企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)化對(duì)策研究
——以LY企業(yè)開發(fā)應(yīng)用網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)為例

付 華

（桂林航天工業(yè)學(xué)院，廣西 桂林 541004）

一、引言

財(cái)務(wù)報(bào)銷是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)之一，是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分。在傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)管理過程中，報(bào)銷方式一般是指現(xiàn)場(chǎng)財(cái)務(wù)報(bào)銷。其流程主要是，經(jīng)辦人員根據(jù)自己的報(bào)銷事項(xiàng)選擇報(bào)銷單據(jù)，并按要求填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并粘貼原始憑證；財(cái)會(huì)人員對(duì)原始憑證及費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審查和稽核，復(fù)查相關(guān)單據(jù)是否存在填寫錯(cuò)誤或漏填之處，并檢查發(fā)票的真實(shí)性與合理性[1]；財(cái)務(wù)人員初審合格之后經(jīng)辦人員找分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字；最后，會(huì)計(jì)根據(jù)審批成功的報(bào)銷單據(jù)填制支付憑證，出納根據(jù)支付憑證進(jìn)行付款。隨著社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的快速發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷也開始向線上發(fā)展。目前，LY企業(yè)雖然已開發(fā)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，但是由于開發(fā)得不夠完善，致使該網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)存在不能實(shí)現(xiàn)移動(dòng)審批、需手工輸入發(fā)票號(hào)、無法對(duì)接公務(wù)卡、操作界面不友好等諸如問題，這些問題不僅造成該企業(yè)的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)功能不能正常發(fā)揮，還迫使廣大企業(yè)員工選擇回歸傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷方式，嚴(yán)重偏離了該企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化的初衷。

二、LY企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的問題

（一）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷持續(xù)增長，會(huì)計(jì)人員配備不足

近三年來，LY企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展呈上升趨勢(shì)，其中經(jīng)費(fèi)支出連年增長。2021年，LY企業(yè)經(jīng)費(fèi)支出總額為35137.03萬元，同比增加3201.69萬元，同比增長10.03%。2020年，LY企業(yè)經(jīng)費(fèi)支出總額為31935.34萬元，較2019年經(jīng)費(fèi)支出數(shù)額增加3205.53萬元，增幅11.16%。從近3年的經(jīng)費(fèi)支出額可以看出每年的經(jīng)費(fèi)支出額增長率都超過10%，相對(duì)應(yīng)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷量也同比增長。此外，營業(yè)收入、財(cái)政補(bǔ)助、社會(huì)捐贈(zèng)、非經(jīng)營性收入等也呈現(xiàn)快速增長態(tài)勢(shì)，隨之而來的是各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理工作量的快速增加。會(huì)計(jì)人員近3年由于人員流動(dòng)、崗位轉(zhuǎn)換等原因減少了3人，造成會(huì)計(jì)人員配備相對(duì)不足，人均核算量大幅增長。在企業(yè)經(jīng)費(fèi)管理不斷規(guī)范和精細(xì)化的背景下日常財(cái)務(wù)報(bào)銷工作量繁重，加之報(bào)銷經(jīng)辦人員對(duì)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)等財(cái)務(wù)制度不熟悉，報(bào)銷經(jīng)辦人員填單時(shí)財(cái)務(wù)人員往往要花許多時(shí)間與之溝通，這更令財(cái)務(wù)人員疲于完成核算工作，缺乏時(shí)間和精力進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新和價(jià)值創(chuàng)造。

（二）企業(yè)管理層級(jí)多，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷分級(jí)審簽、流程冗繁

LY企業(yè)設(shè)置有16個(gè)事業(yè)部、3個(gè)輔助部門，設(shè)有工會(huì)、企業(yè)總經(jīng)辦等25個(gè)企業(yè)事務(wù)管理機(jī)構(gòu)，管理機(jī)構(gòu)多、業(yè)務(wù)繁雜，業(yè)務(wù)包括采購、資產(chǎn)、合同、基建、人事、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等，不同的業(yè)務(wù)歸口不同管理部門，LY企業(yè)按業(yè)務(wù)分類建立了完善的分級(jí)管理體制。在現(xiàn)行報(bào)銷模式下，報(bào)銷經(jīng)辦人員需要填寫紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)找分管領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)審簽單據(jù)，例如，研發(fā)項(xiàng)目費(fèi)用報(bào)銷，經(jīng)辦人首先需找項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目所開支的紙質(zhì)票據(jù)和報(bào)銷材料進(jìn)行審核簽字，再找企業(yè)研發(fā)部的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，如果報(bào)銷金額超過企業(yè)制度授權(quán)給研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)算金額，還要找分管部門企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字[8]。任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)導(dǎo)致審簽流程的反復(fù)，造成報(bào)銷審批過程緩慢、效率低下，員工浪費(fèi)大量時(shí)間找領(lǐng)導(dǎo)審簽，還會(huì)因報(bào)銷量大，造成審核把關(guān)不嚴(yán)，發(fā)生違規(guī)支出的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）電子發(fā)票存在重復(fù)報(bào)銷隱患，增加了財(cái)務(wù)核算的復(fù)雜性

