信息化時代檔案管理工作的創新措施探索

張 靜

（白城市殘疾人就業服務中心，吉林 白城 137000）

檔案在記錄、積累、保護和傳播人類社會活動、歷史發展軌跡、歷史文化等方面具有無可替代的作用。由各個民族所創造并形成的古老文明與傳統文化，是以檔案、文獻資料代代相傳的。在歷史的積累、保護和傳承的進程中，它們相互融合，共同構成了中國的優秀傳統。正是由于這些珍貴的歷史資料，我們才能保持中國的歷史進程，以及輝煌的歷史文化。隨著信息化時代的到來，檔案管理面臨著新的發展契機，各級各類人才都要順應信息化時代的科技發展趨勢，加快檔案管理工作的步伐。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案工作是實現社會主義現代化建設、研究歷史、承擔各項工作的必要工作。做好檔案工作，既是當前工作的需要，又是保護歷史的一大課題。檔案工作是一項政治工作。檔案工作的政治化體現在檔案歸屬于何人、為何人服務、檔案受何種階層的利益約束等方面。中國的檔案工作不同于普通的服務部門。它是維護人民民主專政、維護國家秘密、創造歷史財富的重要據點。在當前的社會主義現代化進程中，檔案工作要以服務于經濟發展為中心，切實把檔案工作作為重點。從發展的觀點來看，檔案的社會價值是指社會的發展與利用，是檔案能否滿足社會需要的一種重要表現。檔案的作用是多種多樣的，但其最主要的作用可以歸納為檔案的憑證和檔案的參照功能。檔案工作是一項基礎工作，同時也是一種服務性工作，我們要充分認識到檔案工作的重要意義和價值，在工作中要不斷創新和完善檔案管理制度，強化檔案管理，才能更好地服務于社會經濟發展。

二、信息化時代的檔案管理工作

1.提高思想認識，重視檔案工作

檔案以其來源廣泛、內容豐富、形態新穎而成為國家戰略資源的核心組成部分。其信息資源的開發與利用，在國民經濟、社會發展中起著舉足輕重的作用。古往今來，檔案發展建設的事例數不勝數，充分體現了檔案在國民經濟發展中的不可取代的作用。

強化檔案管理和規范化，使檔案制度化，加強對檔案的保護與使用，促進檔案的信息化，是檔案工作者義不容辭的責任。做好檔案工作，要加強和改進隊伍建設、圖書館建設、資料收集、數字化和信息化建設；要規范治理、注重發展、著眼全局、服務中心；健全制度，嚴明紀律，確保檔案工作規范化、細化、實用化、安全發展。

2.利用檔案功能，提高服務效率

檔案工作是檔案工作的重要組成部分，是檔案工作的重要組成部分。要樹立與檔案職能、以“以人為本”的理念為指導，以實現“以事為本”“以人”“人”為中心，形成“縱向銜接、橫向聯動、協調發展”的“統籌兼顧”的理念；圍繞國民經濟、加強社會、文化建設，為中心工作提供有力的服務和保障，為中心工作做好服務；要正確認識到檔案工作在政治、經濟發展中的不可替代性，必須正確認識到檔案工作的重要性，克服不作為、不情愿的錯誤觀念。要切實加強檔案信息資源的利用，切實加強檔案工作的實踐性和自覺性。雖然檔案工作在業務上是自成一體的，但要為檔案工作創造一個開放的、科學的發展環境，打破產業壁壘，加強與有關部門的協作，加強與各有關部門的聯系，加強與各有關部門的聯系，加強與各有關部門的聯系和協調。實現不同行業建設資源的借鑒、應用、聯動。要突破各部門之間的界線，上下齊心協力，只有這樣，檔案工作才能有強有力的組織保障。在實行集中管理的基礎上，根據各單位的職責，逐步建立健全各層次的管理體系，實現人員、制度的匹配，營造齊心協力，各部門履行職責的良好環境[1]。

3.充分發揮電子檔案工作的作用

隨著我國行政事業的迅速發展，電子檔案在我國已逐漸成為重要的信息載體。當前，我們應注重電子檔案文件的集成管理，盡快建立起統一的電子文檔。將電子檔案融入辦公自動化系統中，把它作為日常工作的一環，保證它能準時地完成。力求實現文件掃描、輸入、存取、打印一體化模式，提高計算機存取、打印的簡單快捷，為文件存取、用戶提供文件信息。根據全國統一的技術規范和管理方法，制定了較為詳細、通過制定可操作的具體措施，進一步強化電子文檔的歸檔與管理，為推動電子政務工作的信息化建設提供了有力的支持。

