新形勢下新聞檔案管理存在的問題及對策

江月蘭

（福建省三明市明溪縣融媒體中心，福建 三明 365200）

新聞檔案管理工作對于社會發展來說，其作用不言而喻，能夠對社會的實踐發展過程進行精準的記錄，對推動地方的決策制定、有序發展、戰略規劃目標的落實具備著非常重要的借鑒意義。新聞檔案管理工作較為復雜，突破了傳統紙質檔案管理的單一化，需要加強對聲像、視頻等檔案資料的管理，對各類數據信息進行精準分類，并通過科學合理的整合歸檔，保障數據信息能夠展現出其價值和優勢，為社會發展打下堅實的基礎。因此，需要提高對新聞檔案管理工作問題的關注，在資源整合的基礎下，明確檔案管理工作中存在的問題、難點和堵點，積極探索解決問題、突破難點堵點的措施，通過科學整合優化，推動檔案管理工作逐步走上制度化、信息化、科學化的發展之路。

一、新形勢下強化檔案管理的價值和作用

1.具有重要的歷史參考價值

在城市發展過程中，新聞報道是現代社會及未來社會發展的重要歷史研究資料。因此，在媒體行業中，新聞報道也被稱之為“史詩初稿”。新聞報道的文字、音視頻檔案，具有較強的真實性和客觀性，是開展歷史研究極為重要的參考資料，也是數據信息的重要來源。例如，對于城市發展過程中的重要文字報道以及聲音影像資料，能夠展現出不同時期的歷史狀況、經濟狀況以及重大社會事件，這些都會在新聞檔案中得以體現，而這些資料的保存和管理，對我國歷史發展以及社會研究來說，具備著非常重要的現實意義[1]。

2.推動新聞事業進一步提質增效

進一步強化新聞檔案管理的綜合質量，對于進一步優化我國媒體行業的新聞報道管理價值來說，有著非常重要的地位。新聞報道是對已發生的事實進行的客觀真實的記錄，都能夠從新聞檔案中找到參考文獻。因此，媒體記者在從事新聞采編過程中，可以通過對傳統檔案資料的查詢，從中獲取歷史背景和文化背景，從而促進媒體行業的新聞報道實現提質增效，進一步優化新聞報道的綜合價值。伴隨著信息技術的高速發展，新聞事業迎來了發展新機遇，同時也面臨更高的挑戰和競爭壓力，深刻洞察媒體融合發展的趨勢和規律，推動媒體融合發展，建設全媒體成為新聞行業面臨的一項緊迫課題。由此，媒體行業越來越關注新聞的傳播質量、廣度和深度，同時也需要進一步保障新聞報道綜合質量，從而獲得行業競爭的綜合實力。因此，進一步強化新聞的檔案管理工作，為新聞工作者提供更便利、更高質量的檔案查詢服務與綜合利用，為進一步強化新聞資源整合，尋找新聞的報道、編輯的切入點，確保為提升新聞報道質量服務[2]。

3.為決策制定提供重要借鑒作用

在媒體日益發展，新媒體技術不斷更新的社會背景下，信息爆炸的時代全面來臨，媒體行業在這樣競爭越來越激烈的市場背景下，尤其是傳統融媒體，如廣播電視、報紙要獲得生存，并獲得進一步的穩定發展，就必須強化對檔案管理工作的重視關注。在媒體行業的發展過程中，除了需要以融媒體中心的實際及整個行業的發展現狀為出發點，制定出科學合理的戰略規劃，還需要通過對傳統檔案資料的查詢，對未來的戰略發展規劃以及內部機制進行調整和優化。由于新聞檔案除了記載傳統的新聞資料之外，還能記載當前媒體中心的成功經驗以及失敗案例。因此，媒體行業在對其發展戰略進行制定的過程中，需要對傳統的發展資料進行搜索，并從過往的失敗經驗中吸取教訓，通過借鑒成功的發展案例來實現提升，保障媒體行業始終保持在正確的發展之路上[3]。

二、新形勢下新聞檔案管理存在的問題

1.管理意識落后，管理水平不高

受到傳統理念的影響，有些新聞單位對新聞檔案管理的意識相對來說較為薄弱，沒有充分認識到進一步強化檔案管理工作，對于整個行業發展的重要性，也只是將檔案資料視作為一般的文書檔案，過多關注的是新聞收集和發布，忽略了新聞發布之后的存檔和管理，使得檔案管理效率較為低下，管理過程不夠規范。與此同時，信息技術高速發展，媒體行業的新聞報道形式也越來越豐富，導致新聞檔案管理工作的難度逐漸加強。但是個別新聞單位在檔案管理工作上，仍在運用傳統的檔案管理模式，過多重視存儲紙質檔案，忽視數字化建設，導致圖片、聲像等電子檔案缺乏安全的保存介質，因為存儲空間不足，不少音視頻檔案分散保存在記者手中，導致新聞檔案資源收集不全，從而了降低新聞檔案管理質量，給檔案查詢和利用工作帶來了一系列的困難和問題，甚至加大了新聞檔案資料丟失的風險[4]。

