地方高校科研檔案管理機(jī)制探究

安康學(xué)院 云潔

一個(gè)高校的科研檔案不僅是學(xué)校科研管理工作的重要表現(xiàn)，也是學(xué)校在校內(nèi)、校外科研機(jī)構(gòu)進(jìn)行科技交流的重要資源，一份完整、規(guī)范的科研檔案，具有極高的研究價(jià)值，不僅能幫助高校師生分析研究方向，提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，也能讓人從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，少走彎路。它真實(shí)全面地反映了一個(gè)學(xué)校的整體科研情況，對學(xué)校學(xué)科建設(shè)、人才引進(jìn)以及平臺、團(tuán)隊(duì)的內(nèi)涵建設(shè)都具有重大作用。規(guī)范高校的科研檔案管理對推動(dòng)高校科研事業(yè)發(fā)展，提升高校科研水平有不可忽略的作用。

一、高校科研檔案對于學(xué)校發(fā)展的重要性

高校科研檔案是學(xué)校科研管理工作的重要依據(jù)，是學(xué)校教學(xué)、科研工作的反映。它保存、記錄了項(xiàng)目申報(bào)、文件審批、中期檢查、項(xiàng)目結(jié)題、依托成果發(fā)表、成果獎(jiǎng)勵(lì)、成果轉(zhuǎn)化以及應(yīng)用推廣等等一系列過程性和結(jié)論性的文件材料，真實(shí)、完整、客觀地反映了科研工作的全貌，從項(xiàng)目啟動(dòng)，到各階段的進(jìn)展?fàn)顩r以及最終的結(jié)果，這些原始的憑證與記錄，為學(xué)校師生提供了科研活動(dòng)真實(shí)的情報(bào)信息，是學(xué)校科研工作發(fā)展進(jìn)步的重要參考依據(jù)。

高校科研檔案是學(xué)校科技交流工作的重要依據(jù)，沒有科技交流，科研成果得不到轉(zhuǎn)化應(yīng)用，科研工作的意義也會(huì)大打折扣。在校地、校企及兄弟院校的科技交流及合作工作中，科研檔案中所蘊(yùn)含的科研信息十分重要，有了一份完整、詳細(xì)地記錄著科研活動(dòng)全過程的檔案材料，科研項(xiàng)目和成果才能順暢交流合作，實(shí)現(xiàn)成果推廣和落地轉(zhuǎn)化，為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)做貢獻(xiàn)。

二、高校科研檔案管理工作中存在的問題

（一）科研檔案管理制度不完善，工作重點(diǎn)不突出

按照《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》要求，大部分高校都建立了自己的檔案管理規(guī)章制度，對檔案的分類、歸檔要點(diǎn)和管理辦法做出了要求，但是把科研檔案獨(dú)立出來，建立專門的科研檔案管理制度這一點(diǎn)，不少高校暫時(shí)還無法做到，科研檔案只能和其它檔案一起，由檔案室統(tǒng)一管理。在前期，科研檔案由科研管理部門和科研人員自己負(fù)責(zé)收集、保存和整理，歸檔成冊后，移交至檔案館專職人員負(fù)責(zé)后期的保存和管理。但是科研檔案與一般檔案相比，有其獨(dú)特性，這樣的管理方法容易造成銜接不當(dāng)、內(nèi)容缺失。例如一份科研項(xiàng)目的檔案，科研管理部門和科研人員因?yàn)闆]有接受過檔案管理的培訓(xùn)，對于檔案的歸檔范圍、保管期限以及材料的收集、整理、鑒定要求都不了解，在歸檔過程中只能依靠個(gè)人理解憑感覺來整理材料，這樣一來，就造成了在歸檔過程中出現(xiàn)了少歸、錯(cuò)歸、漏歸以及歸檔不及時(shí)等現(xiàn)象；而檔案館則因受限于人員、制度和經(jīng)費(fèi)的關(guān)系，同科研人員的聯(lián)系也不夠緊密，專職檔案員既不了解科研項(xiàng)目的具體進(jìn)展情況，也無法全程追蹤項(xiàng)目檔案記錄的過程是否有遺漏，因而，對于最終接收到的科研檔案也只能做形式上的審查，至于內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確、規(guī)范等問題也無法做出判斷。工作聯(lián)系上不緊密，制度銜接上也有欠缺，就造成了檔案館的工作重點(diǎn)只能局限于科研檔案的接收保管，欠缺主觀性的開發(fā)再利用，“重藏輕用”使得科研檔案沒有發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

