王 策
隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛,在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中,為企業(yè)的采購(gòu)、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等運(yùn)營(yíng)發(fā)展各個(gè)環(huán)節(jié)提供有力信息技術(shù)支撐。人力資源管理作為企業(yè)管理的關(guān)鍵部分,也正在與信息化緊密融合,通過(guò)建設(shè)科學(xué)規(guī)范的人力資源管理信息化平臺(tái),在企業(yè)人力資源管理各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)電子化、信息化,有助于推動(dòng)人力資源管理從傳統(tǒng)人事管理向效益化的方向發(fā)展,促進(jìn)企業(yè)降低管理成本、提升管理效率。
狹義上說(shuō),人力資源管理信息化是指基于互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)、具有自動(dòng)化和規(guī)范化處理能力的人力資源管理工作,它涵蓋人力資源管理的各個(gè)流程,如員工進(jìn)入、薪酬分配、教育培訓(xùn)等內(nèi)容;廣義上說(shuō),人力資源管理信息化是指基于電子商務(wù)理念的所有電子化的人力資源管理工作。本文中人力資源信息化建設(shè)指在企業(yè)人力資源管理中,以人力資源管理信息化為基礎(chǔ),利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行深入開發(fā),推進(jìn)企業(yè)人力資源管理水平及決策支撐能力提升,進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力和效率效益不斷提高的過(guò)程,即人力資源管理信息化是一個(gè)從簡(jiǎn)單收集到復(fù)雜應(yīng)用、從信息技術(shù)到企業(yè)管理、從人力資源管理到企業(yè)管理全局的不斷發(fā)展過(guò)程。
人力資源管理信息化通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備和軟件系統(tǒng),在管理活動(dòng)中有效完成人力資源信息的收集、整理、加工、儲(chǔ)存、傳播和使用等工作,將人力資源從業(yè)人員從復(fù)雜繁重的手工式信息管理工作中解放出來(lái)。人力資源管理信息化管理系統(tǒng)將零散存放、不易查閱的各類文檔材料以電子化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存,通過(guò)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分工維護(hù)和授權(quán)訪問等管理措施,實(shí)現(xiàn)信息資料的快速傳遞和查閱。人力資源管理信息化是人力資源管理工作的巨大創(chuàng)新和進(jìn)步,它使企業(yè)人力資源管理變得更加便捷高效,極大地提高企業(yè)的管理效率,在企業(yè)的日常管理中發(fā)揮重要作用。例如,人力資源管理信息化促進(jìn)企業(yè)無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)降低管理成本,固化人力資源管理的業(yè)務(wù)流程,促進(jìn)企業(yè)管理制度規(guī)范有效執(zhí)行。同時(shí),人力資源管理信息化依靠準(zhǔn)確高效的系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,為管理者提供決策依據(jù)。
J 公司人力資源管理信息系統(tǒng)的建設(shè)周期較長(zhǎng),其中組織、員工、薪酬等模塊是分散建設(shè),建成時(shí)間不一致,導(dǎo)致部分模塊不能滿足現(xiàn)有管理需求;系統(tǒng)各模塊間的關(guān)聯(lián)不夠緊密,缺乏統(tǒng)一的設(shè)計(jì)和管控,建設(shè)過(guò)程中業(yè)務(wù)和技術(shù)框架均發(fā)生較大變化,使用的信息系統(tǒng)軟件服務(wù)商和系統(tǒng)架構(gòu)也存在較大差異,造成信息系統(tǒng)功能分散、業(yè)務(wù)模塊橫向融合不佳、縱向管控力度較弱,部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和流程沒有打通,導(dǎo)致系統(tǒng)不能有效支撐業(yè)務(wù)協(xié)同,系統(tǒng)各模塊間業(yè)務(wù)融合和數(shù)據(jù)共享能力亟待提升;該系統(tǒng)是J 公司總部集中部署的統(tǒng)建系統(tǒng),對(duì)下屬單位個(gè)性化需求的支撐不足,系統(tǒng)的易用性有較大提升空間。
