數字環境下政務微博信息歸檔實現研究

■許 娜 任 越

引言

微博的成長得益于Web2.0大環境下信息技術的快速發展，即網站建設、即時通訊軟件和手機通訊功能等良性融合。超高速、超大鏈接、超低延時的技術特點為政務微博信息傳播和共享機制提供了無限的想象空間，因而賦予政務微博新的歷史使命。政務機構作為國家治理和社會管理的“大家長”，正是因為看中了新浪微博的即時互動特性，開通并入駐微博，實時更新當前政治態勢和社會焦點問題等，借助微博這一在線溝通平臺來傳達政務信息給社會公眾。邁入大數據時代，網民通過政務機構官方微博獲取最新政務信息已成為全民主流網絡活動，政務微博平臺成為了“網絡議政廳”的重要組成部分。政務微博信息內容是公眾參與社會活動的直接證據，是具有檔案特質的原始性記錄，它承載著社會記憶，是數字環境下政府數據分析與挖掘的重要信息資源。這些數量龐大的信息亟待妥善累積與保存，將其歸檔，為建設數字政府和服務社會公眾架起“資源橋梁”，為構建數字記憶系上資源儲備的“安全帶”。

一、既有歸檔對象與方式的比較分析

（一）電子文件歸檔

政務機構在處理工作事務或履行工作職責的過程中，通過終端在新浪微博平臺上形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的信息記錄，就是政務微博信息。從電子文件概念的角度來分析，政務微博大體上符合電子文件的屬概念。以電子文件的三要素即內容、結構和背景來作為屬性的判斷依據，能夠認識到政務微博有明確的信息發布主體，有明晰的發布目的，在平臺限制下有相對規范的信息格式，具備憑證價值和情報價值，蘊含了電子文件的基本特征。鑒于此，可將政務微博視為一種特殊的電子文件。例如，山東省檔案館編寫《機關檔案實戰手冊》，注明了政務社交媒體元數據收集范圍參照《文書類電子文件元數據方案》執行。除此之外，需要考量的是政務微博具備自身特征，包括信息的權屬問題未明確界定、含有與職能無關的內容、微博的文書流程尚無統一規范等。這與已界定的電子文件概念之間存有必然的不一致性，故而歸檔實踐要高度關注政務微博非線性歸檔的特殊性。

（二）網站網頁歸檔

政務微博與網站網頁同樣信息數量龐大、更新迅速、拓展性強。網頁版政務微博與Web網頁是基本沒有區別的，都是在HTML協議下出現的產物。事實上，政務微博信息歸檔的本質是網絡信息歸檔。在查考網站網頁歸檔項目時，發現一些項目把網站網頁作為網絡信息歸檔保存的內容，例如，我國的“中文網絡資源收集和保存”項目、“互聯網信息資源保存保護中心”項目；英國“UK Government Web Archive”項目等。此外，一些項目將社交媒體歸檔納入網絡信息保存的一個環節或內容，例如，英國“Online Social Media Archive”項目；澳大利亞“PANDORA”項目[1]。

雖然社交媒體歸檔行動屬于網絡信息資源長期保存工作，但鑒于政務微博具備實時交互性特點和社交媒體本質，傳統網站網頁歸檔方法是不能直接應用在政務微博信息歸檔行動中的。由此，可以把網絡信息歸檔模式作為基礎起步點，借鑒管理方法與技術手段的同時，去深思政務微博信息歸檔的特性。此外，政務微博信息與網站網頁的歸檔鑒定工作存在不同之處。囿于數字技術與管理爭議，確定政務微博中網民評論與轉發信息內容是否歸檔，成為政務微博歸檔鑒定的難點。這就與網站網頁信息采集的時間、頻率、范圍及元數據描述的設定具有較大差異。

（三）啟示

事實上，政務微博信息歸檔、電子文件歸檔與網站網頁信息歸檔三者之間存在鄰近的屬概念。政務微博信息歸檔是介于電子文件管理與網絡資源歸檔之間的概念和行動。雖然電子文件歸檔、網站網頁歸檔與政務微博信息歸檔的研究層次和實務要求存有差異。但二者與政務微博信息歸檔工作存在著密切聯系，它們的研究進展無疑會對政務微博信息歸檔事業產生驅動效果，應將電子文件和網站網頁歸檔策略變換為政務微博信息歸檔動力。

既有歸檔方式的啟示有以下三個：第一，聯動多方力量，開拓集體智慧。對于一個地區、一個機構來說，電子文件管理、網站網頁信息歸檔、政務微博信息歸檔都是一項跨領域跨部門的綜合型信息管理活動，而不是由單一職能機構獨立承擔的任務。第二，強化標準規范、數字技術、管理手段等的賦能效用。把著眼點提至全部歸檔環節的最前端，借助保障門徑來規避政務微博信息歸檔過程中的風險與不確定因素，為歸檔行動保駕護航。第三，自上而下地制定歸檔戰略規劃，歸檔路徑呈現為由要素到模式的蛻變歷程。戰略規劃者憑借前瞻性和預測性眼光，基于歸檔重點問題導向，統籌構建相對完備的歸檔模式，設計與政務微博信息歸檔的合理內核相適應的實現方案框架。

