紀(jì)念館藏品檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化體系構(gòu)建

陳翠玲

（冀魯豫邊區(qū)革命紀(jì)念館，山東 菏澤 274000）

引言

紀(jì)念館是為了紀(jì)念國家發(fā)生重大歷史事件而建立的，其目的是讓人們銘記過去發(fā)生的歷史，永遠(yuǎn)不忘。人們來到紀(jì)念館中，就能夠知曉我國的發(fā)展歷史。而藏品是紀(jì)念館的重要組成部分，是當(dāng)年歷史最好的見證證明，具有極高的歷史意義。在紀(jì)念館中，由于藏品數(shù)量很多，且種類十分豐富。所以為妥善保存這些藏品，就應(yīng)該將之采用科學(xué)地方法保存和記錄。而記錄這些藏品就是檔案，檔案中能夠詳細(xì)地體現(xiàn)出藏品的名稱、收集的收藏、來源、重量、質(zhì)地、成分等，然后再配上該藏品的照片。由此可見，藏品的檔案并不只是幾張紙而已。紀(jì)念館藏品隨著時(shí)間的流逝不斷增加，其檔案數(shù)量也會(huì)越來越多。如果不能夠?qū)@些藏品檔案進(jìn)行科學(xué)管理，檔案就可能丟失、損壞等，對(duì)藏品也會(huì)產(chǎn)生極大的不良影響。所以紀(jì)念館應(yīng)做好檔案管理工作。

一、紀(jì)念館藏品檔案管理現(xiàn)狀

1.藏品檔案管理工作人員的綜合性素養(yǎng)不高

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，人們在滿足物質(zhì)生活的同時(shí)開始追求精神文明建設(shè)，越來越多的人會(huì)來到紀(jì)念館中進(jìn)行參觀。紀(jì)念館作為一種公益性的場所，收入渠道不多。而大量的人群到館，會(huì)使得紀(jì)念館的管理和維護(hù)的壓力不斷攀升。所以，紀(jì)念館就有了更多的資金壓力，尤其是紀(jì)念館還需要投入大量的資金用來定期地對(duì)那些藏品進(jìn)行維護(hù)研究等[1]。同時(shí)，為了擴(kuò)充紀(jì)念館的藏品種類，紀(jì)念館還會(huì)引進(jìn)更多的藏品。然而這一切都需要大量的資金來支持，所以就使得紀(jì)念館資金常年短缺。為了節(jié)省開支，能夠使紀(jì)念館擁有更多的資金支持，領(lǐng)導(dǎo)層通常會(huì)采用節(jié)約人力資源成本的方式來實(shí)現(xiàn)。而紀(jì)念館藏品檔案管理工作量任務(wù)繁多，應(yīng)該需要大量的工作人員來完成，而工作人員的減少，也必然會(huì)造成藏品檔案管理工作質(zhì)量的降低。有部分紀(jì)念館藏品檔案管理工作的崗位工作人員甚至是兼職，這部分人員并沒有相關(guān)的管理工作經(jīng)驗(yàn)，難以高質(zhì)量地完成藏品檔案管理的工作。還有部分紀(jì)念館藏品檔案管理工作人員是由其他部門的工作人員來擔(dān)任，這也就導(dǎo)致紀(jì)念館檔案管理工作人員的工作水平普遍不高，極易在工作中出現(xiàn)各類問題。

