新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作

韓 婧

（石家莊市第二醫院，河北 石家莊 050000）

引言

人事檔案管理工作是目前醫院的重點工作，它是醫院職工學習經歷、工作經歷等的重要記錄，也真實反映了職工的業務能力、工作表現、實操水平等。加強人事檔案管理是促進醫院人事制度改革,合理有效配置人力資源，促進醫院發展的重要內容之一。因此醫院必須要加強人事方案管理工作，才能提高整體的工作效率。針對剛入職的員工、請假人員、退休人員、升職降職人員都需要做好檔案管理，從而避免對后期造成隱患，在如今新時期環境下，應有效應用信息化管理模式，全面調整醫院內部工作人員的人事檔案管理，充分利用網絡資源和數字化管理手段，提高人事檔案管理水平。在進行醫院人事檔案管理工作時，需要堅持以人為本的管理理念，對醫院內部員工的管理方式進行相應調整，從而使人事檔案管理具有規范化和系統化，促進醫院人事檔案管理工作能順利的實施[1]。醫院人事檔案管理是一項系統化的工程，要加強其管理，就要先從充分認識到目前醫院人事檔案管理的現狀開始，并堅持從實際出發，科學合理地利用可利用的技術手段，全面推進人事檔案管理工作水平的提升和完善。

一、醫院人事檔案管理工作的重要意義

①人事檔案管理為醫院人事制度的改革提供了準確而有用的信息。由于醫院人事檔案管理主要存儲和管理醫務人員的基本人事信息，醫務人員的原始人事檔案具有唯一性、準確性和全面性的特點。這些特點使得在醫院人事改革的過程中，可以隨時查閱和查詢人事檔案，這是人事制度改革的基本依據。②為了保證醫院人事管理的效率和可靠性，醫院的人事檔案管理不僅要對人事檔案進行歸檔和保管，而且要在查閱和查詢過程中首先保證人事檔案的及時性。同時，人事檔案管理還應該保證原始檔案的唯一性和適當的備份，以保證醫院人事檔案的準確和可靠。③人事檔案管理很重要，要保證準確性和高效性，提高醫院人事管理的整體水平，醫院人事檔案管理等工作，只有做好這兩點才能保證其管理符合實際要求。從當前醫院人事管理的角度來看，人事檔案的管理是其中一個重要分支，只有提高醫院人事管理的整體水平，才能實現其高效管理[2-3]。

二、醫院人事檔案管理工作信息化建設的重要性

在新時期下，促進醫院人事管理工作的信息化建設優勢較多。例如，能有效促進醫院管理與決策，由于我國醫療行業的快速發展，深化改革的不斷推進，加強人事檔案管理工作極為重要。因此，為了使人事檔案管理工作質量提升，就必須要建設信息化人事檔案管理，進而有效促進醫院往后的發展，提高人事檔案資源的應用率，為醫院良好決策奠定基礎[4-5]。建設信息化檔案管理還能提高管理人員工作的效率，在整個醫院當中，人事檔案管理工作涉及所有的部門，因此導致檔案管理人員的工作壓力較大，建設信息化人事檔案管理，可有效通過信息化技術來高效地進行檔案管理工作，使檔案管理工作更加系統化、快速化。實施信息化人事檔案，可及時更新人事檔案人員資料，通過醫院局域網，使管理人員內部之間共享信息，便于后期查詢和更改，使醫院人事檔案管理工作更加規范化與科學化，也有利于醫院領導層面更快捷地全面掌握醫院的人力資源信息并合理調配，提高醫院的工作效率[6-7]。

三、目前醫院人事檔案管理過程中存在的問題

首先，沒有統一規定醫院人事檔案。根據目前新時期的發展來看，如果沒有做好醫院人事檔案管理，會嚴重影響醫院日常的工作，進而損害醫院的人事形象，阻礙醫院未來的發展。對此，醫院必須要加強人事檔案管理的意識，制定嚴格的檔案管理方案，安排專業人員來進行管理。才能提高整個醫院檔案管理的安全性和真實性。然而，從當前醫院檔案管理來看，管理人員的負擔較重，人員專業性不高，導致醫院檔案管理工作存在許多缺陷。相關人員無法及時對檔案進行更新、分類、匯總。從后期發展來看，會嚴重增加檔案管理人員的負擔[8-9]。其次，醫院人事檔案管理的手段和方式較為落后。隨著我國信息技術的快速發展，醫檔案管理技術也在不斷的更新改革。然而，從發展角度來看，部分醫院人事檔案管理理念不能跟上時代的發展腳步，而且由于醫院自身特點的關系，許多醫院將更多的精力和資源放在了治療上，忽視了人事檔案管理的重要性[10-11]。第一，大部分醫院在進行檔案管理過程時，缺乏信息化建設意識，沒有與時俱進的意識，更談不上充分利于網絡資源和數字化手段。正因如此，檔案管理缺乏專業化，導致檔案目錄存儲的量較低。若醫院內部檔案信息比較復雜，就不能在第一時間有效管理檔案。第二，大部分醫院內部檔案管理形式比較單一，仍遵循著幾十年前的檔案管理模式。當前，一些醫院內部人員采用手工輸入的形式進行檔案編輯與搜索，因此導致大部分檔案內部資料無法及時更新，無法在第一時間歸還治療，導致檔案資料短缺不完整，進而嚴重降低醫院人事管理效率[12-13]。再次，醫院檔案的信息利用率較低。從當前形勢來看，部分醫院內部人員都還停留在傳統的管理理念，管理人員的工作壓力較大，花費大量的人力與精力來整理和記錄方案信息，不能及時對檔案進行更新，一旦有不注意就會丟失檔案。醫院方案管理的專業性非常強，并且機密性高，一旦管理人員沒有在第一時間提供真實的信息，那么就會導致人員檔案信息不完整或不存在。當前，大部分檔案管理人員知識簡單了解工作人員的信息，沒有及時更新工作人員的表現，維護表現資料庫。在檔案實際運用中沒有充分利用檔案的內容[14-15]。最后，醫院職工檔案管理人員的專業水平較低。在只有擁有一流的醫療水平，醫院才能更好地加快發展。然而，在傳統觀點中，大多數醫院工作人員只關注提高治療和護理的質量，卻又不能直接增加社會對醫院科學技術的支持，許多人也不能注重于對醫院人事檔案管理系統方面的工作。而目前，一些醫院檔案保管技術人員的工作熱情并不高，對管理工作也抱著敷衍了事的心態。因此，在管理工作與歸檔的過程中，會發生檔案遺漏或者歸檔內容不全面的現象，最終會造成醫院的人力資源缺乏，不能更好地發揮作用[16]。