雖然J 公司人力資源管理信息系統(tǒng)覆蓋各業(yè)務(wù)模塊,基本實(shí)現(xiàn)人力資源管理業(yè)務(wù)的線上開展,提升本專業(yè)的管理水平,但信息系統(tǒng)功能大多針對(duì)人力資源管理事務(wù)性工作,系統(tǒng)用戶為人力資源業(yè)務(wù)基礎(chǔ)操作人員,缺少?gòu)膶I(yè)的視角體現(xiàn)支撐公司戰(zhàn)略方面的運(yùn)行情況,無(wú)法根據(jù)階段性業(yè)務(wù)重點(diǎn)對(duì)人力資源管理數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控預(yù)警,難以對(duì)各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)的分析決策提供針對(duì)性的管理建議,不能有效支撐企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展和組織績(jī)效的提升。
J 公司人力資源管理信息化系統(tǒng)對(duì)員工的服務(wù)能力有待提高。雖然員工進(jìn)入企業(yè)后有關(guān)的管理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中,但員工無(wú)法通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息查詢、個(gè)人事務(wù)處理等,有關(guān)材料如工作證明和收入證明等必須通過(guò)企業(yè)人力資源管理人員出具;系統(tǒng)應(yīng)用的用戶粘性和參與度需進(jìn)一步加強(qiáng),信息系統(tǒng)中員工個(gè)人的基礎(chǔ)信息由人資工作人員錄入,且員工本人無(wú)法查詢,可能存在與實(shí)際不一致的情況;隨著當(dāng)今社會(huì)企業(yè)員工獲取知識(shí)的方式和手段的多樣化,傳統(tǒng)線下課堂培訓(xùn)方式不能有效調(diào)動(dòng)員工的學(xué)習(xí)積極性,需要通過(guò)建設(shè)信息系統(tǒng)的移動(dòng)端進(jìn)行培訓(xùn)方式的創(chuàng)新。
對(duì)于J 公司而言,人力資源管理信息化建設(shè)不僅僅是人力資源管理水平和效率的提升,更是企業(yè)管理模式、理念和思想的革新,是J 公司向現(xiàn)代企業(yè)管理轉(zhuǎn)變的必經(jīng)之路。雖然人力資源管理信息化提供了新的管理方式、流程和技術(shù)支持,使企業(yè)人力資源管理方式方法發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變,但J 公司的人力資源管理制度沒有及時(shí)進(jìn)行革新,與人力資源管理信息化的適應(yīng)性和匹配性不足,有關(guān)流程規(guī)范的建設(shè)較為落后,與信息化管理的要求存在一定差距。
“云大物移智鏈”等新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)使信息化系統(tǒng)具有更大的提升空間,結(jié)合J 公司管理變革情況和信息化建設(shè)中存在的問題,必須要對(duì)人力資源信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)智慧共享、互聯(lián)互通、高效協(xié)同、精準(zhǔn)服務(wù)。
建設(shè)一體化人力資源管理信息操作平臺(tái),整合專業(yè)管理業(yè)務(wù)功能,推進(jìn)人力資源信息系統(tǒng)由集約化向精益化和有效授權(quán)轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)無(wú)邊界應(yīng)用和可擴(kuò)展框架的專業(yè)信息化支撐。優(yōu)化構(gòu)建機(jī)構(gòu)設(shè)置、員工調(diào)配、薪酬核算、培訓(xùn)教育等各模塊核心業(yè)務(wù)流程,通過(guò)信息系統(tǒng)助力人力資源精益化管理。打破人力資源管理各專業(yè)間業(yè)務(wù)壁壘,有機(jī)融合各功能模塊,將分散的子系統(tǒng)整合成一套系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)橫向系統(tǒng)集成,促進(jìn)業(yè)務(wù)融合、數(shù)據(jù)共享。
一是深化績(jī)效考核結(jié)果在人力資源管理各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用。員工收入方面,將員工工作業(yè)績(jī)通過(guò)績(jī)效考核評(píng)估進(jìn)行展現(xiàn),績(jī)效薪金與績(jī)效考核結(jié)果強(qiáng)制關(guān)聯(lián),通過(guò)拉開合理差距的績(jī)效薪金方式體現(xiàn)多勞多得的理念;員工發(fā)展方面,將員工升職和崗位輪換、表彰獎(jiǎng)勵(lì)和評(píng)優(yōu)評(píng)先等事項(xiàng)與績(jī)效考核結(jié)果強(qiáng)制關(guān)聯(lián);員工培訓(xùn)方面,綜合分析績(jī)效考核結(jié)果和員工的教育、工作經(jīng)歷等信息,系統(tǒng)提出針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃,促進(jìn)員工的綜合能力素質(zhì)提升。
