大數據時代機關檔案管理信息化建設策略分析

天津市河西區城市管理委員會 郭倩楠

大數據時代下，各類新興技術不斷被推廣和應用，為城市管理的發展帶來了千載難逢的機遇，使得機關單位業務板塊不斷擴展，內部信息呈爆發式增長，這對其管理提出新的挑戰。為扎實抓好對《檔案法》的貫徹實施和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中的重點任務落實，應守正創新、真抓實干，更應加快機關檔案信息化建設，全面提高檔案工作質量和服務水平。機關檔案客觀、全面記錄內部各項活動，主要以紙質文件、電子檔案存儲方式為主，其內部檔案實際種類繁多，內部具有一定的復雜性。受多重因素干擾，機關檔案管理信息化建設目標難以實現，應積極結合實際狀況，提出行之有效的解決策略，為機關檔案管理信息化、規范化建設提供核心驅動力，保持與時俱進，提高機關檔案管理信息化水平。

一、大數據時代檔案管理的特點

1.檔案查找效率高。大數據時代，不僅追求數據資源的廣泛搜索和存儲，而且更重要的是追求檔案管理的全智能化服務。利用大數據時代的優勢，主動建立和完善數據模型，更新數據信息，對各類數據進行甄別和分類、挖掘和分析，實現檔案管理的個性化服務，以滿足機關辦公需求。在整合檔案數據的同時，設置相應的搜索條件，提升檔案資料的使用率。

2.檔案管理數字化。主要是選取掃描儀、計算機等電子化設備，將室藏檔案轉變為電子文件。隨著檔案數據資源“存量數字化”“增量電子化”發展模式的全面展開，檔案數據資源的數量將快速增長，形成了真正意義上的“檔案大數據”。

3.檔案載體多元化。大數據時代下，電子檔案資料在流動及利用的同時，可以實時收集或整理，不僅能夠提高工作效率，還能使檔案的管理形式發生改變。比如，由傳統的紙質檔案轉變為音頻、影像等形式，為相關人員的不同需求提供更多選擇，信息檔案也因此變得更加準確、直觀。檔案管理可以利用計算機系統準確地實現數據信息的自動歸檔，有效地提高了檔案管理的效率，使信息資源被充分利用。

二、大數據時代機關檔案管理信息化建設重要性

（一）保證信息存儲傳遞安全、及時

基于原有紙質機關檔案管理模式下，檔案存儲、傳遞等多依附于人力、物力，受外界自然環境的干擾較為顯著，若發生意外現象，易使價值較高的檔案資料丟失或損毀。機關檔案信息化管理中，可積極促使機關檔案存儲、傳遞均實現電子化檔案，確保其存儲更具持久性、便捷性，也更易實現備份、復制及傳遞，不易受人力和空間的局限。

（二）提升辦公效率及質量

基于傳統檔案管理模式下，機關檔案調取與管理上常常效率低、時效慢，難以適應當前發展需要。由于檔案的規模和數量日趨龐大，不僅會占據大量的空間和成本進行檔案的管理與維護，而且會影響整體機關辦公效率。推進機關檔案管理信息化已是發展的必然，利用大數據處理相關技術和模式，通過建立統一的檔案信息平臺整合檔案數據資源，在實施智慧檔案管理的同時，提升機關辦公效率和質量。

（三）實現檔案資源共享

機關檔案管理實現信息化建設后，信息資源共享十分便捷，能充分搭建完善的檔案管理網絡平臺，積極對機關內部各科室做好銜接聯動，實現內部資源共享，提高機關檔案管理水平。機關各科室實現檔案資源共享，可高效化完成工作，助力機關單位可持續發展，實現內部信息資源共享、互補，提高檔案資源質量，體現其信息資源的應用價值。[2]

三、大數據時代機關檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理理念滯后

檔案管理理念的先進性，是保證機關檔案效率及質量提升的前提，大數據背景下應逐步創新檔案管理理念，促使檔案管理實現信息化、智能化。在城市管理過程中，對業務等領域信息化建設較為重視，而對檔案管理卻有所忽視，缺少正確的管理理念和方法，管理人員錯誤認為檔案信息化建設需投入較大的成本，顯著增加機關單位資金支出。監督機制的缺位，促使管理人員并未動態化掌握檔案信息化操作，忽視檔案信息化建設的重要價值，無法從源頭上確保檔案完整性及可靠性。

（二）檔案管理系統軟件更新不及時

機關檔案管理信息化建設中，完善先進的檔案管理系統可保證檔案管理實現規范化、標準化，實現內部檔案信息共享，當下受多方面因素的干擾，檔案管理系統軟件更新不及時，基礎設施配置不足，無法實現機關檔案資源共享，檔案管理信息化建設優勢難以體現。其檔案管理系統軟件滯后體現在，管理軟件功能單一，并未充分做好升級等工作，影響檔案管理成效，難以滿足信息化管理建設基本要求。

