新形勢下醫院檔案管理信息化的創新策略分析

劉書龍

（莘縣人民醫院，山東 聊城 252400）

檔案管理是醫院工作的重要內容，工作人員不僅需要將有價值的圖像、筆記、相關信息進行記錄，還需要將醫院各類檔案錄入到管理平臺中，實現檔案數字化轉型升級，利用信息技術能夠優化醫院檔案管理工作的效率，有助于提高檔案共享使用率和整體的工作效率，從而促進醫院各項工作順利開展。

一、信息技術的應用價值

1.提高醫院檔案管理質量

近些年來，隨著信息技術與醫療領域的高度融合，信息技術創新了醫療機構原有的工作形式以及內部管理體系，信息化發展已經成了當前醫療機構未來發展的重要方向。由于我國醫療機構診療量以及規模的不斷擴大，檔案信息內容繁多，在信息技術高速發展的今天，醫院管理者需要優化原有檔案管理工作體系。只有利用信息化提高檔案工作管理效率，引導檔案管理朝著多元化方向發展，并將新興技術融入實際工作當中，引導工作人員不斷創新，才能夠科學合理地提高醫療機構的服務質量。

總的來講，新形勢下檔案管理工作需要進行全面改革與創新。工作人員需要利用信息技術，在當前海量數據信息當中，科學合理地管理好這些數據資源，促進各項管理工作的有序開展，加強各個部門之間的協同交流，提高工作效率，維護穩定的運營秩序[1]。

2.增強醫院綜合競爭力

醫院綜合競爭力不僅體現在醫療能力以及醫院的規模，還與醫院檔案管理工作具有十分重要的聯系。檔案管理工作與信息技術的融合能夠進一步提高醫院管理力度，幫助工作人員結合實際運營情況以及各項工作目標提高工作效率，實現各方資源的高度融合。

此外，由于部分醫院規模較大、部門眾多，某些患者的疾病可能需要多個部門協同處理。利用信息技術能夠幫助各個科室工作人員實時地傳遞各種數據信息資料，提高了各部門溝通協作的效率。工作人員還可以利用物聯網技術將運動傳感器等各種傳感器放置在病房以及重癥監護室當中。倘若患者身體機能出現異常，傳感器則會第一時間發出警報，并將信息上傳至云數據中心，平臺管理人員則可以立即指揮護士和醫生對其進行救治。

最后，由于醫院在日常運行過程中需要定期購買大量的醫療物資以及醫療設備，對于醫療設備，還需要管理人員定期做好養護、報修等工作，利用信息技術能夠幫助工作人員將所有醫療材料以及醫療設備相關信息錄入到系統當中，以便于各項工作的有序開展，提高工作效率[2]。

3.幫助管理者制定科學合理的決策

信息技術與醫療領域的融合能夠引導工作人員在數據處理、資料收集以及資源共享方面提高工作效率，能夠為醫院管理者構建一個更為清晰的數據、材料，以此來幫助管理者結合醫院實際運營情況更加科學合理落實各項制度以及方針規劃等。并且利用信息技術還可以觀察醫院各個科室工作人員的工作效率，以及患者對醫院的建議?？偟膩碇v，信息技術能夠幫助醫院管理者更加科學合理地制定決策部署，提高信息技術的覆蓋面，是醫院在新時代下的重要發展方向[3]。

二、目前醫院檔案管理信息化建設存在的問題

1.工作內容不明確

傳統檔案管理方法過于簡便，并沒有結合實際情況明確管理工作的內容與范疇，管理者制定的各項制度也缺乏一定的實踐性。并且由于傳統檔案管理方法主要取決于工作人員的經驗意識，存在眾多主觀因素，倘若部分工作人員因自身意識不到位，就會影響檔案管理工作的有序開展，降低工作質量[4]。

2.管理人員缺乏信息化意識

信息技術與醫療領域的融合雖然創新了醫療機構檔案管理工作體系，但是由于在實際工作中，大部分管理人員沒有重視信息技術對于檔案管理的價值，他們缺乏一定的信息化知識，無法科學合理地利用信息技術開展檔案管理工作。例如，部分工作人員無法合理利用辦公軟件，部分工作人員難以利用大數據技術對檔案信息進行數據整合以及數據分析[5]。

