社會保險檔案數字化建設的問題及優化措施研究

■楊 青 劉汶源 郭敬蕊

一、引言

隨著數字化時代的來臨，數字化技術在社會發展中的地位越來越重要。根據《數字中國發展報告（2021年）》公開數據顯示，2017年到2021年，我國數字經濟規模從27.2萬億增至45.5萬億，總量穩居世界第二，年均復合增長率達13.6%，占國內生產總值比重從32.9%提升至39.8%[1]。數字化技術正在與經濟社會的各個領域深度融合，加速推動了我國經濟社會數字化的轉型。數字化技術對國家的各個方面都產生了重大的影響。而為進一步推進國家治理體系和治理能力現代化建設，推動經濟和社會實現高質量發展，我們也要積極順應時代潮流，提升數字化技術在不同領域的應用水平，深入挖掘數字化技術的價值，使得數字化技術可以更有效地服務經濟社會。

在社會保險事業和檔案事業的發展中，數字化和信息化建設已經逐漸成為重要的發展趨勢。2020年，在新修訂的《檔案法》中，增設“檔案信息化建設”內容，明確鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化，明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。這在法律制度上認可了電子檔案的法律效力，也體現了對檔案事業數字化、信息化建設的重視。而在社會保險事業的發展中，截至2021年6月底，全國基本養老、失業、工傷保險參保人數分別達到10.14億人、2.22億人、2.74億人，基本醫療保險覆蓋超過13億人。伴隨著社會保險體系建設的逐漸成熟，社會保險的參保人員數量的持續增長，龐大的數字對于社會保險檔案的建設發展提出了嚴峻的考驗。社會保險事業的發展關乎民生穩定，作為民生檔案，社會保險檔案是參保人及參保單位的權益真實記錄者，也是支撐社會保險事業發展的重要部分[2-3]。為更好地應對社會保險檔案發展所面臨的考驗，為公眾提供更高質量的社會保險經辦服務，更有效地促進社會保險事業的現代化的有效實現，各地、各級社會保險事業部門都提升了對社會保險檔案數字化建設的重視程度。盡管目前的社會保險檔案數字化建設已經取得了一些成果，但相關基礎設施較為薄弱、工作人員專業水平不足、各地工作推進尚不均衡等問題仍不同程度的存在，這也對我們的社會保險檔案數字化建設起到了一定的阻礙作用。在之后的社會保險檔案數字化建設的工作中，要繼續做好頂層設計，完善制度建設；加強檔案管理，完善管理工作；提升人才素質，引進專業人才；加強信息保護，筑牢安全防線。多措并舉推進社會保險檔案數字化建設，繼續提升社會保險檔案數字化建設的水平，讓社會保險檔案可以更好地服務社會。

二、社會保險檔案數字化建設存在的問題

（一）建設資金投入不足，基礎設施較為薄弱

大數據時代的到來，對社會保險檔案的管理與發展產生了深刻影響。數字化建設離不開先進的基礎設備，而先進的基礎設備也需要大量的資金投入。但是，結合人力資源和社會保障部的官方數據來看，在與社會保險電子檔案建設相關的部門中，2020年信息中心部門的信息化建設的資金投入為1349.88萬元，其他管理事務的資金投入為3578.39萬元，信息化建設的資金占比為27%。和其他管理事務支出相比較來看，用來支持信息化建設的資金投入較少。而在人力資源和社會保障部的年度決算中，信息化建設的投入資金從2017年的3785.87萬元上升至2020年的7260.69萬元。雖然信息化建設資金一直逐年上升，信息化建設支出占人力資源和社會保障管理事務總支出的比例還是比較少，在2017—2019年，占比一直維持在4%~5%的水平，2020年雖有所提升，但也仍未超過10%。從這里來看，雖然數字化、信息化建設越來越引起重視，但是整體的資金投入相對不足，從而也影響數字化、信息化相關基礎設施的建設，這也一定程度上影響了社會保險檔案數字化的建設。