2.在進(jìn)行藏品管理中仍然大量使用傳統(tǒng)的管理方法

在新時(shí)代的背景下，各類信息技術(shù)不斷興起，極大地提升了人們的生產(chǎn)和生活質(zhì)量。信息技術(shù)也早已在紀(jì)念館藏品檔案管理中應(yīng)用。然而有部分紀(jì)念館藏品檔案管理，由于缺少資金，在進(jìn)行信息化建設(shè)方面的投入資金力度不夠，缺少必要的信息化建設(shè)，再加上工作人員并不能夠重視信息化辦公的重要作用，在實(shí)際工作中仍然使用傳統(tǒng)方式來進(jìn)行藏品檔案管理，這就使得藏品檔案難以達(dá)成規(guī)范和統(tǒng)一[2]。也由于其規(guī)模較大數(shù)量較多，很容易使藏品檔案管理發(fā)生疏漏。同時(shí)，由于傳統(tǒng)方式管理藏品檔案，由于檔案的材質(zhì)并不同，經(jīng)過時(shí)間的積累，檔案的材質(zhì)也會(huì)發(fā)生損壞，這不僅會(huì)加大檔案管理工作人員對(duì)檔案管理的難度，也會(huì)給紀(jì)念館帶來一些損失。

3.檔案信息收集困難

要做好紀(jì)念館藏品管理工作，就必須做好藏品檔案信息收集工作，這項(xiàng)工作的工作難度不高，然而在實(shí)際工作中會(huì)存在很多的問題，也會(huì)導(dǎo)致檔案信息收集較為困難。第一，由于紀(jì)念館藏品種類眾多，所以就應(yīng)該事無巨細(xì)地對(duì)藏品的檔案信息進(jìn)行記錄。然而，有部分紀(jì)念館藏品檔案管理工作人員的工作能力不強(qiáng)，還缺少必要的工作人員，所以就無法高質(zhì)量地完成檔案信息的收集工作。第二，由于檔案管理工作人員的工作水平有限，還有很多工作人員的文化素養(yǎng)不高，這就導(dǎo)致他們并不能夠深度地對(duì)紀(jì)念館藏品進(jìn)行了解，對(duì)于那些隱藏在藏品中的重要信息也比較容易忽視，這就很容易致使檔案信息不匹配的情況。而紀(jì)念館藏品檔案管理信息，要想高效地完成，就必須取得各部門之間的溝通和配合。但是由于部分部門之間的溝通不暢，也就導(dǎo)致收集藏品檔案信息困難重重。第三，在進(jìn)行藏品檔案信息收集時(shí)，還存在很多專業(yè)性研究人員對(duì)藏品資料的保密問題，藏品的這些資料都屬于私人的財(cái)產(chǎn)，他們是不會(huì)隨便地交給紀(jì)念館進(jìn)行收藏。第四，紀(jì)念館藏品管理工作人員完成檔案信息收集工作后，如果未經(jīng)過專業(yè)的保管，很容易使得搜集來的資料丟失或者損毀。

二、紀(jì)念館藏品檔案管理優(yōu)化體系構(gòu)建策略

1.紀(jì)念館領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提升對(duì)檔案管理工作的重視程度

為提升紀(jì)念館藏品檔案管理工作的工作質(zhì)量，紀(jì)念館領(lǐng)導(dǎo)層就必須向此項(xiàng)工作投入更多的精力。如此，方可上行下效，使紀(jì)念館所有的員工都能夠提升對(duì)藏品檔案管理工作的重視程度，才可為檔案管理工作人員開展相關(guān)工作時(shí)提供方便之門，并促使他們更加高質(zhì)量地開展工作。在制作檔案時(shí)，會(huì)需要繪制工具等設(shè)備。所以紀(jì)念館也應(yīng)該劃撥專項(xiàng)資金用于購置這些設(shè)備上面。同時(shí)，也應(yīng)該派遣專門的工作人員負(fù)責(zé)對(duì)這些設(shè)備的管理工作。紀(jì)念館的領(lǐng)導(dǎo)階層也應(yīng)該滿足檔案管理工作人員的全部工作需求，尤其是那些檔案管理工作人員在制作檔案的過程中出現(xiàn)問題時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層就應(yīng)該第一時(shí)間地幫助他們解決問題，使他們感受到領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)懷，從而更加熱情地開展工作。由此可見，檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)層的重要支持，所以領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)務(wù)必提高重視此項(xiàng)工作的程度，以便更加高效地完成藏品檔案管理工作[3]。