三、當前存在的問題

1.思想認識問題

有的業務部門注重辦案，忽視案件的立案和移交；有的部門檔案意識淡薄，認為檔案工作只是檔案工作者的事，無所事事；各司、局負責移交檔案的人員缺乏檔案規范化知識，移交檔案不全面、不規范。

2.檔案管理存在的問題

一是檔案的收集，檔案的移交很難協調。每年專職檔案員通知各部門在規定的時間內按標準傳遞檔案信息，有些人工作內容復雜繁忙，有些人不了解業務，不能按時、不能按要求辦事，這就給檔案帶來了難度，而且檔案管理也很不規范。二是檔案人員短缺。隨著業務的發展，檔案數量的增加，檔案的覆蓋面也隨之擴大，工作難度也隨之加大。

3.檔案技術問題

首先，部分檔案管理軟件仍然是舊版本，沒有及時更新，目前，部門的檔案管理工作仍以人工查找為主，存在著設計上的不足、功能不完善、使用不便等問題。二是缺乏數字檔案。要跟上信息時代的步伐，在推進數字檔案建設的同時，也面臨著各種業務部門大量的案件、人力資源和專業技術人才的不足。數字檔案館的建設不能得到廣泛深入的實施和推廣。

四、優化和創新措施

在新時代，在信息快速交流、互動的時代，加強對檔案材料的搜集和使用，可以使檔案材料發揮出最大的作用。為此，各地要積極收集材料，劃分科目，整理、歸檔，加強檔案資料規劃的清晰程度，為各部門提供高質量的信息服務，是新時期企業管理制度的一項重大工作。根據單位自身經營特點和收集資料的需求，在編制歸檔時，將其歸類為多種類型。同時，還必須加強檔案管理人員的引進、檔案整理、分類等方面的技能訓練，并對檔案管理工作進行考核，加強對檔案的管理，是建立和利用檔案資源的重要依據。具有高質量，高效率的檔案管理，可有效地建立起協同高效的工作機制，提高各部門的運營能力，并實現對企業整體計劃能力的均衡[2]。因此，各部門應主動開展檔案管理工作，用全新的眼光來挖掘檔案的信息價值，促進企業的經營發展。

1.提高檔案管理的創新視野

在全面開展檔案管理工作的創新中，要從全新的角度出發，引入專業的檔案人才，真正提高檔案工作的效能。一是強化工作視野的創新。在資料收集、分類整理、在檔案工作中，應積極適應新的工作思路，以“主動”為中心，切實轉變檔案服務制度，建立健全檔案服務系統，使其更好地為社會經濟發展提供有效的信息服務。二是要明確檔案工作的定位，提高對檔案工作的重視，要引導各級機關認真貫徹執行，積極培養和創新工作觀念。同時，通過調整檔案工作人員的職能，改變其工作重心，樹立起信息服務意識，從而為檔案資料的有序流轉、有效地查詢打下了堅實的基礎。

2.提高管理方式的智能化

2.1 經營理念的革新。過去檔案文件一般以視頻、以音頻、圖像、紙本為主要載體，其形式多種多樣。檔案材料的整編、流通、調取，一般采用手工作業的方法。由于采用手工管理，在檔案的歸檔、查檔、調取等各方面構成了檔案繁瑣的工作系統。由于檔案數據基數大，存檔要求高，檔案管理工作人員在查閱檔案時會產生大量的工作量，使檔案資料的流通度下降，造成檔案閑置現象。利用多媒體技術和檢索技術，實現了一種基于網絡的智能檔案管理系統。數字化信息環境提高了檔案工作各環節的智能化，這樣能使信息采集更全面、信息種類更豐富、檔案數據設置關鍵字、關鍵字檢索，通過多個平臺的數據共享，有效地擴大了檔案工作的覆蓋面，減少了檔案工作的各個環節，提高了數據的互動共享效率，最大程度地體現了檔案信息的價值。

2.2 經營管理的革新。建立了一套跨平臺的連網系統，運用多種智能技術改善文檔資料的交互性，滿足了不同類型的檔案工作者的需要。在跨平臺系統的構建中，應用了區塊鏈技術，通過高效的整合、精確的檢索、紙質和電子備份等技術來實現。其中由于數據內容易于核實等技術上的優點，使文件的流通質量得到了有效的改善。

