的作用和意義，使醫(yī)院會計檔案管理工作人員切實履行自身工作職責和義務。除此之外，醫(yī)院還應該定期舉辦各工作崗位的大練兵活動，挖掘更多高質量、高素質的專業(yè)人才，為醫(yī)院會計檔案管理工作信息化建設提供有力支持。

五、結語

綜上所述，在信息技術和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展下，提高會計檔案利用率已經(jīng)成為加強醫(yī)院會計檔案管理工作能力的參考依據(jù)。對當前醫(yī)院會計檔案管理工作來說，應該加強跨級檔案的真實性和有效性，使工作人員始終保持職業(yè)精神和專業(yè)素養(yǎng)，加強其信息管理能力，促使其認識到會計檔案管理工作的重要性，推動醫(yī)院快速高效發(fā)展。