論醫院檔案管理信息化建設

劉輝 鄒平市中心醫院

隨著醫療衛生服務體系全面搭建，人民群眾對醫療服務的需求越來越高，醫院的規模和數量逐漸擴大，在管理醫院檔案的時候也面臨著更高的要求。在這個情境之下，如何應用現代科學技術手段推動檔案保管工作有序推進，是經濟社會發展的必然要求，也是醫院管理水平優化的必然要求。目前，在醫院管理工作之中，不僅需要保障醫療檔案管理工作信息化水平有序推進，還要借此以推動醫療改革事業健康穩定發展，深入貫徹落實醫療改革，實現醫療事業健康穩步推進。

一、醫院檔案管理信息化建設的重要性

（一）檔案原件得到更好的保護

利用信息技術手段實現醫院檔案管理水平的提升，其步驟相對嚴密，要求收集并掃描原件，將其存放在電子設備中進行存儲，在后期使用的時候可直接將其打印出來，這種處理方式可很好地避免檔案原件被多次使用而出現損壞。另外，電子化處理的原件還可以提升瀏覽的速度，降低原件流失所可能會產生的不良影響，從而很好地保存了原件[1]。

（二）對檔案文件的歸檔形式進一步進行改善

多年以來，醫院在管理檔案的過程中，重點是以手工的方式完成材料整理，實行整合和存檔處理方案，不但需加大勞動力，同時還需較久的時間來完成，所以其運作的效率嚴重不高。在信息化處理檔案以后，可通過使用計算機設備對文檔加以著錄，并對其內容自行加以劃分與整合，從而順利地完成各類檔案的歸檔和保存工作，幫助負責檔案管理的工作人員從可從繁重的勞動中解放出來。與此同時，將檔案進行電子化處理，還能夠幫助檔案管理人員及時地查到相應的資料，進而保證檔案管理工作更加趨向于規范化和合理化。

（三）加強信息資源的整合和共享

信息化技術下采取統一的軟件進行檔案信息管理并進行詳細的記錄，整理和提取重要的信息資源，進而保證快速地查詢和使用醫院內的所有檔案信息。醫院的各個部門也能夠根據醫療服務需求，及時地調取相應的信息數據，進而保證全面檔案信息系統使用效率提升，信息資源管理系統內的資源進行共享和統一化處理。

（四）實現信息資源的快捷使用

信息化技術可以快速地實現智能化搜索。醫院服務人員可根據自己的醫療服務需求，借助于檔案信息檢索系統，快速地搜集所需要的檔案資料，在最短時間內獲取重要的信息，有效節約了查閱檔案的時間。

（五）使檔案管理模式更加完善

過去的醫院檔案不但受紙質影響的約束，同時在保存過程中還人受儲存環境的影響，同時還必須進行防蟲工作，以防止檔案遭到腐蝕和破壞，同時紙質文檔還必須占有很大的空間，管理工作難度大，而且檔案管理費用也增加了醫院的成本[2]。在醫療文檔信息化后，其不但能夠進行快捷的查找，同時對電子文檔進行管理大大減少所占用的存儲空間，并且管理起來更加方便，而這使得醫療文檔的使用率得以很大程度的提升，而且使檔案的原件實現了更好的保護。

二、醫院檔案管理信息化建設所面臨的困難問題

（一）檔案信息化建設缺乏足夠重視

現階段，各大醫院的運營管理中加強了信息化建設，對醫院發展起到顯著推動作用，同時也使不少醫院的管理人員對信息化建設的重要性加深了認識，但也有不少管理人員對人力資源及醫療等方面的信息化建設更加關注，對檔案管理的信息化缺乏足夠重視，導致檔案管理的信息化建設進程存在一定的滯后性。

（二）檔案信息化管理制度不健全

根據國家相關部門的要求，多數醫院都應根據醫院實際情況，對相關的管理制度及工作職責等進行制定和完善。但在不少醫院檔案管理中，針對信息化管理方面的相關制定和規定仍然存在著不健全、不完善的問題，導致具體檔案管理工作中存在檔案借出不歸還，甚至檔案丟失或泄露等情況，而管理工作卻無章可循、無法可依，對醫院的可持續穩定發展造成嚴重影響。