電子發(fā)票在財(cái)務(wù)核算中存在的困境從根本上而言是識(shí)別問題，即準(zhǔn)確識(shí)別電子發(fā)票所承載的數(shù)據(jù)和內(nèi)容。LY企業(yè)目前的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和開發(fā)的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)不能對(duì)接稅務(wù)平臺(tái)，也不能智能化識(shí)別電子發(fā)票，仍采取電子發(fā)票打印出來依靠人工識(shí)別，這不僅使電子發(fā)票失去了“電子化”的意義，而且電子發(fā)票在報(bào)銷入賬之后，仍然可以保存在經(jīng)辦人員電腦、手機(jī)或郵箱中，存在將已報(bào)銷入賬的電子發(fā)票再次提交報(bào)銷入賬的可能性。如果會(huì)計(jì)稽核或復(fù)核不嚴(yán)格，一方面，會(huì)造成財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的后果；另一方面，會(huì)導(dǎo)致國家稅收損失。在LY企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)人員通過登記電子發(fā)票備查簿解決發(fā)票重復(fù)報(bào)賬的問題，但登記電子發(fā)票備查簿又增加了會(huì)計(jì)人員的工作任務(wù)，在登記電子發(fā)票備查簿的過程中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)登記錯(cuò)誤[2]，電子發(fā)票備查簿維護(hù)使用不易。

（四）信息化共享程度低，預(yù)算管控不到位

大型企業(yè)財(cái)務(wù)管理都包含有預(yù)算管理工作內(nèi)容，財(cái)務(wù)預(yù)算是各企業(yè)安排各種各樣經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的前提和基礎(chǔ)。同樣預(yù)算管理也是LY企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的重要職責(zé)內(nèi)容，LY企業(yè)預(yù)算管理存在的主要問題是預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)中預(yù)算監(jiān)管缺失，預(yù)算主管部門缺乏對(duì)預(yù)算執(zhí)行項(xiàng)目的跟蹤監(jiān)督，預(yù)算執(zhí)行部門推進(jìn)預(yù)算過程中沒有計(jì)劃或規(guī)劃[3]，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度緩慢，影響LY企業(yè)預(yù)算完成進(jìn)度，常出現(xiàn)預(yù)算不能按期完成，年終出現(xiàn)預(yù)算結(jié)余較多的情況。

LY企業(yè)現(xiàn)在的財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)由于與各預(yù)算執(zhí)行部門信息共享程度低，各預(yù)算執(zhí)行部門在進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)部不能按照預(yù)算支出計(jì)劃對(duì)相關(guān)支出進(jìn)行預(yù)算控制，當(dāng)各部門報(bào)銷內(nèi)容和金額一旦超出預(yù)算，預(yù)算系統(tǒng)不能提示預(yù)警，因而預(yù)算做不到事前管控。另外，預(yù)算執(zhí)行部門主管不能在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中查詢預(yù)算經(jīng)費(fèi)的使用情況，也查詢不了預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度。因此，LY企業(yè)現(xiàn)在的財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)只能起到事后監(jiān)督的效果，不能實(shí)現(xiàn)預(yù)算事前控制，預(yù)算管控不到位。

三、LY企業(yè)優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷的對(duì)策建議

（一）優(yōu)化完善網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)，提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率

目前LY企業(yè)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)主要包括三大功能模塊職工借款、差旅報(bào)銷、日常經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，在預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)中“預(yù)約事務(wù)管理”子模塊下可完成業(yè)務(wù)的錄入、預(yù)約及報(bào)銷預(yù)約單打印等業(yè)務(wù)處理[4]。系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念為“核算有項(xiàng)目，無項(xiàng)目不核算”。因此，不管是個(gè)人借款與差旅報(bào)銷，還是日常報(bào)銷，填報(bào)系統(tǒng)的第一步是選擇項(xiàng)目來源、項(xiàng)目部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目編號(hào)等項(xiàng)目信息，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)初步實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息共享。同時(shí)，也通過項(xiàng)目核算把全面預(yù)算管理嵌入了報(bào)賬系統(tǒng)，而且通過掃描預(yù)約單上的二維碼，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)，極大地減少了會(huì)計(jì)人員的信息輸入工作量，提高了財(cái)務(wù)人員的報(bào)銷效率，也為以后財(cái)務(wù)核算升級(jí)（自動(dòng)生成憑證）奠定了基礎(chǔ)。LY企業(yè)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)仍存在明顯的不足，需要從以下幾方面進(jìn)行開發(fā)和完善。