二是構(gòu)建薪酬福利管理基礎(chǔ)信息庫(kù),通過(guò)建設(shè)薪酬福利分析功能,滿足企業(yè)總部及各級(jí)下屬單位薪酬福利數(shù)據(jù)多維度分析的需求;為合理控制財(cái)務(wù)成本,優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)金流,建設(shè)財(cái)務(wù)成本中心管理工具,支撐各級(jí)單位成本中心派生至員工個(gè)人的處理需求,優(yōu)化完善薪酬線上支付模式,開展薪酬福利管理數(shù)據(jù)共享及業(yè)務(wù)應(yīng)用集成,實(shí)現(xiàn)從薪酬計(jì)劃到薪酬發(fā)放的全過(guò)程線上閉環(huán)管理;開展人力資源信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)、員工費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的集成應(yīng)用,滿足企業(yè)廣義人工成本的全面管控。
三是實(shí)現(xiàn)招聘管理與員工管理無(wú)縫對(duì)接。員工入職后,信息系統(tǒng)根據(jù)招聘來(lái)源、用工方式,自動(dòng)提供適用的勞動(dòng)合同模板,與聘任員工簽訂正式的勞動(dòng)合同,勞動(dòng)合同信息自動(dòng)維護(hù)進(jìn)員工個(gè)人信息。同時(shí),根據(jù)招聘管理模塊的入職申請(qǐng)信息,自動(dòng)生成員工的工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷、各類專業(yè)技術(shù)資格、家庭成員等個(gè)人信息。
四是通過(guò)技術(shù)手段提升人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,建立員工信息規(guī)范性提醒機(jī)制,細(xì)化員工個(gè)人信息檢驗(yàn)規(guī)則,對(duì)員工個(gè)人信息維護(hù)的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等問題等主動(dòng)提醒,提高管理人員的工作效率,減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān),提升員工管理有關(guān)核心數(shù)據(jù)的質(zhì)量。開發(fā)關(guān)鍵崗位交流的信息化配套功能,有關(guān)崗位人員在任職期即將結(jié)束時(shí)進(jìn)行換崗提醒,從而規(guī)避廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。
以滿足領(lǐng)導(dǎo)人員和專業(yè)分析人員的監(jiān)控預(yù)警、分析決策等需求為目標(biāo),圍繞人力資源管理招聘、配置、培訓(xùn)、績(jī)效、薪酬福利等各專業(yè)領(lǐng)域,設(shè)計(jì)人力資源數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)及各專業(yè)分析、預(yù)測(cè)應(yīng)用,根據(jù)不同的分析內(nèi)容和主題,自動(dòng)向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)推送,促進(jìn)組織發(fā)展和組織績(jī)效的提升,滿足人力資源統(tǒng)計(jì)、分析、決策一體化需求。
一是打造人力資源管理看板。以統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心分析模型為基礎(chǔ),打造全業(yè)務(wù)指標(biāo)體系,通過(guò)形象化、直觀化的數(shù)據(jù)展現(xiàn),建設(shè)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、人員配置、業(yè)績(jī)考核等人力資源管理看板,實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行狀態(tài)的實(shí)時(shí)掌控。從企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)角度,聚焦核心業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)情況,通過(guò)監(jiān)控重點(diǎn)任務(wù)完成進(jìn)度、評(píng)價(jià)指標(biāo)改進(jìn)情況等方式,跟蹤人力資源管理重點(diǎn)工作落實(shí)進(jìn)度和效果。在監(jiān)控看板的維度上,實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體、所屬業(yè)務(wù)板塊、所屬各級(jí)子企業(yè)等人力資源管理數(shù)據(jù)的橫向聯(lián)通和縱向穿透。
二是開展人力資源管理效率效益分析。按照企業(yè)整體價(jià)值最大化的原則,設(shè)計(jì)開發(fā)展示人力資源管理用工情況、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、效率效益等核心數(shù)據(jù)的“三張表”。對(duì)薪酬管理、人工成本等開展計(jì)劃完成偏差分析、歷史對(duì)比異常分析、業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)邏輯分析、行業(yè)先進(jìn)對(duì)標(biāo)分析等,滿足各級(jí)人力資源管理負(fù)責(zé)人對(duì)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析需求。以分析為基礎(chǔ)開展預(yù)警業(yè)務(wù),重點(diǎn)以上述分析業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)同步提醒,通過(guò)引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),對(duì)關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析和預(yù)測(cè)分析,實(shí)現(xiàn)事前的及時(shí)預(yù)警。
