環境監測檔案管理瓶頸與解決措施

榆林市環境監測總站 苗占全

隨著工業經濟的發展，環境污染問題越來越嚴重[1]。人類本著對健康生活的追求，逐漸地意識到環境對健康的重要性，越來越重視生活環境。為了高效高質量推動經濟可持續發展，環境監測、環保治理工作也被提到日程，受到社會各界的高度重視。環境檔案是環境監測的重要依據和憑證，在環境監測工作中尤為重要。但是，實際工作中，環境監測檔案管理嚴重滯后，跟不上時代發展需求，滿足不了環境監測工作要求。怎樣高效管理環境基層單位的監測檔案，是未來環境衛生工作的一項重要內容。

一、環境監測檔案的重要性

環境監測檔案記載著環境變化的歷程，對當前和今后的環境監測工作具有借鑒意義和服務義務，它決定了環境監測研究工作的未來發展方向，對于重大環境污染事故尤為重要[2]。環境監測檔案提供的信息資料能為環境應急管理部門提供準確、可靠、科學的解決方法，可以起到事前預防、事中妥善處理、事后科學恢復。這將有效地避免重大的經濟損失，最大范圍地減少污染面積，縮短污染事故的污染時間，降低污染程度。因此，環境檢測檔案管理者要充分地認識到環境監測檔案的重要性。

二、環境監測檔案管理中存在的問題

目前，基于環境監測檔案管理工作現狀，面臨著諸多問題亟待解決，它們嚴重地阻礙了環境監測檔案的價值體現。問題主要表現在以下幾個方面。

（一）檔案管理工作重視程度不夠

環保檔案管理工作只限于資料收集和皮毛管理，對收集的檔案資料沒有進行分析，只是簡單的羅列。檔案管理的人員思想意識較為落后，認為環境檢測數據不重要，在檔案編寫時經常是檔案管理的內容與實際環境監測工作內容匹配程度不高。

（二）環境監測檔案缺乏規范的管理制度

由于是環境監測基層單位，人員少，文化素質低，無法科學規范地制定與工作內容相符合的檔案管理制度，無法保證檔案形成的科學性和規范性。

（三）環境監測檔案的利用價值低

由于基層單位缺乏環境監測檔案管理制度，因此，形成的檔案缺乏規范性，雖然進行了簡單的檔案分類和檢測內容的記錄，但是對監測的數據或結果沒有進行科學的分析和總結。這也使得基層的環境監測檔案形同虛設，不能得到充分利用，更不能充分地體現檔案存在的價值。

（四）檔案管理人員知識層面不夠、業務水平低下

在環境監測的基層單位中，從事檔案管理的人員大多不是檔案管理專業畢業，即使是本專業畢業，也是學歷淺薄。因此，檔案管理人員普遍專業知識缺乏，不能將檔案管理工作和環境監測內容很好結合起來。再者，在基層工作中，由于管理人員工作主動性差，也缺乏系統的檔案管理培訓學習，不能與時俱進，檔案管理水平相對落后。種種原因導致了環境監測檔案的管理水平低下，阻礙了其被利用。

（五）檔案管理信息化技術薄弱

21世紀屬于互聯網時代，環境監測工作也不能例外。互聯網能為環境監測工作提供便捷高效的服務。但是，主要因為國家對基層單位投入的資金有限，這導致了互聯網在環境監測檔案管理中幾乎未普及，檔案資料還是以紙質版為主。紙質版檔案不但不易保存，還容易造成損壞、丟失、遺漏、蟲咬等事件的發生。錄音、影像、圖片資料等電子資料由于格式的問題，始終陳列于箱底，無法利用。這些都給環境監測檔案管理人員的工作提出了新的挑戰，檔案管理人員不僅要有先進的辦公工具，更要能熟練地掌握這些工具的應用。

（六）環保檔案資料缺乏科學、準確、真實的規范性

在日常的環保檔案管理中，發現了好多問題，環保檔案資料有些不科學、不準確，甚至存在不真實現象。檔案資料的形成與積累方面也存在問題，如檔案資料中出現了數據信息不一致，沒有及時地核對，有些前后出現的數據相互矛盾，有的數據中出現單位錯誤，還有些資料不完整，出現“斷層”，尤為突出的是聲像材料、視頻資料。那么這些環保檔案資料即使存在，也失去了借鑒和參考意義。對于環保檔案管理人員而言，要及時地關注環保檔案涉及的環保工程、環保污染問題，要及時地收集與相關檔案有關的資料，及時補充和調整相關環保檔案的資料文件。對于以前資料的保存方式，要與時俱進，不斷地更新資料的保存方式，才能與現代科學管理相接軌。

