高校儀器設備驗收與管理的路徑探索

于強強 聶慶明

(無錫職業技術學院 資產與實驗實訓設備管理處，江蘇 無錫 214121)

高校儀器設備驗收工作作為高校儀器設備的“招標采購、入場驗收、資產入庫”三大環節中的關鍵節點，既可以檢驗招標采購的合同履約情況以及招標需求的響應情況，守好學校購置資金付出的最后一個關口，又可以驗證儀器設備數量、品牌、規格型號等各項指標參數的準確性，確保資產入庫工作中的賬實相符[1]。現階段高校儀器設備資產驗收無統一的驗收流程和標準，且在實際工作中存在“重采購、輕驗收”的情況[2-3]，因此，應積極探索高校儀器設備資產驗收工作的實踐性管理辦法。

1 高校儀器設備驗收的重要性

高校儀器設備資產驗收是指高校對所購買的儀器設備在付首款前進行的一次查驗環節，查驗的內容主要包括儀器設備的各項參數是否符合招標文件和合同的規定，功能是否滿足招標需求，供貨時間是否在規定期限內，售后時效和期保是否達到招標標準等[4]。在實際驗收工作中，經常會遇到以下兩種情況：第一，不良供貨商故意提高儀器設備參數應標，中標后提供不符合招標文件要求的產品，導致進場的儀器設備不能滿足實際需要；第二，資產入庫時按照發票參數入庫，實際儀器設備參數和發票參數存在差別。儀器設備驗收工作的目的:一是確保“約實相符”(這里的“約”指采購合同、招標文件，“實”指購買的儀器設備實物)，從而提高購置資金的利用成效；二是保證資產入庫時的“賬實相符”，提高國有資產實值率以及使用效率。基于這兩個“相符”，儀器設備驗收工作需從多方面考慮，不僅要提高購置申請人和驗收人員的責任意識，避免流于形式的驗收過程；而且要增強驗收時效、確保驗收規范化，進而把控采購質量、確保入庫賬實一致，切實維護學校利益。

2 高校儀器設備驗收現存問題

對高校儀器設備驗收工作，根據上級部門相關要求，各高校基本自行建立了相關的驗收制度和驗收流程。經過和多所院校溝通交流，發現在實際的儀器設備資產驗收過程中或多或少存在以下五個方面的問題。

2.1 儀器設備購置申請人驗收觀念淡薄

高校儀器設備購置的申請人大多是實驗室建設教師，他們在實驗室建設前期的儀器設備需求論證、購置資金、市場調研等方面都較為認真負責，然而，在他們向采購部門提出采購申請后，有些購置申請人認為經過嚴格招標采購工作流程所購置的儀器設備必然能達到自己的要求，進而對儀器設備驗收工作不重視，存在“走過場”的驗收觀念[5]。有些申請采購儀器設備的實驗室建設教師對學校資產驗收過程不清楚、對相應驗收規章制度不了解,進而產生一些不規范的現象，加大驗收難度。例如，在邀請驗收專家和職能部門驗收負責人驗收時，出現儀器設備未安裝完畢、不能夠正常運轉或者驗收報告單儀器設備參數填寫不完整等現象，極個別教師甚至會詢問驗收人員是否可以對不符合要求的儀器設備現場提前簽字先驗收通過，不足之處后期再進行改正，以方便儀器設備賬務處理。可見,儀器設備購置申請教師的驗收觀念淡薄會導致部分儀器設備的驗收工作耗時耗力、效率低下。

2.2 驗收人員過于依賴驗收牽頭部門的決定

高校中達到一定金額的儀器設備資產的驗收必須有資產管理處(這里指具有資產驗收職責的部門)和實驗實訓設備管理處(這里指專職管理實驗實訓室儀器設備的部門)這兩個部門參加，這兩個處室也常常被當作儀器設備驗收工作的牽頭部門[6]。調查發現，在少數情況下存在個別驗收人員的驗收結論過于依賴驗收牽頭部門決定的情況，出現只有驗收牽頭部門在驗收單上簽字確認后，個別參與驗收的相關人員才隨之進行簽字的現象。這種現象反映出個別參與驗收的人員流于驗收形式，對驗收過程的關注不夠，過度依賴驗收牽頭處室驗收決定的現況，進而表明驗收結果存在一定程度上的不嚴謹。

