芻議如何做好勞動保障檔案管理工作

張 靜

（凌源市勞動就業局，遼寧 凌源 122500）

在當前時代背景下，勞動保障覆蓋范圍正在不斷擴大，保障內容也變得更加豐富。我國在對社會保障制度進行改革和優化時，對檔案管理工作開展，產生了較大影響。在對檔案信息進行管理和應用時，要想提高資源利用價值，就要借助信息化技術構建綜合管理系統，要對各項檔案信息進行統一儲存和管理，還要提高數據信息應用安全系數，才能為社會保障工作開展提供有效支持。目前在對勞動保障檔案進行信息化管理時，各項工作還存在一定不足之處，需要對其進行持續創新和優化，才能進一步提高信息化建設水平[1]。

一、勞動保障檔案管理特點

1.管理要求

勞動保障檔案內部信息主要涉及到勞動人群工作狀態以及保障信息，通過對各項行為進行真實記錄，為勞動人群保護工作開展提供有效依據。在對勞動保障檔案信息進行管理時，要對各項數據資源進行高效利用，才能為勞動人群合法權益維護提供有效支持。勞動保障實際上是指，為了保護勞動人群基本權益而采取的活動和措施，在進行勞動保障制度建設時，也是為了維護和保護勞動人群合法權益，避免勞動人群權益受到侵害[2]。

2.檔案內容

在進行勞動保障體系建設時，產生的所有數據信息，都會對勞動人群權益維護工作開展產生一定影響。因此要對所有數據信息進行全面收集和系統化整理，要對其中應用價值比較高的數據資源進行提取，構建相應檔案，這些檔案可以為勞動保障工作開展提供數據支持。勞動保障部門在對檔案信息進行管理時，需要提高對相關工作重視程度，還要制定針對性管理制度，并且選擇更加專業管理人員，才能促進各項工作順利開展。勞動保障部門需要督促用人單位和勞動人群依法辦理手續。勞動保障監察大隊可以對勞動合同履行情況進行監督，并且開展檔案管理工作，使得所有勞動人群合法權益都能得到法律保護[3]。

二、勞動保障檔案管理問題

1.缺乏健全管理機制

1.1 管理制度不完善。目前大多數勞動保障部門在進行檔案管理時，雖然在一定程度上提高了重視程度，但并沒有根據時代發展要求，對原有管理機制內容進行持續更新和優化，導致現有管理工作在開展時，無法發揮應有效用。勞動保障部門在進行管理制度建設時，也沒有根據檔案管理工作開展需求，對現有制度內容進行持續完善和優化。因為現有管理制度內容存在缺陷問題，無法為各項管理工作開展提供有效依據，會引發管理混亂等問題。在當前經濟全球化背景下，勞動保障管理工作面臨更多機遇和挑戰，勞動保障部門需要從辯證角度對這項工作進行審視，還要根據市場環境和勞動形式變化特點，制定針對性管理體系，才能從根本上提高管理工作開展質量和效率[4]。

1.2 管理責任不清晰。實際上大多數勞動保障部門并沒有從綜合層面上，對管理機制內容進行合理規劃，也沒有從細節區域對管理風險進行全面預防，甚至無法對管理期間存在的缺陷問題進行及時發現和解決，這就導致管理工作在開展時存在更多問題，制約了勞動保障部門發展。勞動保障部門也沒有制定統一管理標準，無法對各項管理工作進行規范化管理，也沒有對管理內容進行完善。勞動保障部門沒有建立健全責任制度，無法將權責落實到個人身上，一旦在開展檔案管理工作時出現嚴重缺陷問題，無法對負責人進行及時查找，更難以通過負責人制定相應整改方案，對問題進行全面解決。因為勞動保障部門在對管理工作進行規定時，并沒有對各項內容進行細化分解，這就導致管理人員對自身職責缺乏清晰認知，也無法根據客觀指標和硬性標準約束自身行為，管理人員沒有認識到自身重要性，制約了檔案管理工作發展[5]。