（二）引進人才素質不高，人才隊伍有待擴大

近年來，隨著數字化時代的發展，社會保險檔案數字化建設的重要性越來越凸顯。隨著數字化的轉型，社會保險事業部門的服務與管理的模式也都逐漸發生了變化，而伴隨這種變化，一些現實問題也有所暴露。從社會保險檔案管理來看，傳統的檔案管理模式已經不能滿足需要，管理制度也不適用于電子檔案的管理工作[4]。特別是社會保險檔案管理部門的工作人員，相關的工作人員對傳統紙質檔案的管理知識、管理方式等情況比較了解，對傳統檔案管理的技術比較熟悉，但對新型的數字檔案文件的管理方法、原則尚不了解，數字化意識比較淡薄[5]。而從引進的新的人才來看，作為與社會保險檔案數字化建設相關度較高的部門，2019—2022年人社部信息中心部門引進的人才專業背景要求多為計算機、軟件工程、通信工程、信息安全等信息技術專業。但總的來看，新引進的工作人員的專業背景集中于信息技術方面，對信息技術的應用非常熟悉，但缺少檔案專業人才。而針對社會保險相關的檔案管理，也有其自身的特色，社會保險檔案數字化建設不僅需要過硬的技術支撐，也需要社會保險、檔案等方面的專業支持。從這里來看，在社會保險檔案數字化建設的過程中，現有的工作人員技能水平不足，對數字化建設的認識程度較淺，新引進的人才雖然有助于信息化、數字化建設，但人才隊伍有待進一步豐富擴大。

（三）數字化程度差異大，工作推進尚不均衡

社會保險檔案的相關工作關系民生，關系到每個人的切身利益。隨著數字化時代的到來，社會保險檔案的發展也面臨著數字化建設的要求，各地、各級的社會保險經辦機構也逐漸建立了社會保險檔案數字化的方案和構架。但是，由于數字化技術發展情況、社會保險發展情況在各地區尚且存在差異，各地、各級的社會保險檔案管理工作人員對數字化建設的認識程度也不同，這也導致社會保險檔案數字化建設受到了一定程度的影響。根據《數字中國發展報告（2021年）》所公開的數據顯示，我國的區域數字化發展水平地區差異明顯。在數字化水平較好的廣東省，根據廣東省2002年發布的《廣東省勞動和社會保險信息系統建設總體規劃》的具體內容，在社會保險信息系統建設的一開始，廣東便將業務檔案一體化管理重視起來。2015年，廣東省啟動集中式人社一體化信息系統，實現業務管理系統與財務管理系統、檔案管理系統的無縫對接。而相對于廣東省，數字化水平發展較低的吉林省，2018年應用了新的檔案系統，采用社會保險電子業務檔案，電子檔案的應用實現同步經辦、同步收集、同步掃描[6]。由此可見，在各地的社會保險檔案數字化建設的過程中，由于地區數字化水平的差異的存在，對信息化建設、數字化建設的認知差異的存在，都使得各地的社會保險檔案數字化建設工作推進不均衡。

（四）檔案安全風險較大，數據安全有待提高

社會保險檔案數字化建設就是數字化時代社會保險事業發展面臨的重要契機，社會保險檔案是社會保險業務的重要依據，它真實客觀地記錄了參保人員的各類信息，為社會保險事業的發展發揮著重要的功能和作用。數字化時代既為其的發展帶來機遇，也同樣帶來挑戰，其中最明顯的就是所面臨的安全挑戰[7]。社會保險檔案的內容關系到每個人的個人身份信息，檔案內容較為重要，檔案信息較為隱私。并且，伴隨著社會保險的參保人數的不斷擴大，社會保險檔案數字化建設的工作量也有所加大，工作要求也更高，而建設過程中也存在著各種危及檔案安全的因素，如數字化檔案信息內容不完整、不準確，檔案信息存儲不當，檔案信息泄密等。這些潛在的不安全因素一旦因管理、技術不到位而發生，會給檔案造成重大損失，也給那些非法獵取檔案信息的不法分子以可乘之機[8]。因此，安全問題是社會保險檔案數字化建設工作中最為普遍、最為關注和亟待解決的問題。

