航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設的問題分析

北京航天長征飛行器研究所 焦璐婷

在信息技術快速發(fā)展的大背景下，人工智能的研究不斷進步，特別是在信息化管理越來越普及的現(xiàn)在，企業(yè)在正常工作開展過程當中已經(jīng)改變原有的工作方式，基本上所有的紙質檔案都會直接轉換為電子檔案進行保存，不僅可以提高檔案管理的安全性，而且還可以保證檔案查詢的便捷性，有利于后期實現(xiàn)資源共享。在航天企業(yè)發(fā)展過程中，航天企業(yè)數(shù)字檔案直接影響航天企業(yè)未來的發(fā)展方向和創(chuàng)新方向，相關部門也應該從紙質檔案模式中解放出來，使用數(shù)字檔案資源的管理模式對相關數(shù)據(jù)進行管理，為后期航天企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展和生產(chǎn)創(chuàng)新提供支持。

一、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設的意義

通過數(shù)字檔案和科技文件的系統(tǒng)建設，有利于后期航天企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務模式的轉型，提高企業(yè)在管理過程中的業(yè)務能力，縮短設計人員在設計時的時間，減少工作量，利于后期航天制作工作的全面開展。同時還可實現(xiàn)實時發(fā)布科技文件和相關檔案信息內容，為航天企業(yè)的成功轉型提供有力支持。隨著系統(tǒng)的不斷應用，航天企業(yè)檔案管理工作人員的業(yè)務水平和整體工作能力都會有所提升。

1.實現(xiàn)設計文件及工藝文件的在線接收

通過航天企業(yè)數(shù)字檔案信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)航天企業(yè)內部網(wǎng)絡的互相聯(lián)通和文件的跨區(qū)域接收。當管理人員下載和上傳相關設計文件到檔案系統(tǒng)后，在系統(tǒng)內部開展相應的登記和存儲工作，實現(xiàn)設計文件的在線接收和在線轉化。通過檔案系統(tǒng)和工藝系統(tǒng)的合力開發(fā)，可以將相關電子文件通過圖表的形式直接展現(xiàn)在存儲器中，實現(xiàn)了電子工藝文件的自動接收，有利于提高工作效率。

2.實現(xiàn)電子工藝文件的在線歸檔

為了實現(xiàn)電子工藝文件的高效率管理，在管理過程中制定了詳細的電子工藝歸檔流程，簡化檔案在操作過程中的步驟。在工藝系統(tǒng)將相關檔案歸檔之后，可以實現(xiàn)隨時查詢、隨時歸檔，在審批過程中減少檔案檢查人員的工作量，檔案檢查人員只需檢查文件的相關規(guī)范性確認，當文件審批通過之后，直接可以實現(xiàn)高效率的歸檔。目前，在工藝系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理方面，可實現(xiàn)電子工藝規(guī)程、工藝路線和工裝設計圖紙等相關內容等在線歸檔。

3.實現(xiàn)項目檔案館藏數(shù)字化

為了能夠協(xié)調電子工藝的發(fā)展，在通過多家調研查找資料，建立紙質版文案之后，可以直接將紙質文案進行掃描處理，對于經(jīng)常使用的檔案信息和檔案內容，可以采用高速掃描儀對紙質版的相關內容進行流水式的數(shù)字化處理，之后再按照相應的工作程序進行儲存，經(jīng)過儲存后的資源信息可實現(xiàn)直接查詢。

4.實現(xiàn)電子文件的在線利用

數(shù)字檔案系統(tǒng)門戶可以為用戶提供便捷的查詢平臺，便于在該平臺內實現(xiàn)電子文件的查找和研究系統(tǒng)門戶，可以根據(jù)檔案安全體系的要求嚴格控制相關權限，同時在使用過程中，電子文件也可以發(fā)揮出自身特有的優(yōu)勢，準確地將相應的電子信息傳遞給需要的人，實現(xiàn)快速高效在線瀏覽，提高了電子文件的使用效率。

