基于醫院信息化建設背景下的數字檔案室發展模式探討

張俊芳

（內蒙古自治區人民醫院，內蒙古 呼和浩特 010017）

引言

醫院檔案是記載臨床、醫院各項資料和數據的載體，其屬于臨床治療中非常關鍵的依據。只有對檔案資料進行更加科學地收集、匯總和利用，才能讓醫院檔案管理的工作效率得到提升，讓醫院檔案管理更好地服務于醫療工作與科研工作中。伴隨著信息技術水平的不斷提升，給醫院檔案管理提供了便捷性，同時也給醫院檔案管理工作帶來極大的考驗，對管理人員管理工作提出更高要求，推動醫院檔案管理工作朝著信息化方向發展。因此，醫院管理人員需要不斷地創新醫院檔案管理模式，更新管理方法，讓醫院檔案管理更加地適應社會發展的需求，從而更加貼近當前時代背景下的醫院檔案管理工作需求[1]。

一、信息化背景下醫院數字檔案管理工作特點

醫院數字檔案與傳統檔案進行比較，其并非采用傳統紙質方式對醫院各信息進行記錄，而是依靠電子設備與先進信息技術，對各資料進行收集、整理和存檔，并且憑借網絡建立更加完善的數字集成管理平臺[2]。

1.檔案信息處理高效性

受到醫療水平提升與醫療衛生事業發展的影響，醫院檔案信息管理范圍與內容逐漸增多，給醫院檔案管理工作帶來一定的難度。主要涵蓋內容為各科室、部門間的檔案管理，同時包括患者、醫護人員信息等，而當前數字檔案能夠將不同的醫院信息以數字化形式進行儲存，包括文本、影像等，記錄方式簡便，讓檔案信息處理的效率得到提升[3]。

2.檔案信息儲存數字化

傳統檔案管理主要利用紙質對各資料進行儲存，不僅需要醫院專門設立一個檔案室，還需要由多名管理人員共同進行管理，導致管理工作壓力大、人力資源浪費多，工作效率較低。同時，傳統紙質資料可能會受到環境、天氣等影響，時間一長可能會出現受潮而導致紙張破損情況，此外，當需要查閱臨床資料時，需要花費大量時間和精力尋找資料，可能會影響醫療工作順利開展。而利用數字化方式對檔案資料、照片等信息進行記錄，讓檔案實體更加具有虛擬化，讓數字檔案資源管理更加具有規范性；具備較強的自主性與靈活性，解除傳統紙質儲存模式的弊端，讓資料儲存與管理更加的便捷[4-5]。

3.檔案信息資源多元化

處于數字信息化時代，醫院需要建立全面的數字化資源管理系統，利用數字化技術，醫院檔案中的文字、圖片等信息得到整合，并且聯系密切，給管理人員工作提供極強的便利性；同時數字檔案需要具備較好的網絡狀態，管理人員可借助網絡的流通速度快等優勢，獲取更多寶貴的、有價值的信息，同時為資源共享創設條件。

二、當前醫院數字檔案室管理亟待突破的問題分析

1.領導重視度非常關鍵

電子檔案室在醫院建設中發揮著重要的作用，并且其包含較多的科室、部門，管理人員的工作壓力較大。部分領導人員未正確地認識檔案室對醫院未來發展及醫療工作正常開展的重要性，因此未向數字檔案室投入足夠的人力和物力，從而導致管理工作大多流于形式，而缺少完善的制度規范管理人員的工作，導致管理工作效率較低。因此，醫院領導需要對數字檔案室的價值加以重視，加大對數字檔案室的人力和物力投入，在維持資源合理范圍內，積極地開展宣傳活動，讓各層級領導及管理人員均能夠對檔案室重要性有更全面地認識，并且形成統一、正確的認識，從而推動管理工作不斷地邁向信息化，引領醫院管理工作朝著信息化方向發展[6-7]。