（二）科研檔案管理利用率低，數(shù)據(jù)二次開發(fā)意識不強(qiáng)

科研檔案的管理有其特殊性，受知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、科研成果保密等特點(diǎn)的限制，傳統(tǒng)科研檔案管理工作中更強(qiáng)調(diào)的是檔案的安全性與保密性，“重保管，輕利用”的觀念與管理模式導(dǎo)致了科研檔案的利用率不高，即使是那些保密范圍以外的檔案， 由于數(shù)據(jù)開發(fā)意識不強(qiáng)，沒有形成二次、三次的信息再加工，總體利用率也非常低。

（三）科研檔案電子信息化程度較低，信息輸出能力較弱

科研檔案電子信息化程度較低，是目前高校普遍存在的一個(gè)問題，傳統(tǒng)的科研檔案管理是以紙質(zhì)檔案材料保存為主的，現(xiàn)在要將這些大量的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為電子版，再上傳到科研檔案管理系統(tǒng)中，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和精力，對于專職檔案人員較少，主要依靠大量兼職檔案人員來歸檔的高校來說，這是一個(gè)很現(xiàn)實(shí)的問題。以我校為例，我校使用了南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，每年度結(jié)束后，由科研管理部門和二級學(xué)院科研秘書負(fù)責(zé)整理科研檔案，分類立卷后，將卷內(nèi)目錄按照對應(yīng)的案卷號錄入南大之星系統(tǒng)，檔案室進(jìn)行形式審查，在核對目錄與紙質(zhì)材料無誤后，移交接收檔案并編碼存放，這些材料的電子版，則因限于人力、物力，暫時(shí)無法掃描并上傳到南大之星系統(tǒng)內(nèi)。這樣一來，歸檔后如果需要查閱一份檔案，首先要在系統(tǒng)中檢索關(guān)鍵字，找到對應(yīng)的案卷號，然后對照確定的案卷號，再到檔案室查找對應(yīng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)材料，這種半信息化的查閱方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，利用效率低，但如何解決，還是一個(gè)需要思考的問題。

（四）專職檔案人員較少，兼職人員流動(dòng)性大

如上一點(diǎn)所說，科研檔案管理人員的問題是高校科研檔案面臨的一個(gè)很現(xiàn)實(shí)的問題，由于管理模式和編制的原因，一般高校檔案館的專職檔案人員較少，文獻(xiàn)歸檔，大部分是由兼職檔案人員來完成的，科研管理部門的行政人員和二級學(xué)院的科研秘書就充任了科研檔案的兼職檔案員這一角色。這些兼職檔案員平時(shí)還有大量的本職工作需要完成，檔案管理只是其日常工作中的一個(gè)階段性工作，讓這些兼職檔案員在檔案管理上投入所有的時(shí)間和精力無疑是不現(xiàn)實(shí)的，而煩瑣的日常行政工作也讓她們無法對檔案工作有更加深入細(xì)致的研究，再加上高校管理崗位輪崗等制度，這些兼職檔案員的流動(dòng)性非常大，往往一個(gè)兼職檔案員花了兩三年時(shí)間剛剛熟悉歸檔流程就又要調(diào)走，而新接手工作的人員則又面臨著重頭學(xué)起的困難，這些種種問題，都增加了科研檔案管理的難度。