（三）檔案數據不夠規范

機關檔案管理實現標準化、規范化，是確保檔案管理高效、精準運轉的前提，目前，各門類檔案著錄模板導入今易檔案管理軟件系統與移交區檔案館所需著錄模板未能保持一致，框架設置名稱、項目有所區別。機關檔案管理與市、區檔案館（局）并未建立較好的聯系，并未嚴格以相關規范和要求進行劃分，難以實現條目著錄、數據存儲、傳輸格式規范化、統一化。機關檔案管理未制定統一的基準，以致影響信息傳輸和應用的有效性，而數據資料等歸檔規范化不足，導致整個檔案信息化建設存在壁壘[3]。

（四）檔案數字化管理成效低

機關還未能實現全方位檔案數據化管理，尚存很多紙質檔案并未進行電子化處理，因此無法錄入掛接至檔案綜合管理系統。缺乏高速掃描儀或文件格式轉化器、檔號批量重命名等相關的網絡設施軟件，無法快速有效地進行紙質檔案的數字化分類、錄入等工作，最終導致檔案管理數字化程度低且管理難度大。

（五）電子檔案的安全性有待增強

目前，使用的檔案管理方式都是電子檔案，其優點在于能夠快捷地減少進行檔案管理的時間，有效地保障工作進行的效率，但是從另一個角度來說，存在著一定的缺點，具體來說，是由于電子檔案管理中的安全性不足，這也是由于電子檔案大多數是依靠網絡技術進行完成，所以其穩定性與安全性都存在一定的問題，電子檔案存儲在計算機中極容易受到病毒的侵害，進而導致檔案中的重要資料丟失，所以必須要給予電子檔案存儲安全性一定的重視，從而使得機關長期發展能夠獲得一定的保障。

（六）缺乏數字化檔案管理專業人才

機關檔案管理人員作為檔案管理核心實施者，其自身專業素養直接影響檔案管理成效。現階段，還沒有重點圍繞“檔案數字化管理”這一主題展開針對性的培訓，檔案管理人員對數字檔案管理模式的認知程度較低，數字化體系知識相對缺乏。雖然每年進行常規的檔案業務培訓，但是在數字化檔案建設方面培訓力度不足。同時獎懲監督機制缺位，難以激發檔案管理人員工作積極性，以致影響其工作效率。

四、大數據時代機關檔案管理信息化建設有效策略

（一）健全檔案工作體制機制

（1）強化檔案工作組織領導。健全城市管理領域檔案工作領導小組及其辦公室工作機制，定期召開會議，研究部署重點工作，把檔案信息化建設、實行全宗檔案全文數字化列為檔案工作的重點發展項目，協調解決困難問題。進一步加強檔案工作機構建設，配強工作力量，著力解決基礎設施薄弱、專業能力水平不高等問題。

（2）深化各部門協同聯動。從組織建設上形成了一把手掛帥、分管領導主抓、辦公室負責人牽頭、機關和基層檔案員具體承擔工作任務，檔案室專職人員協調配合的工作機制。構建了委領導、委機關和相關科室、基層單位檔案管理部門垂直管理的檔案信息溝通網絡，實行動態管理，形成一級抓一級、層層抓落實的管理工作體系，通過合力工作，確保上下貫通、執行有力。

（3）完善檔案管理制度。為了全面提升檔案管理工作，從健全檔案管理制度入手，建立并實施檔案信息化工作各項制度，制定完善了《電子文件操作流程規范》《電子文件歸檔管理制度》等15項制度并匯編成冊。建立了比較科學、系統、完善的檔案管理標準化體系，完善了日常化的檔案監督體系，使檔案的歸檔率、完整率、準確率達到了市、區要求。

（二）更新檔案管理系統軟件

主動融入天津市河西區智慧城市建設，在市級數字檔案館的基礎上，繼續推動系統升級改造，加強檔案網絡建設及設施設備配置。全方位強化對檔案管理系統軟件優化，不斷做好升級更新，我委于2010年引入今易檔案管理軟件至今，為滿足信息化時代發展的多元化要求，符合日趨增加的檔案數據資料，從原有單機版的管理系統，逐步升級為網絡版。同時深入開發軟件各項模塊功能，不斷擴展其應用功能，充分完善檔案信息查詢、公文管理、在線歸檔、共享文件等，實現電子檔案歸檔管理、無紙化存儲和在線查詢利用，為檔案信息化建設奠定良好的基礎。