1.增加影像掃描系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審批網(wǎng)絡(luò)化

LY企業(yè)現(xiàn)報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)增加影像掃描功能，實(shí)現(xiàn)將原始單據(jù)隨時(shí)進(jìn)行掃描并上傳網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)電子化和審批網(wǎng)絡(luò)化，以改變現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)銷排隊(duì)等候時(shí)間長、找領(lǐng)導(dǎo)報(bào)銷審批難的報(bào)賬難點(diǎn)[5]。LY企業(yè)財(cái)務(wù)管理中項(xiàng)目審批環(huán)節(jié)多、審批的期限長、審批效率低，只有審批網(wǎng)絡(luò)化才能實(shí)現(xiàn)經(jīng)辦人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、事業(yè)部、管理部門等多個(gè)環(huán)節(jié)的線上簽審過程無縫對(duì)接，提高審批效率，明確審批職責(zé)。同時(shí)，系統(tǒng)還應(yīng)增加審批進(jìn)度跟蹤查詢、審批意見反饋等功能，如需補(bǔ)充材料，財(cái)務(wù)部門可通過電話、短信等形式及時(shí)告知，以便報(bào)銷經(jīng)辦人員及時(shí)了解審批進(jìn)度，在網(wǎng)絡(luò)審批完畢打印報(bào)銷單及提交粘貼好的原始單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷。

2.深化銀企互聯(lián)，系統(tǒng)對(duì)接公務(wù)卡

LY企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行事業(yè)單位管理制度，已在企業(yè)內(nèi)嚴(yán)格實(shí)行公務(wù)卡報(bào)銷制度，規(guī)定員工所有公務(wù)支出必須刷公務(wù)卡，但現(xiàn)在的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)不能與公務(wù)卡對(duì)接，應(yīng)深化企銀互聯(lián)，銀行企業(yè)互聯(lián)平臺(tái)應(yīng)為網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)提供公務(wù)卡接口，在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)中填寫報(bào)銷內(nèi)容時(shí)可關(guān)聯(lián)公務(wù)卡消費(fèi)記錄。若能在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)中報(bào)銷內(nèi)容關(guān)聯(lián)公務(wù)卡消費(fèi)記錄，在支付頁面中生成一筆公務(wù)卡還款支付，實(shí)現(xiàn)直接對(duì)公務(wù)卡進(jìn)行還款操作。網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)公務(wù)卡消費(fèi)記錄后，報(bào)賬時(shí)既可簡略對(duì)公務(wù)卡刷卡記錄和原始憑證的審核，又加強(qiáng)了員工報(bào)賬信息的可靠性和真實(shí)性。在報(bào)賬系統(tǒng)中完成報(bào)銷單據(jù)的稽核，避免財(cái)務(wù)人員在接收?qǐng)?bào)銷單后發(fā)現(xiàn)報(bào)銷單內(nèi)容填報(bào)錯(cuò)誤或填報(bào)不完整導(dǎo)致報(bào)銷單退回情況的出現(xiàn)[6]。

3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享，強(qiáng)化預(yù)算管控

事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度強(qiáng)調(diào)預(yù)算管理、成本管控和績效評(píng)價(jià)，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)如果只滿足于提供績效預(yù)算報(bào)表和財(cái)務(wù)報(bào)告是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)以責(zé)任會(huì)計(jì)為基礎(chǔ)、以預(yù)算會(huì)計(jì)為管控實(shí)現(xiàn)各預(yù)算部門數(shù)據(jù)共享，以促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。LY企業(yè)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)通過項(xiàng)目來源、項(xiàng)目部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目編號(hào)等項(xiàng)目信息初步實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息共享，但共享程度低，應(yīng)在已有的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，整合報(bào)賬系統(tǒng)已有的業(yè)務(wù)信息及財(cái)務(wù)信息，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門信息互聯(lián)互通，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)延伸至財(cái)務(wù)端口；增設(shè)分析查詢和數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，為報(bào)銷經(jīng)辦人、項(xiàng)目主管或部門主管提供項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)賬明細(xì)、項(xiàng)目余額、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用時(shí)間點(diǎn)和支出內(nèi)容、業(yè)務(wù)信息分類統(tǒng)計(jì)等分析查詢功能，便于項(xiàng)目主管或部門主管跟蹤項(xiàng)目進(jìn)程，推進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行。