（七）檔案資料歸檔不規范

環保檔案資料歸檔的不規范性主要表現在三個方面，一是收集的檔案資料不及時歸檔，這往往造成資料的損害、遺失，以致環保檔案資料不完整；二是環保檔案資料的文件整理、組卷不規范，在環保檔案管理中發現，不同分類的環保檔案大多都是按照一種模式完成整理、組卷，造成這種不規范的主要原因是沒能按照環保檔案分類的具體要求進行整理；三是檔案資料文件的分類、排列和編號的不規范，造成這種問題的原因，主要是環保檔案管理人員業務素質低、不熟練造成的。

三、高效管理環境檢測檔案的主要措施

（一）重視環保檔案管理的重要性

環保檔案是記錄環保相關工作的重要內容，為環境保護提供科學、準確的科技信息，也為環保部門的現場檢查提供重要憑證。環保檔案為今后的環境科學研究和環境污染治理工作能提供可行的、科學的、有效的依據或研究參考資料，能有力地推動環境保護的研究進程，利國利民，因此，做好環保檔案管理工作尤為重要。環保檔案管理單位要從上到下從思想上認識到環保檔案管理工作的重要性，要制定嚴格的環保檔案管理制度，確保環保檔案管理工作順利開展；具體管理人員要按環保檔案標準要求嚴格執行環保檔案的分類、整理、組卷等工作。除了思想上要充分認識環境監測檔案管理的重要性，還要重視環境監測檔案管理工作的資金落實。各級環保職能部門要為環境監測檔案管理的工作提供充分的資金支持，有了充分的資金，才能推進環保監測檔案的高效管理。引進人才、購置先進設備、定期培訓等等這些都離不開資金的支持。因此，思想認識和資金支持是環境監測檔案高效管理的前提。

（二）加大環保宣傳工作

環境監測單位要加大宣傳教育工作，通過環境污染的視覺危害，讓各級領導部門都充分感性認識到環境污染的危害性，更要認識到環境監測檔案管理的重要性，重視環境監測檔案管理工作。環境監測工作內容涉及面廣、復雜，需要多個職能部門溝通協調才能推進，全面圓滿地收集到環境監測數據，以供科學研究利用，對環境監測檔案收集準確的信息資料，對未來的環保方向提供了科學保障，同時，也能極大地提高環保工作的業績和工作重點，為社會經濟的可持續發展做出貢獻。

（三）建立科學規范的檔案管理制度

一套好的檔案工作制度，是環境監測檔案高效管理的重要保障。環境監測基層單位要結合當地環境情況，建立一套科學規范的檔案管理制度，既能滿足環境監測工作發展需求，又能避免或減少環境污染和環境改善工作中的錯誤，要在原有的工作基礎上，充分整合管理資源，優化檔案管理工作，精減管理程序，引進檔案形成標準和規范，實行層層負責制，即“誰簽字誰負責”。在檔案管理工作中，照章辦事。

建立健全環保檔案管理制度。一是建立檔案資料聯絡員機制。在管理轄區內設立分級聯絡管理模式，通過分級管理聯絡員，以QQ和微信工作群電子聯系方式進行協調聯絡。二是針對目前環保檔案存在的問題，加強相關業務培訓制度。將現存的檔案資料劃分為整改問題清單、整改措施、重點問題、舉報投訴問題四類，建立三級資料目錄，對檔案資料歸檔規范統一要求，按照國家環境保護檔案管理規范進行。三是針對庫存環保檔案存在的問題，開展自查自糾整改制度。在檔案資料歸檔中，反復核實資料與現場是否相符，對整改效果不明顯的立即再次進行整改，切實將整改工作抓實到位。四是建立“舉一反三”鞏固成效制度。堅持以問題整改為導向，在污水管網建設、河流水質整治、大氣污染防治、自然保護區整治等整改工作中“舉一反三”、以點擴面，健全完善各類長效機制，加強類似問題整改力度并嚴防新增同類問題再次出現。

（四）提高管理人才的知識層面和專業素養

環境監測基層單位由于工作環境簡陋、落后，檔案管理工作形同虛設，嚴重地缺乏檔案管理的專業人才。一般都是其他部門的人員兼職或者任用低學歷人員，因此，在檔案管理工作中，管理人員的知識層面嚴重地限制了環境監測檔案的高效管理。這些管理人員思想落后，工作不積極，不主動參加函授學習和培訓學習，或者即使參加培訓學習也是流于形式，做做樣子，檔案管理專業素養不能及時得到提高。尤其對于先進的信息化處理不能熟練掌握，或者對于辦公自動化軟件都不能熟練應用，這將使得重要的檔案信息資料不能及時收集，或者將其丟失遺漏，更不能對重要的數據資料進行科學整理和分析。因此，這些管理人員不能勝任檔案管理工作的高效開展。這就需要對檔案管理人員定期進行教育培訓，帶著檔案管理中具體問題有目的地進行學習和提高，培訓結束實行考試合格上崗，以此提高檔案管理人員的專業素養。再者，通過改善辦公環境、提高職工待遇、解決住房、出臺配套的優惠政策，引進檔案管理的專業人才，提高基層單位檔案管理人員的知識層面。

