新時期檔案管理信息化的對策研究

侯愛萍

（孝義市應急管理局，山西 呂梁 032300）

檔案信息化是指由傳統的檔案實體管理朝著信息管理的方向轉變的過程，在這一轉變過程中，檔案管理需要依托于諸多的信息化手段，同時需要不斷去夯實檔案基礎建設和籌措資金，推進標準化和信息化檔案室建設工作進程，以此來有效提升檔案管理與利用的現代化水平。從當前的檔案管理信息化來說，積累了較多的成功經驗，無論是檔案信息采集與整合、檔案信息管理，還是檔案管理的服務工作，均取得了較好的成效，極大地提升了檔案管理與利用的信息化水平。按照“十四五”規劃-新形式下的檔案工作的相關要求，新時期要進一步做好檔案管理信息化工作，從多個方面去發力，以求有效提升檔案管理的智能化與信息化。結合檔案管理信息化的現狀，本文從多個方面來談了談新時期檔案管理信息化的對策，現作如下的論述。

一、強化基礎建設力度

在檔案管理信息化中，基礎建設所發揮出的重要性是毋庸置疑的，可以為檔案管理信息化奠定堅實的基礎。因此，要非常注重基礎建設，不斷去夯實檔案基礎建設，尤其是要做好標準化檔案室的建設工作?？偟膩碚f，在檔案管理信息化的基礎建設中，要將重點放在以下方面。第一，建設數字化綜合檔案庫房：在數字化綜合檔案庫房的建設過程中，要嚴格按照國家檔案館標準設計，結合實際情況做好規劃設計，確保檔案室滿足信息化管理的要求。按照新時期檔案管理的要求，在建設數字化綜合檔案庫房時，必須確?？梢酝耆蠂覚n案庫房“八防”要求。第二，構建檔案安全管理體系：新時期背景下，檔案管理必須做到精細化管理，努力推進檔案的自動一體操作、自檢、預警報警、語音播報[1]。在此基礎上，還可以融入物聯網管理手段，比如可以使用RFID電子標簽檔案管理系統，以此來迅速完成整個檔案室庫房資料的快速盤點與管理。若是有未取得借閱授權的檔案被翻閱或離開檔案室，則系統可以自動啟動RFID報警設備，即時發出報警信息，并全程拍攝，始終確保檔案的安全管理水平[2]。第三，不斷去增強檔案庫存容量：檔案管理信息化是一項長期性工作，必須著眼于長遠，避免重復性的建設，重點去完善檔案室的基礎設施設備，尤其是要多引入和使用新型的技術手段，以此去增加檔案庫存容量。從當前一些檔案館的建設情況來看，通過應用檔案電子標簽項目等相關性的軟硬件設備，很好地改善了檔案存儲條件，有助于檔案庫房現代化和信息化管理的實現，所積累的經驗十分值得推廣。第四，促進檔案管理基礎設施建設可以說是信息化建設的基本要求，而基礎設施建設中最主要的則是檔案信息網絡。這一網絡是促進信息傳輸、存儲的重要手段，能夠有效促進資源共享。在加強基礎設施建設方面，首先需要建立統一的現代化軟硬件設備，例如掃描儀、互聯網設備等，以此構建完善的檔案管理平臺。在建設過程中需滿足檔案管理平臺的運行合理性，在滿足運行要求的基礎下選用合理的軟件以及硬件。其次，還需選擇較為規范且具有穩定性的檔案管理系統，以此促進檔案信息的交換共享。此外，在資金投入方面，相關部門需要認識到檔案信息化處理的重要性，以此加大投入，促進發展，為今后檔案管理奠定堅實的基礎。