三是實(shí)現(xiàn)報(bào)表定義和指標(biāo)分析的靈活處理。深入分析企業(yè)人力資源統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)需求,打造與之深度契合且高效、靈活的綜合統(tǒng)計(jì)分析平臺(tái),實(shí)現(xiàn)人力資源管理各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的定義、上報(bào)、匯總功能,滿足企業(yè)人力資源管理分析需求。增加自定義報(bào)表功能,實(shí)現(xiàn)自主設(shè)定表單樣式、報(bào)送流程及自動(dòng)匯總數(shù)據(jù),將復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析通過(guò)多個(gè)維度進(jìn)行動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)。各級(jí)使用單位可以在組件化、服務(wù)化的平臺(tái)上借助微服務(wù)等新的技術(shù)路線,在權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)自定義指標(biāo)分析和個(gè)性化指標(biāo)展示等功能。
以服務(wù)員工為核心,搭建高效便捷的服務(wù)全員交互平臺(tái),通過(guò)提供信息傳遞服務(wù)、精確的流程跟蹤服務(wù)和統(tǒng)一的應(yīng)用入口,為員工入職、成長(zhǎng)、發(fā)展和退出的職業(yè)生涯全周期提供全方位的服務(wù)。
一是開發(fā)員工服務(wù)移動(dòng)應(yīng)用。以人力資源管理客戶服務(wù)為出發(fā)點(diǎn),深入分析人力資源業(yè)務(wù)領(lǐng)域員工需求,建設(shè)員工服務(wù)移動(dòng)應(yīng)用,滿足員工在日常工作和生活中對(duì)各類信息的靈活獲取和及時(shí)辦理業(yè)務(wù)的需求,打通員工群體之間、員工與企業(yè)之間的便捷信息交互渠道,提升員工對(duì)于人力資源管理的客戶服務(wù)體驗(yàn)。按照信息管理權(quán)限,提供面向全員的個(gè)人信息獲取方式,暢通消息實(shí)時(shí)推送渠道,使員工實(shí)時(shí)查詢個(gè)人崗位狀況、薪酬發(fā)放、企業(yè)年金、培訓(xùn)課程情況等;提供組織信息、規(guī)章制度和政府政策有關(guān)的查詢及公司通知的獲取渠道,助力員工對(duì)公司狀態(tài)全面感知的實(shí)現(xiàn),為員工信息服務(wù)和職業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。
二是實(shí)現(xiàn)員工相關(guān)信息自主管理。打造具有粘性的員工個(gè)人端應(yīng)用程序,實(shí)現(xiàn)員工相關(guān)信息自主管理,員工個(gè)人信息自主共享授權(quán),減輕專業(yè)管理事務(wù)性工作量,同時(shí)提升員工自主性、數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。員工通過(guò)系統(tǒng)及時(shí)了解個(gè)人相關(guān)信息,采用自主核對(duì)維護(hù)的方式,有利于數(shù)據(jù)質(zhì)量的進(jìn)一步提高。按照“誰(shuí)的數(shù)據(jù)誰(shuí)維護(hù)”原則,為員工提供個(gè)人信息自主管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)員工個(gè)人基本信息和成長(zhǎng)信息變動(dòng)的自主維護(hù);根據(jù)信息的類型按需設(shè)置專業(yè)部門的審核權(quán)限,確保員工全維度數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性,并作為企業(yè)人員數(shù)據(jù)的唯一權(quán)威來(lái)源。新增員工個(gè)人信息授權(quán)使用功能,企業(yè)將員工個(gè)人隱私信息在管理中的使用需求推送給員工,采集員工的電子授權(quán)后方可使用。