5.實現(xiàn)長久可用和受控性

當電子文件歸檔完成之后，即可實現(xiàn)穩(wěn)步運行，在后期管理過程當中也離不開相應的文件管理。基于文件信息，我國制定了詳細的管理規(guī)范，編制出相應的管理內容，便于實現(xiàn)業(yè)務對接和歸檔接口的對接。當電子文件相關工作內容得到確立之后，可直接取消紙質版打印圖紙的方式，為后期生產(chǎn)建設提供技術手段和保障，實現(xiàn)信息的長久可用性。

二、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設面臨的問題

（一）數(shù)字檔案資源建設規(guī)劃不足

為了能夠全面解決后期航天企業(yè)數(shù)字案資源建設方面的問題，首先需要明確現(xiàn)階段影響數(shù)字檔案資源建設的主要問題和主要原因，進而采取相應的解決措施，實現(xiàn)航天企業(yè)高質量轉型發(fā)展。目前航天企業(yè)，都全面推行數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化的工作模式，而且為了能夠保障數(shù)字資源的安全性，各個企業(yè)部門也制定了詳細的規(guī)范，建立安全系統(tǒng)，但是在管理過程當中，缺乏相應的規(guī)劃，導致數(shù)字檔案資源的管理思路和管理策略缺乏一定的科學性和系統(tǒng)性，造成部分有價值的資源被淹沒，不能為航天信息研究人員提供相應的資源支持和數(shù)據(jù)支持。而且在航天企業(yè)建立相應的電子文件之后，由于缺乏統(tǒng)一的標準，導致電子文件在儲存具有一定的無目的性，影響電子文件儲存的準確性。除此之外，在電子文件管理過程中，由于各個文件的處理格式不同，導致后期在文件傳輸過程中受到一定的限制。

（二）數(shù)字檔案資源積累相對匱乏

數(shù)字檔案管理的目的是為了便于后期相關資源的查詢，實現(xiàn)對知識內容的高效率管理。但是在現(xiàn)階段航天企業(yè)工作中，由于數(shù)字檔案資源積累相對匱乏，導致實際數(shù)字檔案建設不理想。如果在檔案管理中仍然沿用傳統(tǒng)的工作方式，不僅工作效率低，而且還受到人力資源的影響，導致后期對航天材料的加工質量較差，影響整個數(shù)字化工作的開展。而且在文件歸檔過程中，由于所涉及的行業(yè)內容較多，數(shù)量較大，工作人員無法實現(xiàn)對相關電子文件檔案的全面管理和分類，導致部分電子檔案管理出現(xiàn)業(yè)務重疊的現(xiàn)象。除此之外，在檔案管理過程中還要保證檔案內容的保密性，如果用人工管理檔案，不僅達不到相應的要求，而且還會帶來一定的安全隱患。

（三）數(shù)字檔案資源開發(fā)利用效果欠佳

數(shù)字檔案資源管理可以實現(xiàn)快速查閱、快速使用，但是在使用過程中，由于對資源的開發(fā)利用效果欠佳，導致實際研究價值大大降低。特別是隨著航天企業(yè)的不斷發(fā)展，航天人員檔案數(shù)據(jù)使用需求不斷增加，資源內容較少直接影響航天研究成果和事業(yè)發(fā)展。從目前航天企業(yè)數(shù)字檔案發(fā)展狀況來看，內容相對較少，開發(fā)力度遠遠不能滿足需求。

三、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設對策

（一）標準引領，加強數(shù)字檔案資源統(tǒng)籌規(guī)劃

在航天企業(yè)數(shù)字檔案資源管理過程中，首先需要標準引領，加強數(shù)字檔案資源的統(tǒng)籌規(guī)劃。在數(shù)字檔案資源中，可將數(shù)字檔案資源進行常態(tài)化管理，實現(xiàn)對數(shù)字檔案資源的高效管理。對于國家來說，應該加強對相應航天企業(yè)的頂層設計，保證航天企業(yè)相關數(shù)字檔案工作的全面開展。