此外，LY企業(yè)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)按照預(yù)算對(duì)項(xiàng)目支出進(jìn)行預(yù)算控制，當(dāng)報(bào)銷人員在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)中填寫完畢報(bào)銷單保存時(shí)，報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)將所填單據(jù)內(nèi)容、金額、所屬部門與系統(tǒng)中預(yù)制的預(yù)算表中的預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，如果報(bào)賬填報(bào)數(shù)據(jù)大于預(yù)算數(shù)據(jù)，報(bào)賬系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警報(bào)告[7]，報(bào)銷單無法保存，做到事前控制，控制由事后控制改為事前控制，強(qiáng)化預(yù)算管控。

（二）構(gòu)建財(cái)務(wù)聯(lián)系人制度，加大報(bào)銷宣傳培訓(xùn)力度

LY企業(yè)財(cái)務(wù)部聯(lián)合各事業(yè)部、各行政管理部門建立了財(cái)務(wù)聯(lián)系人制度，財(cái)務(wù)部將會(huì)計(jì)人員進(jìn)行分組對(duì)口負(fù)責(zé)一定部門的財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)。同時(shí)，在各事業(yè)或各行政管理部門設(shè)定財(cái)務(wù)聯(lián)系人，明確職責(zé)分工，以提高財(cái)務(wù)部門服務(wù)質(zhì)量與效率。財(cái)務(wù)部應(yīng)該針對(duì)不同業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管控的不同要求分門別類地制作財(cái)務(wù)制度手冊(cè)、報(bào)銷流程圖、報(bào)銷單填制動(dòng)畫等宣傳培訓(xùn)資料。首先，對(duì)各部門的財(cái)務(wù)聯(lián)系人進(jìn)行培訓(xùn)，讓其熟知與本部門相關(guān)報(bào)銷業(yè)務(wù)的報(bào)銷流程、報(bào)銷單填寫注意之處等事項(xiàng)；其次，通過各部門工作QQ群或微信群以財(cái)務(wù)制度手冊(cè)、報(bào)銷流程圖、報(bào)銷單填制動(dòng)畫等為媒介對(duì)各部門職工進(jìn)行報(bào)銷培訓(xùn)，因?yàn)槁毠?duì)報(bào)銷政策及業(yè)務(wù)流程的掌握程度極大影響其報(bào)銷辦理效率。只有各部門的財(cái)務(wù)聯(lián)系人熟悉相關(guān)財(cái)務(wù)制度，才能更清晰明白地解答本部門職工報(bào)銷的疑惑之處，才能減少財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)人員花在溝通上的時(shí)間，提高報(bào)銷效率。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)，提升業(yè)務(wù)處理水平

隨著LY企業(yè)全面推進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度、管理會(huì)計(jì)和預(yù)算管理等工作，推動(dòng)LY企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的改革與發(fā)展，對(duì)LY企業(yè)財(cái)務(wù)人員素質(zhì)與能力提出了新的高標(biāo)準(zhǔn)要求。在當(dāng)今數(shù)字化智能時(shí)代，一名優(yōu)秀企業(yè)財(cái)務(wù)人員不僅應(yīng)該具備會(huì)計(jì)核算技能，更應(yīng)該具備管理和數(shù)據(jù)分析的能力，向管理型財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)變。要向管理型財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)人員必須實(shí)現(xiàn)向業(yè)務(wù)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，必須了解企業(yè)日常活動(dòng)、企業(yè)管理體系，就需熟悉各項(xiàng)財(cái)稅新政策和制度，不斷提高綜合素質(zhì)。因此，LY企業(yè)一方面應(yīng)以事業(yè)會(huì)計(jì)制度需求為導(dǎo)向，建立財(cái)務(wù)人才選拔制度，突出職業(yè)道德、專業(yè)知識(shí)、綜合管理的能力要求，擴(kuò)充財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍；另一方面加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員素質(zhì)與能力培養(yǎng)，通過專項(xiàng)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、案例討論、內(nèi)部業(yè)務(wù)分析交流等多種方式，對(duì)各種規(guī)章制度和政策進(jìn)行學(xué)習(xí)和研討，打造一支素質(zhì)過硬的管理型財(cái)務(wù)人才隊(duì)伍，全面提升本企業(yè)財(cái)務(wù)工作的效能。

四、總結(jié)

LY企業(yè)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)通過上述改進(jìn)措施后雖然還存在一些不足，但不可否認(rèn)的是，升級(jí)改版后的報(bào)賬系統(tǒng)確實(shí)便利了廣大職工，特別是隨著電子影像系統(tǒng)的增加以及移動(dòng)審批的實(shí)現(xiàn)，真正實(shí)現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓職工少跑腿”的報(bào)銷效果，極大地優(yōu)化了報(bào)銷流程，提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。同時(shí)，也切實(shí)增強(qiáng)了LY企業(yè)的預(yù)算管控，推動(dòng)了該企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平更上一層樓。