二、提高檔案信息資源整合力度

檔案資源整合是進一步促進檔案信息化處理的基礎，同樣是檔案信息化的重要優勢所在，科學合理的資源整合能夠促進檔案信息化的進一步發展，實現資源共享。當下來講，較為理想的檔案不僅僅需要反映出過去所發生的歷史，更應該反映出當下的發展狀態，對如今社會生活進行記錄分析。所以在這一基礎下，對檔案資源進行合理整合應該在“統一領導、分級管理”的體制下進行，以此實現對資源的合理配置，保證檔案管理信息化符合社會發展的需求。對檔案資源進行整合需要在以下兩個途徑下進行，其一為整理，其二為組合。其中整理指的是對相關資料進行系統化整理與編目，詳細記錄，同時還包含著對檔案的研究性整理，即將相關資料進行研究加工，保證該資源能夠充分發揮出其價值。另外組合指的是在確定檔案資源整理目標的基礎下，利用各項法律、技術等措施對檔案進行結構整理，保證其結構符合國家規范，優化檔案管理配置。從當下檔案資源整合目的進行分析，其管理主要包含著以下三個方面。其一為物理資源整合，這一整合指的是將各項資源綜合起來分析，并進行綜合利用。其二為數據資源整合，這一整合要求將各個較為分散的數據庫進行整理分析，找到各項數據之間的邏輯點，按照其邏輯性進行整合，最終形成較為完整的且能夠符合社會需求的數據庫。其三為應用系統的整合，這一整合需要將各項系統按照其應用時間、應用技術等方面的不同進行整合，同時這一整合需要為相關系統構建出較為完善的框架體系，將其整合成為一個整體。檔案信息化整合最終是為了保證社會資源能夠得到有效共享，促進行業協作，同時提高各項資源的利用價值。

三、創新檔案信息化管理制度

基于檔案信息化管理的特點，為更好地增強檔案管理信息化水平，必須在檔案管理信息化建設過程中注重制度的完善，明確相關的責任，既提升檔案管理的規范性和效率，也保障檔案信息數據的安全運行?？偟膩碚f，在創新檔案信息化管理制度的過程中，要緊緊圍繞著《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》的要求，始終立足于實際情況，制定出最符合檔案信息化管理的制度和條例。在檔案信息化管理制度的創新與優化中，需要重點做好以下方面的工作。第一，對當前的檔案管理工作開展全面的分析，細化檔案信息化管理的各項職責，并落實到具體的人員身上，建立起責任制度，避免再出現“無人管”和“多人管”的問題。在此基礎上，要建立起檔案信息化管理的監管制度，及時發現檔案管理工作中所存在的問題，不斷優化檔案管理措施。第二，基于檔案信息化管理的要求，必須要不斷去健全和完善檔案管理業務的流程與技術規范，將電子檔案管理的工作環節與步驟逐步細化。從檔案管理的信息化與標準化這一角度來說，要重點去完善檔案整理標準、統計標準、服務標準、技術標準，以求來有效提升檔案信息化管理的效率[3]。在實現信息化管理的基礎上，要逐步構建檔案信息網絡，確保檔案信息可以實現共享。第三，檔案管理工作本身有著復雜性與長期性的特點，在信息技術的支撐下雖然可以大大提升檔案管理的信息化水平，但也會引發一些安全問題，威脅到檔案信息的安全。針對此，必須要建立健全檔案安全管理制度，尤其是要對電子文件和電子檔案實施嚴格有效的安全管理，需要多引入一些現代的安全防護技術，比如防火墻、安全路由器[4]。另外，要構建安全防御體系，認真做好安全評估、安全加固、網絡安全部署這三個方面的工作。第四，在檔案信息化管理制度的建設中，應凸顯出檔案管理計算機信息系統的重要性，以信息化的手段來協助檔案管理工作。以檔案的真實性為例來說，既要強化檔案管理工作者的專業水平，也要使用諸多計算機信息手段來監測檔案信息的真實性與規范性，建立起檔案信息糾錯和預警制度，始終確保檔案信息的真實與可靠。

四、完善檔案信息化標準體系建設

制定合理的信息化標準體系，能夠有效促進檔案管理信息化的規范性，同時這也能夠進一步滿足當下社會發展的需要。建立統一的管理體系可以說是檔案管理信息化的基礎所在。其中檔案管理標準化以及體系化需要貫徹到整個檔案管理之中，檔案整理、檔案信息資源標識、檔案信息描述、使用等等各個方面均需要進行統一規范。最后在制定相應的檔案管理信息化系統時，需要避免資源的重復利用，促進資源利用效率。

五、培養一大批現代化的檔案管理人才

在檔案管理信息化中，專業化、信息化的人才隊伍是重要因素，可以直接影響到檔案管理信息化水平。因此，要非常重視現代化檔案管理人才的培養工作，逐步提升檔案管理人員的綜合素質，實現檔案管理的信息化與科學化。具體來說，基于檔案管理信息化的特點，檔案管理工作者必須具備多元化的知識結構，不單單要對檔案管理知識有很好的掌握，而且要對檔案管理信息化的手段與技術有所掌握，包括計算機技術、物聯網技術、大數據技術，以此來滿足檔案管理信息化的諸多需求。另外，檔案管理工作者必須具備管理方面的專業能力，主要包括檔案學、檔案管理學、目錄學、文書學、檔案自動化管理。在此基礎上，檔案管理工作者要逐步去提升自己的檢索、編研、復制與修裱這些方面的能力[5]。