1.規(guī)范檔案元數(shù)據(jù)標準

在整個數(shù)字檔案資源管理過程當中，離不開元數(shù)據(jù)的支持，元數(shù)據(jù)能夠保障信息的安全性，也能夠保障后期信息資源在使用過程中的真實性。無論利用哪種載體對數(shù)字化資源進行有效管理，都需要合理利用資源和數(shù)據(jù)的內部特征和外部特征，對相應的內容進行解釋和描述，進而才可開展后續(xù)的各項工作。在航天數(shù)字化信息發(fā)展的情況之下，各種附加系統(tǒng)不斷上線運行，為了能夠提高后期數(shù)據(jù)管理的標準，根據(jù)不同電子內容的相關文件，進行歸檔和記錄，為實現(xiàn)檔案資源的有效整合，提供堅實的基礎。

2.規(guī)范數(shù)字檔案保存格式標準

通過規(guī)范數(shù)字檔案資源保存格式的標準，一方面可以提高數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)谋憬菪裕硪环矫孢€可以保障數(shù)據(jù)信息在傳輸過程中的安全性，可以實現(xiàn)快速的共享傳遞。在科研信息內容管理中，由于所涉及的行業(yè)內容較多，因此不同的文件都有其相對應的保存格式以便于后期資源共享，在資源保存格式管理過程中應該進行統(tǒng)一處理。比如在對圖紙模型質量等資源管理過程中，由于后期使用的概率較大，如果沒有按照統(tǒng)一標準進行處理，不僅會影響后期數(shù)據(jù)共享，而且還會導致資源丟失，不利于生產(chǎn)經(jīng)營。

（二）需求導向，豐富和優(yōu)化館藏數(shù)字檔案資源

想要實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的豐富化和多樣化，必須要按照相應的工作程序豐富館藏內容，使館藏結構更加完善和合理化。在航天企業(yè)數(shù)字檔案資源管理過程中，應該根據(jù)數(shù)字化發(fā)展的方向，實現(xiàn)對數(shù)字化信息的合理利用，解決數(shù)字化信息在傳輸過程中的問題，實現(xiàn)對各類材料的有效管理。

1.加強業(yè)務系統(tǒng)電子文件有效管控

在數(shù)字化條件的支持之下，航天企業(yè)應該大力推廣數(shù)字化研究，為航天產(chǎn)品未來生產(chǎn)提供有力的數(shù)據(jù)支持。特別是在電子文件處理過程中，應該按照不同電子文件的性能進行合理劃分，實現(xiàn)對電子文件的高質量分類和管理。

2.加強傳統(tǒng)載體檔案轉換力度

根據(jù)現(xiàn)階段航天產(chǎn)品研究來說，應該加強傳統(tǒng)載體檔案轉換力度，改變傳統(tǒng)研究載體的工作方式，實現(xiàn)對檔案信息內容的高質量轉換。特別是關于航天技術、航天未來發(fā)展等相關內容，應該按照相應的使用頻率進行相應的歸檔處理。同時在檔案資源管理過程當中，對于部分相對較為隱秘的資源應該不斷降低解密難度，實現(xiàn)資源共享，幫助更多航天企業(yè)工作人員對內容進行分析和研究。

3.拓寬檔案收集渠道

在航天企業(yè)檔案資源管理過程中，也應該不斷拓寬檔案收集渠道，從而豐富檔案資源。在檔案收集時應該加強對實物檔案、名人檔案、重大活動檔案等內容的收集和管理，豐富數(shù)字化檔案。除此之外，對航天企業(yè)的未來發(fā)展也應該收集相應的檔案信息內容，如市場的風險調控、科技創(chuàng)新、國際拓展等方面，不斷改變現(xiàn)有的工作模式，對具體信息內容進行詳細收集，使檔案信息更加豐富，資源更加可靠。

（三）創(chuàng)新數(shù)字檔案資源服務方式

在網(wǎng)絡系統(tǒng)的支持下，充分發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢，提高數(shù)字檔案信息資源的管理價值，為后期科研生產(chǎn)提供有效保障。航天企業(yè)在數(shù)字管理過程當中，應該針對不同的用戶提供相應的推送服務，提高工作人員在數(shù)據(jù)查詢方面的便捷性。