三、加強(qiáng)和改善高校科研檔案管理機(jī)制的幾點(diǎn)思考

（一）增強(qiáng)檔案意識，轉(zhuǎn)變科研檔案管理觀念

要加強(qiáng)高校科研檔案管理機(jī)制，首先要增強(qiáng)科研管理部門、檔案管理部門和相關(guān)科研人員的檔案意識，要通過各種宣傳、講座和網(wǎng)絡(luò)媒體等方式讓大家了解到科研檔案規(guī)范化管理的必要性和重要性，從思想上引起重視，才能轉(zhuǎn)變思想觀念，提高檔案意識，以積極主動(dòng)的態(tài)度投入到科研檔案管理的工作中去，推動(dòng)科研檔案管理工作發(fā)展。檔案管理人員要改變傳統(tǒng)管理觀念，加強(qiáng)為師生服務(wù)的意識，平時(shí)與科研人員多保持溝通聯(lián)系，督促科研人員養(yǎng)成在日常科研活動(dòng)中收集保存材料的意識，同時(shí)定期追蹤科研活動(dòng)的進(jìn)展情況，做到心中有數(shù)；科研人員要配合檔案管理人員，在收集保存材料時(shí)確保材料的真實(shí)性和完整性，這樣，才能形成規(guī)范完整的科研檔案，才能有效地服務(wù)于高校的科研創(chuàng)新工作。同時(shí)，學(xué)校管理層也要意識到，傳統(tǒng)的紙質(zhì)科研檔案已經(jīng)不能滿足學(xué)校科研發(fā)展的需求了，建立數(shù)字檔案系統(tǒng)，加快科研檔案信息化是現(xiàn)代高校科研檔案管理的必由之路。

（二）完善科研檔案管理制度，突出管理工作重點(diǎn)

在高校科研檔案管理中，制定合理的科研檔案管理制度，是管理工作的重點(diǎn)。科研檔案的數(shù)據(jù)本身比較復(fù)雜，結(jié)構(gòu)也更多元化，面對這種情況，一個(gè)適用于本校的、有序、規(guī)范的科研檔案管理制度就顯得尤為重要。首先是科研檔案的收集制度，要規(guī)范歸檔內(nèi)容，讓科研人員能夠清楚地知道哪些材料是屬于歸檔范圍的，以便在日常科研活動(dòng)中注意收集、保存；其次是科研檔案的整理制度，要規(guī)范歸檔形式，日常科研活動(dòng)中產(chǎn)生的文獻(xiàn)材料要如何分類，是按時(shí)間分類還是按內(nèi)容分類？科研項(xiàng)目是按國家級、省部級等不同級別分類，還是按項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所屬部門、團(tuán)隊(duì)來分類？涉密材料又如何保存？這些都需要一個(gè)科學(xué)、統(tǒng)一的準(zhǔn)則；然后是科研檔案的移交制度，要規(guī)定移交的手續(xù)，由誰整理、何時(shí)移交給誰，移交清冊如何簽名蓋章，都需要一套完整的辦法；最后是查閱制度，已經(jīng)歸檔的案卷材料，借閱和查閱都需要辦理嚴(yán)格的審批手續(xù)、登記手續(xù)，借閱和查閱過程中不得損壞檔案，不得擅自拍攝，公開檔案內(nèi)容等。只有做到了這些，科研檔案的管理工作才能有序、高效。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)的整合和深挖，提高科研檔案的利用率

建立科研檔案最終的目的是能夠?yàn)樗颂峁﹨⒖贾敢约皩蒲谐晒亩伍_發(fā)、利用。高校的科研檔案是許多科研成果的重要載體，存在著大量的科研價(jià)值、社會(huì)價(jià)值，如果能夠在合理范圍內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)的二次開發(fā)，挖掘出各種科研檔案的內(nèi)在聯(lián)系，針對一些個(gè)性化的信息，將一些諸如各學(xué)科的科研成果、專家教授信息等內(nèi)容按照學(xué)科特色進(jìn)行分類編輯，將原始數(shù)據(jù)按照學(xué)校師生的需求進(jìn)行二次、甚至三次加工整合，編撰出一些各種類型信息的匯編、指南、調(diào)研報(bào)告等等，將極大提高科研檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)科研檔案的創(chuàng)新價(jià)值。