四、新時期下做好醫院人事檔案管理工作有效策略

某市衛生系統人事檔案由衛健委統一進行管理，利用現代化信息手段進行保管、掃描、留存，整體高效而便捷，但這樣造成各單位使用檔案非常不便利。但若還像從前一樣由各單位自行管理，又會難以整體把控系統內人事檔案的情況。所以必須要加強相關策略的建設，才能解決其中的問題，相關部門應增加有關人員對人事檔案管理的認識。在新時代下建立的系統化管理模式，充分融合了現代化技術，進而一再把醫療檔案管理工作加以創新提升。第一，公立醫院需要進一步加強對人事檔案管理工作的規范化和系統化制度，又要不斷擴大對醫療基礎管理的需求，同時也促進了醫院醫療管理制度更加完善，以便取得一定的醫療效益，從而增加了醫療知名度。首先，醫院需要加強培訓，提高相關管理人員檔案管理知識，提高管理人員的管理技能，尤其是針對高級管理人員，需要掌握足夠的檔案管理認知才能上崗。有些單位專管員有專項管理意識，職業素養在線，但只有專項管理意識是不夠的，沒有突破舊形式舊觀念，因此，作為專項管理人員要多出去學習，投資新設備，提高檔案管理的效率。檔案管理是醫院良好發展的先決條件，也是醫院重要的組成部分，相關領導特別需要關注于醫療檔案保管,需要先將檔案保管工作納入會議中去，然后再跟隨醫院的業務單位進行計劃安排、共同進退,并運用醫療資源來幫助檔案保管部門進行改革發展，從表面上來看能夠排除一些原有的檔案保管工作流程，并以此增加相關醫院相關領導對人員檔案管理工作的認識，使檔案保管部門能夠進一步進行改善管理，并以此推動醫院能不斷發展壯大。其次，為醫院構建系統化管理制度，是指融合了實際性的檔案法、醫藥衛生檔案管理方法等相關法律知識、法律制度是用來建立一個系統、健全、可信的檔案保存平臺。主要將醫院里面所有的職工信息集中在人事檔案管理系統中去加以管理系統，通過規范性加以調整、分析、形成人性化的檢測手段，由此來使得醫院可以建立系統性與規范性的管理制度，從而合理運用醫院檔案信息資源[17-18]。第二，在醫院管理的過程中，人是主體，這樣才能有效地完善相應的解決策略，提高醫院人事檔案管理人員的整體素質，提高檔案管理人員的服務態度和服務效果。服務態度最重要的是他們的整體素質，醫院檔案管理應繼續進入發展進程，定期開展再教育，以便有效提高員工的整體素質，如此才可以適應現代人事檔案管理工作發展的有效需要。對于管理者的基本素質，主要包括了業務管理才能、思想政治素質以及職業道德等方面。首先，人事檔案管理人員，在管理流程中都需要具備思想政治素質，思政政治素質主要是指相關管理者首先需要掌握較大的愛黨原則，然后具備了正確的政治觀點、政治立場以及政治思維，希望每個人都建立起正確的世界觀、價值觀和人生觀點，同時對自身的本職工作也要認真負責。而醫院相關檔案管理部門也需要定時地給有關工作人員開展政治思想教育培訓。人員檔案高級領導干部在新時代下也要提高對檔案管理工作的意識，全面認識高級領導干部檔案管理工作在廣大黨員工作中所占有的重要地位與作用，嚴格執行檔案管理工作規章制度，恪守干部職業道德。其次，醫院檔案管理人員的業務素質,是檔案管理工作中一種更加專業的工作理念，醫院相關的檔案管理人員必須通過較為專業性的教育和培訓，同時需要對文件保管知識及處理技術有必要的掌握，如此才能符合檔案管理工作的規范。為及時了解新時代的知識結構、科技技術的不斷變革創新，醫院內的檔案保管職工必須形成正確的職業道德價值觀，努力成為終生教育學生，創新技術、轉變技術的最有效應用，同時又要進一步拓寬自身對各種專業知識的理解，以便更有效地提升對檔案保管模式的運用[19]。

結語

綜上所述，人事檔案管理堅持依法治國的原則，對行政人事檔案進行健全、制度化的管理，為醫院的可持續發展提供高標準的保障。隨著新時期的來臨，人事檔案管理應逐步運用信息化建設技術手段，以加強檔案管理的及時化、規范化。另外，還要革新經營模式、擴大業務區域、引入5G等新興技術手段、加大人力資源引進，以提高檔案管理的效率，才能充分發揮醫院干部人員檔案管理的積極效應。本文深入探討了這個問題，希望在今后的工作中，醫院能夠不斷提升醫院人事檔案管理的規模效率，為合理使用人力資源，全面提升醫院發展水平提供前提和保證。