2.3 驗收過程缺乏科學性和規范性

完整的驗收過程應該包括開箱清點、安裝調試、技術指標測試、組織驗收小組、現場驗收、驗收資料歸檔六個環節[7-8]。調查發現，驗收小組成員組成不合理及現場驗收不規范是目前高校儀器設備驗收常見的問題。第一，驗收小組成員組成不合理[9-10]。由于高校的儀器設備專業性較強，為避免驗收人員專業不匹配或缺少類似項目經驗的情況[7]，驗收小組成員的組成可能會局限于單個院系內部的專家或專業教師，他們彼此熟知，因工作上的交集對驗收過程中的細枝末節很容易產生包庇心理，導致驗收結果存在一定程度的不科學性。第二，現場驗收不規范。對儀器設備驗收現場，驗收人員僅僅局限于對儀器設備規格型號等參數是否符合招標文件和合同的規定，以及儀器設備是否能夠正常開機運行的表面驗收，很少有更進一步對儀器設備的性能、運行指標進行驗收[7,11]，驗收點不全面，驗收結論片面。

2.4 被驗收儀器設備的實際成效難以把控

被驗收儀器設備的實際成效指的是經初步驗收后，首付款已付，儀器設備在實際使用過程中發揮的價值。這個價值體現在實際使用中的各項參數指標是否滿足初始招標文件和合同的設定標準。通常儀器設備的尾款付出是在首付款付出的一年后，在這一年中儀器設備的運行狀況可反映設備今后的可使用價值，但是在儀器設備進場驗收結束后和尾款付出前這一年的時間段里，驗收組對新購儀器設備的實際成效關注甚少，尾款付出也過多依賴儀器設備購置申請人的決定。在高校儀器設備驗收工作中，仍存在儀器設備購置申請人過于考慮項目完成進度而忽視新購置儀器設備實際運行成效的現象。

2.5 未建立異常驗收管理制度

異常驗收包括超時限多次驗收、最終驗收未通過等情況。在實際驗收工作中，存在超過規定時間限定還需要進行多次驗收才能通過的情況。導致多次驗收的原因主要有供貨速度慢、儀器設備自身功能調試慢、個別儀器設備部件功能需要更換或重新定制、設備購置申請人對儀器設備進場速度和質量等監督不到位等。最終驗收不通過的情況極少，導致最終驗收不通過的主要原因有儀器設備功能指標存在應標虛報、交貨驗收無法滿足合同規定又不能進行提升改正[12]。有些高校對異常驗收仍缺少相應的管理規定，不利于學校的儀器設備驗收工作的順利開展。

3 高校儀器設備驗收工作的實踐探索

為了滿足高校實驗室建設的需要，更好地保障教學科研工作的開展[13]，針對現階段高校儀器設備資產驗收工作過程中存在的突出問題，提出改進儀器設備驗收工作的建議和對策，以求更好地維護學校利益。

3.1 建立儀器設備購置績效評價機制

為了增強儀器設備購置申請人的驗收觀念及驗收責任感，避免出現延時驗收或多次驗收的現象，高校應建立一種貫穿“購置—驗收—入庫—付尾款”全過程的績效評價機制。此機制采用百分制綜合評分方法，考評對象為儀器設備購置申請人，考評內容主要針對購置申請人在“購置—驗收—入庫—付尾款”整個過程中的工作表現。考評內容分四部分：儀器設備招標采購工作考評、儀器設備驗收工作考評、儀器設備檔案歸檔及入庫工作考評、儀器設備運行成效管理及結付尾款工作考評，每部分占分為25分，具體得分由每部分的主要工作負責人判定，最終根據考評結果形成儀器設備購置績效考評報告單。此報告單的總得分將作為年終工作績效考核依據，直接與年終獎勵和項目獎勵掛鉤，并作為部門年終考核要求之一。對考評內容中的儀器設備驗收工作考評部分，其主要考評負責人為驗收牽頭部門，如資產管理處、實驗實訓設備管理處，其考評內容主要包含驗收資料是否齊全、驗收報告單是否按規定填寫完整、現場是否已經滿足驗收條件(儀器設備是否安裝完畢、與儀器設備安裝有關的消防安全措施是否已經做好等)、驗收是否超過規定時限等。對其他三部分考評內容和考評要求則根據對應工作要求進行設定。儀器設備購置績效評價機制可全面考查購置申請人的工作情況，消除其“走過場”的驗收觀念和懈怠思想，督促其在驗收工作中盡心盡責。