基于此，需要將檔案管理人才的培養工作始終作為重點來對待，發揮好教育培訓手段的優勢與作用。在現代化的檔案管理人才培養中，一方面，要注重現有人才的教育培訓，定期組織相關性的培訓活動，在培訓中提升檔案管理工作者的專業技能；另一方面，要注重專業化人才的引進，尤其是需要引進具備新時期檔案信息化管理能力的人才，以此來優化檔案管理人才隊伍，構建新型的檔案管理人才結構。除此之外，在日常的檔案管理信息化過程中，要營造一種良好的工作氛圍，即以老帶新和以強帶弱的工作氛圍，確保每位檔案管理工作者均可以積極參與到檔案管理工作中，共同去提升檔案管理的信息化水平和服務質量。

六、加強檔案保密工作

傳統檔案管理工作量較大，且需要投入較多的人力、物力，難以真正提高工作效率。而當下信息化的發展之下，檔案管理更加便捷，能夠自動化、實時化進行數據資源處理，提高了管理效率。但是相對來講，雖然檔案管理更加便捷，但是信息安全性難以得到全面保障。在信息化處理之下，數據查詢較為便捷，所以還需進一步加強保密工作，以便更好地實現資源共享。首先，檔案管理人員還需加強保密意識，將數據資源進行統一管理，對于所有檔案資源的開放性范圍有所了解，對于查看檔案的人員進行嚴格審查。其次，還需加強軟件以及硬件的安全防護，防止有不法分子入侵到檔案資源內部，同時還需注重日常防毒，保證電子檔案的安全性，加強保密性。最后，對于檔案資源可以設置查看等級，每個人員均有著不同的查看權限，防止數據出現泄露。

七、檔案管理信息化注意要點

隨著現代化社會的發展，檔案信息化進程不斷加快，帶動著我國檔案管理能力的提高。但是目前檔案管理之中依然存在著部分問題。例如，在檔案管理之中較多部門依然采用以人工處理為主的方式，并沒有實現全面信息化，尤其是對檔案接收、整理等方面，這使得管理效率較低。針對這一點，要加強檔案信息化處理需要先提高管理人員檔案信息化意識，不斷以自動化代替人工處理，提高工作效率，真正發揮出檔案資源的利用價值。另外，若是利用人工為主的處理方式容易打亂檔案順序，并不利于后續查看，難以推進檔案資源信息化的規范化發展。其次，有些地方檔案資源信息化處理形式并未得到統一完善，網絡共享性較差，這進一步制約了檔案資源信息化的發展，針對這一點還需加快規范化進程，建立統一的管理規范。如今檔案管理信息化之中依舊存在著問題，需要注意到以下幾個處理要點。第一，在加強軟硬件設施方面，還需選擇質量信譽較好的廠商，以便構建基礎網絡架構，為后續發展奠定基礎。第二，在制度建設方面，還需加強監督制度，所有檔案管理人員之間相互監督，保證相關工作流程符合規范，這能夠有效約束員工行為，促進檔案信息化的進一步發展。第三，在人才管理方面，并非所有檔案管理人員均具備著信息化水平，較多工作人員只具備著較為豐富的檔案管理經驗，所以在這一基礎下還需加強工作人員信息化水平。但不可因重視信息化水平而忽視員工的檔案管理能力。整體來講，目前檔案管理信息化依然存在著較多不足，還需進一步完善優化相關管理體系，創建出具有規范性、創新性的檔案管理信息化體系，以加強各項資源的共享。

結語

新時期發展背景下，檔案管理信息化的重要性更加凸顯，必須充分認識到檔案管理信息化的重要性。在推進檔案管理信息化的過程中，要始終認真貫徹“十四五”-新形勢下的檔案工作規劃的相關內容，重點從強化基礎建設力度、創新檔案信息化管理制度、培養現代化的檔案管理人才這三個方面來著手，以求提升檔案管理信息化水平。