3.完善檔案制度體系

3.1 制度約束思想。為保證檔案工作的正常開展，要加強檔案工作的規范化，就需要建立相應的工作機制，建立相應的工作規范和約束機制。比如，在檔案材料采集完成后，按分類進行數據分類，建立檔案工作規范；根據不同的檔案類型，業務需求等因素，綜合設定檔案劃分類別，為各個部門的檔案存儲和調取建立規范。檔案工作人員要不斷提升自身的專業素養，不斷提升檔案工作的效能。檔案工作人員要樹立“以檔案為本”的觀念，為各級機關、廣大群眾提供信息服務。二是要強化檔案專業技術人員的培訓與培訓，不斷提升各類檔案專業技術技能，以嶄新的方式進行檔案管理，新穎視角看待檔案工作。三是要從信息層面上深入挖掘檔案的內在價值，為企業的經營決策、資產經營提供借鑒。

3.2 規范檔案標準。第一，建立檔案標準化制度，保證各種檔案資料的歸檔規范化，確保檔案編碼的獨特性，并將其存入資料庫，避免編碼設計沖突、調檔查詢失效等問題。通過智能讀取數據，將內容相似的文檔進行數據融合，從而降低了文檔數據庫中同一數據的存儲數量，提高了檢索效率。在存儲相關的檔案數據時，應將有關的檔案編號錄入，并存儲相應的檔案，以提高檔案的規范性和有序性，從而建立起一個有效的檔案共享系統。第二，檔案的格式規范。根據國家的檔案管理規定，單位內部的各個業務部門都要在檔案形成的初期提供文件的形式，這樣就可以將文件的內容統一起來，從而降低由于格式不一致而造成的信息交換的困難。根據文檔格式規范的設計，從各種數據中抽取重要的數據，如時間、金額、項目等。第三，標準的發布。以文件編碼、資料內容等為依據，對檔案資料進行全周期的管理。圍繞檔案版本、對檔案數據進行全程管理，確保其保存無遺漏，并形成檔案保存記錄。在保存檔案數據時，要對其形成的時間進行記錄，以提高其可追溯性。當發生錯誤時，可以通過檔案的回溯，查找錯誤的節點，查找系統的錯誤[3]。

3.3 實行全周期管理實踐。一是搭建平臺。在檔案管理系統建設中，運用互聯網技術、云計算技術、數據技術等技術方法，對檔案工作進行監控，便于各部門對不同時期的數據進行查詢。二是實現文件的同步。在各工程實施期間，利用手機錄音、現場測量等方法，對前期資料進行了整理。數據的轉化是按照標準格式的，確保數據的真實和準確，避免了文件的混亂。三是實施動態監測。在檔案材料制作完畢后，通過線上審核、內容校對，以保證檔案工作的正常開展，并使其內容標準化。加強對檔案的歸檔、歸檔和歸檔制度，提高對檔案的動態監控。四是實現檔案管理的智能化。形成智能分類、有序編碼、智能歸檔等體系，有助于在形成之初，提高檔案內容的規范化，通過智能識別，可以自動完成卷宗分類、卷目查詢和智能歸檔。

4.智慧檔案工作平臺的構建與智慧管理理念的建立

檔案管理從檔案保存完整、信息安全等角度出發，開展檔案管理工作。在檔案資料的安全保護方面，各單位要積極運用現代技術，根據業務需要，開展檔案資料的綜合利用，提高各部門間的信息量。第一，提高歸檔類的創新能力。在新的經濟體制下，要強化檔案工作人員的能力評價，充分利用人力資源的優勢，對檔案的歸檔類型進行精確的整理，以適應各種業務的需要。第二，要強化檔案管理人員的科技系統操作技能，促進科技與檔案工作的有機結合，用智慧的平臺代替手工作業，提高檔案管理的智能性。

結語

如今，數字化與信息化轉型，是各行各業不懈追求和探討的話題，這樣做既能實現生態和經濟的價值，又能提高人類的智慧、效率和質量。與以前相比，檔案管理工作更易于共享、存儲和傳遞。在信息化時代，檔案的復制、傳遞、保存等工作可以通過信息化方式實現，使各類檔案資料的共享更加便利。隨著信息化技術的不斷融入人們的日常生活、工作中，必須把信息化技術與產業深度結合起來，才能促進產業的創新和發展。信息化技術在提高檔案工作的效率與質量方面的效果已為社會所公認，因此，管理者可以從信息化技術的角度出發，使信息技術更加全面、全面。深入地融入各項管理工作中以產生積極的促進作用。總之，在信息化時代，科技的不斷創新與進步也推動著檔案管理工作不斷邁向更好方向，各級各類檔案工作人員，應深諳科技進步帶來的便利，將信息技術與檔案管理相結合，運用信息化方式，可以提高檔案的質量和效益，實現檔案的管理。同時，要根據以往的實際情況，利用信息化技術，積極地進行戰略的調整，解決內部的運營問題，強化基層組織的建設。以保證工作取得新的發展。