2.信息化技術水平比較低

2.1 技術應用范圍窄。在對檔案信息進行管理時，很多地區勞動保障部門依然采用了傳統管理形式，并沒有積極引進信息化技術進行數字化建設，這就導致現有管理水平無法滿足時代發展要求。傳統檔案管理工作在開展時，存在較多缺陷問題，甚至會出現數據遺失等現象，這些問題的出現，都會對勞動保障部門業務開展產生不良影響。我國信息化發展水平比較快，在對信息技術進行推廣使用時，促進各行各業進行了改革。但有些勞動保障部門在進行信息化技術應用時，并沒有將技術覆蓋于管理各個環節中，也沒有加強基礎設施建設力度，無法為信息化建設提供充足支持。在進行信息化檔案系統建設時，勞動保障部門也沒有對所有數據信息進行全面提取和整合應用以及高效管理，無法為檔案管理工作開展提供有效支持[6]。

2.2 基礎設施建設力度不足。在進行基礎設施建設時，勞動保障部門沒有加大資金投入力度，無法為各項工作開展提供充足資金支持。在進行設備購買時，勞動保障部門也沒有嚴格按照信息化建設要求，對終端設備規格和型號進行正確選擇，更沒有通過日常巡檢工作，對設備使用情況進行全方位了解。一旦終端設備在使用時出現缺陷問題，就會降低信息化管理水平，還會引發經濟損失。勞動保障部門在對檔案數據進行信息化管理時，沒有將所有紙質檔案轉化為電子檔案，也沒有加強網絡環境安全管理，會引發數據丟失等問題，還會增加管理人員工作量。勞動保障部門沒有認識到信息化技術應用重要性，導致信息化建設僅僅停留在表面，無法為檔案管理工作開展提供有效技術支撐，也制約了勞動保障部門發展[7]。

3.管理人員能力不足

3.1 管理團隊結構不完善。目前在對勞動保障部門檔案信息進行管理時，涉及到的內容正在不斷增加，管理工作系統性特征更強，對管理人員能力提出了更高要求。管理人員不僅要學習基礎管理知識，還要積極學習一些新型技術，在開展檔案管理工作時，不僅要做好數據整理和記錄以及檔案建設，還需要嚴格按照國家法律要求，自覺規范自身行為。管理人員必須順應時代變化趨勢，提高自身綜合素養和專業能力，確保自身能力水平能夠符合崗位要求，這樣才能勝任檔案管理工作。但實際上大多數勞動保障部門在進行管理團隊建設時，并沒有對管理人員能力水平進行全面考核，也沒有從各個層面對管理人員綜合素質進行深入了解。一些職業素養比較低的管理人員參與到這項工作中，會引發嚴重失誤問題。有些管理人員并不是檔案管理專業畢業的人才，沒有經過專門培訓和教育就參與檔案管理工作，甚至存在管理人員身兼數職等情況，這些問題的出現，都會降低檔案管理工作開展水平[8]。

3.2 人才管理水平低。因為當前在進行檔案管理專業人才選擇時，勞動保障部門并沒有拓寬人才引進渠道，也沒有在內部加強人才培養。在進行人才培養機制建設時，勞動保障部門沒有根據自身發展需求，結合管理要求對機制內容進行完善和優化，也沒有建立健全責任體系和獎罰體系，無法充分調動管理人員積極主動性。在對管理人員能力進行考核時，勞動保障部門沒有制定多元化評價標準，無法從各個層面對管理人員發展情況進行全面了解，也沒有根據管理人員發展需求，制定針對性晉升機制，引發了人才流失等現象。

三、勞動保障檔案管理優化措施

1.建立健全管理機制

1.1 完善管理內容。勞動保障部門在對檔案信息進行管理時，首先要根據時代發展要求，建立健全管理機制，并且對原有管理制度內容進行完善和優化，為各項工作開展提供有效支持。勞動保障部門要提高對各項工作重視程度，在進行管理體系建設時，需要強化管理認知，還需要對所有檔案信息進行規范化管理。勞動保障部門需要構建統一標準，要為各項管理工作開展提供有效依據，還要根據管理工作發展狀態，對現有制度內容進行適當調整，確保各項制度能夠全面落到實處，促進管理工作向著規范化方向進行更好發展。勞動保障部門要積極積累經驗，提高自身綜合管理水平，還要與時俱進對管理工作開展期間取得的各項缺陷問題進行及時發現和解決。勞動保障部門需要建立健全責任機制，要將權責落實到個人身上，一旦在管理期間出現問題，需要對負責人進行及時查找，并且由負責人對問題進行專項整改。