2.積極引進(jìn)專業(yè)人才

只有高質(zhì)量的人才，才能夠高質(zhì)量的完成藏品檔案管理工作。藏品檔案管理工作是需要其他的業(yè)務(wù)來進(jìn)行支撐，這樣才能夠發(fā)揮出其重要作用，尤其是對(duì)于人物征集藏品陳列和管理的工作更需要其他部門開展密切配合，如此方可確保藏品檔案管理工作人員可以出色地完成檔案管理工作，從而推動(dòng)紀(jì)念館整體工作質(zhì)量和效率都能夠得到顯著提升。所以紀(jì)念館領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)務(wù)必對(duì)此一問題進(jìn)行深刻的認(rèn)知，并積極配合檔案管理工作人員開展工作。上述所言，由于有部分紀(jì)念館專業(yè)的檔案管理工作人員數(shù)量較少，無法高效地完成工作。所以紀(jì)念館領(lǐng)導(dǎo)層不應(yīng)為了節(jié)省成本，而減少專業(yè)人員，應(yīng)提高檔案管理工作人員的薪資待遇，大力吸引高質(zhì)量人才到紀(jì)念館中工作。并建立健全有關(guān)的藏品檔案管理工作制度，優(yōu)化工作人員的工作結(jié)構(gòu)，細(xì)化工作職責(zé)，將工作內(nèi)容落實(shí)到個(gè)人身上，貫徹個(gè)人責(zé)任制度，檔案管理文件工作應(yīng)由專人來開展，不可以再讓檔案管理工作人員兼任其他職位。對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作的人才紀(jì)念館應(yīng)該做好他們的人才培養(yǎng)工作，可以采用定期培訓(xùn)的方法來進(jìn)行，首先應(yīng)該讓他們具備現(xiàn)代化信息時(shí)代的思想觀念，以此來提升他們在檔案管理工作中遇到的各類問題的解決能力，同時(shí)還應(yīng)該做好他們的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)工作，以強(qiáng)化他們的工作責(zé)任心，避免檔案管理工作發(fā)生失誤等情況，并對(duì)檔案管理工作人員的工作標(biāo)準(zhǔn)和制度進(jìn)行統(tǒng)一有效的開展信息、采集、處理、儲(chǔ)存運(yùn)輸?shù)裙ぷ鳎蕴嵘仄窓n案信息的共享能力。