三、社會保險檔案數字化建設的優化措施

（一）做好頂層設計，完善制度建設

在之后的社會保險檔案數字化的建設中，要繼續做好頂層設計，完善制度建設。當前，關于檔案管理方面的法律制度有權威的《檔案法》，并且，在最新修訂的《檔案法》中，已認可了電子檔案的法律效力。這也是關于電子檔案、數字檔案的法律制度的建設，但是關于社會保險數字檔案的相關法律制度的建設還比較缺乏。在未來，要結合社會保險檔案的具體特點和內容，出臺更有針對性的關于社會保險數字檔案的法律制度，完善法律制度建設，推進社會保險檔案數字化的建設進程。同時，在具體的社會保險檔案領域，已有部分管理規范和標準制度，2009年人力資源和社會保障部出臺了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，2015年，國家標準委正式批準發布《社會保險業務檔案管理規范》，2020年，人力資源和社會保障部的社會保險事業管理中心聯合信息中心印發了《社會保險電子檔案管理暫行辦法》，進一步規范社會保險電子檔案管理，2021年，人力資源和社會保障部發布了《社會保險業務檔案元數據規范》行業標準，選取試點城市，大大推動了社會保險電子檔案管理應用。但是，當前的管理規范和標準制度較為分散，一些細節的行業標準更多是針對整體電子檔案的管理工作，而關于社會保險電子檔案的管理工作的行業標準與管理規范較少，也缺少更高級別、更權威的行業標準與管理規范。因此，在未來的社會保險檔案數字化的建設中，要推動制度建設向精細化發展，綜合規劃，出臺更權威、更細化的關于社會保險數字檔案的管理規范和制度標準。實現保障社會保險檔案數字化建設標準規范的統一[9]，為進一步推動社會保險檔案數字化打好基礎。

（二）加強檔案管理，完善管理工作

在社會保險檔案數字化的建設中，要針對新的檔案形式輔以更現代化的管理方式。當前，社會保險電子檔案對社會保險事業的發展越來越重要，社會保險電子檔案管理工作現狀也可以直接體現社會保險事業工作的狀況。在之后的社會保險檔案數字化建設的過程中，要從不同的角度加強社會保險電子檔案管理工作，完善管理工作。在管理者角度，社會保險電子檔案管理者應當積極提升對于數字化工作的認識，增強數字化、信息化素質，完善電子檔案的管理工作，提升數字化技術在社會保險檔案管理工作中的應用程度。在管理技術角度，在社會保險電子檔案管理中，要應用新的管理技術和管理模式，利用當前的先進信息技術，來提升管理的效率。通過引進科學的管理技術、管理模式來梳理整個社會保險電子檔案管理的流程，結合現代化管理的要求，提升管理效率，完善電子檔案的管理工作，推動社會保險檔案數字化建設的發展。

（三）提升人才素質，擴大人才隊伍

在社會保險檔案數字化建設進程中，人才隊伍能力素質的高低會直接影響社會保險檔案數字化建設成效。在未來，有必要將人才隊伍建設作為推動社會保險檔案數字化建設的可持續發展的重要保障措施。一方面，應積極引進高素質人才。要繼續豐富人才隊伍，建立復合型的人才隊伍[9]，既要有信息專業的人才，也要有檔案專業、社會保險專業的人才，為社會保險檔案數字化建設提供扎實的人才保障。各地各級社會保險檔案管理部門要積極升級本單位保險檔案管理人員的人員結構，為之后的社會保險檔案數字化建設打下良好的基礎。另一方面，也要加大對社會保險事業單位內部檔案管理人員的教育和培訓，既要將社會保險檔案業務作為主要培訓方向，也應要求社會保險檔案管理人員廣泛地學習大數據、人工智能等網絡信息技術[10]，并對社會保險電子檔案系統進行靈活操作，為之后的社會保險檔案數字化建設創造有利條件。

（四）加強信息保護，筑牢安全防線

一方面，要創新安全技術，社會保險檔案數字化建設需要強有力的安全保障，社會保險檔案管理部門應當加強安全技術的更新力度，高度重視社會保險檔案的安全性，加強網絡風險的安全處理工作，切實提高安全防護等級，有效減少數據損失和信息泄露的情況。同時，要在完善數據系統的基礎上引入全新的病毒查殺軟件，對病毒查殺軟件進行升級和維護，進一步提升社會保險電子檔案系統的安全性。另一方面，也要做好存儲備份工作，社會保險檔案事關民生，關系到公眾的個人信息隱私，是重要的民生檔案，在之后的社會保險檔案的數字化建設工作中，要做好對重要的社會保險檔案信息進行備份的工作，要按照規范對社會保險檔案進行收集與存儲，提高社會保險檔案數據信息的備份水平，完善檔案風險應急預案，加強風險防控。

四、總結

總的來看，數字化技術的快速發展為社會保險檔案的發展帶來機遇，也帶來了一定的挑戰。社會保險檔案數字化建設值得我們給予更多關注，當前，在社會保險檔案數字化建設的過程中，存在制度方面、人才方面、安全方面等多方面的問題。我們要針對具體的問題實施有針對性的優化措施，完善制度建設、完善管理工作、擴大人才隊伍、筑牢安全防線，多措并舉，繼續推進社會保險檔案數字化建設，推動實現社會保險事業和檔案事業的現代化。