1.構建數(shù)字檔案資源管理平臺，實現(xiàn)資源集中管理與在線利用

通過構建數(shù)字檔案資源管理平臺，可以實現(xiàn)對檔案信息內容的在線管理和在線使用，實現(xiàn)對資源信息的合理利用。航天企業(yè)在發(fā)展中可以結合PDM、CAPP、TDM等相關業(yè)務接口，建立良好的信息共享資源平臺，實現(xiàn)對電子文件和電子內容的實時更新，同時改變傳統(tǒng)的紙質版檔案管理方式，直接通過電子審批、電子檢查的功能，為相應的技術人員和管理人員提供便捷服務，提高數(shù)據(jù)共享的效率。

2.提供多種途徑的檔案檢索渠道，滿足不同層次用戶需求

科研人員工作過程中所涉及的知識范圍較為廣泛，為了提高航天工作人員查詢的便捷性，針對不同的航天部門也應該采取相應的簡單查詢的檢索方式，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的高效率管理，減少工作人員的工作量，提高管理者的數(shù)據(jù)分析能力，為領導整個航天企業(yè)的發(fā)展提供助力。

3.建立數(shù)字檔案協(xié)同服務模式，提升對業(yè)務部門的支撐能力

數(shù)字檔案的建立是航天企業(yè)能夠實現(xiàn)穩(wěn)步轉型的第一步。傳統(tǒng)航天企業(yè)在工作過程中以紙質版的方式對相應檔案內容進行歸檔處理，但是隨著數(shù)字化產(chǎn)品的使用，在歸檔過程中可直接按照檔案信息制成相應的產(chǎn)品數(shù)據(jù)包，通過各項數(shù)據(jù)信息整合為后期產(chǎn)品研發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)，提供有力的理論支持和數(shù)據(jù)支持。

4.提供個性化檔案信息服務，提升用戶體驗

航天企業(yè)在數(shù)字管理過程中應該注重對數(shù)據(jù)的深度挖掘，通過用戶建模和信息過濾的服務技術，不斷改進原有的技術手段，對于不同的科研人員和管理人員，應該推送不同的信息內容，滿足用戶對信息內容的需求。在推送過程中提供個性化服務使檔案信息服務質量不斷提高，優(yōu)化用戶的使用體驗。除此之外，在大數(shù)據(jù)的影響之下，對不同的工作人員可提供特色的專題服務。比如在對管理人員提供相應的專題檔案時，要根據(jù)管理內容的管理職責和管理策略出發(fā)，按照相應的管理要求推送相應知識內容，提高管理者在管理過程中的管理質量和管理效率。

四、結束語

綜上所述，數(shù)字檔案信息資源是航天企業(yè)能夠穩(wěn)步發(fā)展的基礎，也是能夠推動航天企業(yè)不斷進步的源動力。在數(shù)字檔案資源管理過程中，要加強對信息內容的管理力度，實現(xiàn)對信息內容的深度研究和廣度研究，從而解決航天人員在相應內容查詢方面的問題。在信息技術的影響之下，相關企業(yè)應該不斷引入新的信息技術，實現(xiàn)對數(shù)字檔案資源的高效率管理，實現(xiàn)數(shù)字資源的合理利用，實現(xiàn)數(shù)字檔案的全面升級，為后期航天事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展提供技術支持和理論支持，為推動我國航天科研和航天事業(yè)的進步提供堅實的保障。

相關鏈接

數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設備為手段，基于網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。

截至2021年11月，中國為12250余件(套)中國古代畫作建立起精準的數(shù)字化檔案。

2022年2月，唐山市檔案館被國家檔案局批準為國家級數(shù)字檔案館。

文檔一體化原則

各單位應堅持文檔一體化原則，規(guī)劃建設本單位的數(shù)字檔案室，實現(xiàn)辦公信息的順暢交流。

統(tǒng)籌規(guī)劃原則

數(shù)字檔案室是單位信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設。

確保安全原則

各單位應健全各種設施，加強管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設

檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡設備和材料，建設獨立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應依據(jù)國家有關涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術要求進行建設。應與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務網(wǎng)實現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網(wǎng)。

接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務網(wǎng)

檔案室應配備專門的計算機與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務網(wǎng)連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網(wǎng)與當?shù)卣站W(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務網(wǎng)系統(tǒng)內互聯(lián)的，應采取相應措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。