（五）重視開發和利用管理檔案的價值

要做好開發和利用環境監測檔案的價值工作之前，首先要重視檔案在形成前有用資料的收集，不是所謂的所有資料羅列出來就行了，僅限于皮毛資料，而是要對有用的資料整理、分析、總結，檔案的內容要有深度、內涵，要為環境監測或者其他環保工作服務，為其提供可借鑒的數據資料或者對其環保工作有指導意義。因此，檔案編寫人員既要懂得檔案管理知識，又要懂得環境監測的相關知識，才能將兩者更好地結合起來進行高質量的編寫，才能保證檔案內容做到規范。因此，在檔案編寫前，檔案管理人員要主動參與環境監測活動，與相關工作人員多溝通、多了解，掌握更多的有效信息，為檔案編寫收集有效資料。這為環境監測檔案價值的開發利用提供了根本保障。

怎樣才能讓檔案的價值為人所知呢？這就需要要檔案管理人員梳理好檔案內容，將可共享的數據、圖片、影像等資料梳理出來，建成信息共享平臺，隨時可以調閱，操作簡單、快捷，省時、省力。要充分利用互聯網優勢，將各平臺的共享信息有效整合，達到省內甚至國內環境監測信息的共享，實現互利互惠。

（六）要重視檔案管理信息化技術建設

檔案管理信息化基礎建設需要政府投入大量的資金支持，還要配套相關的技術人才。資金能解決檔案管理信息化建設的場地、儀器設備、辦公用品問題。而信息化技術主要依賴互聯網技術和計算機，因此，還需要引進相關的互聯網技術人才和計算機專業人才，在檔案共享信息進入網絡平臺前，要將以前的格式轉化成現在可打開的格式，就必須經過專人人員對其進行格式轉化或對設備的功能進行改進，以便格式間能相互轉化。再者，檔案管理信息化技術也要不停地維護運行，排除病毒攻擊，不斷地升級更新。

（七）提高環保檔案管理人員的業務素質

環保檔案管理人員需要具備檔案管理業務素質，同時也需要熟悉相關的環保專業知識，只有這兩方面都具備的人員才能規范地完成環保檔案資料的形成、積累、整理、組卷、分類等工作。因此，要加強環保檔案資料業務知識培訓工作，提高管理人員的業務素質，在管理工作中能針對不同類型的環保檔案確定哪些資料需要收集、哪些資料是準確可靠的，不能僅局限在對環保檔案的接收、保存、外調、借閱這種簡單的層面，不斷地提高管理人員對環保檔案資料的真實性和可靠性的辨別、鑒定能力，確保環保檔案的存在價值。

（八）加強建立環保檔案管理長效機制

大自然在不停地發展，而環境保護工作也在隨著環境的改變而改變，因此，一份環保檔案也要依據需求而及時進行補充和調整，及時地記錄環保事件的完整過程。作為環保檔案管理單位，要依據環保檔案分類，主動與環保項目單位溝通，及時發現需要補充和調整的內容，使得環保檔案具有連續性和完整性。對于以前重要的環保檔案資料，尤其是聲像、視頻等資料，要隨著現代數字科技的發展，不斷地更新保存方式，使其完整、可用地保存下來。

規范化環保檔案分類。按照中國檔案分類法、環境保護檔案分類法進行分類，分為環境管理、環境監測、環境污染及其防治、自然保護、環境科學制度、環境工程、基本建設，要將環保檔案按照具體分類的標準要求進行整理、組卷、分類等工作。

環保檔案管理工作應拓寬環保服務業務，提高環保檔案存在的價值。任何檔案存在的價值就在于服務于今后的工作，環保檔案也不例外。作為環保檔案管理單位，不要讓環保檔案當擺設，要主動與有關環保新政策、新項目單位主動溝通聯系，為他們提供有據可依、有理可查的信息資料，為新政策的制定提供科學依據，為新項目的實施提供嚴謹的論證數據資料，避免盲目上馬項目，減少國家經濟建設損失。

四、結語

通過分析探討可知，環境檢測檔案要想實現高效管理，不是一朝一夕就能解決的，它需要多層面、多方位地加強管理和提高，既需要思想上的重視、資金的投入、人員上的配備等基礎條件，還需要管理制度的完善、信息化的建設、管理水平的提升、培訓教育的不斷加強等等，只有各方面都加強，才能不斷地開發和利用環保檔案價值，才能體現環境監測檔案的存在意義。