3.管理制度陳舊

當前，部分醫院存在檔案管理制度陳舊的現象，不符合當今時代發展。例如，檔案管理制度沒有包括監督、考核、反饋等多個環節，無法科學合理地掌控檔案管理工作人員的實際工作情況。倘若工作人員與管理者之間沒有建立良好的溝通機制，就會在實際工作中產生眾多漏洞，不利于管理者開展各項工作決策[6]。

4.檔案管理系統功能局限

雖然部分醫療結構，利用信息技術建立了檔案管理系統，但由于該系統部分功能模塊較為簡陋，無法有效實現各個部門的信息交流、信息傳遞功能。并且工作人員也難以在短時間內，對各類檔案信息進行資源整合，最終導致檔案管理工作無法得到有效提高。這一現象的主要原因在于醫院管理者不具備信息技術的應用意識，僅僅將檔案管理信息化體系構建當作基礎性工作部署，沒有認識到當今時代信息技術是檔案管理工作的重要發展方向[7]。

三、新形勢下醫院檔案管理信息化的創新策略

1.改變傳統管理觀念

信息化時代下，要想進一步將信息技術與醫院檔案管理工作相融合，首先應引導檔案管理工作人員思想意識上進行改變。例如，部分工作人員由于一直沿用傳統工作方式，對于信息技術學習態度存在不端正的現象。此時，管理者應積極引導工作人員嘗試新型管理理念。

其次，醫院還應重視信息技術下的檔案管理工作，例如可以通過與社會其他機構合作的方式對醫院檔案管理工作人員進行信息化技術培訓，邀請優秀工作者分享經驗，對檔案管理人員進行全方位的指導，以此來優化他們的思維認知。此外，為了進一步提高檔案管理工作人員的信息化應用，技術管理者還可以將信息技術的應用能力與薪酬制度掛鉤，通過落實各項激勵措施的方式提高檔案管理工作人員學習信息化技術的欲望。為檔案管理信息化打下堅實的基礎，提高醫院檔案管理工作效率[8]。

2.加大管理設備的投入

從實際情況來看，由于我國各個地區經濟發展各不相同，經濟發展較好的地區，醫療機構信息化建設程度較為完善，而經濟條件較差的地區，醫院部分部門依舊沿用傳統的檔案管理工作方式，并且由于信息化設備較少，也會導致這些醫院存在工作效率較低的現象。為了進一步提高醫療機構的信息化建設，當地政府以及相關部門應落實一系列措施，支持醫療機構購買信息化設備。

此外，管理者還應結合醫院實際運行情況選擇科學合理的信息化系統。例如，當今時代，檔案數據信息繁多，要想確保檔案管理工作的有效落實，提高醫院各個科室之間的信息交流、信息共享能力。應盡量購買性能較高的計算機設備，能夠支持大數據、物聯網等新興技術的應用，這樣才能夠為醫療機構信息化建設打下基礎。同時，為了提高檔案管理工作的效率，管理者還應擴大檔案管理工作的辦公區域，給予工作者一個優美的環境，以便于支持他們對檔案管理工作進行不斷創新。

3.優化醫院檔案管理內容

新形勢下要想加強醫院檔案管理工作力度，工作人員首先應當結合醫院運行情況分析醫院各部門工作職能。其次，需要結合檔案內容與特點進行劃分。最后，需要將其一一上傳至檔案管理系統當中，以此來解決原有檔案管理工作內容劃分不明確的問題。通常來講，醫院檔案管理主要分為以下幾類：文書檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案、衛技干部檔案、業務檔案以及專題檔案。

文書檔案內容包括黨群、宣傳類；綜合類；組織人事類；勞動工資類；基建、設備、財務類；醫療、行政類以及其他類。

科技檔案包括設備檔案和基建檔案。設備檔案是指訂購儀器設備的合同、協議書以及圖紙、說明書、操作規程、合格證書、裝箱單；安裝調度及驗收記錄、報告；運行使用過程中取得的實效記錄，事故記錄及處理報告以及儀器報廢的技術鑒定材料、報告及上級主管部門的批件?；n案包括計劃任務書、合同、協議書、證明書及批準文件；選址報告、工程、水文、氣象、地質等基礎材；初步設計、工程技術設計及設計修改、變更材料；施工安裝圖紙、說明書、施工日記和記錄；工程概算、預算、決算；全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結；工程改建、擴建擴維修、使用中變更的圖紙及有關材料；改建、維修水電設施有關材料、圖紙以及其他材料。