2.缺乏專人管理，檔案流失嚴重

在媒體行業，新聞檔案的重要價值不言而喻，但是有些單位的檔案管理工作意識薄弱，將工作的側重點放在新聞采編以及后期的制作和傳播上，沒有設置專人來管理新聞檔案。就以筆者所在的地區為例，目前全市11個縣市（區）的融媒體中心中，有10個縣市（區）檔案管理員均屬兼職，且無一人是檔案專業畢業生。受檔案管理的意識和管理人員的素質影響，有的單位把新聞紙質資料作為廢品處理，致使檔案資料收集不全。同時，對珍貴的圖片、聲像和視頻檔案資料辨析力不高，導致珍貴照片、聲像、視頻等電子檔案收集不全，甚至流失。目前，雖然個別單位設置了新聞檔案專人管理，保障了新聞檔案資料收集的時效性，但是由于管理人員非專業生，加上人事調動較為頻繁，新的管理人員未能及時參加檔案管理崗位培訓，管理能力無法及時跟上，致使檔案管理工作效率低下，大大削弱了檔案管理工作的質量安全[5]。

3.缺乏資金投入，硬件基礎薄弱

綜合我國現階段在檔案管理工作的實際情況展開分析，有些單位在展開新聞檔案管理時，對檔案管理工作的價值正確認知度不高，忽視了檔案管理工作的基礎設施建設重要性，在檔案管理工作方面投入經費少，未能建設標準的檔案庫房和添置存儲媒介，如藍光機、移動硬盤等設施設備，無法滿足新聞報道中產生的海量電子檔案管理的需求。因未開展檔案數字化建設，在檔案管理工作過程中仍在運用人工檢索模式，致使檔案管理效率低下。此外，部分新聞單位更多地關注編輯和記者采編能力培育和提升，忽視了檔案管理人員的技能培養。因此，檔案管理人員的專業水平、管理效率和質量都急待進一步提升。

三、新形勢下新聞檔案管理的優化對策

1.高度重視，提高檔案管理水平

在傳統的檔案管理工作過程中，檔案管理工作是面對大多數都是紙質化以及非數字化的錄音資料進行存儲和檢索。當今時代，隨著信息技術的飛速發展及媒體行業的不斷進步，特別是在當今媒體融合的背景下，廣播、電視、報紙、網站、客戶端、微信、微博全媒體推進，新聞報道形式不斷創新，伴隨抖音、視頻號等新媒體方式的呈現，涌現越來越多的聲像、視頻等資料，這就迫切需要加強檔案數字化建設。面對形式不同的海量新聞資料，需要檔案管理人員及時進行整理和歸檔，以確保檔案管理工作的有序性及檔案資料的豐富性。同時，進一步強化檔案資料的開發和運用，是我國現代檔案資料管理工作的重點內容。而伴隨著融媒體時代的全面來臨，新聞檔案代表著對歷史事件的證明，因此需要進一步加強對檔案管理工作的重視和關注，深刻認識到檔案管理工作的重要意義，將其納入單位發展的綜合性規劃中，進一步明確檔案管理工作的具體職責，并配置專職工作人員，使得新聞單位的檔案管理工作水平得到全方位的改善。同時，需要強化《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和中華人民共和國國家檔案局最新檔案行業標準規定及檔案管理專業知識學習提升，全面提高檔案管理人員自身的網絡思維、數據思維以及檔案管理的創新思維，不斷更新知識，優化管理方法，確保檔案管理工作朝著標準化和精細化方向發展，并積極探索檔案管理工作的全新發展模式，加強對數據信息的開發和運用，為單位的領導決策提供輔助，并通過現代化的信息技術，為檔案管理工作賦予全新的活力和生機[6]。