2.欠缺完善的管理系統體系

在當前背景下，眾多醫院均順應時代的潮流，建立貼近本院的檔案管理制度，但是在實際運行過程中，管理體系依然存在不完善、不規范等缺陷。譬如，管理人員在完成檔案信息收集、整理及保存期間，工作散漫且隨意性強，大多依靠日常積累的工作經驗、習慣完成管理工作，從而導致檔案管理資料內容良莠不齊、資料缺失、保密性差等情況出現。同時，部分管理人員缺少與其他科室、部門人員的溝通和協調，因而出現檔案重復、內容丟失、管理標準不一致、資源及人員浪費等情況，導致電子檔案室管理質量受到極大的影響[8]。

3.工作人員專業素質水平低

目前，部分醫院仍然存在人員儲備不足的問題，因此檔案室管理人員并非專業的檔案管理人員。據調查，醫院檔案管理人員多從事行政、護理或藥劑師等工作，并且部分人員還需要身兼數職，人員的專業素質、知識水平也存在明顯的差異性。然而在信息化建設不斷完善的當今，數字檔案室工作更加地具有標準化、系統化，若管理人員未接受專業的、全面的管理工作培訓，不能熟練地運用信息化設備進行檔案管理，則可能會導致管理工作逐漸地變得被動化，管理工作質量也因此受到限制。

4.檔案信息鑒定選擇存在的問題

由于醫院每日都會生成大量的檔案管理資料，內容繁多且廣泛，因此如何確保資源可被更加科學地利用和分配，是保障檔案信息安全、可靠的重要內容。檔案鑒定也是管理工作中非常關鍵的一個環節，其不但需要選擇有價值的檔案進行保存，同時還需要將無價值的檔案進行過濾，對于醫院管理工作可持續發展創設條件。但是由于大多數管理人員屬于非專業性，而在進行檔案信息鑒定時，僅從當前認知水平、能力去判斷其實際價值，未從社會歷史、醫院發展趨勢等觀點看待問題，因而導致信息鑒定和選擇影響管理工作質量。

5.檔案信息質量控制存在的問題

提前設定電子文件歸檔范圍、介入情況是提升數字化檔案信息質量的關鍵步驟。例如，在當前醫院檔案管理中，科研檔案是各類檔案資料中最能突出醫院整體特點及價值的檔案，同時醫院科研成果等資料能夠為醫療水平提高給予可靠的信息支持。運用紙質檔案進行管理，在一定程度上可能會導致各醫院資源共享受到限制，無法從根本意義上滿足資源共享的需求，給社會醫療衛生事業發展形成阻礙，導致檔案管理工作僅局限于院內，無法更加有效地運用各醫院的資源數據，無法建立完善的檔案管理體系。

6.檔案信息安全存在的問題

醫院檔案信息是與醫院發展具有密切聯系的資源，其具備較強保密性，因此對于信息儲存的安全問題重視度較高。一旦受到外界不法分子蓄意攻擊和病毒入侵，缺少完善防御系統的設備無法抵擋，從而導致檔案信息會被篡改、破壞、甚至出現機密泄露，導致信息安全面臨較大的風險。此外，若在檔案信息儲存時，將所有的信息集中儲存于一個硬盤內，而未做好備份工作，則可能存在資料丟失的風險，導致醫院檔案信息管理工作的安全受到極大的威脅。

三、數字檔案室建設分析

因此，項建設工作存在較大的難度，需要醫院內各部門、科室聯合參與并實行。

1.數字檔案室建設內容

1.1 組織管理

建立數字檔案室工作小組，明確各成員的工作職責，規范工作步驟，從而提升醫院信息化建設速度，同時需要結合醫院實際工作不斷完善管理制度，從而保障電子檔案管理更加具有科學性，能夠更加順利地實施各項工作。

1.2 基礎設施建設

由于數字檔案管理對于信息化技術水平要求較高，因此需要選擇具有標準化、專業化的檔案管理軟件，保障電子信息檔案儲存與管理工作能夠正常地完成。同時，需要確保軟件功能的完善性、兼容性，從而實現醫院各科室系統互相聯通，給檔案信息管理和運用創設便捷環境。同時，運用軟件、硬件、網絡環境等基礎配置設施，建立更加完善、科學化的管理模式，從而實現醫院各科室間、醫院與醫院之間的資源信息共享，實現更有效的溝通。