3.建立信息數(shù)據(jù)庫

紀(jì)念館中的藏品都具有十分高的紀(jì)念價(jià)值和收藏價(jià)值，是我國古代到現(xiàn)在最重要的信息載體，所以紀(jì)念館中的藏品內(nèi)容方方面面，為了更好地做好藏品檔案工作，就應(yīng)該采用與時(shí)俱進(jìn)地方式進(jìn)行。傳統(tǒng)的紀(jì)念館藏品檔案都是紙質(zhì)文件，紙質(zhì)檔案在使用中應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的分類，以便于人們方便快捷地使用。然而，隨著時(shí)間的推移。紀(jì)念館藏品檔案資料也會(huì)越來越多，弊端也愈加明顯。紙質(zhì)檔案很容易出現(xiàn)丟失、損壞等各種問題。紙質(zhì)檔案在保管起來，不僅要耗費(fèi)大量的人力、物力，在查詢時(shí)也不夠高效便捷，大量浪費(fèi)了管理者和使用者的時(shí)間。在現(xiàn)在這個(gè)信息技術(shù)不斷涌起的背景下，利用信息技術(shù)可以一改紙質(zhì)檔案這些弊端，借助信息技術(shù)的手段可以對(duì)其有效的管理分類，提升紀(jì)念館藏品檔案的安全，極大地節(jié)省用戶查閱尋找檔案的時(shí)間，有效發(fā)揮出檔案的最大價(jià)值。當(dāng)前我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)給眾多行業(yè)的工作帶來了巨大的便利，為做好藏品檔案管理工作，就應(yīng)該融入數(shù)字化建設(shè)[4]。目前而言，在進(jìn)行紀(jì)念館藏品檔案管理工作時(shí)，最主要的應(yīng)對(duì)其進(jìn)行信息管理工作，藏品檔案管理因信息化的融入可以變成音頻、文字等元素。在這一系統(tǒng)中，不僅僅對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息進(jìn)行保存，對(duì)藏品的動(dòng)態(tài)信息也囊括其中。如此，可以體現(xiàn)出藏品檔案方便、快捷、高效的特點(diǎn)，還可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)紀(jì)念館檔案信息之間的共享，極大地提升了檔案的使用效率等。紀(jì)念館藏品檔案管理工作融入數(shù)字化技術(shù)以后，就需要將紀(jì)念館全部的藏品信息都輸入到電腦之中，并在電腦中根據(jù)不同的藏品的類型，設(shè)計(jì)不同的檔案閱讀入口，以方便檔案閱讀。同時(shí)，采用借閱卡的方式可以節(jié)省有關(guān)工作人員記錄信息的時(shí)間，這樣當(dāng)有人來借閱檔案時(shí)，只需要采用刷卡的方式即可完成，極大地減輕了檔案管理工作人員記錄的工作負(fù)擔(dān)。然而隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化在融入藏品檔案管理工作時(shí)，也應(yīng)該注意做好藏品檔案管理的工作問題。如果有不法分子攻擊紀(jì)念館的系統(tǒng)，有可能會(huì)造成檔案信息丟失。所以紀(jì)念館應(yīng)積極地引入各種殺毒軟件，做好系統(tǒng)的安全防護(hù)工作。同時(shí)，為了避免檔案資料的丟失，而給紀(jì)念館造成無法挽回的損失，還應(yīng)該強(qiáng)化做好藏品檔案備份工作。

4.檔案管理機(jī)制建設(shè)

在紀(jì)念館藏品檔案管理工作中，在與時(shí)俱進(jìn)地采用現(xiàn)代化的工作方式的同時(shí)，也應(yīng)該與傳統(tǒng)的檔案管理工作方式相結(jié)合，否則無法確保檔案管理工作高質(zhì)量的開展。這就需要紀(jì)念館應(yīng)優(yōu)化與完善檔案管理機(jī)制，將傳統(tǒng)工作方法和現(xiàn)代化的工作方面通過制度的方式進(jìn)行融合。紀(jì)念館為強(qiáng)化檔案管理體制建設(shè)可從以下幾方面進(jìn)行。第一，細(xì)化藏品管理工作的內(nèi)容，為每個(gè)人劃分好自己應(yīng)盡的工作職責(zé)，以此來提升檔案管理工作人員的工作責(zé)任感。第二，對(duì)樣品進(jìn)行不定期的隨機(jī)抽查。檔案館可以將紙質(zhì)檔案資料與數(shù)字化檔案信息整理對(duì)比，分析二者之間的異同，并找出當(dāng)前檔案中出現(xiàn)的問題，從而可以更好地判斷藏品檔案管理工作是否出現(xiàn)問題，并進(jìn)行有針對(duì)性的改進(jìn)。第三，對(duì)藏品借閱人員應(yīng)該及時(shí)回訪，了解他們借閱長期不還的原因，并且在管理制度中納入藏品借閱的獎(jiǎng)懲條例，對(duì)于損害藏品檔案的人員必須要進(jìn)行一定的處罰。