（三）建立完善的檔案數據庫

完善檔案管理系統功能，深入開發接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定統計、非標準格式導入、自動匹配、原件批量掛接、報表設計等功能。將原有文書、科技、會計、實物、聲像等門類檔案數據及檢索目錄按照統一的著錄模板同步導入系統形成數據庫，為后續檔案應用提供便捷。一是建立室藏文書、會計、照片、音像、實物檔案目錄數據庫，數據庫質量符合標準規范，不同載體或形式的檔號編制方法協調呼應，實現條目和系統融合。二是建立園林、景觀、環衛工程科技檔案、審計專業檔案數據庫，確保案卷級、文件級目錄數據庫結構符合相關標準規范。目前，機關室藏各門類檔案案卷級、文件級條目著錄6萬余條，實現了其案卷級、文件級條目檢索，其中，文書、照片、音像檔案建立全文數據庫檢索，實現室藏各門類電子檔案和傳統載體檔案全部納入檔案管理系統進行集中統一管理，實現數據整合，全部通過計算機管理檔案，充分發揮了檔案數據庫在城市管理、決策參考等方面的不同價值。

（四）加快室藏傳統載體檔案數字化進程

大數據時代，必須加快紙質檔案數字化管理進程，做好“存量數字化”，才能有效解決檔案增量與存量等方面的問題。在人力緊缺的情況下，可以通過跟外包企業簽署相關協議或者調配相關人員等方式，集中處理紙質檔案資源使其數字化，能有效緩解機關行政辦檔案人員的工作壓力。還可以根據檔案管理專業的發展趨勢，引進高端網絡設施，優化機關內部檔案管理環境。每年文書檔案在裝訂前首先進行全文掃描形成pdf文檔，再進行裝訂立卷，并做好檔案編號、錄入等相關事宜，確保新增檔案數字化。目前，天津市河西區城市管理委已對室藏2002年至今永久、30年文書卷進行了全文掃描掛接，從而實現了檔案全晰檢索，電子文件全文管理的功能，將其原文件進行掃描掛接后，通過查詢搜索，可以省去翻卷的步驟，確保室藏檔案全部實現數字化存儲，錄入率達95%。

（五）推動單位電子檔案應收盡收

為了配合完成好創建國家級數字檔案館任務，加強電子文件管理，積極推動智慧河西OA系統的使用，做好電子文件的收集工作。按照其形成時間、模塊做好分類歸檔、存儲及傳輸等方面制定的規范和標準，統一檔案資料格式，審核其內容真實性及完整性。一是通過OA辦公自動化系統開展機關各類紅頭電子文件在線接收采集歸檔工作；二是電子公文的正文、定稿、文件處理單等內容按要求轉換為OFD、PDF等符合要求的版式文件格式；三是電子檔案首頁生成電子歸檔章，通過檔號或計算機文件名等與相應的元數據建立關聯；四是電子檔案與相應的紙質載體在內容上保持一致，電子文件歸檔與紙質檔案歸檔范圍一一對應，歸檔齊全完整。開展照片、音像類電子文件在線歸檔，嚴格依照電子檔案收集方式實施，歸檔格式和質量符合標準且齊全完整，為后續調閱便捷提供保證，實現電子檔案收集規范化、標準化及統一化。

（六）提升檔案數字資源安全管理能力

大數據背景下，各類先進技術用于機關檔案管理信息化建設中，需積極做好其安全管理工作，以免內部信息泄露或數據丟失產生較大損失。一是嚴格執行國家網絡和信息安全管理制度，加強檔案保密安全管理；二是檔案管理人員通過密鑰方可進入檔案管理系統，設置密碼登錄，按照人員自身工作范疇和需求靈活設置訪問權限；三是積極做好保密審核工作，實際應用中僅開放查閱功能，嚴禁進行復制。四是對室藏檔案電子目錄、數字化復制件進行備份，并定期更新，力求檔案資料在安全的環境中實現共享。

（七）加強人才培養力度

機關檔案管理作為一項服務性較強的工作，要求工作人員應具備專業素養，為滿足信息化、數字化檔案管理多元化需求，應精準結合實際發展特征，積極做好對檔案人員的培養，打造數字化檔案管理隊伍。一是以加強檔案工作能力為重點，開展多種形式的檔案業務培訓，將理論培訓與實際操作相結合，結合檔案重點工作，培養“多面手”，優化人員知識架構。二是應提高檔案管理人員準入門檻，不僅需具備較強的專業化知識，而且擁有豐富的實踐經驗、熟練的計算機操作水平以及綜合文字撰寫能力等，為整個隊伍注入活力，著力打造有理想信念、有職業操守、有創新意識、有專業能力的新時代檔案干部隊伍，確保機關檔案管理高效化推進。三是建立可行性強的考核機制，通過年度評優、職稱評聘等方式，提振檔案人員干事創業的精氣神。

五、結束語

綜上所述，大數據時代，應轉變傳統管理思想觀念，對檔案管理工作進行創新發展，與時俱進，加大人力以及資金投入力度，加快信息化建設，充分發揮大數據的優勢，才能確保機關檔案管理工作跟上信息化發展的大趨勢，顯著提高檔案管理效率及質量，為城市管理的檔案工作增添新動力。