1.2 強化管理監督。勞動保障部門還要構建硬性指標，要根據這項指標對各項管理工作開展情況進行監督，例如可以通過組建專門監督小組，對各項工作開展情況進行全方位追蹤和管理。一旦發現某一管理環節存在問題，要對導致問題發生的原因進行全面查找，并且制定針對性解決措施。在對檔案信息進行管理時，主要是對資料進行收集和整理以及歸檔。在對分散的資料進行收集時，工作量比較大，要想提高管理質量和效率，需要建立健全制度體系。例如可以構建高效檔案資料收集制度，通過對各項檔案信息進行動態管理，確保資料登記和傳遞流程更加清晰，也為檔案資料收集工作開展提供有效數據支持。在進行管理機制建設時，勞動保障部門還要嚴格按照法律要求，對現有機制內容進行適當調整，確保各項管理工作在開展時能夠符合法律規范。

2.提高信息化建設水平

2.1 拓寬技術應用范圍。在進行信息化建設時，勞動保障部門不僅要加強科研創新，還需要將信息化技術覆蓋到管理各個環節中。在引進信息化技術之后，勞動保障部門需要構建信息化管理系統，對各項數據信息進行全面提取和整合應用以及儲存管理。勞動保障部門還可以借助信息化技術構建辦公系統，并且將紙質檔案信息轉化為電子檔案數據。在對檔案信息進行管理時，因為紙質檔案管理內容比較繁瑣，工作量比較大，采用傳統管理方式會出現資源浪費等問題。在進行信息化系統構建時，可以根據數字化管理要求，對系統功能進行完善和優化，還可以借助智能軟件和終端，提高管理工作開展質量和效率。在進行信息化檔案建設時，管理人員需要將原始信息輸入到計算機設備中，并且構建完整信息資源庫，在對新接收的檔案信息進行錄入時，要保證信息資源在應用時更加真實可靠。

2.2 提高管理安全性。與傳統紙質檔案管理工作相比較，在進行信息化辦公時，可以避免出現數據誤差等問題。采用數字化管理形式，還可以對各項檔案資源進行充分利用，促進檔案管理工作順利開展。但因為在進行數字化檔案管理時，會受到網絡環境和黑客攻擊以及系統病毒等因素影響，導致數據信息在應用時會出現進行問題。因此勞動保障部門需要加強網絡環境安全管理，要建立健全風險防范機制，從各個層面對管理風險進行全面預防，還要將安全性原則融入到管理各個環節中。例如在進行管理軟件應用時，需要根據不同管理人員工作要求設置相應權限，最大限度保障檔案應用安全性。

3.組建專業管理團隊

在進行管理團隊建設時，勞動保障部門首先要設置人才準入門檻。在進行人才招聘時，要拓寬人才引進渠道，并且對人才能力和資質進行全面考核，還要為其提供專門崗前培訓和教育活動，通過開展相關活動，提高管理人員綜合素質和專業能力，要保證管理人員能力水平能夠符合崗位要求。勞動保障部門還需要建立健全人才培養機制，要根據不同人才發展需求，為其提供相應服務，要為人才發展提供廣闊平臺，還要鼓勵人才學習一些新型知識和技術。勞動保障部門在引入一些新型技術和設備時，要組織管理人員共同學習技術和設備操作要求，要保證所有管理人員能夠熟練掌握信息化技術，在進行數字化管理時，要降低失誤問題發生幾率，勞動保障部門還可以組織管理人員到其他單位進行交流和學習，并且邀請檔案管理專家開展講座活動，對管理人員進行具體指導，提高檔案管理工作專業性。勞動保障部門還需要建立健全獎罰機制，并且對管理人員進行定期考核，要根據最終考核結果，對管理人員進行獎勵或懲罰，充分調動管理人員積極主動性，確保管理人員能夠自覺規范自身行為。勞動保障部門還需要建立完善晉升機制，促進管理人員進行更好發展。

結語

綜上所述，勞動保障部門在對檔案信息進行管理時，需要根據這項工作開展要求，引進更加專業技術人才，并且對現有管理制度內容進行持續更新和優化，才能進一步提高檔案管理工作開展質量和效率。勞動保障部門還需要提高對這項工作重視程度，要加大資金投入力度，通過建立綜合管理系統，將紙質檔案信息轉化為電子檔案信息，降低數據丟失等問題發生幾率。勞動保障部門還要對各項信息資源價值進行深入挖掘，要為我國勞動人民發展提供充足保障。