5.優(yōu)化硬件基礎(chǔ)設(shè)施

在新時(shí)代的背景，紀(jì)念館藏品檔案管理工作中能夠與時(shí)俱進(jìn)地朝著信息化方向發(fā)展。然而，要想更高質(zhì)量地開展藏品檔案管理工作，還應(yīng)該優(yōu)化各類硬件基礎(chǔ)設(shè)施。對(duì)于紀(jì)念館而言，應(yīng)該最大程度地發(fā)揮出藏品檔案管理的作用，提升現(xiàn)有基礎(chǔ)硬件設(shè)施的能力。例如，應(yīng)該確保藏品檔案管理室的溫度和濕度，這樣才能夠保證藏品檔案在存放中不會(huì)發(fā)生問題。同時(shí)，也應(yīng)該把控用電安全和消防安全等。紀(jì)念館還可以實(shí)現(xiàn)智能化的管理，確保能夠使檔案管理的硬件水平得到提升。

6.建立健全藏品檔案管理工作制度

工作制度是開展藏品檔案管理工作的重要組成部分，所以紀(jì)念館就必須結(jié)合實(shí)際情況，制定出一套科學(xué)合理的、切實(shí)可行的工作制度。借閱人員也應(yīng)該嚴(yán)格遵循借閱制度，這樣才能夠獲取到下一次的借閱資格。在進(jìn)行藏品檔案管理工作時(shí)，必須要有專業(yè)的人員來完成，這樣才能提升檔案管理工作人員的工作質(zhì)量。為給借閱人員提供方便，紀(jì)念館可以制作出一個(gè)搜索冊，借閱人員就能夠通過搜索冊盡快地找到自己想要看的藏品檔案[5]。對(duì)于每一份藏品檔案，應(yīng)至少做出一份檔案備份。一份供借閱者使用，一份留存。這樣，如果檔案丟失，也不會(huì)給紀(jì)念館造成太大的損失。檔案管理工作人員在開展藏品檔案管理工作時(shí)，要對(duì)工作進(jìn)行交接，這樣才能夠滿足藏品檔案管理工作的需求。檔案管理工作人員應(yīng)該在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案管理的各項(xiàng)工作，如果一旦超出規(guī)定的時(shí)間，就會(huì)給紀(jì)念館帶來一定的損失。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展紀(jì)念館中的藏品數(shù)量會(huì)越來越多，當(dāng)藏品數(shù)量積攢到一定的規(guī)模時(shí)，也會(huì)對(duì)檔案管理工作的開展帶來很大的難度，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，很容易出現(xiàn)弄混或者是丟失等情況，又由于工作時(shí)間有限，而工作量巨大。所以檔案管理工作人員為盡快完成工作，很有可能存在敷衍了事的情況。也可能會(huì)對(duì)后續(xù)借閱人對(duì)檔案管理工作的使用造成不利。為解決此問題，紀(jì)念館就應(yīng)該有針對(duì)性地做好檔案管理的工作制度，確保工作人員可以在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，并不定期地抽查檔案管理工作人員完成工作的情況，確保他們都能夠高質(zhì)量地開展工作。

結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前，有部分紀(jì)念館藏品檔案管理出現(xiàn)藏品檔案管理工作人員的綜合性素養(yǎng)不高、在進(jìn)行藏品管理中仍然存在大量使用傳統(tǒng)的管理方法、檔案信息收集困難等問題。為提升我國紀(jì)念館藏品檔案管理質(zhì)量，紀(jì)念館領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)從提升對(duì)檔案管理工作的重視程度、積極引進(jìn)專業(yè)人才、建立信息數(shù)據(jù)庫、檔案管理機(jī)制建設(shè)、優(yōu)化硬件基礎(chǔ)設(shè)施、建立健全藏品檔案管理工作制度等方面入手。然而，藏品檔案管理工作在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)很多意想不到的問題，就需要檔案管理工作人員能夠隨機(jī)應(yīng)變，在工作中靈活創(chuàng)新，以確保工作方法能夠適合紀(jì)念館藏品的需求，促進(jìn)紀(jì)念館的高質(zhì)量發(fā)展。