3.2 建立分責驗收模式與線上并行無干擾驗收結論評判方式相結合的定評新方法

分責驗收模式是改變傳統同結論評判簽字確認的一種責任細分簽字確認驗收方法。傳統同結論評判簽字方式是在驗收報告單中驗收結論模塊形成統一意見后，所有驗收人員確認簽字的一種驗收形式。傳統同結論評判簽字方式不能體現驗收的工作分工和責任劃分，在一定程度上易造成驗收人員產生大家認同我也認同的驗收心理。而分責驗收模式指的是細化驗收結論模塊，主要分為三部分。第一部分：由項目負責人、使用責任人(保管人)、資產管理員共同簽字確認的儀器設備入場接收至初試運行的現場驗收結論。主要驗收的內容包括儀器設備入場是否滿足招標文件和合同的時限規定、儀器設備的包裝是否完好、規格參數是否準確、設備入場后試運行效果等。第二部分：專家驗收結論。專家驗收的主要內容包括儀器設備的運行狀況、性能指標等。第三部分：驗收現場監督人員結論。驗收現場監督人員指高校的資產管理處和實驗實訓設備管理處驗收負責人，其主要職責是再次核對儀器設備的規格型號等參數指標，確認儀器設備安裝現場是否符合學校建設和消防規定，監督驗收專家的人數和專業是否符合驗收要求，驗收過程是否合規等[14]。建立線上并行無干擾驗收結論評判方式是指在現場驗收結束后由儀器設備購置申請人網上發起驗收結論評判請求，參與驗收的所有人員進行在線結論評定，且除了牽頭負責部門，其他人無權限查看他人定評結論，最終評定結果由牽頭負責部門告知購置申請人(嚴格規定未經相關部門允許不得告知他人每位參評人員的評定結論)。分責驗收模式與線上并行無干擾驗收結論評判方式相結合的定評新方法取代傳統現場定結論驗收模式，在一定程度上可解決現存少數驗收人員依賴以驗收牽頭部門決定為主的驗收問題，以及驗收中因相識礙于情面而產生的情面驗收等問題，增加了驗收結論的嚴謹性。

3.3 建立驗收專家庫和驗收責任終身制

建立驗收專家庫指的是全省所有高校共同建立一個驗收專家庫系統，專家庫成員由具有驗收資格的在職教師和經考評獲取驗收評定資格的社會人士組成(類似招標采購評標專家庫)。對高校的儀器設備驗收工作設定驗收規范，達到一定金額的儀器設備必須請專家庫中的專家參與驗收。驗收可以分三個等級：第一等級為30萬元以下的儀器設備驗收可由校內人員組成驗收工作組完成驗收工作；第二等級為30萬～100萬元的儀器設備驗收必須邀請三名及以上專家庫中的校外專家參與驗收工作；第三等級為100萬元以上的設備必須邀請五名以上專家庫中的校外專家參與驗收工作。對于30萬元限額以上的校外專家抽取工作，可以由學校資產管理部門負責，指定專人于驗收日前一天上午9點至10點進行，并對被抽取專家的個人信息嚴格保密，專家庫系統自動發送通知短信和郵件給專家，通知短信和郵件的內容包含驗收時間、驗收地點以及注意事項提醒等。同時，學校資產管理部門驗收專家抽取專員可電話聯系被抽取的驗收專家，確認其是否能夠準時參與驗收工作，如果驗收專家不能準時參與驗收安排，則可進行驗收專家補抽工作，確保驗收工作能夠正常開展。另外，驗收專家庫系統對應的管理制度要明確專家庫成員被抽取后的請假制度，并且要完善考核機制。建立驗收責任終身制，引入類似司法責任追究制的驗收責任制度，即驗收專家對自己參與的驗收工作終身負責，出現問題后不能因時間、崗位和職務的變化而免責。建立省內高校聯盟驗收專家庫可以有效避免驗收時因儀器設備專業性較強而導致驗收專家局限于校內單個院系或者無法找到合適驗收專家的狀況。驗收工作的終身責任制度，可以讓驗收工作更加嚴謹，不局限于表面驗收，提高驗收工作的深入性和規范性。