（三）信息化基礎設施不夠完善

許多醫生在醫院經營發展過程中，更重視醫學技術水平的提升和先進醫療器械的引入，但由于醫院對檔案管理工作并沒有充分重視，在檔案保存信息化建設工作中投資力度不夠，也極少投入大量資金對先進的信息化建設及相關設施設備進行采購，使檔案管理的信息化建設工作深受負面影響，同時也對醫院管理信息化的建設發展造成一定的制約。

（四）檔案信息化技術有待提升

在醫院檔案管理等信息化建設項目中，檔案管理職工的綜合素養和專業技術水平將直接影響到信息化建設項目進度。目前，部分醫院的檔案保存工作者普遍存在著專業知識素質和技術管理水平不夠的狀況，同時面對著計算機技術的高速發展，很多檔案保存工作者由于對計算機、大數據技術和軟件應用等不夠熟悉和掌握，在具體歸檔保管工作中也無法熟練使用，因此對檔案信息化建設進程產生了障礙。

三、檔案管理信息化建設相關措施

（一）加強對檔案管理認識，確定檔案信息化建設地位

新時代，醫療檔案管理工作人員要想進行現代化建設，首先就需要在觀念意識中進行轉變，增強對檔案管理的了解，確定醫療檔案現代化工程的地位，并采取相應舉措來推進醫療檔案管理的現代化。醫療檔案的信息化建設重要性主要體現在以下幾方面。

其一，有利于醫療檔案信息化管理醫療工作的實施。在醫院的眾多管理工作中，醫院服務是其中一項主要內容，而隨著醫院管理信息化的實施，將能夠很好地滿足醫院管理工作需要，并準確發揮出醫院醫療工作功能，并最終帶動了醫院檔案信息系統的開發業務，向著更長遠方面發展；同時，醫院內檔案管理信息化的實現，還可以實現病人信息管理的清晰化，為醫務人員正確診斷疾病提供了有力的技術基礎[3]。

其二，還有利于醫院內部各項管理的順利進行。新時代，醫療檔案保管管理工作能力的提高，對于建立完善醫德醫風，防止醫生不良作風，完善醫院內部管理制度，推動醫療制度化和標準化的發展，提升醫院內各人員綜合素養，全面進行績效考核、工作人員招聘，并建立了獎勵辦法等，都具有巨大的促進意義。若要提升醫療檔案管理的信息化水平，需讓醫院領導認識到信息化建設的必要性，并將其納入醫院管理改革的重要內容之一，同時針對信息化建設和管理的相關知識，醫院應組織醫院所有人員加強學習和了解，促進檔案信息化建設的深入實施和推進，并有效促進醫院信息化管理進程。

檔案工作人員經常深入現場，進行日常監測、資料查閱等工作。建設檔案的主要原始資料都產生在建設項目施工現場，歸檔人應按照實際工程進度，與公司項目經理、技術工作人員和施工員聯系，取得有效配合，同時進行該簽證的現場簽證，該記錄的當場記錄，該檢驗的現場檢查，進行邊施工、邊記錄、邊檢驗、邊查閱的資料。在收集資料時，應該認真：查看檢查的檢測筆錄是否正確并符合有關規范要求：檢查隱蔽施工的記載是否翔實、正確：檢查原材料，如鋼筋、混凝土等的出廠合格證明文件和取樣檢測報告是否真實齊全：文字資料相關責任人簽字是否齊全，以保證資料的精確度。

（二）建立相應規章制度，規范檔案管理信息化建設

第一，建立相關制度，并確保醫院內電子文件信息系統的完善和真實性。一般情形下，由于受各方面原因的影響，電子文檔信息系統在其產生、處理、管理、使用等一系列環節中往往存在著個人信息流失狀況，故對于新時代，該院在積極引入安全信息技術的同時，還須就醫院檔案管理工作制定具體的規章制度，以保證安全信息技術可以獲得最高價值運用，以便于在積極推進該院檔案系統信息化建設工作的同時，確保電子文檔信息系統的完善和真實性。如以立法規章制度形式就電子檔案管理使用規范進行了明確，以使電子檔案管理員能“有章可循”，又如深入貫徹執行國家衛生部門的《電子產品病歷管理辦法》，以完善電子產品病歷管理工作[4]。同時，為了促使醫院內部的檔案管理機關能依據各種規定進行對電子文檔和電子病歷的管理工作，還需要以立法形式確定其規章制度，以保證規章制度的法規效應和可行性，同時為了防止電子文檔在后期管理、使用過程中由于管理人員的忽視或者不確認文檔價值，而造成部分有價值的文檔被撤銷，在電子文檔建立初期，各文檔管理者就需要對存檔內容做好備份處理，并由此來在總體上保證了醫療文檔中信息資料的真實性、持久性和完整性。