（四）加強(qiáng)科研檔案的信息化建設(shè)，提升檔案管理現(xiàn)代化水平

傳統(tǒng)的科研檔案管理模式下，一份紙質(zhì)檔案從收集到整理，再到移交、登記，最后歸類整理與查詢，需要耗費(fèi)大量的人力、物力與精力，保存不便、耗費(fèi)資源空間且利用率低。信息時(shí)代，科研檔案管理的主要對象應(yīng)該從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸過渡為電子檔案，高校要善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將原有的紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，考慮到專職檔案人員較少，工作量巨大，可以采取“眾人拾柴火焰高”的辦法，適當(dāng)予以績效獎(jiǎng)勵(lì)，請科研管理部門的行政人員和各二級學(xué)院的科研秘書分解任務(wù)，化整為零，逐步將從前的紙質(zhì)檔案電子化并上傳至檔案管理系統(tǒng)；同時(shí)，對于正在進(jìn)行的科研活動(dòng)，要及時(shí)向科研人員宣傳科研檔案管理知識，講授檔案管理流程，要求科研人員從平時(shí)做起，注意收集、保存科研活動(dòng)所形成的數(shù)據(jù)信息，兼職檔案員做好計(jì)劃，將這些數(shù)據(jù)信息在不涉密，不侵犯知識產(chǎn)權(quán)，不涉及個(gè)人隱私的情況下，分類整理，按計(jì)劃上傳到科研檔案管理系統(tǒng)，以便數(shù)據(jù)整合和方大師生查詢利用。為減輕檔案部門的壓力，這些數(shù)據(jù)還可以分類管理，哪些級別的需要由學(xué)校檔案館統(tǒng)一管理，哪些級別的可以由二級院系自己管理，這些都可以在實(shí)踐中摸索出最適合本校的方案。

（五）加強(qiáng)安全意識，做好科研檔案的保護(hù)工作

檔案安全包含好幾方面，一方面是指網(wǎng)絡(luò)信息安全。科研檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理后，提高了科研檔案的利用率，同時(shí)也給科研檔案的安全性帶來了很大風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理部門一定要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，安裝專業(yè)的殺毒軟件和防護(hù)軟件防止木馬、病毒入侵，并對防護(hù)軟件設(shè)備定期升級維護(hù)，重要資源要多源備份以防損壞；另一方面是指知識產(chǎn)權(quán)和成果保護(hù)安全，高校科研檔案人員一定要具備知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，做好科研檔案的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作，要建立知識產(chǎn)權(quán)管理制度，合理利用知識成果，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)不流失；最后一方面是做好涉密檔案的管理，檔案管理人員要熟知《中華人民共和國保守國家秘密法》，嚴(yán)格遵守涉密科研檔案的管理?xiàng)l例，涉密文件檔案堅(jiān)決不能上網(wǎng)，涉密檔案的接收、保管、利用等要嚴(yán)格履行申報(bào)、審批手續(xù)。

（六）加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，打造檔案管理復(fù)合型人才

科研檔案管理是一門專門的學(xué)問，不僅要有豐富的理論知識儲備，還要隨時(shí)關(guān)注最新的管理政策、方針和規(guī)定，同時(shí)還要具有綜合分析能力和創(chuàng)新管理能力來對科研檔案進(jìn)行二次加工利用。如前文所說，高校大量的兼職檔案人員是無法達(dá)到這個(gè)要求的，最理想的方案是配備足量符合工作發(fā)展的專職檔案人員，如果無法達(dá)到這個(gè)要求，也要對兼職檔案人員進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

一是加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識學(xué)習(xí)，二是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息化管理學(xué)習(xí)，使之能夠熟練運(yùn)用、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，成為復(fù)合型的、現(xiàn)代化的檔案管理人才，促進(jìn)高校科研檔案管理工作的順利開展。

綜上所述，高校科研檔案管理是學(xué)校管理工作的重要表現(xiàn)，是一個(gè)學(xué)校科研各方面、各階段水平的綜合體現(xiàn)，對學(xué)校的發(fā)展有不可忽視的重要作用。只有不斷完善現(xiàn)有的科研檔案管理制度，做好檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)，解決檔案人員不足的問題，實(shí)現(xiàn)科研檔案的深度開發(fā)利用，才能最大限度地發(fā)揮高校科研檔案的科研價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、人文價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值，才能提升高校科研水平，助力高校科研事業(yè)蓬勃發(fā)展。