三是建設(shè)移動(dòng)學(xué)習(xí)功能,為員工隨時(shí)隨地獲取學(xué)習(xí)資源并利用碎片時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)提供支撐,促進(jìn)員工個(gè)人能力提升。通過(guò)建設(shè)云學(xué)習(xí)平臺(tái)為員工提供多樣的培訓(xùn)方式,員工可以在手機(jī)端獲取課程信息,進(jìn)行培訓(xùn)課程報(bào)名并參與線上課堂,參與學(xué)習(xí)社區(qū)互動(dòng)并進(jìn)行在線考試自測(cè)等。打通與互聯(lián)網(wǎng)培訓(xùn)資源的壁壘,實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)信息共享,激活員工的碎片學(xué)習(xí)時(shí)間,建立學(xué)習(xí)積分獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,提高學(xué)習(xí)積極性。
四是提供員工人事業(yè)務(wù)在線申請(qǐng)平臺(tái),為員工出具在職證明、離職證明等證明材料,將出差、休假等事務(wù)申請(qǐng)進(jìn)行線上處理,減少日常面對(duì)面事務(wù)性工作中的時(shí)間消耗,提高人力資源協(xié)作效率,助力實(shí)現(xiàn)全員人力資源管理。拓展并實(shí)現(xiàn)員工績(jī)效合約、人事業(yè)務(wù)申請(qǐng)、崗位競(jìng)聘、咨詢服務(wù)等常用人事業(yè)務(wù)處理的移動(dòng)化,提供有關(guān)事務(wù)辦理狀態(tài)跟蹤和提醒服務(wù)。員工可以自助發(fā)起事務(wù)性工作申請(qǐng),人力資源管理人員通過(guò)手機(jī)端便捷完成業(yè)務(wù)審批等工作,實(shí)現(xiàn)人力資源信息的高效處理。
制定人力資源管理信息化系統(tǒng)有關(guān)的制度、規(guī)范和流程,明確信息化管理的模式、流程、方式、權(quán)責(zé)等內(nèi)容,充分發(fā)揮人力資源信息化管理系統(tǒng)的價(jià)值。
一是建立覆蓋人力資源管理信息系統(tǒng)全模塊的制度規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn),明確信息系統(tǒng)中信息維護(hù)和審核等權(quán)責(zé)劃分,規(guī)定信息系統(tǒng)的信息維護(hù)范圍、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)依據(jù)等內(nèi)容和要求,確保系統(tǒng)信息的規(guī)范性和統(tǒng)一性,實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
二是完善人力資源信息系統(tǒng)信息的考核評(píng)價(jià)體系,根據(jù)企業(yè)人力資源信息化管理的薄弱環(huán)節(jié),設(shè)定信息數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性有關(guān)指標(biāo),開展常態(tài)化的考核評(píng)價(jià),考核評(píng)價(jià)結(jié)果納入年度績(jī)效考核,促進(jìn)信息數(shù)據(jù)質(zhì)量持續(xù)提升。
三是打造安全實(shí)用的信息系統(tǒng),完善各級(jí)單位和各模塊用戶的權(quán)限管理流程,按照企業(yè)不同管理層級(jí)設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)和員工應(yīng)具備的權(quán)限,在涉及員工個(gè)人敏感信息查詢等方面設(shè)置手機(jī)二次鑒權(quán),建立信息系統(tǒng)賬號(hào)實(shí)名制管理規(guī)范,全面確保數(shù)據(jù)安全保密。
隨著時(shí)代的發(fā)展,人力資源管理信息化對(duì)企業(yè)的作用愈發(fā)重要,本文以J 公司的人力資源管理信息化建設(shè)工作為例,對(duì)該企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀、存在的問題和對(duì)應(yīng)的優(yōu)化措施進(jìn)行一般性論述,管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可供相關(guān)企業(yè)借鑒參考。對(duì)于處在復(fù)雜多變的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的企業(yè)人力資源管理者,必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求,利用人力資源管理信息化工具提升企業(yè)管理能力,為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有力支撐。
引用
[1]李茜,企業(yè)人力資源管理信息化的應(yīng)用分析[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì).2021(18):100-101.
[2]高奇峰,信息化在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用初探[J].現(xiàn)代營(yíng)銷.2018(01):181.
[3]盧強(qiáng)、馮蛟、郭偉,數(shù)據(jù)化人力資源管理實(shí)踐——以H 企業(yè)為例[J].中國(guó)人力資源開發(fā).2015(16):56-63.
[4]信息化技術(shù)在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)管理信息化.2021(18):159-160.