（三）制訂電子醫療文檔的信息化建設管理標準和科技標準

首先，通過制訂相關規范和科技標準，使得醫院內的一些文書檔案可以成功地轉換為電子文檔，并在具體情況根據醫療事業發展狀況的重要技術基礎上，制訂出了適應于本院文檔信息化實際管理工作的《網絡電子文檔辦法》，其中規定網絡電子文檔的產生、接收與整合、評估的技術規范，嚴格文檔規范、分級與編排、存檔，以此在網絡電子文檔發展初期就基本做到科學規范管理工作，降低后期管理工作困難。

其次，經過逐漸完善對醫院相關檔案信息價值的評定標準、將文檔信息保密與安全監管相關責任機制等檔案信息價值轉換為文檔信息系統地對應信息管理技術路線，并由此來保證各種制度執行的連續性和有效性，從全方面規范了醫院文檔的信息化建設管理工作。

最后，經過指導、促進醫院檔案管理者從電子文件建設初期，即嚴格履行有關的監督指導責任智能，并逐步把有關電子檔案識別、存檔、保管和使用等管理內容融入醫院管理信息系統集成系統中，從而在全面掌握信息系統設計和運用技能的理論基石上，經過運用專門文檔信息系統接收控制技術平臺進一步完成了對醫院文檔信息系統的實效性和可靠性的統一管理和保障[5]。

（四）加快檔案管理的數字化建設

提高檔案信息化建設與管理水平除了加強基礎設施建設的投入力度，對檔案管理信息化的必需的軟硬件設施進行配置，以及對電腦、空調機、除濕機、電子檔案密集架等硬件設備進行購置以外，同時還必須做好防火、防盜等自動監控系統的配置。另外還必須針對情況，對電腦化管理工作加強使用，以及對相關的電子檔案信息保存與檢索系統進行建設，以便于將各種電子檔案資源的科學配置和合理使用得到落實。首先，我院必須通過運用電子化的方法建立相應的文檔規范，將其存儲為電子檔案；其次，對曾經保管過的醫院存檔保管信息資源來說，經過對其做好再次記錄管理工作，能夠高效的保證檔案管理信息資源進行數字化。

（五）加強醫院檔案管理工作人員的素質

醫院檔案管理信息化建設中，需要對管理人員綜合素質及信息化技術水平提高加強重視。首先，醫院對檔案管理工作人員進行了技術培訓與教學工作，使其職業道德素養有效提升，在檔案管理工作中保持盡職盡責的工作態度。同時強化檔案管理員專業知識訓練，并對其訓練成果進行考評，有效保證培訓效果。另外檔案管理員還應提高自學能力，使自己的信息綜合分析能力進一步增強，從而可以利用從檔案資料中所獲得有價值的觀點及數據，為醫院管理人員決策提供可靠、正確及合理的參考依據。因此做好對我院檔案保管員的信息化培養工作，是非常有必要的[6]。開展技術培訓時，重點對檔案管理內涵、思路和方式等加以著重介紹，增加對檔案管理工作的關注度。在技術方法上，針對信息管理設備和檔案數據信息庫等方面開展技術培訓，提升其運用技術水平。

四、結語

在醫院運營發展過程中，醫院檔案管理作為管理工作的重要組成部分發揮著至關重要的作用。為確保我院可持續健康發展總體目標的完成，政府必須對我院檔案管理信息化工程建設加以密切關注，對當前檔案信息化管理中出現的實際問題加強深入研究，并制定有針對性的處理措施，使我院檔案管理信息化建設的進程得以高效實施，最大程度提高檔案管理和開發利用效益。