1.3 數字檔案資源建設

檔案資源建設可將影像、文字等資料納入管理范疇，同時還可將傳統檔案中的相關信息掃描進系統內。不但節約紙質成本，同時還對資源節約、環境保護具有重要的價值，減少紙張浪費行為。同時，順應著時代發展的潮流，網頁、E-Mail等載體也可成為數字檔案資源建設的重要導向。

1.4 寶藏傳統檔案數字化

檔案數字化可將保存時間較長的檔案資料通過掃描存檔等方式實施數字化處理，從而保障與電子檔案間可建立更為密切的關聯，讓檔案數字化范圍得到拓寬。因此，管理人員需要結合醫院實際發展狀況及未來需求，對檔案數字化規范工作進行規劃，并且讓檔案鑒定、保密工作能夠有序地開展。在規定時間段內實施電子文件管理，從而保障系統與系統之間有效的信息交流，實現在線歸檔要求，保障檔案收集工作能夠順利進行。

2.數字檔案室建設中電子檔案管理與利用

為了保障電子檔案管理和利用的安全性，醫院需要安排信息科專業人員對電子檔案數據進行監督和管理，同時針對性地保護核心數據，讓數據系統安全性得到保障，還能保證各數據能夠實時恢復，對電子檔案監管制度進行調整，并且在有效時間內完成監測工作，并且采取有效措施確保其監管工作的準確性和有效性。按照劃分的不同權限規定各科室和部門人員查詢工作，讓信息檢索效率和準確性得到提升。同時利用PDF等文檔格式，對醫院各成果與記錄進行整理，建立更加妥善的借閱登記臺賬。

四、數字檔案室對醫院檔案管理的價值分析

1.提升檔案管理效率

在數字信息化時代背景下，醫院各部門都加大信息化投入力度，促使各部門工作都處于不斷進步階段，對于管理效率提升具有重要價值。首先，數字信息化技術能夠在短時間內匯總大量的檔案信息，對管理人員開展分類、匯總等工作提供便捷。同時，伴隨著工作效率的提升，工作人員的壓力也會減輕，不斷地改革現今工作模式，提升管理質量水平；數字化信息技術成為連接數字檔案室與醫院其他部門間的關鍵，譬如，管理人員可在線交流資料、校對檔案資料及查閱和調取資料等，為醫院各部門提供便捷條件。

2.提升檔案管理準確性

傳統檔案管理工作中，管理質量水平與管理人員的個人表現產生緊密聯系。若管理人員未掌握全面的管理知識和技術，對待工作保持不認真的態度，則可能會影響整個管理工作的正常運行，給醫院工作造成極大的阻礙。數字檔案室則可利用先進的信息化設備和技術進行資料管理工作，從而降低因人為因素影響而出現的管理失誤事件發生率，還能節約人力資源成本。在臨床工作需要查閱資料時，若檔案管理部門提供的數據不準確，則可能會限制治療、護理工作順利性，干擾醫院正常運行。數字檔案室可利用信息化技術將各項工作流程進行不斷地簡化，讓資料的查閱和調取更加的便捷，同時也能方便管理人員對信息源頭追溯與校對，保證檔案管理的準確性。

3.保證檔案管理安全性

信息安全是電子檔案室需要重點關注的內容之一，首先借助信息化技術，可建立更加全面、完善的防護系統，從而確保檔案管理的安全。同時，將醫院內隱秘的檔案資料放入設置權限的虛擬空間內，獲得查閱資料的權限后可進入；一旦出現非法入侵者，系統則會自動生成防火墻，以免出現檔案資料泄露、篡改、刪除等不良事件發生，從而確保檔案管理的安全性。

結語

數字檔案室的建立是切合當前背景下，醫院實現信息化發展的需求。不但能夠確保資料管理水平的提升，同時還能減輕管理人員的工作壓力，確保信息資源的安全性和完整性，提升醫院服務能力和水平。同時，電子檔案室的建立過程中，還需要關注人員的專業素質和技能、檔案資料的鑒定、有效整合和利用、資料信息質量控制等問題，針對此類問題結合醫院管理實際情況，采取更加具有針對性的處理措施，才能更讓醫院實現檔案管理健康、均衡發展，為醫院實現可持續發展奠定基礎。