2.強化管理，提升專業隊伍素養

擁有一支思想站位高、專業素養強、作風優良的檔案管理工作人才隊伍，是確保檔案管理工作有序推進的重要保障之一，因此需要進一步強化檔案管理工作人才團隊的建設。一是需要配備專業的檔案管理員，強化其新聞檔案管理意識。各新聞單位要進一步強化檔案管理意識，建立檔案管理科室，配備專人從事檔案管理工作，重視檔案管理人員的能力提升。二是需要進一步強化檔案管理員的技能培訓，提升業務能力水平。新聞單位可以采用“走出去”“請進來”等途徑，通過舉辦檔案管理知識講座和現場觀摩等方式，實現檔案管理理論知識、實踐操作能力雙提升，促進各新聞單位能夠對檔案資料進行及時科學合理的分類、整理，并在系統中進行規范錄入，方便后續對檔案資料的檢索利用，為更好地從事新聞報道服務。例如，在今年的冬奧和殘奧期間，我國奧運健兒奮力拼搏，獲得不少金牌、獎牌。在報道奧運冠軍時，可以將該奧運冠軍曾經獲得的獎牌數和相關的新聞報道以及曾經的比賽音視頻、圖片等調取出來，進一步回顧奧運健兒為國家爭光的令人振奮時刻，促進社會大眾針對奧運健兒更為深刻的認知，也可以將調取曾經采訪到他們的視頻，再現該奧運冠軍在賽場之外的人格魅力，實現新聞報道的多樣性，進一步提升新聞報道的質量和在行業中的影響力。檔案管理部門可采用信息化技術手段，通過云平臺，開通網絡課程或現場直播等方式加大對檔案管理人員實現“線上”繼續教育培訓，從而實現檔案管理隊伍的能力提升，優化對檔案的歸類水平、整理水平以及存儲水平，確保檔案資料進行科學合理的長期管理，掌握各種現代化的檔案管理設施操作步驟。三是需要進一步強化檔案管理員的紀律教育，執行嚴格的績效考核機制。不少的檔案資料具備一定的保密性，因此，檔案資料的調取和運用，都有著非常嚴格的規定。這就要求檔案管理人員需要強化政治意識、紀律意識和安全意識，要立足大局理念，嚴格按照規章制度辦事，確保檔案管理的安全性。例如，對于地方發展的絕密資料，以及相關戰略發展規劃，需要檔案管理人員實行嚴格保存，若要查詢這些檔案資料，需要遞交對應的申請書，并通過層層審批后，才能進行查閱。同時，設置對應的績效考核機制，形成常態化的管理制度，通過一系列措施，提升檔案管理人員的責任意識，確保檔案管理工作的科學合理性。四是需要進一步強化檔案管理員綜合素養，更好地為提高新聞報道服務。檔案管理員是單位發展過程中的歷史見證者，更應該成為日后單位發展過程的推介者。而作為媒體行業的復合型人才，需要對檔案資料進行不同層次的收集和整理，推出豐富多樣的新聞文化產品，滿足不同層次的文化需求，迎合媒體時代的發展趨勢[7]。

3.保障投入，提升基礎設施建設

新時期，檔案資料的管理和運用工作，具備一定的特殊性，需要進一步強化資源的投入，保障經費，以確保檔案管理工作的完善性。一是保障人才團隊的建設。首先，需要配齊配足檔案管理人員。其次，保障檔案管理人員的繼續培訓提升經費和績效。二是要保障軟硬件設施建設投入。需要進一步強化檔案庫（室）建設，及軟硬件管理設施的投入，如配置藍光機、移動硬盤等。除了必要的保存環境設置之外，還需要進一步強化對新型檔案資料管理系統和查詢系統的建設，并對這些系統硬件提供足夠的維護經費保障，以確保檔案管理工作的有序性、規范性、科學性和保密性。因此，新聞單位的主管部門和相關管理人員，需要建立健全資源投入機制，將新聞檔案管理所需的各種硬件設施以及資源經費劃入到單位每年的預算管理工作中，確保經費投入有章可循。同時，還需要根據檔案管理信息化建設過程中存在的困難和問題，設置專項的解決經費，保障檔案管理的信息化建設有序推進。此外，要積極聯合社會單位，展開檔案管理技術的創新研發，構建出更加適合新時期新聞檔案管理工作的管理體系。

結語

綜上所述，媒體行業的新聞檔案管理工作，具備著非常重要的歷史研究價值和文化傳播價值，需要相關管理人員及時掌握檔案管理工作存在的缺陷和問題，制定出針對性的優化策略，這不僅僅是現代媒體行業發展的需求，更是地區文化產業發展的迫切需要。需要相關工作人員緊跟時代的發展要求，持續強化學習，不斷更新檔案管理理念，積極探索全新的管理辦法，并強化經費投入，切實保障新聞檔案資料發揮出其最大的價值和優勢，為媒體行業的發展以及史料研究和推動社會發展做出積極貢獻。本文針對新時期新聞檔案管理工作提出了一系列的優化措施，以供同行參考，助力提升媒體行業的新聞檔案管理綜合成效。