二、政務微博信息歸檔實現的保障要素

（一）政策法規與標準規范

若沒有政策法規的支撐和標準規范的加持，政務微博信息歸檔的構想在實現與推廣的過程中會面臨許多阻礙。《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《機關檔案管理規定》《政務服務事項電子文件歸檔規范》等都相對隱晦地覆蓋了政務微博信息，表現出一種若即若離的交集情況。現行的政策法規與標準規范大多是泛指的概念，幾乎沒有明確提及政務微博，這就很難推進政務微博信息歸檔工作常態化。例如我國《政府網站網頁歸檔指南》、美國《社交媒體文件管理指南》等客體指定性強，能夠有效地拉動歸檔工作的開展。因此，盡快出臺《政務微博信息歸檔指南》或《政務社交媒體信息歸檔指南》，界定好政務微博檔案屬性、歸檔主體、歸檔范圍、歸檔工作流程、后續利用與服務工作、所有權的權屬問題、數據安全程度等。

（二）管理理念

管理理念與方法應持續發力，管理層的缺憾最容易導致歸檔寸步難行。必須抉擇適配度高、可行性強的最佳管理模式，建構能夠良性運轉的管理框架。設計符合政務微博特性的歸檔程序才能夠增強管理性，參與歸檔活動的主體要明確自身的角色與責任。理性借鑒既有歸檔理念，使政務微博歸檔有章可循。由于政務微博的元數據和背景信息具有可存儲性和轉換性，反過來說其存在可處理性、不穩定性和易更改性，這就大大降低了政務微博信息的真實可靠性和安全性。在現有的政務微博信息中，非結構化數據占據著大比重，表現出“量積累”形態。所以要吃透既有歸檔工作理念，融入數據管理觀念，對政務微博進行結構化處理，將數字形態的政務微博轉換為數據形態的增值信息。政務微博歸檔不能局限于信息的固化存儲，止步于存檔。要拆卸管理難題，打破管理瓶頸，回歸政務微博信息服務初心，提供優質的政務信息資源服務。

（三）技術手段

把信息技術與政務數字信息資源歸檔高度融合，充分發揮信息技術的工具屬性，是抵御政務微博信息內容與數據損失的堅固屏障。第一，加大技術投入，自主研發專門應用于政務微博信息捕獲的自動化工具和歸檔軟件。例如奧巴馬白宮社交媒體檔案項目使用Archive Socialist工具、英國UKGWA項目采用WebMirror工具[2]。第二，政務微博信息歸檔系統需要具備巨大的彈性存儲空間和強勁的計算能力。云計算和云存儲打造的信息存檔環境，幫助主體專注于管理活動的核心環節。如歐盟委員會支持的Archive Community Memory項目中，云計算技術解決了存檔空間問題，便于后續社交媒體數據挖掘[3]。第三，摸清政務機構與公眾的雙向互動關系，注重互動過程中所生成數據的機器可讀性，加以海量政務微博數據處理能力和數據挖掘技術應用。通過語義技術來組織數據，是未來智能化開發利用政務信息的發展方向。利用信息加工、處理和分析技術來整合數字政務檔案資源，細粒度高的結構化數據的利用價值得到極大的擴展。第四，信息技術的成熟水平不到位，政務微博數字信息與元數據的安全就無從談及。政務微博具有快傳播和信息量巨大的特點，在享受互聯網產品帶來的政務信息公開便捷時，主體應具備預測安全風險的意識，以防由于未及時歸檔造成數據丟失、源文件被更改、數據傳輸格式錯誤等，而造成無法確認政務微博合法性、喪失檔案記憶的惡果。

三、數字環境下政務微博信息歸檔實現方案

（一）整體目標

歸檔在先，是業務需求。增值利用在后，是歸檔動機。在數字環境下，政務微博信息歸檔從根本上來說是前期的資源型“原料”鋪墊，未來更好地完成資源描述、處理分析、數據挖掘等信息組織活動，將其開發利用，達成有效復用的終極目標。政務機構和檔案機構自身就是服務型機構，應肩負起政務微博信息歸檔管理的重任。以主體職責為切入點，以政務微博信息的歸檔動因作為出發點，將歸檔作為一種信息服務[4]，以信息有效復用為落腳點，設計政務微博信息歸檔模式，以架構圖的方式表示政務微博信息歸檔的管理程序。

（二）架構設計

在數字環境下，憑借單一主體的一方力量完成繁重的政務微博歸檔工作幾乎是不易實現的，應由多方主體高度協同參與到歸檔流程，集合資源優勢、技術優勢、管理優勢等，完成各自的份內之事，建立多方主體可信任的有機聯系。參考圖1，理清各主體間協作線，打造多方主體交互協作關系網絡，明確歸檔主體的直接責任地位和特定維護者身份。在政務微博歸檔運行區域中，三者的關系得以表現和鏈接：