3.4 建立二次驗收制度

二次驗收是指儀器設備進場經首次驗收使用一年后在付尾款前進行的一次驗收工作。二次驗收相對于首次驗收，評判的是儀器的使用運行效率、效益和使用狀況等[15]。二次驗收的參評人員由首次驗收人員組成，人數為首次參評人員的三分之二，驗收結果形成線上二次驗收報告單，報告單評定內容主要包括以下5個方面：(1)儀器設備現運行狀態是否正常；(2)儀器設備近一年質保記錄有幾次，質保響應時間是否滿足簽訂的合同要求；(3)儀器設備外觀的損壞情況；(4)儀器設備的功能實現情況；(5)儀器設備一年中的使用效益情況。二次驗收考評的內容主要針對儀器設備現運行狀況是否滿足合同簽訂時的要求、質保是否合格、使用效益是否滿足購置要求等。現階段，儀器設備購置合同一般約定：自買方驗收通過之日起12個月內儀器設備使用正常，無質量和功能問題，需全額支付尾款(全款的10%)[15]。因此，二次驗收報告單中所設定的驗收內容的最終考查目的是儀器設備在使用一年后是否滿足付尾款的條件，二次驗收合格，儀器設備購置申請人可付清尾款。二次驗收可以消除因儀器設備購置申請人考慮項目完成進度急于付尾款的心態，有力保障了新購置儀器設備的實際成效，提高了國有資產實值率。

3.5 建立異常驗收管理制度和線上全程跟蹤進度管理模式

建立異常驗收管理制度，明確因非特殊不可抗力因素導致的多次驗收、最終驗收不通過的處罰和賠償措施，并針對不良供貨商違規導致的異常驗收，根據情節輕重情況判定是否列入招標采購失信名單庫，列入失信名單庫的不良供貨商于學校招標采購官網公布，禁止其參與學校今后任何招標采購項目的競標。線上全程跟蹤進度管理模式，是指改變現階段校內招標采購官網只公示招標、中標相關通知的管理方式，設定項目“招標—中標—驗收—入庫—二次驗收—付尾款”全程跟蹤公示管理模式，類似快遞行程管理模式。初步探索可實踐的線上模式，設定“項目名稱、項目號、狀態”組成項目標題，點擊標題進入可查看招標項目的進展情況，針對驗收模塊公示信息，如有延遲驗收或多次驗收的情況，則公示延遲或導致多次驗收的原因。通過建立異常驗收管理制度和線上全程跟蹤進度管理模式，可有效減少異常驗收情況，提高驗收效率。

4 結語

新形勢下，各高校在儀器設備資產驗收工作中積極探索，管理方式各有不同。在實際驗收工作中，部分高校仍然存在對驗收工作不重視、驗收流程不嚴謹、驗收成效低、未建立異常驗收管理制度等問題。因此，高校應根據自身發展需要，針對實際工作中遇到的突出問題，逐步建立適時之需的購置績效評價機制、分責驗收模式、驗收責任終身制、二次驗收制度以及異常驗收管理制度；結合信息技術的發展[16]，開發線上驗收結論評定新方法和全程跟蹤進度管理新模式，彌補自身驗收管理缺陷，提高現階段高校儀器設備資產驗收效率；通過驗收把控采購質量，提升新購儀器設備的使用實效，切實維護學校發展利益。