會計檔案可以細化分為財務會計、基建會計、工會會計。會計檔案的內容主要為會計憑證類：記賬憑證；收據存根。會計賬簿類：現金日記賬；銀行日記賬；總賬；收、支明細賬；固定資產明細賬；材料物資明細賬。會計報表類：年度會計報表、預決算；會計月報、季報。其他會計資料類：工資匯總表、名冊、調整通知；會計檔案移交清冊；會計檔案保管清冊；會計檔案銷毀清冊。

特種載體檔案主要為照片、磁介質、光盤、實物。其內容能夠反映本院主要職能活動、基本歷史面貌；上級領導、專家、教授來院檢查、學術指導等重要活動；本院重大手術、新技術、新項目。本院開展大型、小型醫療咨詢，下鄉醫療服務；本院黨委、工會、團委組織的有關重要、一般活動、宣傳、教育方面以及其他有保存價值的特種載體。

衛技干部檔案內容為醫生專業技術材料、護士專業技術材料。

業務檔案包括護理類：關于護理管理、帶教、重要專項護理的材料；其他材料。醫療類：關于醫療質量管理、醫療糾紛、科研項目、科教帶教、院內感染防治管理性材料；其他材料。門診記錄：門診日記?？蒲许椖浚褐卮?、一般科研項目的管理性、評審結果、原始調查記錄。

專題檔案包括：復審“二級甲等醫院”及創“三級甲等”醫院專題；綠色醫院；等等。

4.健全檔案管理制度配套體系

醫院需要健全檔案管理制度配套體系。從實際情況來看，部分醫療機構存在檔案管理系統功能不完善，沒有建立監督管理體系的現象，導致工作人員在開展檔案管理工作期間，由于自身操作失誤或系統故障，出現安全隱患，無法開展后續相關工作。

所以，為了避免上述事件發生，管理人員還應構建針對檔案管理系統的檢查機制、監督機制、反饋以及考核機制。檢查機制是確保工作人員能夠嚴格遵守相關要求，開展檔案管理工作的先決條件，監督機制則是確保檔案管理工作人員不會出現懶散心理或舞弊現象反饋機制，能夠引導工作人員發現當前檔案管理系統存在的漏洞。以此來優化檔案管理系統各個模塊的功能?？己藱C制能夠增強檔案管理工作者與管理人員之間的溝通交流力度，幫助管理人員更好地發現檔案管理工作者自身存在的問題，通過落實針對性的策略提高他們的工作意識以及工作技能，保障檔案管理工作的效率。

5.提高檔案管理工作人員的專業素養

提高檔案管理工作人員的專業素養，需要醫療機構管理者從以下幾個層面考慮。首先，管理者需要優化檔案管理工作人員的入職門檻，例如從業務技能、專業素養、文化知識以及信息化技術應用能力四個維度。觀察入職者是否具備一定的信息化技術應用能力以及創新意識，只有為檔案管理部門篩選出具有較強專業能力和創新意識的復合型人才，才能進一步提高醫院檔案管理工作效率。

其次，管理者與檔案管理工作人員還應定期學習新型檔案管理理念以及工作方式，可以通過聘請專家以及相關學者的方式引導他們進一步了解信息化技術的應用意義，開拓他們的工作視野。醫療機構管理人員也應積極結合檔案管理領域未來發展趨勢，不斷創新與優化醫院原有檔案管理工作體系。

最后，還需要將思想道德元素結合檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的人生觀、價值觀，引導他們在日常工作中虛心學習，做好每一項檔案數據的處理。

6.將檔案管理模式進行統一

提高檔案管理工作效率，需要醫療機構管理者結合醫院所有部門構建一個統一的管理系統。傳統工作過程中醫院檔案管理，由于涉及許多分散部門，各位工作人員在協同作業過程中可能存在認知偏差或工作交接不及時的現象，使得檔案管理質量較差。所以醫療機構各個部門應建立明確的制度，將有價值的檔案資料及時上傳至管理系統當中，由檔案管理工作人員進行統一處理。倘若存在任何問題，都需要利用線上平臺與工作人員進行即時交流，以此來加快醫院檔案管理信息化建設，提高各部門之間的協同工作效率。

結語

綜上所述，隨著信息化技術的快速發展，醫院檔案管理工作也應順應時代，管理者需不斷提高檔案管理工作人員的信息意識以及信息技術應用能力，通過落實多元化策略的方式為檔案管理工作的開展提供一個堅實的基礎。