圖1 政務微博信息歸檔架構設計圖

（1）政務機構

政務機構開通微博、編輯、即時發布政務微博，是真正的信息源。政務機構是政務微博的形成者兼核心管理員，具有牽頭和驅動優勢，應主動與專業記憶方、技術貢獻方商洽規模化協同歸檔事宜并促成合作，調解好控制權、所有權、管理權、開發利用權的分配問題。政務部門需成立政務微博歸檔工作組，抓取和收集符合歸檔范圍的政務信息，采集數據并生成保管信息。將具有保存價值的政務信息移交給檔案機構，在保證數據格式標準的前提下遷移數據。雖然政務微博是政務機構發布的，但信息內容存儲在微博運營商的服務器中，微博運營商掌握政務微博的實際控制權。因而政務機構要積極擬定合作協議，與微博運營商和第三方技術商簽署合約，明確多方主體的職責，平衡信息權屬問題。

（2）檔案機構

檔案機構側重于發揮檔案管理專業優勢。后保管時代下的政務微博歸檔工作要求檔案機構主動介入政務微博運作及歸檔的最前端，與政務機構和第三方機構展開密切合作。通過指導和監督形成者的檔案工作，實現對政務微博的前端控制和全過程管理。一方面，檔案館在全面調研后統籌規劃，制定歸檔標準，設計歸檔流程，規范政務微博歸檔業務活動。接收歸檔的政務資料后，完成信息包的清點、檢測和驗證環節。另一方面，檔案館負責政務微博檔案管理、數據保管與后續開發利用。檔案機構要增強跨領域協作能力，與形成者確定歸檔范疇，對捕獲工作進行專業化示范與引導。歸檔管理的技術問題并不是檔案機構擅長的強項，需要與微博運營商、第三方技術商進行外包合作來獲取數據庫建設、數據存儲、歸檔軟件、系統內置工具、應用程序接口等技術支持。

（3）微博運營商與第三方技術商

它們對接工具服務，是提供歸檔技術支撐的輔助力量。依據歸檔目標，與形成者和記憶機構深度互動與洽談，在歸檔合約或協議中體現捕獲要求、技術方法、權屬確認等。此外，負責研發歸檔系統，注重系統運行與維護，響應信息捕獲與描述、數據存儲與整合組織等歸檔要求。政務微博具有明晰的復雜交互性，這加大了信息采集的難度系數。為確保歸檔信息完整、真實可靠、安全可用，這就需要第三方機構適應性調整歸檔工具體系。以捕獲技術為例，有供應API采集、網頁超鏈抓取、網頁快照、網絡爬蟲等多類技術，需要思量成本、目標、對象特征、歸檔能力等層面再予以選擇，并試驗與評估技術操作全過程。

另外，黃霄羽教授和錢紅梅教授提出社交媒體可以考慮借鑒國外“眾包”項目吸納公眾也參與其中[5]。該觀點得到了張曉娟[6]、趙躍[7]等專家的認同，提倡公眾參與歸檔過程。例如加拿大Canadiana在線項目邀請個體參與到著錄歸檔工作中[8]。目前公眾參與模式仍處于起步階段，這是否普遍適用于我國政務微博歸檔管理實際活動還有待進一步探討和試點驗證。或許日后公眾可作為擴展主體，在歸檔工作相對成熟后邀請特定公眾介入，科學地運用集體智慧。

（三）運作機理

新興信息技術加持下，我國檔案工作正由“選時代”走向“全時代”，主張實行全部性管理[9]，提倡規模化的信息歸檔。在理想條件下政務微博信息應全歸檔與全留存，但實際上，政務微博歸檔管理不是輕而易舉的事情。在歸檔行動開展之初，考慮先根據歸檔能力來設置歸檔范圍，原創型和職能型內容應歸盡歸，科普型、轉發型、非職能型、網民的評論及回復是否劃入歸檔范圍，這需要依照實際工作情況再敲定和調整。

相比國外，我國理論研究和實踐進展仍存在一段距離，且面臨多種制約因素。需要掃清阻礙因素，研討歸檔主體、客體對象、行動目標、流程策略，解決用戶隱私、知識產權、微博內容權屬、運營商把控微博數據等問題。囿于現實情況，無法 “一次性”“一步到位”地解決政務微博信息歸檔問題。政務微博信息歸檔同類課題的實踐經驗不具有普適性，歸檔工作面臨著實際應用和發展風險，預期目標與現實效果具有應然與實然的沖突。本著維護政務微博信息完整與安全，服務全社會的歸檔原則，可以不預先設置最終目標，而用無限延伸歸檔目標深度和廣度的思路來分流政務微博信息歸檔的重重壓力。值得關注的是，周文泓教授[10]倡導多元主體構建多樣化行動方案來形成歸檔跨時空接力，折中存儲不具有現行價值的信息來降低信息丟失或受損風險，最終達成全景存檔。